¿Qué es la fecha de vencimiento de una factura?

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué fecha de vencimiento estándar se ajusta a tu empresa?
  3. Cómo elegir la fecha de vencimiento correcta para tus facturas
  4. Cómo asegurarse de que tus fechas de vencimiento se destaquen en facturas y contratos
  5. Qué hacer cuando vencen las facturas y los pagos se retrasan
  6. Cuándo ajustar las fechas de vencimiento y cuándo mantenerse firme

La fecha de vencimiento de la factura ancla todos los aspectos de tu transacción de pago, incluida la planificación financiera y las relaciones con los clientes. La fecha de vencimiento da forma a las condiciones de pago y a los cargos por pagos atrasados, ayuda a todas las partes a sentirse seguras sobre cómo están haciendo negocios juntas y señala un nivel básico de profesionalismo que los clientes tienden a apreciar.

A continuación, explicaremos la mecánica de las fechas de vencimiento de las facturas, la variedad de términos que las empresas pueden elegir y las tácticas para gestionar los pagos.

¿Qué contiene este artículo?

  • ¿Qué fecha de vencimiento estándar se ajusta a tu empresa?
  • Cómo elegir la fecha de vencimiento correcta para tus facturas
  • Cómo asegurarte de que tus fechas de vencimiento se destaquen en las facturas y contratos
  • Qué hacer cuando vencen las facturas y los pagos se retrasan
  • Cuándo ajustar las fechas de vencimiento y cuándo mantenerse firme

¿Qué fecha de vencimiento estándar se ajusta a tu empresa?

Elegir la fecha de vencimiento correcta para las facturas puede marcar una gran diferencia en la facilidad (y rapidez) con la que recibes los pagos. Estas son las opciones estándar y los casos en los que suelen funcionar mejor:

  • Pago contra entrega: Esta es la opción de "págame ahora", para situaciones en las que quieres o esperas un pago inmediato. Funciona bien para proyectos pequeños o si tienes una relación con clientes que están acostumbrados a plazos de entrega rápidos. Recuerda que no todos los clientes pueden o quieren pagar en el momento en que reciben una factura, así que utilízala cuando sepas que se sentirán cómodos.

  • 15 netos: Un plazo de 15 días les brinda a los clientes más tiempo para pagar sin que esperes demasiado para recibir el pago. Esta puede ser una buena opción para proyectos regulares de menor valor o si trabajas con empresas más pequeñas que pagan rápido.

  • 30 netos: Esta opción ofrece a los clientes un mes para pagar. Esto significa más tiempo para administrar sus gastos y aún así un tiempo de espera razonable. Es una opción para muchas transacciones de empresa a empresa (B2B) y, por lo general, logra el equilibrio adecuado entre flexibilidad y puntualidad en el pago.

  • 60 netos: La condición de 60 días netos es más comunes con clientes más grandes o proyectos más grandes con mayores apuestas (e importes de facturación). A menudo puedes esperar este cronograma cuando trabajas con grandes corporaciones o agencias gubernamentales. Funciona bien si tu empresa puede soportar una pausa más prolongada entre pagos, pero no es ideal si necesitas una rotación más rápida.

  • 90 netos: Algunas industrias o grandes clientes pueden solicitar condiciones de 90 días netos, aunque esto se usa con menos frecuencia. La manufactura y ciertas industrias a gran escala a veces trabajan con estas condiciones. Es una larga espera, así que sigue esta ruta solo si puedes esperar cómodamente unos meses para recibir el pago.

Cómo elegir la fecha de vencimiento correcta para tus facturas

Para elegir la fecha de vencimiento correcta para las facturas, debes equilibrar las necesidades financieras de tu empresa con el cronograma de pagos ideal de tu cliente. Si lo haces, puedes generar pagos más predecibles y relaciones más sólidas con los clientes. Estas son algunas formas de establecer una fecha de vencimiento adecuada:

  • Conoce el cronograma de tu cliente: Algunos clientes pagan las facturas solo en ciertas fechas, como el día 15 o al final del mes. Si puedes programar tu fecha de vencimiento con su ciclo de pago habitual, es más probable que recibas el pago sin demora.

  • Relaciona las condiciones con el tamaño del proyecto: Los trabajos más pequeños y sencillos son buenos candidatos para plazos más cortos, como 15 días netos. Los proyectos más grandes y complejos pueden necesitar una ventana más larga, por ejemplo, 30 o 60 días netos. Esto les da a los clientes un respiro sin hacerte esperar demasiado.

  • Piensa en tus necesidades de efectivo: Si dependes de la entrada constante de efectivo para cubrir tus gastos, considera plazos de pago más cortos. Asegúrate de que el cronograma sea justo para los clientes o corres el riesgo de recibir los pagos más tarde de lo planeado.

  • Sigue los estándares del sector: Las condiciones de pago como 30 y 60 días netos son comunes porque los clientes están acostumbrados a ellas y, por lo general, se aceptan como justas. Conocer el estándar en tu sector puede ayudarte a establecer términos que resulten familiares para tus clientes.

  • Sé claro y coherente: Cualquiera que sea la fecha que elijas, asegúrate de que se destaque en la factura y discútela por adelantado, si es necesario. De esa manera, no hay lugar para la confusión.

Cómo asegurarse de que tus fechas de vencimiento se destaquen en facturas y contratos

Hacer que las fechas de vencimiento se destaquen en las facturas y los contratos ayuda a evitar demoras en los pagos. A continuación, te indicamos algunas maneras de asegurarte de que tus clientes vean y recuerden la fecha de vencimiento de los pagos:

  • Pon la fecha de vencimiento al frente y en el centro: Coloca la fecha de vencimiento en la parte superior de la factura o cerca del importe total. Debe ser una de las primeras cosas que vean los clientes cuando abran el documento.

  • Utiliza fuentes en negrita o de diferentes colores: Usar texto en negrita para la fecha de vencimiento o usar un color que contraste con el resto del texto puede hacer que se destaque. No te excedas con los colores; un solo color destacado será suficiente sin abrumar el resto de la factura.

  • Añade una etiqueta clara: En lugar de mostrar solo "30 neto" o "Fecha de vencimiento: 15/09/23", prueba con "Pago antes de" seguido de la fecha. De esta manera, no hay duda sobre cuándo se espera el pago. Una redacción simple y directa puede marcar la diferencia.

  • Repite la fecha de vencimiento en algunos lugares: Repetir la fecha de vencimiento en varias secciones, como cerca del importe total y en cualquier sección de condiciones de pago, puede reforzar su importancia. Esto también reduce la posibilidad de que un cliente lo pase por alto, especialmente en una página ocupada.

  • Utiliza recordatorios automáticos: Si utilizas un software de facturación, configúralo para que envíe recordatorios automáticos a los clientes. Muchas plataformas te permiten programarlos a intervalos (por ejemplo, una semana antes de la fecha de vencimiento), para que puedas mantener la fecha de vencimiento en el radar del cliente sin tener que hacer un seguimiento manual.

  • Incluye una breve política de pago: Una breve declaración sobre las condiciones de pago, incluidos los cargos por pago atrasado o los incentivos por pago anticipado, puede ayudar a aclarar las expectativas con respecto a la fecha de vencimiento. De esta manera, los clientes sabrán que te tomas en serio los pagos puntuales.

  • Diseño para la simplicidad: Una factura ordenada y bien organizada facilita a los clientes la búsqueda de detalles importantes, incluida la fecha de vencimiento. Evite abarrotar la página con demasiada información. Concéntrate en un diseño limpio que permita que la fecha de vencimiento se destaque de forma natural.

Qué hacer cuando vencen las facturas y los pagos se retrasan

En los Estados Unidos, el 55 % de las facturas B2B pasan la fecha de vencimiento y se vencen. Los pagos atrasados son frustrantes, pero hay formas de manejarlos sin tomar decisiones que no tengan vuelta atrás. A continuación, te explicamos cómo lidiar con las facturas vencidas:

  • Comienza con un recordatorio amistoso: A veces, los clientes simplemente se olvidan. Un correo electrónico cortés e informal que mencione la factura, la fecha de vencimiento y el monto a menudo puede ser suficiente. Debe ser suave y amigable: quieres comprobar que la factura no quedó atrapada entre miles.

  • Haz un seguimiento con una llamada: Si no recibes respuesta después del primer recordatorio, intenta hacer una llamada telefónica. Los correos electrónicos pueden acumularse, pero una breve charla a menudo llama la atención. Sé amable pero directo: confirma que recibieron la factura y ve si hay algo en lo que puedas ayudar.

  • Reenvía la factura con cargos por pago atrasado, si corresponde: Si tus condiciones incluyen cargos por pagos atrasados, ahora es el momento de mencionarlas amablemente. Vuelve a enviar la factura, anotando las comisiones añadidas, pero asegúrate de que el cliente conozca estas condiciones con antelación. Sorprender a los clientes con cargos adicionales puede ser contraproducente, por lo que un aviso puede ayudar a mantener las cosas en el buen camino.

  • Ofrece un plan de pago, si es necesario: Si el cliente parece atascado, considera la posibilidad de ofrecerle un plan de pago. Es una buena manera de mostrar flexibilidad sin dejar de trabajar para lograr el pago completo. Esto puede ayudarte a obtener algo de efectivo y señales de que estás abierto a soluciones.

  • Considera una visita en persona: En el caso de los clientes locales que conoces bien, puedes visitarlos para demostrarles que eres serio pero que aún inviertes en la relación. Sé profesional y aprovecha el contacto como una oportunidad para resolver problemas si tienen dificultades.

  • Envía una carta de demanda formal: Una carta de demanda puede ser el siguiente paso útil si no llegas a ninguna parte. Este es un aviso claro y final de que esperas el pago. Es una señal de que podrías tomar medidas adicionales. Dependiendo de qué tan fuerte quieras que sea tu mensaje, puedes redactarlo tú mismo o hacer que un abogado se encargue de él.

  • Acude a una agencia de cobranza: Si todo lo demás falla y la cantidad impaga vale la pena, una agencia de cobro podría ser una opción. Por lo general, la agencia toma un porcentaje de lo que recauda, por lo que este suele ser el último recurso. Pero la agencia puede ayudar si el monto adeudado es lo suficientemente grande y has agotado otras vías.

Cuándo ajustar las fechas de vencimiento y cuándo mantenerse firme

Saber cuándo ajustar una fecha de vencimiento y cuándo mantenerse firme puede marcar una gran diferencia en la gestión de las relaciones con los clientes y en la estabilización de su flujo de caja. La flexibilidad demuestra que valoras al cliente, mientras que la firmeza comunica que te tomas en serio tus condiciones de pago. Todo se reduce a las necesidades de tu negocio y de tu cliente.

Estos son los escenarios en los que es una buena idea ajustar las fechas de vencimiento:

  • Si trabajas con un cliente de larga data que normalmente paga a tiempo, pero pide una extensión, a menudo vale la pena extender la fecha de vencimiento. La flexibilidad muestra buena voluntad y refuerza tu compromiso con la relación. Aclara que es una cortesía de una sola vez para evitar establecer una nueva expectativa.

  • Los proyectos grandes con varias fases a veces experimentan retrasos. Si el cliente no es la causa de estos retrasos, puede ser justo ajustar el cronograma de pago. Alinear los hitos de pago con las fases del proyecto puede hacer que el proceso sea más sencillo para ambas partes y que el trabajo avance sin un enfrentamiento sobre las fechas.

  • Cuando factores externos como las recesiones económicas afectan a los clientes, un poco de comprensión es importante. Ofrecer una fecha de vencimiento extendida o implementar un plan de pago temporal puede ayudar a mantener intactas las relaciones durante los tiempos difíciles, y los clientes recordarán esa flexibilidad.

Estas son algunas situaciones en las que es una buena idea mantener firmes tus condiciones de pago:

  • En el caso de los clientes nuevos, es inteligente mantenerse firme en los términos acordados hasta que hayas creado un historial de pagos con ellos. Apegarse a la fecha de vencimiento establece el estándar y reduce el riesgo de pagos atrasados.

  • Si has invertido por adelantado en materiales, tiempo o mano de obra para un proyecto, mantener la fecha de vencimiento ayuda a garantizar que no tengas que cubrir esos costos durante un período prolongado.

  • Si un cliente tiene la costumbre de pagar tarde, por lo general es mejor mantenerse firme en la fecha de vencimiento. Realizar ajustes constantemente para los clientes que habitualmente pagan tarde puede establecer un patrón que es difícil de romper. Mantenerse firme refuerza la importancia de los pagos puntuales e indica que los pagos atrasados no son la norma.

  • A veces, un retraso en el pago de un cliente afecta tu capacidad para cumplir con otros. Mantente firme en la fecha de vencimiento en estos casos para que puedas administrar los recursos, pagar al personal o mantener los proyectos en marcha.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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