La facturación automatizada simplifica las transacciones y la gestión de suscripciones para las empresas. Permite a las empresas generar facturas y recordatorios de pago automatizados y ofrecer a sus clientes diferentes opciones de procesamiento de pagos. Esto contribuye a procesos más rápidos y precisos que reducen los costes administrativos y los errores humanos. El mercado global de suscripciones de e-commerce aumentará de 199.000 millones de USD en 2023 a casi 331.000 millones de USD en 2024.

En esta guía, analizaremos el papel que desempeña la facturación automática en el e-commerce, las ventajas de implementarla y las mejores prácticas para las empresas de e-commerce.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan los sistemas de facturación automatizada?
  
• ¿Cuál es el papel de la facturación automatizada en el e-commerce?
  
• Cómo configurar la facturación automática
  
• Ventajas de implementar la facturación automatizada en el e-commerce
  
• Cómo gestionar las suscripciones y los pagos recurrentes de los clientes
  
• Retos y soluciones de la facturación automatizada en el e-commerce
  
• Mejores prácticas de facturación automatizada para empresas de e-commerce
  

¿Cómo funcionan los sistemas de facturación automatizada?

Los sistemas de facturación automatizada combinan datos de diversas fuentes para generar facturas automáticamente, enviarlas a los destinatarios correspondientes y procesar y conciliar los pagos de los clientes. Así es como funciona el proceso.

• Integración de datos: Los sistemas de facturación automatizada se integran con el software empresarial existente, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP), y extraen datos relevantes, como la información del cliente, los precios, los productos o servicios adquiridos y las condiciones de facturación.

• Generación de facturas: A partir de los datos integrados y de las reglas predefinidas, el sistema genera automáticamente las facturas. Las empresas pueden personalizar estas facturas, que incluyen detalles específicos como impuestos, descuentos y fechas de vencimiento, para que coincidan con la imagen de marca y los procesos de facturación de la empresa. El sistema puede calcular los impuestos automáticamente en función de la ubicación del cliente y de los tipos impositivos aplicables.

• Procesamiento de pagos: Los sistemas automatizados de facturación se integran con diferentes pasarelas de pago, lo que permite a los clientes pagar por Internet con tarjetas de crédito y débito, transferencias ACH y otros métodos. Muchos sistemas incluyen funciones multidivisa que permiten a las empresas facturar a los clientes en la divisa que prefieran. El sistema procesa los pagos de forma segura y actualiza las cuentas correspondientes.

• Gestión de la reclamación de pagos: Si los clientes no pagan sus facturas a tiempo, el sistema envía automáticamente recordatorios y correos electrónicos de seguimiento. Esto ayuda a reducir los retrasos en los pagos y mejora el flujo de caja de la empresa.

• Elaboración de informes y análisis: Los sistemas de facturación automatizada proporcionan informes y análisis detallados sobre la facturación, los pagos y el comportamiento de los clientes. Los propietarios de empresas pueden usar estos datos para identificar tendencias, mejorar los procesos de facturación y tomar decisiones comerciales informadas.

• Gestión de suscripciones: Para las empresas con modelos de facturación recurrentes, los sistemas de facturación automatizada pueden gestionar suscripciones, gestionando los cambios a una categoría superior, inferior, cancelaciones y renovaciones automáticas.

• Seguridad: Los sistemas de facturación automatizada protegen los datos financieros confidenciales. Por lo general, usan funciones de cifrado y detección de fraude y cumplen con los estándares del sector, como el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS).

¿Cuál es el papel de la facturación automatizada en el e-commerce?

La facturación automatizada ayuda a las empresas de e-commerce a simplificar las transacciones financieras, reducir los errores manuales y mejorar la experiencia del cliente, entre otras ventajas. Aquí tienes más detalles sobre cómo la facturación automatizada ayuda a las empresas.

• Transacciones más fáciles: La facturación automatizada facilita y agiliza el proceso de compra para los clientes, ya que calcula automáticamente los totales y ofrece opciones de pago convenientes.
  
• Funciones de gestión de suscripciones: Muchas plataformas de e-commerce ofrecen productos o servicios basados en suscripciones. Los sistemas de facturación automatizada pueden ayudar a gestionar estas suscripciones mediante la generación y el envío de facturas, el procesamiento de pagos y la gestión de renovaciones o cancelaciones de suscripciones sin supervisión manual.
  
• Escalabilidad: A medida que las empresas de e-commerce crecen, el volumen de transacciones puede aumentar exponencialmente. Los sistemas de facturación automatizada se pueden escalar para gestionar mayores volúmenes de transacciones sin el correspondiente aumento de los errores o los costes de personal.
  
• Soporte de ventas global: El e-commerce a menudo implica ventas transfronterizas, que vienen con desafíos como múltiples monedas, leyes fiscales y regulaciones de cumplimiento de la normativa. Los sistemas de facturación automatizados pueden manejar estas complejidades ajustando los precios de acuerdo con los tipos de cambio, aplicando los impuestos correctos y asegurando el cumplimiento de los estándares internacionales.
  
• Integración de datos en tiempo real: Las empresas pueden integrar sistemas de facturación automatizados con otros sistemas de e-commerce, como la gestión de inventario y CRM, lo que permite actualizaciones en tiempo real en todas las plataformas. Por ejemplo, si una empresa se queda sin un producto específico, el sistema de facturación puede reflejarlo inmediatamente para evitar pedidos adicionales y, por lo tanto, evitar la insatisfacción del cliente y posibles disputas.
  
• Marketing personalizado y descuentos: Los sistemas de facturación automatizados pueden realizar un seguimiento de los comportamientos y preferencias de compra de los clientes, y las empresas pueden utilizar estos datos para personalizar los esfuerzos de marketing. Por ejemplo, las empresas pueden aplicar descuentos, cupones y ofertas especiales a las cuentas de los clientes según su historial de compras, lo que aumenta la interacción con los clientes y fomenta la repetición de compras.
  
• Mejor atención al cliente: Los sistemas automatizados ayudan a los equipos de servicio al cliente a resolver preguntas y problemas de manera más eficiente al proporcionarles un fácil acceso a los historiales de transacciones. Los clientes también pueden acceder a su información de facturación a través de interfaces fáciles de usar, lo que reduce la necesidad de ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.
  

Cómo configurar la facturación automática

La clave de los beneficios de la facturación automatizada es elegir la plataforma adecuada para gestionarla. Las empresas de e-commerce pueden usar Stripe Billing para implementar la facturación automática para suscripciones y pagos recurrentes. A continuación se muestra una descripción general del proceso; puedes obtener más información en nuestra documentación de Billing.

Configuración de productos y precios

En el Dashboard de Stripe, dirígete al apartado «Productos» y crea un nuevo producto de suscripción. Define el nombre del producto, su descripción y cualquier imagen relevante. Dentro del producto, crea uno o más precios. Cada precio debe incluir las siguientes características:

• Apodo: Un identificador interno para tu referencia
  
• Intervalo: Frecuencia de facturación (mensual, anual, semanal, etc.)
  
• Cuantía: Precio por ciclo de facturación
  
• Divisa: La divisa en la que cobrarás a los clientes
  
• Anclaje del ciclo de facturación: El día del mes o de la semana en que se efectuará el primer pago
  
• Periodo de prueba: Un período de prueba gratuito opcional para nuevos clientes (durante un número determinado de días)
  

Métodos de pago

Habilita los métodos de pago que quieras aceptar en tu Dashboard, tales como tarjetas de crédito y débito, monederos digitales y transferencias ACH.

Proceso de compra del cliente

Implementa el kit de desarrollo de software (SDK) de Stripe en JavaScript o una biblioteca del lado del servidor en tu plataforma de e-commerce. Stripe se integra con plataformas populares como Shopify, WooCommerce y Adobe Commerce. Y si tienes una plataforma personalizada, puedes usar las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe para crear una integración personalizada.
Guía a los clientes a través de un proceso de compra en el que ellos seleccionan el plan de suscripción deseado e introducen su información de pago (puedes hacerlo usando Stripe Checkout o Stripe Elements para una experiencia más personalizada). Stripe tokeniza los datos de pago del cliente para proteger la información confidencial.

Facturación automática

Con base en el intervalo del plan de precios y el anclaje del ciclo de facturación, Stripe genera automáticamente las facturas y procede a cobrar el método de pago del cliente en las fechas especificadas. Stripe Billing gestiona el flujo de procesamiento de pagos, incluyendo reintentos para pagos fallidos, y envía eventos webhook a tu sistema backend para notificarte sobre pagos completados o fallidos, actualizaciones de suscripciones y otras acciones relevantes.

Comunicación con el cliente

Cuando implementes un sistema de facturación automatizada, asegúrate de comunicar a tus clientes las condiciones de facturación, las transacciones completadas, las renovaciones, cancelaciones y pagos fallidos. Puedes configurar automatizaciones personalizadas para estas comunicaciones a través de la pestaña «Automatizaciones» en Stripe Billing.

• Condiciones de facturación: Establece claramente las condiciones de facturación (precio, intervalo, fecha de renovación) antes de que el cliente se suscriba.
  
• Recibos: Envía recibos por correo electrónico después de cada pago.
  
• Recordatorios de renovación: Avisa a los clientes antes de que se renueven sus suscripciones.
  
• Cancelación: Ofrece una forma directa para que los clientes cancelen sus suscripciones.
  
• Pagos fallidos: Informa a los clientes sobre pagos fallidos y permíteles que actualicen su información de pago.
  

Cumplimiento de la normativa fiscal

Stripe Tax puede calcular y aplicar automáticamente el impuesto sobre las ventas según la ubicación del cliente y generar informes fiscales para tus registros.

Ventajas de implementar la facturación automatizada en el e-commerce

Más allá de las funciones clave básicas de generar facturas y procesar pagos, los sistemas de facturación automatizados también crean varios beneficios y oportunidades para las empresas de e-commerce. A continuación, te explicamos cómo implementar un sistema de facturación automatizada puede ayudar a que tu negocio de e-commerce tenga éxito.

• Oportunidades de venta adicional y venta cruzada: Los sistemas de facturación automatizados pueden realizar un seguimiento del historial de compras y las preferencias de los clientes, de modo que las empresas pueden ofrecer a los clientes ofertas de ventas adicionales y cruzadas muy específicas en el momento de la facturación. Esta estrategia es más eficaz que las campañas de correo electrónico genéricas y puede aumentar sustancialmente el valor medio de los pedidos.
  
• Reducción de los gastos operativos: Para las empresas con un gran número de transacciones, la facturación manual puede llevar más tiempo y ser más propensa a errores. La facturación automatizada puede escalar con tu empresa y puede permitirte gestionar un gran volumen de transacciones sin aumentar el número de empleados.
  
• Cumplimiento más sencillo de las leyes fiscales: Las empresas pueden configurar sistemas de facturación automatizados para gestionar cálculos de impuestos basados en la ubicación del cliente y el tipo de producto, lo que garantiza un cobro y una elaboración de informes fiscales precisos. Esto reduce el riesgo de costosos errores y sanciones debido al incumplimiento de la normativa.
  
• Mejor prevención del fraude y mitigación de contracargos: Muchas plataformas de facturación automatizada se integran con software de detección de fraude y pueden marcar automáticamente las transacciones sospechosas para su revisión. También pueden ayudar a simplificar el proceso de disputa de contracargos, lo que te permite ahorrar tiempo y recursos.
  
• Mejor gestión de la relación con el cliente: Al integrar tu sistema de facturación automatizado con tu CRM, puedes obtener una visión holística del historial de compras, la información de facturación y las interacciones de soporte de cada cliente. Esto facilita un servicio al cliente más personalizado y puede conducir a un aumento del valor vitalicio del cliente.
  
• Previsión y planificación financiera más precisas: La facturación automatizada proporciona datos precisos y en tiempo real sobre los ingresos recurrentes, las tasas de abandono y el valor vitalicio del cliente. Esto permite una previsión financiera más precisa y mejora las decisiones basadas en datos sobre el gasto en marketing, la gestión del inventario y otras áreas clave del negocio.
  
• Posibilidad de probar estrategias de optimización de precios: La facturación automatizada hace que sea mucho más fácil experimentar con diferentes modelos de precios y niveles de suscripción. Los modelos tradicionales de e-commerce suelen basarse en precios fijos, pero los sistemas de facturación automatizada te permiten explorar modelos de precios más flexibles, como la facturación basada en consumo (pagar por lo que se utiliza) o modelos híbridos (que combinan elementos fijos y basados en consumo). Puedes realizar pruebas A/B para ver qué opciones tienen mejor impacto entre tus clientes y optimizar tu estrategia de precios para obtener los máximos ingresos.
  
• Reducción del abandono de clientes: Los sistemas de facturación automatizada pueden enviar correos electrónicos personalizados o notificaciones a los clientes sobre próximas renovaciones, errores en los pagos u otros problemas relacionados con la cuenta. Esta comunicación proactiva puede ayudar a prevenir el abandono de clientes debido a tarjetas caducadas o a problemas de facturación.
  
• Mejora de la imagen de marca: Un proceso de facturación automatizado fácil de usar transmite profesionalismo y fiabilidad a tus clientes. Demuestra que valoras su tiempo, lo que puede ayudar a generar lealtad y confianza a la marca.
  

Cómo gestionar las suscripciones y los pagos recurrentes de los clientes

A continuación, veremos con más detalle algunas estrategias, herramientas y funciones que pueden ayudarte a gestionar las suscripciones de los clientes y los pagos recurrentes.

Herramientas tecnológicas

• Dashboard centralizado: Usa una plataforma de gestión de suscripciones (como Stripe) que proporcione un Dashboard centralizado para ver y gestionar todas las suscripciones en un solo lugar.
  
• Portal de clientes: Proporciona un portal de autoservicio donde los clientes puedan actualizar su información de pago, cambiar de plan de suscripción, ver el historial de facturación y cancelar suscripciones si es necesario.
  
• Automatización: Automatiza tareas clave como los cambios de planes a planes inferiores o superiores, el prorrateo (ajuste de cargos por cambios de mitad de ciclo) y los reintentos de pago fallidos.
  
• Correos electrónicos transaccionales: Envía correos electrónicos automáticos sobre pagos completados, próximas renovaciones, pagos fallidos y otros eventos importantes.
  
• Actualizador de cuentas: Utiliza un actualizador de cuentas de tarjeta para actualizar automáticamente la información de tarjetas vencidas o reemplazadas, reduciendo así el abandono involuntario.
  

Estrategias de contacto con clientes

• Recordatorios de renovación: Comunícate con los clientes unos días antes de que se renueve su suscripción y dales la oportunidad de actualizar su información de pago o cancelarla si así lo desean.
  
• Campañas de recuperación: Si un cliente cancela, envíale correos electrónicos específicos de recuperación con incentivos para que se vuelva a suscribir.
  
• Lógica de reintento: Implementa un proceso de reclamación de pago que reintente de forma automática los pagos fallidos varias veces antes de marcar una suscripción como retrasada en el pago.
  
• Notificaciones por correo electrónico: Envía correos electrónicos personalizados a los clientes después de los pagos fallidos y animándoles a actualizar su información de pago.
  
• Canales de soporte dedicados: Proporciona canales de soporte exclusivos (p. ej., correo electrónico, chat en vivo) específicos para consultas relacionadas con la facturación y las suscripciones.
  
• Contacto proactivo: Si un cliente tiene problemas para renovar su suscripción, ponte en contacto con nosotros de manera proactiva para ayudarle.
  
• Comentarios de los clientes: Recopila comentarios de tus clientes sobre su experiencia de facturación y úsalos para mejorar tus procesos.
  

Procesos internos

• Suspensión de la cuenta: Suspende temporalmente el acceso al producto o servicio para las cuentas con pagos pendientes.
  
• Métricas clave: Haz un seguimiento de métricas de suscripción como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), la tasa de abandono, el valor vitalicio del cliente (LTV) y los ingresos medios por usuario (ARPU).
  
• Análisis de cohortes: Analiza cohortes de clientes (grupos de clientes que se suscribieron al mismo tiempo) para identificar tendencias en el abandono y la retención.
  

Funciones del producto

• Función de pausa: Permite que los clientes suspendan temporalmente sus suscripciones en lugar de cancelarlas, lo que puede generar mayores tasas de reactivación.
  
• Programas de fidelización: Recompensa a los suscriptores fieles con descuentos, contenido exclusivo o acceso anticipado a nuevas funciones.
  
• Programas de referidos: Anima a los clientes a recomendar a amigos y familiares ofreciéndoles incentivos. Esta puede ser una forma rentable de adquirir nuevos suscriptores.
  

Retos y soluciones de la facturación automatizada en el e-commerce

Estos son algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas con la facturación automática en el e-commerce e ideas sobre cómo combatirlos.

Pagos fallidos y abandono de clientes

Una parte importante de la pérdida de clientes se debe a pagos fallidos provocados por datos de tarjeta caducados o no válidos. Esto puede provocar pérdidas de ingresos y clientes insatisfechos.

Soluciones

• Actualizador de cuentas: Implementa un actualizador de tarjetas para actualizar automáticamente los datos obsoletos de las tarjetas. Esta herramienta está integrada en los servicios de gestión de suscripciones de Stripe.
  
• Gestión de la reclamación de pagos: Configura un proceso de reclamación de pagos con varios reintentos y recordatorios personalizables por correo electrónico en los que se solicitará a los clientes que actualicen los datos de pago.
  
• Lógica de reintento inteligente: Usa calendarios de reintentos inteligentes que se adapten al comportamiento del cliente y al historial de pagos para obtener mejores tasas de éxito.
  

Fatiga por suscripción y abandono voluntario

Los clientes pueden sentirse abrumados por demasiadas suscripciones o perder interés en un producto, lo que lleva a cancelaciones voluntarias.

Soluciones

• Comunicación basada en valores: Comunica regularmente la propuesta de valor de tu producto o servicio para mantener a los clientes comprometidos.
  
• Seguimiento de uso: Supervisa los patrones de uso de los clientes y contacta proactivamente a aquellos que estén infrautilizando el producto para ofrecerles asistencia o planes alternativos.
  
• Planes flexibles: Ofrece diferentes opciones de suscripción, incluidas las funciones de pausa/reanudación, para satisfacer las diferentes necesidades de los clientes.
  

Integración

Integrar un sistema de facturación automatizado con las plataformas de e-commerce existentes u otro software empresarial puede suponer un reto tecnológico.

Soluciones

• Elección del proveedor: Selecciona un proveedor de facturación que se integre con tu plataforma de e-commerce u otros sistemas, como CRM y software de contabilidad.
  
• Recursos para desarrolladores: Asigna recursos dedicados a desarrollo o considera la posibilidad de contratar a un consultor especializado para que se encargue de las integraciones más difíciles.
  

Gestión de precios y planes

Gestionar varios planes de precios, descuentos y promociones puede resultar más difícil a medida que crece tu empresa.

Soluciones

• Características de precios: Elige una plataforma de facturación con funciones de gestión de precios que te permitan crear, actualizar y gestionar fácilmente estructuras de precios complejas.
  
• Comunicación de precios: Comunica los detalles de precios de manera clara para evitar confusiones y posibles disputas.
  

Seguridad de los datos y cumplimiento normativo

La gestión de la información confidencial de pago de los clientes requiere medidas de seguridad estrictas y el cumplimiento de normativas como la PCI DSS.

Soluciones

• Proveedor que cumple con la normativa PCI: Elige un proveedor de facturación que cumpla con la normativa PCI DSS y que cumpla con los estándares de seguridad más exigentes.
  
• Cifrado de datos: Cifra todos los datos de los clientes en tránsito y en reposo.
  
• Auditorías de seguridad: Realiza auditorías de seguridad periódicas para identificar y solucionar cualquier vulnerabilidad de tu sistema de facturación.
  

Disputas y contracargos de clientes

Los clientes pueden disputar cargos o iniciar contracargos, lo cual puede llevar mucho tiempo y ser costoso de resolver.

Soluciones

• Descriptores de facturación: Utiliza descriptores de facturación claros y reconocibles en los extractos de los clientes para evitar confusiones.
  
• Comunicación con el cliente: Comunícate de manera proactiva con los clientes sobre cualquier cambio en su suscripción o facturación.
  
• Gestión de conflictos: Implementa un proceso bien definido para gestionar las disputas y los contracargos con prontitud y eficacia.
  

Mejores prácticas de facturación automatizada para empresas de e-commerce

Usa las siguientes mejores prácticas para maximizar los beneficios de tu sistema de facturación automatizada:

• Reclamación de pagos: En lugar de enviar correos electrónicos genéricos de reclamación de pago, utiliza datos de comportamiento para personalizar tu comunicación. Analiza el comportamiento de pagos anteriores, el historial de compras y la interacción para enviar mensajes personalizados que resuenen en clientes particulares y aumenten la probabilidad de recuperación.
  
• Modelado predictivo del abandono de clientes: Utiliza algoritmos de machine learning para analizar el comportamiento de los clientes y predecir el riesgo de abandono de clientes, de modo que puedas intervenir de forma proactiva con promociones o incentivos personalizados para los clientes en riesgo antes de que cancelen.
  
• Optimización de suscripciones: Revisa y optimiza periódicamente las ofertas de suscripciones en función de los comentarios de los clientes y el análisis de datos. Experimenta con diferentes modelos de tarifas, opciones de agrupación y conjuntos de funciones para maximizar el valor vitalicio del cliente y reducir el abandono de clientes.
  
• Precios dinámicos: Implementa estrategias de precios dinámicos que ajusten los costes de suscripción en función de la demanda, los patrones de uso u otros factores. Esto puede ayudar a optimizar los ingresos y ofrecer a los clientes opciones de tarifas más personalizadas.
  
• Facturación basada en consumo y precios medidos: Para determinados productos o servicios, considera la posibilidad de facturación basada en el consumo o de modelos de precios medidos. Esto te permite cobrar a los clientes en función del uso que hagan, lo que puede resultar especialmente útil para productos con diferentes niveles de uso.
  
• Expansión de cuentas y venta cruzada: Utiliza datos de facturación automatizados para identificar oportunidades de expansión de la cuenta o de venta cruzada. Por ejemplo, si un cliente excede constantemente sus límites de uso, sugiere un plan de nivel superior con más recursos.
  
• Automatización del reconocimiento de ingresos: Integra tu sistema de facturación automatizada con tu software de contabilidad para automatizar el reconocimiento de ingresos. Esto garantiza la precisión de los informes financieros y el cumplimiento de la normativa.
  
• Análisis de suscripciones: Utiliza análisis avanzados para obtener información más detallada sobre el rendimiento de las suscripciones. Haz un seguimiento detallado de métricas como MRR, tasa de abandono, valor vitalicio del cliente y tasas de renovación. Esto puede ayudar a identificar tendencias, optimizar tus estrategias y tomar decisiones basadas en datos.
  
• Integración con plataformas de éxito del cliente: Integra tu sistema de facturación con las plataformas de éxito del cliente para obtener una visión integral del estado del cliente y abordar los posibles problemas antes de que se conviertan en cancelaciones.
  
• Gestión del ciclo de vida de las suscripciones: Desarrolla una estrategia integral de gestión del ciclo de vida de las suscripciones que abarque todo el recorrido del cliente, desde la adquisición hasta la renovación. Esto incluye estrategias de onboarding, compromiso, retención y recuperación, todo ello personalizado en función de las necesidades específicas de los clientes con suscripción.