วันครบกำหนดชำระในใบแจ้งหนี้ถือเป็นจุดยึดสำคัญในทุกขั้นตอนของธุรกรรมการชำระเงินของคุณ รวมถึงการวางแผนทางการเงินและความสัมพันธ์กับลูกค้า วันครบกำหนดชำระจะเป็นตัวกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินและค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า ช่วยให้ทุกฝ่ายรู้สึกปลอดภัยในการทำธุรกิจร่วมกัน และแสดงถึงระดับพื้นฐานของความเป็นมืออาชีพที่ลูกค้ามักจะชื่นชม

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายกลไกของวันครบกำหนดชำระในใบแจ้งหนี้ เงื่อนไขต่างๆ ที่ธุรกิจสามารถเลือกได้ และกลวิธีในการจัดการการชำระเงิน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วันครบกําหนดมาตรฐานแบบใดเหมาะกับธุรกิจของคุณ
  
• วิธีเลือกวันครบกําหนดชําระที่ถูกต้องสําหรับใบแจ้งหนี้
  
• วิธีการตรวจสอบว่าวันครบกําหนดชําระในใบแจ้งหนี้และสัญญาของคุณสามารถเห็นได้ชัดเจน
  
• สิ่งที่คุณต้องทําเมื่อใบแจ้งหนี้ครบกําหนดชําระและมีการชําระเงินล่าช้า
  
• เวลาที่ต้องปรับวันที่กําหนดและเวลาที่จะถือครองธุรกิจ
  

วันครบกําหนดมาตรฐานแบบใดเหมาะกับธุรกิจของคุณ

การเลือกวันครบกําหนดชําระที่เหมาะสมสําหรับใบแจ้งหนี้อาจทําให้คุณได้รับเงินได้ง่ายขึ้น (และรวดเร็ว) ต่อไปนี้เป็นตัวเลือกมาตรฐานและโดยปกติตัวเลือกเหล่านี้จะได้ผลดีที่สุด

• ครบกําหนดชําระเมื่อได้รับ: นี่คือตัวเลือก "จ่ายฉันตอนนี้" สําหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการหรือคาดว่าจะได้รับการชําระเงินทันที ตัวเลือกนี้ทำงานได้ดีสําหรับโครงการขนาดเล็กหรือหากคุณมีความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ใช้ในการตอบสนองอย่างรวดเร็ว โปรดจําไว้ว่าลูกค้าบางรายอาจต้องการชําระเงินทันทีที่ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้ ดังนั้นคุณควรใช้วิธีนี้เมื่อทราบว่าลูกค้าจะพอใจกับช่วงเวลาดังกล่าว

• สุทธิ 15: กรอบเวลา 15 วันช่วยให้ลูกค้ามีเวลาในการชําระเงินมากขึ้นโดยที่ไม่ต้องรอรับการชําระเงินนานเกินไป โดยอาจเป็นทางเลือกที่ดีสําหรับโครงการทั่วไปที่มีมูลค่าต่ำกว่า หรือหากคุณทํางานร่วมกับธุรกิจขนาดเล็กที่ชําระเงินอย่างรวดเร็ว

• สุทธิ 30: 30 สุทธิช่วยให้ลูกค้ามีเวลาชำระเงินหนึ่งเดือน นั่นทำให้มีเวลาในการจัดการค่าใช้จ่ายมากขึ้นและยังคงมีระยะเวลาในการรอที่เหมาะสม ผลิตภัณฑ์นี้เหมาะสําหรับการทําธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) หลายรายการและมักจะสร้างยอดคงเหลือที่เหมาะสมระหว่างการชําระเงินที่ยืดหยุ่นและการชําระเงินทันที

• สุทธิ 60: เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิ 60 วันมักเกิดขึ้นกับลูกค้ารายใหญ่หรือโครงการขนาดใหญ่ที่มีความเสี่ยงสูงกว่า (และมีจำนวนใบแจ้งหนี้) เมื่อทํางานกับบริษัทขนาดใหญ่หรือหน่วยงานของรัฐ ลำดับเวลานี้เป็นเรื่องปกติ จะได้ผลดีหากธุรกิจของคุณสามารถรับมือกับช่วงหยุดชำระเงินที่นานขึ้นได้ แต่จะไม่ดีนักหากคุณต้องการให้ผลประกอบการเร็วขึ้น

• สุทธิ 90: อุตสาหกรรมหรือลูกค้ารายใหญ่บางรายอาจขอข้อกําหนด 90 สุทธิ แต่วิธีนี้ไม่ค่อยถูกใช้ บางครั้งอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ก็อาจทํางานร่วมกับข้อกําหนดเหล่านี้ได้ การรอคอยนั้นค่อนข้างนาน ดังนั้นควรเลือกวิธีนี้เฉพาะในกรณีที่คุณสามารถรอได้อย่างสบายใจสักสองสามเดือนเพื่อรับการชำระเงินเท่านั้น

วิธีเลือกวันครบกําหนดชําระที่ถูกต้องสําหรับใบแจ้งหนี้

หากต้องการเลือกวันครบกําหนดชําระที่ถูกต้องสําหรับใบแจ้งหนี้ โปรดกําหนดการชําระเงินให้ธุรกิจของคุณสอดคล้องกับกําหนดการชําระเงินที่ลูกค้าต้องการ การดําเนินการนี้อาจทําให้คาดการณ์การชําระเงินได้มากขึ้นและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่รัดกุมมากขึ้น ต่อไปนี้คือวิธีกําหนดวันครบกําหนดที่เหมาะสม

• ทราบตารางเวลาของลูกค้า: ลูกค้าบางรายจะจ่ายบิลเฉพาะในวันที่ 15 หรือสิ้นเดือนเท่านั้น หากคุณสามารถกำหนดเวลาครบกำหนดชำระให้ตรงกับรอบการจ่ายเงินปกติได้ คุณจะมีแนวโน้มที่จะได้รับเงินโดยไม่มีความล่าช้า

• จับคู่ข้อกําหนดกับขนาดของโครงการ: งานที่เล็กและตรงไปตรงมานั้นเหมาะสำหรับระยะเวลาที่สั้น เช่น ชำระคืนภายใน 15 วัน โครงการที่ซับซ้อนมากขึ้นอาจต้องใช้เวลานานกว่าเดิม เช่น สุทธิ 30 หรือสุทธิ 60 วัน วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้าได้มีเวลาเตรียมพร้อมโดยไม่ต้องรอนานเกินไป

• คิดถึงความต้องการเงินสดของคุณ: หากคุณต้องพึ่งพาเงินสดเข้ามาอย่างต่อเนื่องเพื่อจ่ายค่าใช้จ่าย ควรพิจารณาเงื่อนไขการชำระเงินที่สั้นลง ต้องแน่ใจว่าระยะเวลาที่กำหนดนั้นยุติธรรมต่อลูกค้า มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงต่อการได้รับเงินล่าช้ากว่าที่วางแผนไว้

• ปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม: ข้อกําหนดการชําระเงิน เช่น สุทธิ 30 วันและสุทธิ 60 วันเป็นเรื่องปกติเพราะลูกค้าคุ้นเคยกับเงื่อนไขเหล่านี้และโดยทั่วไปแล้วมักถือว่ายุติธรรม การทราบมาตรฐานในอุตสาหกรรมของคุณสามารถช่วยให้คุณกำหนดเงื่อนไขที่ลูกค้าคุ้นเคยได้

• ชัดเจนและสอดคล้องกัน: ไม่ว่าคุณจะเลือกวันที่ใด อย่าลืมระบุให้เห็นได้ชัดบนใบแจ้งหนี้ และหารือเรื่องนี้ล่วงหน้าหากจำเป็น วิธีนี้จะทำให้ไม่เกิดความสับสน

วิธีการตรวจสอบว่าวันครบกําหนดชําระในใบแจ้งหนี้และสัญญาของคุณสามารถเห็นได้ชัดเจน

การทำให้วันครบกำหนดชำระสังเกตได้ชัดเจนบนใบแจ้งหนี้และสัญญา จะช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงิน ต่อไปนี้คือวิธีการต่างๆ ที่ช่วยให้ลูกค้ามองเห็นและจดจําวันครบกําหนดชําระเงิน

• ใส่วันครบกําหนดชําระด้านหน้าและตรงกลาง: ใส่วันครบกําหนดชําระไว้ที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้หรือใกล้ยอดรวม คุณต้องการให้ลูกค้าเห็นเป็นสิ่งแรกๆ เมื่อเปิดเอกสาร

• ใช้แบบอักษรตัวหนาหรือสีที่แตกต่างกัน: การใช้ข้อความตัวหนาสําหรับวันครบกําหนดหรือการใช้สีที่ตัดกันกับข้อความส่วนที่เหลือสามารถทําให้ข้อความโดดเด่นขึ้นได้ อย่าใช้สีมากเกินไป สีที่โดดเด่นเพียงสีเดียวก็เพียงพอแล้ว โดยไม่กลบสีอื่นๆ ในใบแจ้งหนี้

• เพิ่มป้ายกํากับที่ชัดเจน: แทนที่จะแสดงเฉพาะ "สุทธิ 30 วัน" หรือ "วันครบกําหนด: 09/15/23" ให้ลอง "ชําระเงินตามวันครบกําหนด" ตามด้วยวันที่ ด้วยวิธีนี้ จะไม่มีคำถามว่าจะต้องชำระเงินเมื่อใด การใช้คำที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาก็สามารถสร้างความแตกต่างได้

• เน้นย้ำวันครบกําหนดชําระในบางจุด: การเน้นย้ำวันครบกำหนดในหลาย ๆ ส่วน เช่น ในส่วนใกล้กับจำนวนเงินทั้งหมด และในส่วนเงื่อนไขการชำระเงินก็ตาม จะช่วยเน้นย้ำถึงความสำคัญได้ วิธีนี้ยังช่วยลดโอกาสที่ลูกค้าจะมองข้าม โดยเฉพาะในหน้าที่มีข้อมูลจำนวนมาก

• ใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ให้ตั้งค่าให้ส่งคำเตือนอัตโนมัติไปยังลูกค้า แพลตฟอร์มหลายแห่งให้คุณกำหนดเวลางานเหล่านี้เป็นระยะๆ (เช่น หนึ่งสัปดาห์ก่อนวันครบกำหนด) ดังนั้นคุณจึงสามารถกำหนดวันครบกำหนดให้ลูกค้าทราบได้โดยไม่ต้องติดตามงานด้วยตนเอง

• ระบุนโยบายการชําระเงินสั้นๆ คําแถลงสั้นๆ เกี่ยวกับข้อกําหนดการชําระเงินของคุณ ซึ่งรวมถึงค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือรางวัลจูงใจสําหรับการชําระเงินก่อนวันครบกำหนด สามารถช่วยชี้แจงชี้แจงความคาดหวังเกี่ยวกับวันครบกำหนดได้ วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าคุณจริงจังกับการชำระเงินตรงเวลา

• การออกแบบที่เรียบง่าย: ใบแจ้งหนี้ที่ปราศจากความยุ่งยากและมีการจัดการที่ดีช่วยให้ลูกค้าค้นหารายละเอียดที่สําคัญรวมถึงวันครบกําหนดชําระได้ง่ายขึ้น หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลมากเกินไปในหน้าเพจ ให้เน้นที่เค้าโครงที่สะอาดตา ซึ่งจะช่วยให้วันครบกำหนดของคุณโดดเด่นเป็นธรรมชาติ

สิ่งที่คุณต้องทําเมื่อใบแจ้งหนี้ครบกําหนดชําระและมีการชําระเงินล่าช้า

ในสหรัฐอเมริกา 55% ของใบแจ้งหนี้ B2Bเลยกําหนดชําระ การชำระเงินล่าช้าเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด แต่ก็มีวิธีที่จะจัดการได้โดยไม่ต้องทำลายความสัมพันธ์ ต่อไปนี้คือวิธีจัดการใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ

• เริ่มด้วยการแจ้งเตือนที่เป็นมิตร: บางครั้ง ลูกค้าก็ลืม อีเมลที่สุภาพและเป็นกันเองโดยกล่าวถึงใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด และจำนวนเงิน มักจะเพียงพอ เขียนอีเมลในแบบสบายๆ และเป็นมิตร คุณกำลังตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่เกิดความคลาดเคลื่อนในใบแจ้งหนี้

• ติดตามผลด้วยการโทร: หากไม่ได้รับการติดต่อกลับมาหลังจากการแจ้งเตือนครั้งแรก ให้ลองโทรหาลูกค้า อีเมลอาจไม่ได้รับการเปิดอ่าน แต่การโทรสั้นๆ มักจะช่วยได้ ให้เป็นมิตรแต่ตรงไปตรงมา ยืนยันว่าพวกเขาได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว และดูว่าคุณสามารถช่วยอะไรได้บ้าง

• ส่งใบแจ้งหนี้ที่มีค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าอีกครั้ง หากมี หากเงื่อนไขของคุณมีค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า ตอนนี้คือเวลาที่จะพูดถึงเรื่องนี้อย่างสุภาพ ส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้ง โดยไม่รวมค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบเกี่ยวกับข้อกําหนดเหล่านี้ล่วงหน้า การทำให้ลูกค้าประหลาดใจด้วยการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมอาจส่งผลเสียได้ ดังนั้นการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าสามารถช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผนได้

• เสนอแพ็กเกจการชําระเงิน หากจําเป็น: หากลูกค้าดูเหมือนติดขัด คุณอาจเสนอแพ็กเกจการชําระเงิน เป็นวิธีที่ดีในการแสดงความยืดหยุ่นในขณะที่ยังคงดำเนินงานเพื่อให้มีการชำระเงินเต็มจำนวน วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้รับเงินสดหมุนเวียน และเป็นสัญญาณว่าคุณเปิดรับวิธีแก้ปัญหาแล้ว

• พิจารณาการเข้าไปพบปะเป็นการส่วนตัว: สำหรับลูกค้าในพื้นที่ที่คุณรู้จักดี คุณสามารถไปเยี่ยมเยียนพวกเขาเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณจริงจังแต่ยังคงลงทุนในความสัมพันธ์นี้ ให้เป็นมืออาชีพ และใช้การตรวจสอบเป็นโอกาสในการแก้ไขปัญหาหากพวกเขาประสบปัญหา

• ส่งจดหมายแสดงความต้องการอย่างเป็นทางการ: จดหมายแสดงความต้องการอาจเป็นขั้นตอนต่อไปที่เป็นประโยชน์หากไม่มีความคืบหน้า อีเมลนี้จะเป็นการแจ้งเตือนที่ชัดเจนและเป็นครั้งสุดท้ายว่าคุณคาดว่าจะได้รับการชําระเงิน โดยจะส่งสัญญาณที่อาจบ่งบอกว่าคุณอาจดําเนินการเพิ่มเติม คุณสามารถร่างข้อความด้วยตนเองหรือให้ทนายความจัดการได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้ข้อความของคุณมีความเข้มข้นเพียงใด

• ใช้ตัวแทนเรียกเก็บหนี้: หากวิธีการอื่นทั้งหมดล้มเหลวและยังไม่ได้รับการชำระเงิน การใช้บริการตัวแทนเรียกเก็บหนี้อาจเป็นตัวเลือกหนึ่ง โดยทั่วไปแล้ว ตัวแทนจะหักเปอร์เซ็นต์จากยอดที่จัดเก็บได้ ดังนั้นนี่จึงมักจะเป็นทางเลือกสุดท้าย แต่ตัวแทนสามารถช่วยได้หากจำนวนเงินที่ต้องชำระสูงพอสมควรและคุณได้ใช้ช่องทางอื่นจนหมดแล้ว

เมื่อใดควรปรับกำหนดส่ง และเมื่อใดควรยึดมั่นแน่วแน่

การทราบว่าเมื่อใดควรปรับวันครบกำหนดและเมื่อใดควรยึดมั่น สามารถสร้างความแตกต่างครั้งใหญ่ในการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าและช่วยรักษาเสถียรภาพของกระแสเงินสดของคุณ ความยืดหยุ่นแสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับลูกค้า ในขณะที่การยืนกรานจะสื่อสารว่าคุณให้ความสำคัญต่อเงื่อนไขการชำระเงินของคุณอย่างจริงจัง ทั้งหมดนี้ตรงกับความต้องการของธุรกิจและลูกค้าของคุณ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ที่ควรปรับปรุงวันที่ครบกําหนด

• หากคุณทำงานกับลูกค้ารายเก่าที่มักชำระเงินตรงเวลาแต่ขอขยายเวลา การขยายเวลาครบกำหนดชำระเงินมักจะคุ้มค่า ความยืดหยุ่นแสดงถึงความปรารถนาดีและเสริมสร้างความมุ่งมั่นของคุณที่มีต่อความสัมพันธ์ ชี้แจงให้ชัดเจนว่าเป็นการยืดหยุ่นเพียงครั้งเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงการตั้งความคาดหวังใหม่

• โครงการขนาดใหญ่ที่มีหลายขั้นตอนบางครั้งอาจเกิดความล่าช้า หากลูกค้าไม่ใช่สาเหตุของปัญหาเหล่านี้ อาจปรับลําดับเวลาการชําระเงินอย่างยุติธรรม การปรับเป้าหมายการชําระเงินให้สอดคล้องกับระยะของโครงการจะช่วยให้กระบวนการดําเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นสําหรับทั้งสองฝ่าย และคงไว้ซึ่งผลงานที่จะก้าวหน้าไปอีกขั้นโดยที่ไม่ต้องหยุดชะงัก

• เมื่อปัจจัยภายนอกอย่างการหยุดชะงักทางเศรษฐกิจส่งผลกระทบต่อลูกค้า ความเข้าใจเพียงเล็กน้อยก็เป็นสิ่งสำคัญ การเสนอวันครบกำหนดที่ขยายออกไปหรือการนำแผนการชำระเงินชั่วคราวมาใช้สามารถช่วยรักษาความสัมพันธ์ให้คงอยู่ได้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก และลูกค้าจะจดจำความยืดหยุ่นนี้ไว้

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ที่ควรยึดมั่นในข้อกําหนดการชําระเงินของคุณ

• สําหรับลูกค้าใหม่ เราควรยึดมั่นในข้อกําหนดที่ตกลงกันไว้จนกว่าคุณจะสร้างประวัติการชําระเงินไว้กับลูกค้า กําหนดมาตรฐานและลดความเสี่ยงของการชําระเงินที่ล่าช้า

• หากคุณได้ลงทุนล่วงหน้าในส่วนของวัสดุ เวลา หรือแรงงานสำหรับโครงการ การรักษากำหนดเวลาส่งงานจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ต้องจ่ายเงินครอบคลุมต้นทุนเหล่านี้เป็นเวลานาน

• หากลูกค้ามีพฤติกรรมการชําระเงินล่าช้า โดยปกติแล้วการยึดมั่นกับวันครบกำหนดถือเป็นเรื่องที่ดีที่สุด การปรับตัวอยู่เสมอเพื่อรองรับลูกค้าที่มักชำระเงินล่าช้าเป็นประจำอาจทำให้เกิดรูปแบบที่ยากจะแก้ไขได้ การยึดมั่นในข้อกำหนดจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของการชำระเงินตรงเวลา และบ่งชี้ว่าการชำระเงินล่าช้าไม่ใช่บรรทัดฐานอีกต่อไป

• บางครั้งการชำระเงินที่ล่าช้าจากลูกค้ารายหนึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถของคุณในการส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้ารายอื่น ยึดมั่นกับกำหนดเวลาในกรณีเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถจัดการทรัพยากร จ่ายเงินพนักงาน หรือดำเนินโครงการต่อไปได้