La date d’échéance d’une facture est un élément central de tous les aspects de votre transaction de paiement, y compris la planification financière et la relation client. La date d’échéance détermine les modalités de paiement et les pénalités de retard, contribue à instaurer un climat de confiance entre les parties et témoigne d'un certain niveau de professionnalisme que les clients ont tendance à apprécier.

Nous décrivons ci-dessous le principe de la date d'échéance des factures, les différentes modalités à disposition des entreprises et les tactiques de traitement des paiements.

Sommaire de cet article

• Quelle date d’échéance standard convient le mieux à votre entreprise ?
  
• Comment choisir la bonne date d’échéance pour vos factures ?
  
• Comment faire en sorte que vos dates d’échéance soient visibles sur les factures et les contrats ?
  
• Que faire lorsque les factures sont dues et que les paiements sont en retard ?
  
• Quand ajuster les dates d’échéance et quand maintenir les modalités de paiement initiales ?
  

Quelle date d’échéance standard convient le mieux à votre entreprise ?

Bien choisir la date d'échéance de vos factures peut faire une grande différence dans la facilité (et la rapidité) avec laquelle vous serez payé. Voici les options les plus courantes et les cas dans lesquels elles sont généralement les plus adaptées :

• Due à la réception : l’option de paiement à réception convient aux situations où vous souhaitez ou attendez un paiement immédiat. Ce choix est idéal pour les petits projets ou lorsque vous entretenez une relation de confiance avec des clients habitués aux paiements rapides. Cependant, tous les clients ne peuvent pas ou ne veulent pas payer au moment où ils reçoivent une facture, alors optez pour cette option uniquement lorsque vous savez qu’elle ne leur posera pas de problème.

• 15 jours net : un délai de 15 jours donne aux clients plus de temps pour payer sans vous faire attendre trop longtemps. Cette solution peut s'avérer judicieuse pour les projets réguliers de faible valeur ou si vous travaillez avec des entreprises de petite taille qui paient rapidement.

• 30 jours net : un délai de 30 jours laisse aux clients un bon mois pour payer. Ils disposent ainsi de plus de temps pour gérer leurs dépenses, tout en vous garantissant un délai d'attente raisonnable. Il s'agit d'une solution de choix pour de nombreuses transactions interentreprises (B2B), qui offre un bon équilibre entre flexibilité et rapidité de paiement.

• 60 jours net : les délais de 60 jours sont plus fréquents pour les clients importants ou les projets de grande envergure avec des enjeux (et des montants facturés) plus élevés. Ce type d’échéance est fréquent lorsque vous travaillez avec des grandes entreprises ou des administrations publiques. Il peut être intéressant si votre entreprise peut se permettre d'attendre avant d'être payée, mais n’est pas idéal si votre trésorerie nécessite des paiements plus rapides.

• 90 jours net : certains secteurs spécifiques ou clients très importants peuvent demander des délais de paiement de 90 jours, bien que cette option soit rarement utilisée. L'industrie manufacturière et quelques industries à grande échelle appliquent parfois ces modalités. Ce délai impose une longue attente, donc n'optez pour cette solution que si vous pouvez vous permettre d'attendre quelques mois avant de recevoir le paiement.

Comment choisir la bonne date d’échéance pour vos factures ?

Pour choisir la bonne date d’échéance pour vos factures, trouvez un équilibre entre les besoins financiers de votre entreprise et le calendrier de paiement idéal de votre client. Vous pourrez ainsi mieux prévoir les paiements et renforcer les relations avec vos clients. Voici quelques conseils pour fixer une date d'échéance appropriée :

• Analysez le rythme de paiement de votre client : certains clients ne paient leurs factures qu’à certaines dates, comme le 15 ou la fin du mois. Si vous parvenez à faire coïncider votre date d'échéance avec leur cycle de paiement habituel, vous aurez plus de chances d'être payé dans les temps.

• Adaptez les modalités de paiement à l'envergure du projet : pour les petits projets simples, des délais plus courts (comme 15 jours net) sont souvent mieux adaptés. En revanche, les projets plus importants et plus complexes nécessitent généralement un délai de paiement plus long, par exemple, 30 ou 60 jours nets. Les clients bénéficient ainsi d'une certaine marge de manœuvre sans vous faire attendre trop longtemps.

• Réfléchissez à vos besoins en matière de trésorerie : si vous comptez sur des rentrées de fonds régulières pour couvrir vos dépenses, optez pour des délais de paiement plus courts. Cependant, assurez-vous que ces délais restent raisonnables pour vos clients, sinon vous risquez de recevoir les paiements plus tard que prévu.

• Respectez les normes du secteur : les modalités de paiement telles que 30 et 60 jours net sont courantes, car les clients y sont habitués et sont généralement considérées comme équitables. Connaître les normes en vigueur dans votre secteur d'activité peut vous aider à fixer des modalités qui sembleront familières à vos clients.

• Soyez clair et cohérent : quelle que soit la date d'échéance choisie, assurez-vous qu'elle soit bien visible sur la facture et discutez-en avec le client dès le départ, si nécessaire. Cela permet d’éviter les éventuelles confusions.

Comment faire en sorte que vos dates d’échéance soient visibles sur les factures et les contrats ?

En faisant clairement figurer les dates d'échéance sur les factures et les contrats, vous éviterez les retards de paiement. Voici quelques moyens de vous assurer que vos clients voient (et se souviennent) de la date d'échéance des paiements :

• Mettez la date d’échéance en évidence : placez la date d’échéance en haut de votre facture ou près du montant total dû. Ainsi, ce sera l'une des premières choses que les clients verront lorsqu'ils liront le document.

• Utilisez des polices en gras ou des couleurs contrastantes : l’utilisation de texte en gras pour la date d’échéance ou d’une couleur qui contraste avec le reste du texte permet d'attirer l'attention du client. Ne surchargez pas la factures avec des couleurs ; une seule couleur distinctive suffit et permet de ne pas rendre le document illisible.

• Ajoutez un libellé clair : au lieu d’indiquer uniquement « 30 jours net » ou « Date d’échéance : 15/09/23 », choisissez plutôt la mention « Paiement dû avant le » suivi de la date. De cette façon, il n’y a aucun doute sur la date prévue du paiement. Une formulation simple et directe peut faire la différence.

• Répétez la date d’échéance à plusieurs endroits : le fait de rappeler la date d'échéance à plusieurs endroits, par exemple près du montant total dû et dans les modalités de paiement, permet d'en renforcer l'importance. Cela réduit le risque qu’elle passe inaperçue, même sur une facture chargée.

• Utilisez des rappels automatisés : si vous utilisez un logiciel de facturation, configurez-le de sorte à envoyer des rappels automatiques aux clients. De nombreuses plateformes vous permettent de programmer ces rappels à intervalles réguliers (par exemple, une semaine avant la date d'échéance), afin que le client ne perde pas de vue la date d'échéance sans avoir à effectuer un suivi manuel.

• Incluez une politique de paiement succincte : une brève déclaration sur vos modalités de paiement, comme des pénalités de retard ou des incitations pour les paiements anticipés, peut aider à clarifier les attentes en ce qui concerne la date d'échéance. De cette façon, les clients savent que vous prenez au sérieux la question du respect des délais de paiement.

• Privilégiez la simplicité : une facture claire et bien organisée permet aux clients de repérer plus facilement les informations importantes, y compris la date d'échéance. Évitez de surcharger la facture avec trop d’informations ; privilégiez une mise en page épurée qui fait ressortir la date d'échéance.

Que faire lorsque les factures sont dues et que les paiements sont en retard ?

Aux États-Unis, 55 % des factures B2B dépassent la date d’échéance et accusent un retard de paiement. Les retards de paiement sont frustrants, mais il existe des moyens de les gérer sans brûler les ponts. Voici comment traiter les factures en retard de paiement :

• Commencez par un rappel amical : il arrive parfois que les clients oublient tout bêtement de régler leurs factures. Envoyez un e-mail poli et informel mentionnant la facture, la date d’échéance et le montant. Adoptez un ton léger et convivial : il s'agit ici simplement de vérifier que la facture n’est pas passée entre les mailles du filet.

• Poursuivez par un appel : si vous n’avez pas de nouvelles après ce premier rappel, essayez de passer un appel téléphonique. Les e-mails peuvent s’accumuler, mais une courte conversation téléphonique permet souvent clarifier la situation. Restez amical mais direct : demandez si la facture a bien été reçue et s’il y a un problème que vous pouvez aider à résoudre.

• Renvoyez la facture avec les frais de retard, s’il y a lieu : si vos conditions prévoient des frais de retard, c’est le moment d’en parler poliment. Renvoyez la facture en y ajoutant les frais supplémentaires. Veillez toutefois à vérifier que le client était bien informé de ces conditions à l’avance. Une mauvaise surprise chez le client pourrait se retourner contre vous ; c'est pourquoi un avertissement peut aider à garder la tête froide.

• Proposez un échéancier de paiement, si nécessaire : si le client rencontre des difficultés financières, envisagez de lui proposer un échéancier de paiement. C’est un bon moyen de faire preuve de flexibilité tout en permettant de commencer à récupérer une partie des fonds. Cela peut vous aider à générer des liquidités et montrer que vous êtes disposé à trouver des solutions.

• Envisagez une visite en personne : pour les clients locaux que vous connaissez bien, vous pouvez leur rendre visite pour montrer que vous prenez le problème au sérieux tout en restant investi dans la relation. Restez professionnel et profitez de l'occasion pour discuter des problèmes éventuels et proposer des solutions.

• Envoyez une mise en demeure formelle : si vous n’obtenez toujours pas de réponse, une lettre de mise en demeure peut s'avérer nécessaire. Il s'agit d'un dernier avertissement que vous attendez un paiement de leur part. Cela montre que vous êtes prêt à envisager des actions supplémentaires. Selon la gravité de la situation, vous pouvez rédiger cette lettre vous-même ou confier sa rédaction à un avocat.

• Faites appel à une agence de recouvrement : en dernier recours, si le montant impayé est suffisamment élevé, vous pouvez contacter une agence de recouvrement. L'agence prélève généralement un pourcentage sur le montant recouvré. Cette solution est donc à privilégier si le montant dû est suffisamment important et que toutes les autres méthodes ont échoué.

Quand ajuster les dates d’échéance et quand maintenir les modalités de paiement initiales ?

Savoir quand ajuster une date d'échéance et quand maintenir sa position peut faire une grande différence dans la gestion des relations avec les clients et la stabilisation de votre trésorerie. En faisant preuve de souplesse, vous montrez que vous accordez de l'importance au client, tandis qu'en restant ferme, vous indiquez que vous prenez vos modalités de paiement au sérieux. Tout dépend des besoins de votre entreprise et de votre client.

Voici quelques exemples de situations dans lesquels il est judicieux de modifier les dates d’échéance :

• Si vous travaillez avec un client de longue date qui paie généralement à temps mais demande un délai supplémentaire, il vaut souvent la peine de repousser la date d’échéance. La flexibilité est une preuve de bonne volonté et renforce votre engagement dans la relation. Précisez qu'il s'agit d'une mesure de courtoisie ponctuelle afin d’éviter d’instaurer une nouvelle habitude.

• Les grands projets se déroulant en plusieurs phases connaissent parfois des retards. Si le client n’en est pas la cause, il peut être juste d’ajuster le délai de paiement. L'alignement des échéances de paiement sur les phases du projet peut rendre le processus plus fluide pour les deux parties et permettre au projet de se poursuivre sans conflit de dates.

• Lorsque des facteurs externes, tels que les ralentissements économiques, affectent vos clients, il est important de faire preuve de compréhension. En proposant un report de l'échéance ou en mettant en place un échéancier de paiement temporaire, vous contribuerez à préserver vos relations pendant les périodes difficiles, et les clients se souviendront de cette tolérance.

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles il est judicieux de s'en tenir aux modalités de paiement initiales :

• Pour les nouveaux clients, il est judicieux de s'en tenir aux conditions convenues jusqu'à ce que vous ayez établi un historique de paiement avec eux. Le respect de la date d’échéance permet de fixer des attentes claires et de réduire le risque de retard de paiement.

• Si vous avez investi à l’avance dans les matériaux, le temps ou la main-d’œuvre pour un projet, le respect de la date d’échéance vous permet de vous assurer que vous n’avez pas à couvrir ces coûts pendant une période prolongée.

• Si un client a l’habitude de payer en retard, il est généralement préférable de s’en tenir à la date d’échéance. S’adapter constamment aux clients qui ont tendance à ne pas respecter les délais peut encourager une habitude difficile à corriger. Faire preuve de fermeté renforce l’importance de paiements ponctuels et signale que les retards de paiement ne sont pas la norme.

• Parfois, un retard de paiement d’un client peut avoir des répercussions sur vos autres engagements. Dans ces cas, restez ferme sur la date d'échéance afin de pouvoir gérer le paiement des salaires, l’achat de matériel ou l’avancement d’autres projets.