计费乍看可能复杂且需要员工投入大量时间和精力。但采用统一且结构良好的计费流程，会让企业和客户都从中受益。这能保持收入稳定流动并减少问题，同时为财务团队提供可靠的操作指南。客户也能获得更易支付的及时准确发票。

以下是计费流程指南：其重要性、有效构建方法及 Stripe 如何提供支持。

本文内容

• 什么是计费流程及其重要性？
  
• 如何创建有效的计费流程？
  
• 支付条款在计费流程中起何作用？
  
• 不同行业的计费流程有何差异？
  
• 管理计费流程面临哪些挑战？
  
• Stripe 如何协助计费管理
  

什么是计费流程及其重要性？

计费流程是您用于发送发票、收取款项和跟踪交易的方法。它勾勒出从定价到款项完整入账的营收周期。无论通过邮件发送发票还是采用订阅自动扣费，计费流程确保您清楚何时及如何收款。

可靠的计费流程可以：

• 建立预期：客户知晓何时收到发票、应支付金额及付款周期。

• 增进信任：清晰的规则有助于避免混淆。当客户看到标准化流程，能更好理解逾期通知和计费周期。

• 实现稳定的现金流：按时收款便于计算月度营收。

• 降低错误风险：井然有序的账单记录便于追踪支付状态，可及早修正差错而非对账时发现。

有据可查的计费系统有助于提高您企业的整体稳定性。即使现有系统松散（如偶尔发送 PDF 发票），建立正式书面流程仍能带来裨益。

如何创建有效的计费流程？

创建计费流程始于对产品或服务的审慎评估，终于持续测试验证流程有效性。以下步骤可帮助您制定适合您业务的流程：

明确主体、时间与方式

• 主体：决定由谁负责发送发票或订阅费用账单。这可能是您财务团队中的某个人，也可能是一个在订单完成后自动生成发票的系统。

• 时间：设置时间表。您是在销售时收款还是发送月度账单？月末发送发票还是货到即发？建立一种规律的收款节奏可以避免随意提出付款要求，并且能让客户知道何时该付款。

• 方式：决定你是要使用纸质发票、电子发票，还是在线订阅工具。选择与客户支付偏好相匹配的形式。

标准化发票设计

发票的外观影响收款效率。简洁易读的发票能让客户更清楚地看到自己所欠的款项。发票应包括以下基本详细信息：

• 企业名称和联系信息：便于客户与您联系并提出问题。

• 唯一发票编号：使用可以在会计记录中进行追踪的编号系统。

• 明细费用：准确显示您的账单内容，如果需要，可以细化到具体的明细项目。

• 到期日：注明付款截止日期和支付条款（例如，15 天内付清、30 天内付清）。说明滞纳金（如何有）。

• 接受的付款方式：让客户知道您接受信用卡、银行转账还是其他方式。

尽可能实现自动化

自动计费可以将数据录入错误减至最少，并且能减少您的团队花费在追讨逾期发票上的时间。它还可以帮助您定期发送提醒。

保持清晰的沟通

临近到期日的电话或邮件提醒可防止漏付演变成更严重问题。使用友好且基于事实的语言引用发票详情。让客户通过一键支付完成结算。

监控、优化和调整

流程建立后需持续监控。关注准时付款率、重复发送发票频率及问题节点。根据结果调整流程。

支付条款在计费流程中起何作用？

支付条款规定了客户有多长时间来结清所欠款项，并且这些条款还概述了一些额外因素，例如提前付款的折扣以及逾期付款的罚款。支付条款影响收入确认时间和客户体验。若条款过于严格，可能会损害您与客户的合作关系。若过于宽松，则可能影响现金流。

合适的支付条款取决于您的业务类型、典型客户特征及客户关系。一旦确定条款，最好始终遵循。以下是常见的支付条款类型：

• 净 15 天、净 30 天或净 60 天：从发票日期算起，客户分别有 15 天、30 天或 60 天的付款期限。

• 2/10 净 30 天：若客户在 10 天内付款可享受 2% 折扣。若未在此窗口期支付，则需在第 30 天付清全额。

• 预付款： 客户需在商品交付或服务提供前付款。常见于定制订单或高风险场景。

不同行业的计费流程有何差异？

企业需建立收费机制，但其形式因行业而异。有的企业采用月度循环计费，有的则使用进度发票。产品或服务特性及行业监管要求共同决定了计费流程的结构。

以下是主要行业的典型计费方式：

• 咨询和专业服务：咨询和专业服务通常依赖于工时跟踪、阶段计费或预付金模式。可能按小时/项目收费，或采用“50% 预付款+50% 尾款”的支付结构。

• 零售和电子商务：零售和电商企业通常即时结算，但对重复订单可能提供订阅服务（如月度订阅盒）。需要最少人工干预的自动化发票和收据系统普遍应用。

• 制造业：制造企业多采用分阶段收款：启动生产付部分款项，中期再付部分，发货时付尾款。在此行业中，付款时间可能会更长，尤其是在 B2B 交易中。

• 医疗：医疗保健账单发票涉及保险索赔、自付费用等多方支付来源。计费流程包括预授权、向患者发送账单，以及对任何未结清余额进行跟进。

管理计费流程面临哪些挑战？

随着业务扩展，计费管理难度可能增加，常见问题包括：

• 逾期付款和坏账：客户拖欠将影响租金支付、工资发放等运营。持续的提醒和滞纳金政策会有所帮助，但仍有可能出现客户失联或拒绝付款的情况。平均而言，美国 8% 的 B2B 发票成为坏账。需建立催收机制，必要时委托第三方机构。

• 人为错误与流程不一致：如果您不记录计费流程，每个员工可能会以自己的方式发送发票。如果有人忘记了一个小细节，这可能会导致记录不一致或收费不准确。需通过复核机制和监管系统减少失误。

• 法规不断变更：销售税法、隐私条例及跨境支付规则可能发生变化或调整。如果新规则生效，去年运行良好的计费流程可能需要进行全面修改。监视合规性非常耗时，但忽视它可能会导致受到处罚。

• 复杂的付款安排：一些企业有特殊的付款方式。例如，客户可能仅在您达到某些项目关键阶段后才付款，或者他们可能对单张发票使用多种付款方式（部分支票支付、部分通过银行转账支付）。当您的计费流程是围绕较为简单的情况而设计的，处理复杂的付款安排可能会很麻烦。

• 规模化计费：随着客户量增长导致发票数量激增，处理起来可能会变非常耗时，并且追踪逾期款项变得更加困难。自动化工具和专业财务团队能够防止您的企业陷入不堪重负的境地。

Stripe 如何协助计费管理

Stripe Billing 是一款支持经常性收入、一次性发票和一系列其他支付模式的产品。以下是 Stripe 可以帮助您进行计费的方式：

• 订阅管理：Stripe 为订阅业务提供经常性付款工具。您可以定制计费周期、设置试用期和管理 订阅等级。该系统会在合适的时间间隔自动向客户开具发票，并将支付方式存档保存。

• 一次性发票：Stripe 允许您通过电子邮件向客户发送发票，并允许他们使用多种支付方式在线支付。您可以定制发票设计，融入您的品牌风格，并在 Stripe 管理平台中有序管理您的工作。您还可以为未按时结算的客户安排自动提醒，这样您就不必依赖人工跟进了。

• 自动计税：税收规则可能很棘手，尤其是在多个地点销售商品时。Stripe Tax 根据客户的位置计算和收取正确的税费，从而消除了部分复杂性。这可以减少猜测成分，并减轻可能存在的合规方面的担忧。您可以将此功能添加到您的 Stripe Billing 工作流程中，以便每张发票都包含准确的税额。

• 多种支付方式：Stripe 支持银行卡支付、银行转账、当地支付方式等多种支付方式。这可以提高您及时收到款项的可能性，因为客户可以选择他们偏好的支付方式。

• 集成和报告：Stripe 与许多会计平台连接，因此您无需进行额外的数据录入，就能让你的账目保持同步。通过管理平台，您可以快速查看收入渠道，深入了解已付、未付和逾期的发票。通过内置分析功能，您可以查看延迟付款的模式或识别订阅流失情况，从而帮助您优化计费流程。

• 欺诈预防：Stripe 的风险管理工具可以帮助筛选出可疑交易，并降低你遭受欺诈行为影响的风险。你可以应用定制规则，或者依靠 Stripe 的内置智能功能。如果您在多个国家/地区开展业务或处理高价值交易，这将特别有用。

• 定制：Stripe 的应用程序编程接口 (API) 可让您根据自己的需求调整计费体验。您可以将它们与您现有的网站或应用程序集成，以创建统一的支付流程，或使用预构建的表单来更快地启动。您还可以管理用户权限，以便某些团队成员只能看到管理平台的相关部分。