Les chefs d’entreprise doivent jongler avec d’innombrables priorités, dont l’une des plus importantes est de veiller à être payés dans les temps. Entre mars et août 2023, 13 % des grandes entreprises britanniques ont déclaré avoir payé plus de la moitié de leurs factures en retard, mettant potentiellement sous pression leurs fournisseurs placés dans l’attente de leurs règlements. Les entreprises qui accordent des délais de règlement doivent trouver un équilibre entre la flexibilité qu'elles offrent à leurs clients et la maîtrise de leur propre trésorerie. L’un des moyens les plus courants d’y parvenir est de proposer des conditions de règlement à 30 jours nets, ce qui signifie que le client dispose d’un délai de 30 jours pour s’acquitter de son paiement à compter de l’envoi de la facture.

L’adoption d’un règlement à 30 jours nets peut agir comme une incitation à revenir pour le client, mais elle soulève également d'importantes questions d’ordre financier. Dans cet article, nous allons voir en quoi consiste le 30 jours nets, quels types d’entreprises peuvent en bénéficier, comment le mettre en place correctement et comment relever les défis éventuels associés. Nous verrons également comment Stripe peut vous aider à simplifier votre processus de facturation et à suivre plus efficacement les fonds entrants.

Sommaire

• Le règlement à 30 jours nets et ses avantages pour votre entreprise
  
• Types d’entreprises pour lesquelles la mise en place d’un règlement à 30 jours nets est recommandé
  
• Comment établir des conditions de règlement à 30 jours nets
  
• Risques associés à la mise en place d’un règlement à 30 jours nets et comment les gérer
  
• Comment Stripe aide les entreprises proposant un règlement à 30 jours nets
  
• Comment assurer le suivi des règlements à 30 jours nets en souffrance
  

Le règlement à 30 jours nets et ses avantages pour votre entreprise

Le règlement à 30 jours nets est une condition qui accorde à l’acheteur un délai de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture pour s’acquitter de l’intégralité de son paiement. Par exemple, si vous envoyez une facture le 1er juin, votre client aura jusqu’au 1er juillet pour régler le montant dû.

Les raisons d’accorder un règlement à 30 jours nets par rapport à un paiement immédiat peuvent sembler contre-intuitives au premier abord. Le règlement immédiat fonctionne bien si vous vendez directement à des particuliers réalisant de petits achats. Mais de nombreuses entreprises enregistrant des transactions plus importantes ou celles de l’espace B2B souhaitent établir des relations basées sur la fidélité et la praticité. En accordant un délai de règlement de 30 jours, vous adressez le message à vos clients que vous comprenez qu’ils ont des cycles de paiement à gérer, et vous leur donnez donc une certaine marge de manœuvre.

Avantages 30 du jours nets

• Fidélisation du client : les clients apprécient les entreprises qui font montre de flexibilité. Cette flexibilité peut renforcer votre relation et les engager à revenir vers vous.

• Pouvoir d’attraction : dans les secteurs où le règlement immédiat est la norme, laisser aux clients un délai de 30 jours peut vous démarquer et rendre vos propositions plus attrayantes.

• Un champ d’opportunités plus large : certaines entreprises s’interdisent de travailler avec des fournisseurs qui ne proposent pas de règlement à 30 jours nets. Si vous souhaitez collaborer avec de plus grandes entreprises, ce délai de règlement d’un mois pourra élargir votre champ des possibles.

• Démonstration de confiance : le délai de règlement à 30 jours nets est reconnu depuis longtemps comme une pratique commerciale établie. Il montre que vous avez confiance dans la capacité de vos clients à payer dans les délais.

Malgré ces avantages, il n’est pas opportun pour toutes les entreprises de se précipiter sur le règlement à 30 jours nets. Tout d'abord, évaluez votre capacité à temporiser la réception de vos recettes entrantes.

Types d’entreprises pour lesquelles la mise en place d’un règlement à 30 jours nets est recommandé

La mise en place de délais de règlement prolongés n’est pas adaptée à toutes les entreprises. Les types d’entreprises ci-après sont connus pour proposer un règlement à 30 jours nets :

• Prestataires de services B2B : les agences de conseil, les sociétés de marketing, les développeurs de logiciels et les entreprises de services similaires proposent souvent un règlement à 30 jours nets car leurs clients (c'est-à-dire d'autres entreprises) paient généralement leurs fournisseurs selon un calendrier mensuel. Un délai de 30 jours s'aligne sur les pratiques de paiement de leurs clients.

• Grossistes et distributeurs : lorsque vous expédiez des marchandises en vrac à des détaillants, il est normal que vos partenaires aient besoin d’un peu de temps pour vendre ou distribuer vos produits avant de vous régler. Leur accorder un délai de 30 jours pour finaliser le processus pourra contribuer à établir une relation mutuellement bénéfique.

• Fabricants : les grands fabricants qui expédient des produits à plusieurs canaux de distribution peuvent accorder un délai de 30 jours à leurs clients fidèles, en particulier ceux qui ont fait leurs preuves en matière de paiements ponctuels.

• Les freelances créatifs avec des contrats en cours : les graphistes, les rédacteurs ou autres travailleurs créatifs embauchés par des entreprises clientes peuvent proposer un règlement à 30 jours nets parce qu’il correspond au cycle de facturation interne que de nombreuses équipes financières d’entreprise suivent déjà.

Certaines petites entreprises, comme les commerçants locaux, proposent également un règlement à 30 jours nets. Demandez-vous si votre activité peut supporter le décalage que ce délai implique pour vos encaissements. Si votre entreprise s’efforce toujours de se constituer une base de revenus fiable, ou si vous préférez percevoir des rentrées quotidiennes ou hebdomadaires régulières, il est peut-être plus pertinent d’envisager des délais plus courts ou des paiements initiaux partiels.

Comment établir des conditions de règlement à 30 jours nets

Lorsque vous décidez de mettre en place un délai de règlement à 30 jours, établissez vos attentes dès le départ en adoptant des instructions transparentes et des politiques cohérentes.

Intégrer vos conditions dans les contrats

Chaque fois que vous entamez une relation avec un nouveau client, couchez vos conditions de règlement par écrit dans un contrat ou un accord de service. Précisez que vos factures seront payables à 30 jours nets, à savoir que le paiement sera dû dans les 30 jours suivant la date de facturation. Décrivez les pénalités de retard ou intérêts éventuels qui viendraient s’appliquer si vous ne recevez pas le paiement dans ce délai.

Indiquer la date limite de règlement sur vos factures

Lorsque vous envoyez une facture, ne partez pas du principe que votre client a en tête votre délai de règlement applicable de 30 jours. Incluez un rappel amical mais ferme :

« Le paiement est dû au plus tard le [date précise], soit 30 jours à compter de la date de facturation. »

Indiquez la date précise pour aider vos clients à planifier le règlement, plutôt que de les contraindre à calculer eux-mêmes la date d'échéance. Préciser la date évitera également les confusions si quelqu'un n'est pas familier avec vos conditions de règlement standard.

Automatiser autant que possible

Gérer de multiples factures à la fois peut devenir fastidieux. De nombreux chefs d'entreprise libèrent du temps et réduisent les tâches administratives dans leur entreprise en utilisant des logiciels ou des plateformes qui gèrent tout, depuis la génération des factures jusqu’au suivi des échéances. Par exemple, les outils de Stripe peuvent créer des factures et vous aident à suivre les règlements en attente à partir du Dashboard Stripe, qui vous apporte une vue centrale unifiée de vos informations.

Communiquer sans attendre

Si vous détectez un problème potentiel concernant la capacité de paiement d'un client (par exemple, s'il vous a laissé entendre que son budget était serré), envisagez de lui proposer des paiements partiels ou des remises spéciales s'il règle sa facture plus tôt. En gérant les éventuels retards avant d'envoyer une facture, vous pourrez maintenir une relation cordiale et éviterez toute frustration ultérieure.

Risques associés à la mise en place d’un règlement à 30 jours nets et comment les gérer

Si le règlement à 30 jours nets peut vous aider à établir des relations fidèles et durables avec vos clients, il présente également des défis potentiels.

Calendrier des rentrées de fonds

L'un des plus grands défis que pose le règlement à 30 jours nets est qu’il diffère d’un mois (ou plus, en cas de retard) la perception des revenus du travail que vous venez de livrer ou des produits que vous venez d’expédier. Ce décalage peut rendre difficile le paiement de vos propres factures, le paiement des salaires de vos employés ou le réapprovisionnement de vos stocks. Si vos marges sont serrées, même une seule facture en souffrance peut vous mettre sous pression.

• Comment contrer le problème : gardez un coussin de sécurité sur votre compte bancaire professionnel. Vous pouvez également demander des acomptes partiels pour les grosses commandes ou les projets coûteux, afin de ne pas vous retrouver sans fonds pendant une période prolongée. Certaines entreprises ont recours à l'affacturage ou à des lignes de crédit pour combler leurs déficits à court terme.
  

Risque de retard ou d’oubli de paiement

Un délai de 30 jours peut inciter certains clients à procrastiner, ce qui peut entraîner des retards de paiement, voire à ignorer complètement la facture.

• Comment contrer le problème : avant de commencer à travailler avec un nouveau client, renseignez-vous sur sa fiabilité en matière de règlement. Vous pouvez effectuer des vérifications de solvabilité, demander des références ou commencer par des projets plus petits pour évaluer sa fiabilité. Le fait de faire preuve de transparence dès le départ permet à chacun de rester sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes en matière de paiement.
  

Plus de charge administrative

Le suivi de plusieurs factures à 30 jours nets pour de nombreux clients peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous utilisez un système manuel. Vous devrez vérifier ce qui est en attente, envoyer des relances et gérer les paiements partiels. Ce travail pourra être fastidieux si vous n'êtes pas organisé.

• Comment contrer le problème : les outils automatisés allègent une grande partie de la charge administrative. Un logiciel de facturation vous indiquera quelles factures ont été envoyées, réglées ou sont en retard, le tout d’un seul coup d'œil. Vous saurez exactement quand envoyer vos relances, ce qui permet de lever toute incertitude.
  

Risque de litiges

Lorsque les clients disposent d'un délai plus long pour régler une facture, il y a plus de chances que des questions émergent, qu'elles concernent les livrables, la qualité des produits ou encore les conditions contractuelles. Si ces problèmes ne sont pas réglés rapidement, vous pourrez vous retrouver à devoir apporter des ajustements ou effectuer des travaux supplémentaires pour votre client avant qu'il accepte de vous régler.

• Comment contrer le problème : communiquez directement sur ce que le client recevra, comment il le recevra et à quel moment. Des propositions détaillées, des descriptions de produits ou des approbations des étapes importantes aideront à éviter les confusions. Si un litige survient, traitez-le calmement et documentez chaque étape, afin que les deux parties puissent suivre le processus de résolution.
  

Comment Stripe aide les entreprises proposant un règlement à 30 jours nets

Si vous proposez un règlement à 30 jours nets, Stripe peut vous aider à réduire le temps que vous passez à envoyer vos factures, à consigner vos données et à envoyer vos e-mails de relance. Voici quelques exemples de la manière dont les outils de Stripe peuvent vous aider :

• Facturation automatisée : avec Stripe, vous pouvez créer et planifier des factures qui sont envoyées à des heures précises. Vous pouvez personnaliser votre facture pour qu’elle indique « Paiement dû à 30 jours » et qu’elle précise la date d’échéance exacte. Cela laisse moins de place à la confusion et réduit le risque d’oublier de cliquer sur « envoyer ».

• Plusieurs moyens de paiement : la plateforme de Stripe prend en charge les cartes de crédit et de débit, les virements bancaires et les moyens de paiement locaux, afin que vos clients puissent choisir celui qui leur convient le mieux. Faciliter le règlement peut encourager les clients à payer plus tôt, plutôt que d'attendre la dernière minute.

• Tableau de bord de suivi des paiements : une fois qu’une facture est émise, vous pouvez consulter son état dans le Dashboard Stripe. Vous saurez quand elle a été partiellement ou entièrement réglée, et vous verrez également combien de jours il reste avant l’échéance du délai de règlement de 30 jours.

• Relances automatiques : Stripe peut déclencher des relances aux clients à l'approche de la date d'échéance. Ceci réduit le nombre d'appels téléphoniques gênants et aide à afficher de la constance.

• Rapprochement facile : Stripe peut se connecter à votre logiciel de comptabilité via des applications du Stripe App Marketplace, ce qui simplifie le processus de mise à jour de vos livres. Au lieu de passer d’un système à l’autre, vos données restent synchronisées, ce qui réduit le risque d’erreur humaine.

• Intégration de l’analyse de solvabilité : Stripe Financial Connections vous permet d'accéder rapidement aux données financières de vos clients, avec leur consentement, pour effectuer des analyses de solvabilité et contrôler leur fiabilité. Cette méthode combinée vous donne plus d'informations pour décider de proposer ou non des conditions de paiement à 30 jours nets à un nouveau client.

Comment assurer le suivi des règlements à 30 jours nets en souffrance

Même les clients responsables peuvent prendre du retard. Un goulot d’étranglement administratif peut exister, ou votre facture peut aussi s’être perdue dans un dossier de messagerie. Quelle qu’en soit la raison, vous aurez besoin d’un plan pour traiter les règlements en retard de vos clients. Des tactiques de suivi réfléchies peuvent sauver la relation tout en encourageant un règlement rapide.

Envoyer un rappel courtois dès que la date d’échéance est atteinte

Un e-mail de relance simple, automatisé ou personnel, rappellera à votre client que le délai de 30 jours est écoulé. Voici un exemple de message courtois, mais direct :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que vous allez bien. Nous n’avons pas reçu le règlement de notre facture n° 123, qui était due en date d’hier. Faites-moi savoir si des problèmes ou des questions se posent. Nous vous remercions de l’attention immédiate que vous porterez à cette requête. »

Prendre contact personnellement après une semaine

Si une semaine s'écoule sans paiement ni réponse, vous pouvez appeler votre client ou faire un suivi par e-mail en adoptant un ton plus ferme :

« Bonjour [nom du client],

j'ai remarqué que notre facture n° 123 n’avait pas été réglée. Je voulais m'assurer que tout va bien de votre côté. Pourriez-vous me faire savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir votre règlement, et s’il y a quoi que ce soit que nous puissions clarifier ? »

Il est important de rester mesuré mais direct. Vous souhaitez maintenir une relation positive, et un léger coup de pouce pourra les encourager à régler votre facture.

Suspendre les prestations en cours (si nécessaire)

Dans certains cas, il sera prudent de suspendre tout nouveau projet ou expédition jusqu'à ce que la facture soit réglée. Cette stratégie protégera vos ressources et soulignera qu’un règlement en temps voulu est un aspect important de votre relation avec votre client. Soyez direct à propos de cette politique dans votre contrat, afin qu'il n'y ait pas de surprises.

Envisager des pénalités de retard

Certaines entreprises facturent des pénalités de retard (souvent un pourcentage du montant total de la facture ou un montant fixe) pour chaque mois de retard de paiement. Si vous avez choisi d’appliquer une telle politique, mentionnez-la dans votre e-mail de relance. Ce n'est pas toujours nécessaire si vous savez que votre client est fiable par ailleurs, mais cela peut être utile si les règlements en retard deviennent un problème récurrent.

Décider quand passer à l'étape suivante

Dans certains cas, il est possible que vous ne receviez jamais de paiement. Si vos relances, appels téléphoniques et négociations n’ont rien donné, vous devrez peut-être recourir à des voies légales ou confier le dossier à un service de recouvrement. Déterminez le seuil (c'est-à-dire le nombre de jours ou de mois que vous êtes prêt à attendre) au-delà duquel vous déclencherez ce type de mesure. L'application de politiques strictes en matière de pénalités de retard, de relances successives et de mises en demeure vous aidera à décider si d'autres mesures sont nécessaires et si la relation peut être rétablie.