La data di scadenza della fattura è alla base di ogni aspetto della transazione di pagamento, compresa la pianificazione finanziaria e le relazioni con i clienti. La data di scadenza definisce chiaramente i termini di pagamento e le penali per eventuali ritardi, offrendo a entrambe le parti la sicurezza di operare in modo trasparente e professionale. Questo livello di chiarezza è molto apprezzato dai clienti.

Esploriamo insieme il funzionamento delle date di scadenza delle fatture, le diverse opzioni di pagamento a disposizione delle aziende e le strategie più efficaci per gestire i pagamenti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quale data di scadenza standard si adatta alla tua attività?
  
• Come scegliere la data di scadenza giusta per le tue fatture
  
• Come assicurarti che le date di scadenza siano ben visibili su fatture e contratti
  
• Cosa fare quando le fatture sono in scadenza e i pagamenti sono in ritardo
  
• Quando modificare le date di scadenza e quando tenere duro
  

Quale data di scadenza standard si adatta alla tua attività?

La scelta della giusta data di scadenza per le fatture può fare una grande differenza nella facilità (e nella rapidità) con cui ricevi i pagamenti. Ecco le opzioni standard e quando in genere funzionano meglio:

• Da pagare al ricevimento: Si tratta della scelta "paga subito", ideale per le situazioni in cui desideri o ti aspetti un pagamento immediato. Funziona bene per piccoli progetti o se hai un rapporto con clienti che sono abituati a tempi di consegna rapidi. Offri questa opzione di pagamento solo quando sei sicuro che il cliente si sentirà a suo agio con i tempi previsti, poiché non tutti potrebbero essere in grado o desiderare di saldare la fattura immediatamente.

• A 15 giorni: Concedere ai clienti 15 giorni per pagare offre loro maggiore flessibilità, senza compromettere i tuoi tempi di incasso. Questa flessibilità è ideale per progetti continuativi di importo contenuto o per collaborazioni con piccole imprese che pagano rapidamente.

• A 30 giorni: L'opzione di pagamento a 30 giorni offre ai clienti un mese di tempo per saldare il conto, un periodo ragionevole per organizzare i pagamenti. È un punto di riferimento per molte transazioni business-to-business (B2B) e di solito offre il giusto equilibrio tra flessibilità e tempestività nei pagamenti.

• A 60 giorni: L'opzione di pagamento a 60 giorni è più comune per i clienti e i progetti di dimensioni maggiori, che tipicamente comportano importi di fatturazione più elevati. Spesso puoi aspettarti questa tempistica quando lavori con grandi aziende o agenzie governative. È una soluzione valida se la tua azienda può permettersi di attendere più a lungo per i pagamenti, ma potrebbe non essere l'ideale se hai bisogno di liquidità rapidamente.

• A 90 giorni: Anche se meno comuni, alcuni settori o grandi clienti potrebbero richiedere termini di pagamento a 90 giorni. L'industria manifatturiera e alcune industrie su larga scala a volte operano con questi termini. L'attesa è lunga, quindi scegli questa strada solo se puoi tranquillamente aspettare qualche mese per ricevere il pagamento.

Come scegliere la data di scadenza giusta per le tue fatture

Per scegliere la giusta data di scadenza per le fatture, trova il giusto equilibrio tra le esigenze finanziarie della tua azienda e la frequenza dei pagamenti ideale per il tuo cliente. In questo modo si possono ottenere pagamenti più prevedibili e relazioni più solide con i clienti. Ecco alcuni modi per impostare una data di scadenza adeguata:

• Conosci l'agenda del tuo cliente: Alcuni clienti pagano le bollette solo in determinate date, come il 15 o la fine del mese. Se riesci a far coincidere la data di scadenza con il loro normale ciclo di pagamento, è più probabile che tu riceva il pagamento senza ritardi.

• Abbina i termini alle dimensioni del progetto: Per i lavori più piccoli e semplici, la durata ideale potrebbe essere di 15 giorni. I progetti più grandi e complessi potrebbero richiedere una finestra più lunga, ad esempio a 30 o 60 giorni. Questo offre un buon equilibrio tra il dare ai clienti il tempo di cui hanno bisogno e l'evitare lunghe attese.

• Rifletti sulle tue esigenze di liquidità: Se hai bisogno di liquidità costante per le tue spese, valuta l'opzione di accorciare i termini di pagamento. Assicurati che la tempistica sia equa per i clienti o rischi di ricevere i pagamenti più tardi del previsto.

• Rispetta gli standard del settore: i termini di pagamento come a 30 e 60 giorni sono diffusi perché i clienti ci sono abituati e in genere vengono considerati equi. Conoscere lo standard nel tuo settore può aiutarti a stabilire termini che sembrano familiari ai tuoi clienti.

• Opta per chiarezza e coerenza: Qualunque sia la data che scegli, assicurati che sia ben visibile sulla fattura e parlane in anticipo, se necessario. In questo modo, non c'è spazio per la confusione.

Come assicurarti che le date di scadenza siano ben visibili su fatture e contratti

Mettere in evidenza le date di scadenza sulle fatture e sui contratti aiuta a evitare ritardi nei pagamenti. Ecco alcuni modi per assicurarti che i tuoi clienti vedano e ricordino quando i pagamenti sono in scadenza:

• Metti la data di scadenza in primo piano: Posiziona la data di scadenza nella parte superiore della fattura o vicino all'importo totale. Assicurati che questa sia una delle prime cose che i clienti vedono non appena aprono il documento.

• Usa caratteri in grassetto o colori diversi: Puoi evidenziarla utilizzando il grassetto o un colore che contrasti con il resto del testo. Un singolo colore di spicco è sufficiente per attirare l'attenzione senza sovraccaricare la fattura.

• Aggiungi un'etichetta chiara: Invece di indicare solo "A 30 giorni" o "Data di scadenza: 15/09/25", prova con "Scadenza pagamento" seguito dalla data. In questo modo, non ci saranno dubbi su quando è previsto il pagamento. Una formulazione semplice e diretta può fare la differenza.

• Ripeti la data di scadenza in alcuni punti: Ripetendo la data di scadenza in più sezioni, ad esempio vicino all'importo totale e in qualsiasi sezione relativa ai termini di pagamento, è possibile rafforzarne l'importanza. Questo diminuisce il rischio che un cliente la ignori, specialmente in una pagina con molti contenuti.

• Utilizza promemoria automatici: Se utilizzi un software di fatturazione, configuralo per inviare promemoria automatici ai clienti. Molte piattaforme offrono la possibilità di programmare queste notifiche a intervalli regolari (ad esempio, una settimana prima della scadenza), così da tenere il cliente aggiornato senza doverlo fare manualmente.

• Includi una breve policy di pagamento: Una breve dichiarazione sui termini di pagamento, ad esempio eventuali penali per il ritardo o incentivi per il pagamento anticipato, può aiutare a chiarire le aspettative relative alla data di scadenza. In questo modo, i clienti sapranno che prendi sul serio i pagamenti puntuali.

• Opta per un design semplice: Una fattura chiara e ben organizzata aiuta i clienti a trovare facilmente i dettagli importanti, come la data di scadenza. Non sovraccaricare la pagina di informazioni. Concentrati su un layout pulito che metta in risalto la data di scadenza in modo naturale.

Cosa fare quando le fatture sono in scadenza e i pagamenti sono in ritardo

Negli Stati Uniti, il 55% delle fatture B2B non viene saldata entro la data di scadenza. I ritardi nei pagamenti possono essere fonte di stress, ma esistono strategie per affrontarli senza compromettere i rapporti. Ecco come gestire le fatture scadute:

• Inizia con un semplice promemoria: A volte, i clienti semplicemente dimenticano di pagare. Spesso è sufficiente un'email educata e informale che menzioni la fattura, la data di scadenza e l'importo. Usa un tono leggero e amichevole: stai effettuando un controllo per assicurarti che il pagamento della fattura non sia stato dimenticato.

• Esegui un follow-up tramite una chiamata: Se non ricevi risposta dopo il primo promemoria, prova a effettuare una telefonata. Tante email possono essere un problema, ma a volte basta una chiacchierata per chiarire ogni dubbio. Utilizza un tono amichevole e diretto al contempo: accertati che il cliente abbia ricevuto la fattura e verifica se ci sono punti da chiarire.

• Reinvia la fattura con le penali per ritardo, se necessario: Se i tuoi termini includono penali per il ritardo, è il momento di segnalarle educatamente. Invia di nuovo la fattura, annotando eventuali commissioni aggiuntive, ma assicurati che il cliente sia a conoscenza di questi termini in anticipo. Comunicare in anticipo i costi aggiuntivi ai clienti è fondamentale per evitare sorprese sgradite e mantenere un rapporto di fiducia.

• Offri un piano di pagamento, se necessario: Se noti che il cliente è indeciso, un piano di pagamento potrebbe essere l'incentivo giusto per concludere il pagamento. Questa può essere una strategia efficace per dimostrare flessibilità e venire incontro alle esigenze del cliente, pur continuando a perseguire l'obiettivo del pagamento completo. Un accordo di questo tipo può garantire un flusso di cassa regolare per la tua attività e comunicare al cliente la tua disponibilità a trovare soluzioni insieme.

• Prendi in considerazione una visita di persona: Per i clienti locali con cui hai un rapporto consolidato, una visita di persona può rafforzare il legame e dimostrare il tuo impegno. Ricorda di mantenere un approccio professionale e sfrutta queste occasioni per affrontare eventuali problematiche o difficoltà che il cliente potrebbe star attraversando.

• Invia una lettera di richiesta formale: Se non stai ottenendo i risultati desiderati, una lettera di richiesta potrebbe essere un passo utile da considerare. Questo strumento di comunicazione formale notifica in modo chiaro e definitivo al debitore che ti aspetti il pagamento. Segnala che potresti intraprendere ulteriori azioni. A seconda del tono che vuoi dare al messaggio, puoi redigerlo personalmente o rivolgerti a un avvocato.

• Rivolgiti a un'agenzia di riscossione: Se i tentativi precedenti non dovessero sortire l'effetto desiderato e l'importo non pagato giustifica l'impegno, potresti valutare di rivolgerti a un'agenzia di recupero crediti. Tieni presente che queste agenzie trattengono una percentuale su quanto incassano, quindi questa opzione dovrebbe essere considerata come ultima risorsa. Tuttavia, se la somma dovuta è considerevole e hai esaurito altre soluzioni, un'agenzia specializzata può fornirti un valido aiuto.

Quando modificare le date di scadenza e quando tenere duro

A volte, saper scegliere se posticipare una scadenza o mantenerla invariata può davvero fare la differenza nella gestione dei rapporti con i clienti e nella stabilità del flusso di cassa. La flessibilità dimostra che apprezzi il cliente, mentre la fermezza comunica che prendi sul serio i tuoi termini di pagamento. Dipende dalle esigenze della tua azienda e del tuo cliente.

Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui è opportuno modificare le date di scadenza:

• Quando un cliente abituale, che di solito paga puntualmente, richiede una proroga, spesso è consigliabile concedere una dilazione dei termini di pagamento. La flessibilità mostra buona volontà e rafforza il tuo impegno nella relazione. Tuttavia, è importante chiarire che questa è una concessione una tantum, per evitare che il cliente si aspetti automaticamente una proroga in futuro.

• I progetti di grandi dimensioni con più fasi a volte subiscono ritardi. Se non è il cliente a causare questi problemi, può essere giusto modificare la tempistica del pagamento. Concordare scadenze di pagamento allineate alle fasi di avanzamento del progetto può semplificare la gestione dei pagamenti per entrambi e prevenire intoppi legati alle scadenze.

• Quando fattori esterni come recessioni economiche colpiscono i clienti, un po' di comprensione è importante. Offrire una scadenza posticipata o concordare un piano di pagamento temporaneo può preservare la relazione durante periodi difficili. I clienti apprezzano la flessibilità e la ricorderanno in futuro.

Ecco alcuni scenari in cui è opportuno attenersi ai termini di pagamento:

• A tutela dei tuoi interessi, con i nuovi clienti è preferibile non modificare i termini contrattuali fino a quando non hai verificato la loro affidabilità nei pagamenti. In questo modo, il rispetto delle scadenze prefissate diventa la norma, riducendo il rischio di ritardi nei pagamenti.

• Se hai investito in anticipo risorse economiche, tempo o lavoro per un progetto, rispettare le scadenze ti aiuterà a evitare di dover coprire i costi per un periodo prolungato.

• Se un cliente ha l'abitudine di pagare in ritardo, di solito è meglio non modificare la data di scadenza. Abituarsi a clienti che pagano in ritardo può instaurare un circolo vizioso difficile da interrompere. Invece, mantenere una politica ferma sui pagamenti puntuali sottolinea l'importanza di rispettare le scadenze e comunica che i ritardi non sono accettabili.

• A volte, il ritardo di un cliente nei pagamenti può compromettere la tua capacità di soddisfare gli impegni presi con altri. In questi casi, è fondamentale attenersi rigorosamente alla data di scadenza stabilita, per poter gestire efficacemente le risorse, pagare il personale e garantire la regolare prosecuzione dei progetti.