Automatiserad fakturering förenklar transaktioner och abonnemangshantering för företag. Det gör det möjligt för företag att generera automatiska fakturor och betalningspåminnelser och erbjuda sina kunder olika betalningshanteringsalternativ. Detta bidrar till snabbare och mer exakta processer som minskar administrativa kostnader och mänskliga fel. Den globala e-handelsmarknaden för abonnemang förväntas öka från 199 miljarder USD 2023 till nästan 331 miljarder USD 2024.

Den här guiden kommer att ta upp vilken roll automatiserad fakturering har inom e-handel, fördelarna med att införa automatiserad fakturering och bästa praxis för e-handelsföretag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar automatiserade faktureringssystem?
  
• Vilken roll spelar automatiserad fakturering inom e-handeln?
  
• Så här konfigurerar du automatiserad fakturering
  
• Fördelar med att införa automatiserad fakturering inom e-handeln
  
• Så här hanterar du kundabonnemang och återkommande betalningar
  
• Utmaningar och lösningar med automatiserad fakturering inom e-handeln
  
• Bästa praxis för automatiserad fakturering för e-handelsföretag
  

Hur fungerar automatiserade faktureringssystem?

Automatiserade faktureringssystem kombinerar data från flera olika källor för att automatiskt generera fakturor, skicka dem till rätt mottagare samt behandla och stämma av kundbetalningar. Så här fungerar processen.

• Integrering av data: Automatiserade faktureringssystem integreras med befintlig affärsprogramvara, till exempel CRM- och ERP-system, och hämtar relevanta data som kundinformation, priser, köpta produkter eller tjänster samt faktureringsvillkor.

• Generering av fakturor: Baserat på integrerade data och fördefinierade regler genererar systemet automatiskt fakturor. Företag kan anpassa dessa fakturor (som innehåller specifika uppgifter som skatter, rabatter och förfallodatum) så att de stämmer överens med företagets varumärkesprofil och faktureringsprocesser. Systemet kan beräkna skatter automatiskt baserat på kundens plats och tillämpliga skattesatser.

• Betalningshantering: Automatiserade faktureringssystem integreras med olika betalningsgateways, vilket gör det möjligt för kunder att betala online med kredit- och betalkort, ACH-överföringar eller andra metoder. Många system har funktioner för flera valutor som gör det möjligt för företag att fakturera kunder i deras föredragna valuta. Systemet behandlar betalningar på ett säkert sätt och uppdaterar relevanta konton.

• Påminnelsehantering: Om kunderna inte betalar sina fakturor i tid skickar systemet automatiskt ut påminnelser och uppföljningsmejl. Detta bidrar till att minska antalet sena betalningar och förbättrar kassaflödet för verksamheten.

• Rapportering och analys: Automatiserade faktureringssystem ger detaljerade rapporter och analyser om fakturering, betalningar och kundbeteende. Företagsägare kan använda dessa data för att identifiera trender, förbättra faktureringsprocesser och fatta välgrundade affärsbeslut.

• Hantering av abonnemang: För företag med modeller för återkommande fakturering kan automatiserade faktureringssystem hantera abonnemang och hantera uppgraderingar, nedgraderingar, uppsägningar och automatiska förnyelser.

• Säkerhet: Automatiserade faktureringssystem skyddar känsliga ekonomiska uppgifter. De använder vanligtvis krypterings- och bedrägeriidentifieringsfunktioner och följer branschstandarder som betalkortbranschens standarder för datasäkerhet (PCI DSS).

Vilken roll spelar automatiserad fakturering inom e-handeln?

Automatiserad fakturering hjälper e-handelsföretag att bland annat förenkla finansiella transaktioner, minska manuella fel och förbättra kundupplevelsen. Här följer mer information om hur automatiserad fakturering hjälper företag.

• Enklare transaktioner: Automatiserad fakturering underlättar en snabb och enkel kassaprocess för kunderna genom att automatiskt beräkna totalsummor och tillhandahålla bekväma betalningsalternativ.
  
• Funktioner för abonnemangshantering: Många e-handelsplattformar har abonnemangsbaserade produkter eller tjänster. Automatiserade faktureringssystem kan hjälpa till att hantera dessa abonnemang genom att generera och skicka fakturor, behandla betalningar och hantera förnyelser eller uppsägningar av abonnemang utan manuell tillsyn.
  
• Skalbarhet: I takt med att e-handelsföretag växer kan transaktionsvolymen öka exponentiellt. Automatiserade faktureringssystem kan skalas upp för att hantera ökade transaktionsvolymer utan att antalet fel eller personalkostnader ökar i motsvarande grad.
  
• Globalt säljstöd: E-handel innebär ofta gränsöverskridande försäljning, vilket medför utmaningar som flera valutor, skattelagar och efterlevnadsregler. Automatiserade faktureringssystem kan hantera dessa komplexiteter genom att justera priserna enligt växelkurser, tillämpa rätt skatter och säkerställa överensstämmelse med internationella standarder.
  
• Dataintegration i realtid: Företag kan integrera automatiserade faktureringssystem med andra e-handelssystem som lagerhantering och CRM, vilket möjliggör uppdateringar i realtid på olika plattformar. Till exempel, om ett företag får slut på en specifik produkt, kan faktureringssystemet omedelbart återspegla detta för att förhindra ytterligare beställningar och därigenom undvika kundmissnöje och potentiella tvister.
  
• Personlig marknadsföring och rabatter: Automatiserade faktureringssystem kan spåra kundernas köpbeteenden och preferenser, och företag kan använda denna data för att anpassa marknadsföringsinsatser. Företag kan till exempel tillämpa rabatter, kuponger och specialerbjudanden på kundkonton baserat på deras shoppinghistorik, vilket ökar kundengagemanget och uppmuntrar till återkommande köp.
  
• Bättre kundservice: Automatiserade system hjälper kundtjänstteam att lösa frågor och problem mer effektivt genom att ge dem enkel tillgång till transaktionshistorik. Kunder kan också komma åt sin faktureringsinformation genom användarvänliga gränssnitt, vilket minskar behovet av att kontakta kundtjänst.
  

Så här konfigurerar du automatiserad fakturering

Nyckeln till fördelarna med automatiserad fakturering är att välja rätt plattform för hanteringen. E-handelsföretag kan använda Stripe Billing för att implementera automatisk fakturering för abonnemang och återkommande betalningar. Nedan följer en översikt över processen. Du kan läsa mer i vår Billing docs.

Produkt- och prissättningsinställningar

Navigera till avsnittet "Produkter" i din Stripe Dashboard och skapa en ny abonnemangsprodukt. Definiera produktnamn, beskrivning och eventuella relevanta bilder. Skapa ett eller flera priser för produkten. Varje pris bör innehålla följande egenskaper:

• Smeknamn: En intern identifierare för din referens
  
• Intervall: Faktureringsfrekvens (månadsvis, årsvis, veckovis osv.)
  
• Belopp: Pris per faktureringscykel
  
• Valuta: Valutan som du kommer att debitera kunderna i
  
• Faktureringscykelns ankare: Den dag i månaden eller veckan då den första betalningen kommer att ske
  
• Provperiod: En valfri gratis provperiod för nya kunder (i ett visst antal dagar)
  

Betalningsmetoder

Aktivera de betalningsmetoder du vill acceptera i Dashboard, exempelvis kredit- och bankkort, e-plånböcker och ACH-överföringar.

Kundens kassa

Implementera Stripes SDK (Software Developement Kit) i JavaScript på klientsidan eller ett serverbibliotek i din e-handelsplattform. Stripe integrerar med populära plattformar som Shopify, WooCommerce och Adobe Commerce. Och om du har en anpassad plattform kan du använda Stripes API:er (Application Programming Interfaces) för att bygga en anpassad integration.
Vägled kunderna genom en kassaprocess där de väljer önskad abonnemangsplan och anger sin betalningsinformation (du kan göra detta genom Stripe Checkout eller Stripe Elements för en mer anpassad upplevelse). Stripe tokeniserar kundens betalningsuppgifter och skyddar känslig information.

Automatisk fakturering

Baserat på prisplanens intervall och faktureringscykelns ankare genererar Stripe automatiskt fakturor och försöker debitera kundens betalningsmetod på de angivna datumen. Stripe Billing hanterar betalningshanteringsflödet, inklusive nya försök vid misslyckade betalningar, och skickar webhook-händelser till ditt backendsystem för att informera dig om genomförda eller misslyckade betalningar, abonnemangsuppdateringar och andra relevanta åtgärder.

Kundkommunikation

När du implementerar ett automatiserat faktureringssystem ska du se till att kommunicera med kunderna om faktureringsvillkor, slutförda transaktioner, förnyelser, avbrutna och misslyckade betalningar. Du kan konfigurera anpassade automatiseringar för den här kommunikationen under fliken "Automatiseringar" i Stripe Billing.

• Faktureringsvillkor: Ange tydligt faktureringsvillkoren (pris, intervall, förnyelsedatum) innan kunden startar sitt abonnemang.
  
• Kvitton: Skicka e-postkvitton efter varje betalning.
  
• Påminnelser om förnyelse: Meddela kunderna innan deras abonnemang förnyas.
  
• Uppsägning: Erbjud ett enkelt sätt för kunder att säga upp sina abonnemang.
  
• Misslyckade betalningar: Informera kunderna om misslyckade betalningar och ge dem möjlighet att uppdatera sina betalningsuppgifter.
  

Efterlevnad av skatteregler

Stripe Tax kan automatiskt beräkna och tillämpa omsättningsskatt baserat på kundens plats och generera skatterapporter för din bokföring.

Fördelar med att införa automatiserad fakturering inom e-handeln

Utöver de grundläggande nyckelfunktionerna för att generera fakturor och behandla betalningar, skapar automatiserade faktureringssystem också flera fördelar och möjligheter för e-handelsföretag. Så här kan införandet av ett automatiserat faktureringssystem hjälpa ditt e-handelsföretag att lyckas.

• Möjligheter till riktad uppförsäljning och korsförsäljning: Automatiserade faktureringssystem kan spåra kundernas köphistorik och preferenser, så att företag kan förse kunderna med starkt riktade erbjudanden om uppförsäljning och korsförsäljning vid tidpunkten för faktureringen. Denna strategi är mer effektiv än generiska e-postkampanjer och kan avsevärt öka det genomsnittliga ordervärdet.
  
• Minskade driftsomkostnader: För företag med ett stort antal transaktioner kan manuell fakturering bli mer tidskrävande och det är lätt att det uppstår fel. Automatiserad fakturering kan skalas upp i takt med ditt företag och du kan hantera stora transaktionsvolymer utan att öka antalet anställda.
  
• Enklare efterlevnad av skattelagstiftning: Företag kan konfigurera autmatiserade faktureringssystem till att hantera skatteberäkningar baserat på kundens plats och produkttyp, vilket säkerställer korrekt skatteuppbörd och rapportering. Detta minskar risken för kostsamma fel och påföljder på grund av bristande efterlevnad.
  
• Bättre skydd mot bedrägerier och minskade återkrediteringar: Många automatiserade faktureringsplattformar integrerar med programvara för bedrägeriidentifiering och kan automatiskt flagga misstänkta transaktioner för granskning. De kan också hjälpa till att förenkla processen för återkrediteringstvister, vilket sparar tid och resurser.
  
• Bättre hantering av kundrelationer: Genom att integrera ditt automatiserade faktureringssystem med ditt CRM kan du få en helhetsbild av varje kunds köphistorik, faktureringsinformation och supportinteraktioner. Detta möjliggör en mer personlig kundservice och kan leda till att kundens livstidsvärde ökar.
  
• Mer exakt prognostisering och ekonomisk planering: Automatiserad fakturering ger korrekta realtidsdata om återkommande intäkter, kundbortfall och kundens livstidsvärde. Detta möjliggör mer exakta finansiella prognoser och förbättrar datadrivna beslut om marknadsföringsutgifter, lagerhantering och andra viktiga affärsområden.
  
• Möjlighet att testa strategier för prisoptimering: Automatiserad fakturering gör det mycket lättare att experimentera med olika prismodeller och abonnemangsnivåer. Traditionella e-handelsmodeller förlitar sig ofta på fasta priser, men med automatiserade faktureringssystem kan du utforska mer flexibla prissättningsmodeller som användningsbaserad fakturering (betala för det du använder) eller hybridmodeller (som kombinerar fasta och användningsbaserade element). Du kan köra A/B-tester för att se vilka alternativ som går hem bäst hos dina kunder och optimera din prisstrategi för maximala intäkter.
  
• Minskat ofrivilligt kundbortfall: Automatiserade faktureringssystem kan skicka personliga e-postmeddelanden eller aviseringar till kunder om kommande förnyelser, misslyckade betalningar eller andra kontorelaterade problem. Denna proaktiva kommunikation kan hjälpa till att förhindra ofrivilligt kundbortfall på grund av utgångna kort eller faktureringsproblem.
  
• Förbättrad varumärkesimage: En användarvänlig automatiserad faktureringsprocess förmedlar professionalism och tillförlitlighet till dina kunder. Det visar att du värdesätter deras tid, vilket kan bidra till att bygga upp varumärkeslojalitet och förtroende.
  

Så här hanterar du kundabonnemang och återkommande betalningar

Här är några strategier, verktyg och funktioner som kan hjälpa dig att hantera kundabonnemang och återkommande betalningar.

Tekniska verktyg

• Centraliserad dashboard: Använd en plattform för abonnemangshantering (som Stripe) med en centraliserad dashboard där du kan se och hantera alla abonnemang på en och samma plats.
  
• Kundportal: Tillhandahåll en självbetjäningsportal där kunderna kan uppdatera sin betalningsinformation, ändra abonnemangsplaner, se faktureringshistorik och säga upp abonnemang vid behov.
  
• Automatisering: Automatisera viktiga uppgifter som planuppgraderingar eller -nedgraderingar, proportionell fördelning (justering av avgifter för ändringar under betalningscykeln) och försöka att debitera misslyckade betalningar på nytt.
  
• E-postmeddelanden om transaktioner: Skicka automatiska e-postmeddelanden om genomförda betalningar, kommande förnyelser, misslyckade betalningar och andra viktiga händelser.
  
• Uppdatering av konto: Använd en kortuppdaterare för att automatiskt uppdatera kortuppgifter som har upphört att gälla eller som ersatts och på så sätt minska ofrivilligt kundbortfall.
  

Strategier för att nå ut till kunder

• Påminnelser om förnyelse: Kontakta kunderna några dagar innan deras abonnemang förnyas och ge dem möjlighet att uppdatera sina betalningsuppgifter eller säga upp abonnemanget om de vill.
  
• Kampanjer för att vinna tillbaka förlorade kunder (win-back): Om en kund säger upp sig kan du skicka riktade win-back-e-postmeddelanden med incitament att abonnera på nytt.
  
• Logik för återförsök: Implementera en process som automatiskt gör nya försök att genomföra misslyckade betalningar flera gånger innan ett abonnemang markeras som förfallet till betalning.
  
• E-postmeddelanden: Skicka personliga e-postmeddelanden till kunder efter misslyckade betalningar och uppmuntra dem att uppdatera sina betalningsuppgifter.
  
• Dedikerade supportkanaler: Tillhandahåll särskilda supportkanaler (t.ex. e-post, livechatt) specifikt för fakturerings- och abonnemangsrelaterade frågor.
  
• Proaktiv uppsökande verksamhet: Om en kund har problem med att förnya sitt abonnemang kontakta dem proaktivt för att hjälpa till.
  
• Feedback från kunder: Samla in feedback från kunder om deras faktureringsupplevelse och använd den för att förbättra dina processer.
  

Interna processer

• Kontoavstängning: Tillfälligt stänga av åtkomsten till produkten eller tjänsten för konton som förfallit till betalning.
  
• Viktiga mätvärden: Spåra abonnemangsstatistik såsom månatliga återkommande intäkter (MRR), kundbortfall, kundens livstidsvärde (LTV) och genomsnittliga intäkter per användare (ARPU).
  
• Kohortanalys: Analysera kundkohorter (grupper av kunder som abonnerade samtidigt) för att identifiera trender vad gäller kundbortfall och -retention.
  

Produktegenskaper

• Paus-funktion: Tillåt kunder att tillfälligt pausa sina abonnemang istället för att säga upp dem, vilket kan leda till högre återaktiveringsfrekvens.
  
• Lojalitetsprogram: Belöna lojala abonnenter med rabatter, exklusivt innehåll eller tidig tillgång till nya funktioner.
  
• Värvningsprogram: Uppmuntra kunder att värva vänner och familj genom att erbjuda incitament. Detta kan vara ett kostnadseffektivt sätt att skaffa nya abonnenter.
  

Utmaningar och lösningar med automatiserad fakturering inom e-handeln

Här är några vanliga utmaningar som företag stöter på i samband med automatiserad fakturering inom e-handeln och förslag på hur de kan lösas.

Misslyckade betalningar och ofrivilligt kundbortfall

En stor del av kundbortfallet kan hänföras till misslyckade betalningar orsakade av utgångna eller ogiltiga kortuppgifter. Detta kan leda till förlorade intäkter och missnöjda kunder.

Lösningar

• Uppdatering av konto: Implementera en kortuppdaterare för att automatiskt uppdatera föråldrade kortuppgifter. Det här verktyget är integrerat i Stripes abonnemangshanteringstjänster.
  
• Påminnelsehantering: Konfigurera en process för utestående betalningar med flera försök att ta betalt på nytt och anpassningsbara e-postpåminnelser som uppmanar kunderna att uppdatera sina betalningsuppgifter.
  
• Smart logik för återförsök: Använd intelligenta scheman för försök att ta betalt på nytt som anpassar sig till kundernas beteende och betalningshistorik för att öka antalet lyckade försök.
  

Abonnemangströtthet och frivilligt kundbortfall

Kunder kan känna sig överväldigade av för många abonnemang eller tappa intresset för en produkt, vilket leder till frivilliga uppsägningar.

Lösningar

• Värderingsdriven kommunikation: Kommunicera regelbundet värdeerbjudandet för din produkt eller tjänst för att hålla kunderna engagerade.
  
• Spårning av användning: Övervaka kundernas användningsmönster och kontakta proaktivt dem som underutnyttjar produkten för att erbjuda hjälp eller alternativa planer.
  
• Flexibla planer: Erbjud en mängd olika abonnemangsalternativ, inklusive pausa/återuppta-funktionalitet, för att stödja olika kundbehov.
  

Integration

Att integrera ett automatiserat faktureringssystem med befintliga e-handelsplattformar eller annan affärsprogramvara kan vara en teknisk utmaning.

Lösningar

• Val av leverantör: Välj en faktureringsleverantör som integrerar med din e-handelsplattform eller andra system som CRM och redovisningsprogram.
  
• Utvecklarresurser: Avsätt dedikerade utvecklingsresurser eller överväg att anlita en specialiserad konsult för att hantera svårare integrationer.
  

Hantering av priser och planer

Att hantera flera olika prisplaner, rabatter och kampanjer kan bli svårare när ditt företag växer.

Lösningar

• Prissättningsfunktioner: Välj en faktureringsplattform med funktioner för prishantering som gör att du enkelt kan skapa, uppdatera och hantera komplexa prisstrukturer.
  
• Kommunikation om prissättning: Kommunicera prisinformation tydligt för att undvika förvirring och potentiella tvister.
  

Datasäkerhet och efterlevnad

Hantering av känslig kundbetalningsinformation kräver starka säkerhetsåtgärder och efterlevnad av regler som PCI DSS.

Lösningar

• PCI-kompatibel leverantör: Välj en faktureringsleverantör som är PCI DSS-kompatibel och följer de högsta säkerhetsstandarderna.
  
• Datakryptering: Kryptera alla kunddata under överföring och lagring.
  
• Säkerhetsgranskningar: Genomför regelbundna säkerhetsgranskningar för att identifiera och åtgärda eventuella sårbarheter i ditt faktureringssystem.
  

Kundtvister och återkrediteringar

Kunder kan bestrida debiteringar eller initiera återkrediteringar, vilket kan vara tidskrävande och kostsamt att lösa.

Lösningar

• Faktureringsbeskrivningar: Använd tydliga och igenkännliga faktureringsbeskrivningar på kundens kontoutdrag för att undvika förvirring.
  
• Kundkommunikation: Kommunicera proaktivt med kunderna om eventuella ändringar av deras abonnemang eller fakturering.
  
• Hantering av tvister: Implementera en väldefinierad process för att hantera tvister och återkrediteringar snabbt och effektivt.
  

Bästa praxis för automatiserad fakturering för e-handelsföretag

Använd följande metoder för att maximera fördelarna med ditt automatiserade faktureringssystem:

• Beteendeanpassade påminnelser: Istället för att skicka generiska påminnelsemeddelanden via e-post kan du använda beteendedata för att anpassa din kommunikation. Analysera tidigare betalningsbeteende, köphistorik och engagemang för att skicka personliga meddelanden som når ut till enskilda kunder och ökar sannolikheten för att få betalt.
  
• Prediktiv kundbortfallsmodellering: Använd maskininlärningsalgoritmer för att analysera kundbeteende och förutsäga risken för kundbortfall så att du proaktivt kan ingripa med anpassade kampanjer eller incitament för kunder i riskzonen innan de säger upp abonnemanget.
  
• Optimering av abonnemang: Granska och optimera dina abonnemangserbjudanden regelbundet baserat på kundfeedback och dataanalys. Experimentera med olika prissättningsmodeller, paketeringsalternativ och funktionsuppsättningar för att maximera kundens livstidsvärde och minska kundbortfallet.
  
• Dynamisk prissättning: Implementera dynamiska prissättningsstrategier som justerar abonnemangskostnader baserat på efterfrågan, användningsmönster eller andra faktorer. Detta kan bidra till att optimera intäkterna och ge kunderna mer personliga prisalternativ.
  
• Användningsbaserad fakturering och förbrukningsbaserad prissättning: För vissa produkter eller tjänster bör du överväga användningsbaserad fakturering eller förbrukningsbaserade prismodeller. Detta gör att du kan debitera kunder baserat på deras användning, vilket kan vara särskilt värdefullt för produkter med olika användningsnivåer.
  
• Kontoexpansion och korsförsäljning: Använd automatiska faktureringsdata för att identifiera möjligheter till kontoexpansion eller korsförsäljning. Om en kund till exempel konsekvent överskrider sina användningsgränser föreslår du en plan på högre nivå med fler resurser.
  
• Automatisering av intäktsredovisning: Integrera ditt automatiserade faktureringssystem med ditt bokföringsprogram för att automatisera intäktsredovisningen. Detta säkerställer korrekt finansiell rapportering och efterlevnad.
  
• Abonnemangsanalys: Använd avancerad analys för att få djupare insikter om hur väl abonnemangen presterar. Spåra mätvärden som MRR, kundbortfall, kundens livstidsvärde och förnyelsefrekvens på en detaljerad nivå. Detta kan hjälpa dig att identifiera trender, optimera dina strategier och fatta datadrivna beslut.
  
• Integration med kundframgångsplattformar: Integrera ditt faktureringssystem med kundframgångsplattformar för att få en helhetsbild av kundernas hälsa och ta itu med potentiella problem innan de eskalerar till uppsägningar.
  
• Hantering av abonnemangens livscykel: Utveckla en omfattande strategi för hantering av abonnemangens livscykel som täcker hela kundresan från förvärv till förnyelse. Detta inkluderar onboarding, engagemang, retention och win-back-strategier – allt anpassat efter abonnemangskundernas specifika behov.