La facturación automatizada simplifica las transacciones y la gestión de suscripciones para las empresas. Permite a las empresas generar facturas y recordatorios de pago automatizados, y ofrecer a sus clientes diferentes opciones de procesamiento de pagos. Esto contribuye a procesos más rápidos y precisos que reducen los costos administrativos y los errores humanos. Se espera que el mercado global de comercio electrónico por suscripción aumente de $199 mil millones de dólares en 2023 a casi $331 mil millones de dólares en 2024.

Esta guía cubrirá la función de la facturación automatizada en el comercio electrónico, las ventajas de implementar la facturación automatizada y las prácticas recomendadas para las empresas de comercio electrónico.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan los sistemas de facturación automatizados?
  
• ¿Cuál es la función de la facturación automatizada en el comercio electrónico?
  
• Cómo configurar la facturación automática
  
• Ventajas de implementar la facturación automatizada en el comercio electrónico
  
• Cómo gestionar las suscripciones y los pagos recurrentes de clientes
  
• Retos y soluciones de la facturación automatizada en el comercio electrónico
  
• Prácticas recomendadas de facturación automatizada para empresas de comercio electrónico
  

¿Cómo funcionan los sistemas de facturación automatizados?

Los sistemas de facturación automatizados combinan datos de diversas fuentes para generar facturas automáticamente, enviarlas a los destinatarios adecuados y procesar y conciliar los pagos de los clientes. Así es como funciona el proceso.

• Integración de datos: Los sistemas de facturación automatizados se integran con el software empresarial existente, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP), y extraen datos relevantes, como la información del cliente, los precios, los productos o servicios adquiridos y las condiciones de facturación.

• Generación de facturas: A partir de los datos integrados y las reglas predefinidas, el sistema genera facturas automáticamente. Las empresas pueden personalizar estas facturas, que incluyen detalles específicos como impuestos, descuentos y fechas de vencimiento, para que coincidan con la imagen de marca y los procesos de facturación de la empresa. El sistema puede calcular los impuestos automáticamente en función de la ubicación del cliente y las tasas impositivas aplicables.

• Procesamiento de pagos: Los sistemas de facturación automatizados se integran con diferentes pasarelas de pago, lo que les permite a los clientes pagar en línea con tarjetas de crédito y débito, ACH transferencias u otros métodos. Muchos sistemas incluyen funciones en varias monedas que les permiten a las empresas facturar a los clientes en su moneda preferida. El sistema procesa los pagos de forma segura y actualiza las cuentas correspondientes.

• Gestión de reclamaciones de pagos: Si los clientes no pagan sus facturas a tiempo, el sistema envía automáticamente recordatorios y correos electrónicos de seguimiento. Esto ayuda a reducir los pagos atrasados y mejora el flujo de caja de la empresa.

• Elaboración de informes y análisis: Los sistemas de facturación automatizados proporcionan informes y análisis detallados sobre la facturación, los pagos y el comportamiento del cliente. Los propietarios de empresas pueden usar estos datos para identificar tendencias, mejorar los procesos de facturación y tomar decisiones comerciales informadas.

• Gestión de suscripciones: En el caso de las empresas con modelos de facturación recurrente, los sistemas de facturación automatizados pueden gestionar las suscripciones, encargándose de los cambios a planes superiores o inferiores, las cancelaciones y las renovaciones automáticas.

• Seguridad: Los sistemas de facturación automatizados protegen los datos financieros confidenciales. Por lo general, utilizan funciones de cifrado y detección de fraude, y se adhieren a estándares del sector como el Estándar de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI DSS).

¿Cuál es la función de la facturación automatizada en el comercio electrónico?

La facturación automatizada ayuda a las empresas de comercio electrónico a simplificar las transacciones financieras, reducir los errores manuales y mejorar la experiencia del cliente, entre otras ventajas. Aquí encontrarás más detalles sobre cómo la facturación automatizada ayuda a las empresas.

• Transacciones más fáciles: La facturación automatizada facilita un proceso de compra rápido y sencillo para los clientes al calcular automáticamente los totales y ofrecer opciones de pago convenientes.
  
• Funciones de gestión de suscripciones: Muchas plataformas de comercio electrónico tienen productos o servicios basados en suscripciones. Los sistemas de facturación automatizados pueden ayudar a gestionar estas suscripciones generando y enviando facturas, procesando pagos y gestionando renovaciones o cancelaciones de suscripciones sin supervisión manual.
  
• Escalabilidad: A medida que las empresas de comercio electrónico crecen, el volumen de transacciones puede aumentar exponencialmente. Los sistemas de facturación automatizados pueden ampliarse para gestionar mayores volúmenes de transacciones sin un aumento correspondiente de los errores o los costos de personal.
  
• Soporte de ventas globales: El comercio electrónico suele implicar ventas transfronterizas, lo que conlleva desafíos como la existencia de múltiples monedas, leyes fiscales y normativas de cumplimiento. Los sistemas de facturación automatizados pueden manejar estas complejidades ajustando los precios de acuerdo con los tipos de cambio, aplicando los impuestos correctos y asegurando el cumplimiento de los estándares internacionales.
  
• Integración de datos en tiempo real: Las empresas pueden integrar sistemas de facturación automatizados con otros sistemas de comercio electrónico, como la gestión de inventario y el CRM, lo que permite realizar actualizaciones en tiempo real en todas las plataformas. Por ejemplo, si una empresa se queda sin un producto específico, el sistema de facturación puede reflejarlo de inmediato para evitar pedidos adicionales, evitando así la insatisfacción del cliente y posibles disputas.
  
• Marketing personalizado y descuentos: Los sistemas de facturación automatizados pueden realizar un seguimiento de los comportamientos y preferencias de compra de los clientes, y las empresas pueden utilizar estos datos para personalizar los esfuerzos de marketing. Por ejemplo, las empresas pueden aplicar descuentos, cupones y ofertas especiales a las cuentas de los clientes en función de su historial de compras, lo que aumenta la participación de los clientes y fomenta la repetición de negocios.
  
• Mejor servicio al cliente: Los sistemas automatizados ayudan a los equipos de atención al cliente a resolver preguntas y problemas de forma más eficiente, ya que les proporcionan un fácil acceso a los historiales de transacciones. Los clientes también pueden acceder a su información de facturación a través de interfaces fáciles de usar, lo que reduce la necesidad de ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.
  

Cómo configurar la facturación automática

La clave de las ventajas de la facturación automatizada es elegir la plataforma adecuada para gestionarla. Las empresas de comercio electrónico pueden usar Stripe Billing para implementar la facturación automática para suscripciones y pagos recurrentes. A continuación se muestra una descripción general del proceso. Puedes obtener más información en nuestra Documentación de facturación.

Configuración de productos y precios

En tu Dashboard de Stripe, ve a la sección "Productos" y crea un nuevo producto de suscripción. Define el nombre del producto, la descripción y las imágenes relevantes. Dentro del producto, crea uno o más precios. Cada precio debe incluir las siguientes características:

• Apodo: Un identificador interno para su referencia
  
• Intervalo: Frecuencia de facturación (mensual, anual, semanal, etc.)
  
• Importe: Precio por ciclo de facturación
  
• Moneda: La moneda en la que cobrarás a los clientes
  
• Anclaje del ciclo de facturación: El día del mes o de la semana en que se efectuará el primer pago
  
• Periodo de prueba: Un período de prueba gratuito opcional para clientes nuevos (durante un número determinado de días)
  

Métodos de pago

Habilita los métodos de pago que quieras aceptar en tu Dashboard, como tarjetas de crédito y débito, carteras digitales y transferencias ACH.

Finalización del proceso de compra del cliente

Implementa el kit de desarrollo de software (SDK) del lado del cliente de Stripe en JavaScript o una biblioteca del lado del servidor en tu plataforma de comercio electrónico. Stripe se integra con plataformas populares como Shopify, WooCommerce y Adobe Commerce. Y si tienes una plataforma personalizada, puedes usar las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe para crear una integración personalizada.
Guía a los clientes a través de un proceso de confirmación de compra en el que seleccionen el plan de suscripción deseado e ingresen su información de pago (puede hacerlo usando Stripe Checkout o Stripe Elements para una experiencia más personalizada). Stripe tokeniza los datos de pago del cliente y protege la información confidencial.

Facturación automática

En función del intervalo del plan de precios y del anclaje del ciclo de facturación, Stripe genera facturas de forma automática e intenta cobrar el método de pago del cliente en las fechas especificadas. Stripe Billing gestiona el flujo de procesamiento de pagos, incluidos los reintentos de pagos fallidos, y envía eventos de webhook a tu sistema backend para notificarte los pagos completados o fallidos, las actualizaciones de suscripciones y otras acciones relevantes.

Comunicación con el cliente

Cuando implementes un sistema de facturación automatizado, asegúrate de comunicar a los clientes las condiciones de facturación, las transacciones completadas, las renovaciones, las cancelaciones y los pagos fallidos. Puedes configurar automatizaciones personalizadas para estas comunicaciones a través de la pestaña "Automatizaciones" en Stripe Billing.

• Condiciones de facturación: Indica claramente las condiciones de facturación (precio, intervalo, fecha de renovación) antes de que el cliente se suscriba.
  
• Recibos: Envía recibos por correo electrónico después de cada pago.
  
• Recordatorios de renovación: Notifica a los clientes antes de que se renueven sus suscripciones.
  
• Cancelación: Ofrece a los clientes una forma sencilla de cancelar sus suscripciones.
  
• Pagos fallidos: Informa a los clientes los pagos fallidos y permíteles actualizar su información de pago.
  

Cumplimiento de la normativa fiscal

Stripe Tax puede calcular y aplicar automáticamente el impuesto sobre las ventas en función de la ubicación del cliente, y generar informes fiscales para tus registros.

Ventajas de implementar la facturación automatizada en el comercio electrónico

Más allá de las funciones clave básicas de generar facturas y procesar pagos, los sistemas de facturación automatizados también crean varios beneficios y oportunidades para las empresas de comercio electrónico. A continuación, te explicamos cómo implementar un sistema de facturación automatizado puede ayudar a que tu negocio de comercio electrónico tenga éxito.

• Oportunidades específicas de ventas adicionales y ventas cruzadas: Los sistemas de facturación automatizados pueden realizar un seguimiento del historial de compras y las preferencias de los clientes, por lo que las empresas pueden ofrecer a los clientes ofertas de ventas adicionales y cruzadas muy específicas en el momento de la facturación. Esta estrategia es más eficaz que las campañas de correo electrónico genéricas y puede aumentar sustancialmente el valor medio de los pedidos.
  
• Reducción de los gastos operativos: Para las empresas con una gran cantidad de transacciones, la facturación manual puede volverse más lenta y propensa a errores. La facturación automatizada puede adaptarse a tu empresa y te permite gestionar un gran volumen de transacciones sin aumentar la cantidad de empleados.
  
• Cumplimiento más fácil de las leyes fiscales: Las empresas pueden configurar sistemas de facturación automatizados para gestionar los cálculos de impuestos en función de la ubicación del cliente y el tipo de producto, lo que garantiza una recaudación y una elaboración de informes fiscales precisos. Esto reduce el riesgo de errores costosos y sanciones debido al incumplimiento.
  
• Mejor prevención del fraude y mitigación de contracargos: Muchas plataformas de facturación automatizada se integran con el software de detección de fraude y pueden marcar automáticamente las transacciones sospechosas para su revisión. También pueden ayudar a simplificar el proceso de disputa por contracargos, ahorrándote tiempo y recursos.
  
• Mejor gestión de la relación con el cliente: Al integrar tu sistema de facturación automatizado con tu CRM, puedes obtener una visión holística del historial de compras, la información de facturación y las interacciones de soporte de cada cliente. Esto facilita un servicio al cliente más personalizado y puede conducir a un aumento del valor vitalicio del cliente.
  
• Previsión y planificación financiera más precisas: La facturación automatizada proporciona datos precisos en tiempo real sobre los ingresos recurrentes, las tasas de pérdida de clientes y el valor vitalicio del cliente. Esto permite una previsión financiera más precisa y mejora las decisiones basadas en datos sobre el gasto en marketing, la gestión del inventario y otras áreas clave del negocio.
  
• Posibilidad de probar estrategias de optimización de precios: La facturación automatizada hace que sea mucho más fácil experimentar con diferentes modelos de precios y niveles de suscripción. Los modelos tradicionales de comercio electrónico suelen basarse en precios fijos, pero los sistemas de facturación automatizados te permiten explorar modelos de precios más flexibles, como la facturación basada en el consumo (pagar por lo que usas) o los modelos híbridos (que combinan elementos fijos y basados en el consumo). Puedes realizar pruebas A/B para ver qué opciones resuenan mejor con tus clientes y optimizar tu estrategia de precios para obtener los máximos ingresos.
  
• Reducción de la pérdida involuntaria de clientes: Los sistemas de facturación automatizados pueden enviar correos electrónicos o notificaciones personalizadas a los clientes sobre próximas renovaciones, fallas en el pago u otros problemas relacionados con la cuenta. Esta comunicación proactiva puede ayudar a prevenir la pérdida involuntaria de clientes debido a tarjetas vencidas o problemas de facturación.
  
• Mejora de la imagen de marca: Un proceso de facturación automatizado fácil de usar transmite profesionalismo y confiabilidad a sus clientes. Demuestra que valoras su tiempo, lo que puede ayudar a generar lealtad y confianza en la marca.
  

Cómo gestionar las suscripciones y los pagos recurrentes de los clientes

A continuación, te presentamos algunas estrategias, herramientas y funcionalidades que pueden ayudarte a gestionar las suscripciones de clientes y los pagos recurrentes.

Herramientas tecnológicas

• Dashboard centralizado: Utiliza una plataforma de gestión de suscripciones (como Stripe) que proporcione un Dashboard centralizado para ver y gestionar todas las suscripciones en un solo lugar.
  
• Portal de clientes: Proporciona un portal de autoservicio donde los clientes puedan actualizar su información de pago, cambiar de plan de suscripción, ver el historial de facturación y cancelar suscripciones si es necesario.
  
• Automatización: Automatiza tareas clave como las actualizaciones o reducciones de planes de pago, el prorrateo (ajuste de cargos por cambios a mitad de ciclo) y los reintentos de pago fallidos.
  
• Correos electrónicos transaccionales: Envía correos electrónicos automáticos sobre pagos completados, próximas renovaciones, pagos fallidos y otros eventos importantes.
  
• Actualizador de cuentas: Utiliza un actualizador de tarjetas para actualizar automáticamente la información de las tarjetas vencidas o reemplazadas, reduciendo así la pérdida involuntaria de clientes.
  

Estrategias de alcance al cliente

• Recordatorios de renovación: Comunícate con los clientes unos días antes de que se renueve su suscripción para darles la oportunidad de actualizar la información de pago o cancelarla si así lo desean.
  
• Campañas de recuperación: Si un cliente cancela la suscripción, envíale correos electrónicos específicos para recuperarlo con incentivos para que vuelva a suscribirse.
  
• Lógica de reintento: Implementa un proceso de reclamación de pagos que reintente automáticamente los pagos fallidos varias veces antes de marcar una suscripción como morosa.
  
• Notificaciones por correo electrónico: Envía correos electrónicos personalizados a los clientes después de que fallen pagos, alentándolos a actualizar su información de pago.
  
• Canales de soporte dedicados: Proporciona canales de soporte exclusivos (p. ej., correo electrónico, chat en vivo) específicamente para consultas relacionadas con la facturación y las suscripciones.
  
• Divulgación proactiva: Si un cliente tiene problemas para renovar su suscripción, comunícate con nosotros de forma proactiva para ayudarlo.
  
• Comentarios de los clientes: Recopila comentarios de los clientes sobre su experiencia de facturación y utilízalos para mejorar tus procesos.
  

Procesos internos

• Suspensión de la cuenta: Suspende temporalmente el acceso al producto o servicio para las cuentas morosas.
  
• Métricas clave: Haz un seguimiento de las métricas de las suscripciones, como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), la tasa de abandono, el valor vitalicio del cliente (LTV) y el promedio de ingresos por usuario (ARPU).
  
• Análisis de cohorte: Analiza las cohortes de clientes (grupos de clientes que se suscribieron al mismo tiempo) para identificar tendencias de pérdida y retención de clientes.
  

Características del producto

• Función de pausa: Permite que los clientes suspendan temporalmente sus suscripciones en lugar de cancelarlas, lo que puede llevar a tasas de reactivación más altas.
  
• Programas de fidelización: Recompensa a los suscriptores leales con descuentos, contenido exclusivo o acceso anticipado a nuevas funciones.
  
• Programas de recomendación: Anima a los clientes a recomendar a amigos y familiares ofreciéndoles incentivos. Esta puede ser una forma rentable de adquirir nuevos suscriptores.
  

Desafíos y soluciones para la facturación automatizada en el comercio electrónico

A continuación, te presentamos algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas con la facturación automatizada en el comercio electrónico, y algunas ideas sobre cómo combatirlos.

Pagos fallidos y pérdida involuntaria de clientes

Una parte importante de la pérdida de clientes puede atribuirse a pagos fallidos causados por datos de tarjeta vencidos o no válidos. Esto puede provocar la pérdida de ingresos y la insatisfacción de los clientes.

Soluciones

• Actualizador de cuentas: Implementa un actualizador de tarjetas para actualizar automáticamente la información obsoleta de las tarjetas. Esta herramienta está integrada en los servicios de gestión de suscripciones de Stripe.
  
• Gestión de reclamaciones de pagos: Configura un proceso de reclamación de pagos con múltiples reintentos y recordatorios personalizables por correo electrónico que solicitarán a los clientes que actualicen los datos de pago.
  
• Lógica de reintentos inteligente: Utiliza calendarios inteligentes de reintentos que se adapten al comportamiento del cliente y al historial de pagos para obtener mejores tasas de éxito.
  

Fatiga por suscripciones y abandono voluntario

Los clientes pueden sentirse abrumados por demasiadas suscripciones o perder interés en un producto, lo que conduce a cancelaciones voluntarias.

Soluciones

• Comunicación basada en valores: Comunica regularmente la propuesta de valor de tu producto o servicio para mantener a los clientes comprometidos.
  
• Seguimiento del consumo: Supervisa los patrones de uso de los clientes y comunícate de forma proactiva con aquellos que están infrautilizando el producto para ofrecer asistencia o planes alternativos.
  
• Planes flexibles: Ofrece una variedad de opciones de suscripción, incluida la funcionalidad de pausa/reanudación, para satisfacer las diferentes necesidades de los clientes.
  

Integración

Integrar un sistema de facturación automatizado con plataformas de comercio electrónico existentes u otro software empresarial puede ser un desafío tecnológico.

Soluciones

• Elección del proveedor: Selecciona un proveedor de facturación que se integre con tu plataforma de comercio electrónico u otros sistemas, como CRM y software contable.
  
• Recursos para desarrolladores: Asigna recursos de desarrollo específicos o considera la posibilidad de contratar a un consultor especializado para que se encargue de las integraciones más difíciles.
  

Gestión de precios y planes

Gestionar varios planes de precios, descuentos y promociones puede resultar más difícil a medida que crece tu negocio.

Soluciones

• Características de precios: Elige una plataforma de facturación con funcionalidades de gestión de precios que te permitan crear, actualizar y gestionar fácilmente estructuras de precios complejas.
  
• Comunicación de precios: Comunica los detalles de los precios con claridad para evitar confusiones y posibles disputas.
  

Seguridad y cumplimiento de los datos

El manejo de la información confidencial de pago de los clientes requiere medidas de seguridad sólidas y el cumplimiento de normativas como la PCI DSS.

Soluciones

• Proveedor que cumple con la normativa PCI: Elige un proveedor de facturación que cumpla con la normativa PCI DSS y se adhiera a los más altos estándares de seguridad.
  
• Cifrado de datos: Cifra todos los datos de los clientes en tránsito y en reposo.
  
• Auditorías de seguridad: Realiza auditorías de seguridad periódicas para identificar y abordar cualquier vulnerabilidad de tu sistema de facturación.
  

Disputas y contracargos de clientes

Los clientes pueden disputar cargos o iniciar contracargos, lo que puede llevar mucho tiempo y ser costoso de resolver.

Soluciones

• Descriptores de facturación: Utiliza descripciones de facturación claras y reconocibles en los extractos de los clientes para evitar confusiones.
  
• Comunicación con el cliente: Comunícate de manera proactiva con los clientes sobre cualquier cambio en su suscripción o facturación.
  
• Gestión de disputas: Implementa un proceso bien definido para manejar las disputas y los contracargos de manera rápida y efectiva.
  

Prácticas recomendadas de facturación automatizada para empresas de comercio electrónico

Usa las siguientes prácticas recomendadas para maximizar los beneficios de tu sistema de facturación automatizado:

• Reclamación de pagos según el comportamiento: En lugar de enviar correos electrónicos genéricos de reclamación de pagos, utiliza datos de comportamiento para personalizar tu comunicación. Analiza el comportamiento de pagos anterior, el historial de compras y las interacciones para enviar mensajes personalizados que resuenen en los clientes individuales y aumenten las probabilidades de recuperación.
  
• Modelización predictiva de la pérdida de clientes: Utiliza algoritmos de machine learning para analizar el comportamiento de los clientes y predecir el riesgo de abandono, de modo que puedas intervenir de forma proactiva con promociones o incentivos personalizados para los clientes en riesgo antes de que cancelen.
  
• Optimización de suscripciones: Revisa y optimiza periódicamente tus ofertas de suscripción en función de los comentarios de los clientes y el análisis de datos. Experimenta con diferentes modelos de precios, opciones de paquetes y conjuntos de funciones para maximizar el valor del ciclo vitalicio del cliente y reducir la pérdida de clientes.
  
• Tarifas dinámicas: Implementa estrategias de precios dinámicos que ajusten los costos de las suscripciones en función de la demanda, los patrones de uso u otros factores. Esto puede ayudar a optimizar los ingresos y ofrecer a los clientes opciones de precios más personalizadas.
  
• Facturación basada en el consumo y tarifas por consumo: Para determinados productos o servicios, considera la facturación basada en el consumo o los modelos de precios por consumo. Esto te permite cobrar a los clientes en función de su consumo, lo que puede ser particularmente valioso para productos con diferentes niveles de uso.
  
• Expansión de cuentas y venta cruzada: Utiliza datos de facturación automatizados para identificar oportunidades de expansión de la cuenta o ventas cruzadas. Por ejemplo, si un cliente excede constantemente sus límites de uso, sugiere un plan de nivel superior con más recursos.
  
• Automatización del reconocimiento de ingresos: Integra tu sistema de facturación automatizado con tu software de contabilidad para automatizar el reconocimiento de ingresos. Esto garantiza la precisión de los informes financieros y el cumplimiento de la normativa.
  
• Análisis de suscripciones: Utiliza analíticas avanzadas para obtener información más detallada sobre el rendimiento de las suscripciones. Realiza un seguimiento granular de métricas como el MRR, la tasa de abandono, el valor del ciclo de vida del cliente y las tasas de renovación. Esto puede ayudar a identificar tendencias, optimizar tus estrategias y tomar decisiones basadas en datos.
  
• Integración con plataformas de éxito del cliente: Integra tu sistema de facturación con las plataformas de éxito del cliente para obtener una visión holística de la salud del cliente y abordar los posibles problemas antes de que se conviertan en cancelaciones.
  
• Gestión del ciclo de vida de las suscripciones: Desarrolla una estrategia integral de gestión del ciclo de vida de las suscripciones que abarque todo el recorrido del cliente, desde la adquisición hasta la renovación. Esto incluye estrategias de onboarding, participación, retención y recuperación, todas ellas personalizadas según las necesidades específicas de los clientes que se suscriben.