Facturatie lijkt in eerste instantie misschien ingewikkeld en vraagt veel tijd en moeite van je werknemers. Maar een consistente, goed gestructureerde facturatieprocedure kan je bedrijf en je klanten ten goede komen. Zo zorg je ervoor dat je inkomsten met minder problemen blijven stromen en beschikt je financiële team over een betrouwbare set richtlijnen. Ondertussen ontvangen klanten tijdige, nauwkeurige facturen die eenvoudiger te betalen zijn.

Hieronder vind je een overzicht van facturatieprocedures: waarom ze belangrijk zijn, hoe je ze effectief kunt ontwikkelen en hoe Stripe je kan ondersteunen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een facturatieprocedure en waarom is het belangrijk?
  
• Hoe maak je een effectieve facturatieprocedure?
  
• Welke rol spelen betalingsvoorwaarden in facturatieprocedures?
  
• Hoe verschillen de facturatieprocedures tussen branches?
  
• Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van een facturatieprocedure?
  
• Hoe Stripe kan helpen bij facturatie
  

Wat is een facturatieprocedure en waarom is het belangrijk?

Een facturatieprocedure is de methode die je gebruikt om facturen te versturen, betalingen te ontvangen en transacties bij te houden. Hierin wordt je inkomstencyclus beschreven, vanaf het moment dat je een tarief voor een product of dienst vaststelt tot het moment dat een betaling volledig op je rekening is vereffend. Of je nu facturen naar klanten e-mailt of ze automatisch factureert met facturatie op basis van abonnementen, een facturatieprocedure zorgt ervoor dat je weet wanneer en hoe je betalingen moet innen.

Een betrouwbare facturatieprocedure kan:

• Verwachtingen scheppen: klanten weten wanneer ze facturen ontvangen, hoeveel ze verschuldigd zijn en hoelang ze hebben om te betalen.

• Vertrouwen bevorderen: Duidelijke regels helpen om verwarring te voorkomen. Als een klant kan zien dat je betaalverzoeken een gedocumenteerde routine volgen, zullen ze berichten over achterstallige facturen of factuurcycli beter begrijpen.

• Zorgen voor een consistente cashflow: wanneer betalingen op tijd worden bijgeschreven, kun je je maandelijkse inkomsten eenvoudiger berekenen.

• De kans op fouten verminderen: Met overzichtelijke facturatieregistratie kun je de status van een betaling eenvoudiger bekijken. Je kunt fouten in een vroeg stadium herstellen in plaats van ze te ontdekken wanneer je rekeningen vereffent.

Een goed gedocumenteerd facturatiesysteem draagt bij aan de algehele stabiliteit van je bedrijf. Zelfs als je een losjes gedefinieerd systeem heeft, je stuurt bijvoorbeeld af en toe een pdf-factuur, heb je baat bij het op papier zetten van een formele procedure.

Hoe maak je een effectieve facturatieprocedure?

Het opstellen van een facturatieprocedure begint met een doordachte beoordeling van je dienst of product en eindigt met voortdurende tests om te bepalen of het proces werkt. Hieronder vind je stappen om je te helpen een procedure te ontwikkelen die werkt voor je bedrijf:

Wie, wanneer en hoe identificeren

• Wie: Bepaal wie verantwoordelijk is voor het versturen van facturen of abonnementskosten. Dit kan iemand van je financiële team zijn of een geautomatiseerd systeem dat facturen genereert zodra een bestelling is uitgevoerd.

• Wanneer: Stel een schema op. Breng je bedragen in rekening bij het verkooppunt of verstuur je maandelijkse overzichten? Moeten facturen de deur uit op de laatste dag van elke maand of direct nadat je een product hebt geleverd? Door een ritme aan te brengen, voorkom je willekeurige betaalverzoeken en weten klanten wanneer ze moeten betalen.

• Hoe: Bepaal of je papieren facturen, digitale facturen of een online abonnementstool gebruikt. Kies de indeling die past bij hoe je klanten het liefst betalen.

Je factuurontwerp formaliseren

De manier waarop je factuur eruitziet, kan van invloed zijn op je inningspercentage. Met eenvoudige, leesbare facturen kunnen klanten gemakkelijker zien wat ze verschuldigd zijn. Ze moeten deze basisgegevens bevatten:

• Bedrijfsnaam en contactgegevens: laat klanten moeiteloos contact met je opnemen als ze vragen hebben.

• Uniek factuurnummer: gebruik een nummeringssysteem dat je kunt bijhouden in je boekhouding.

• Gespecificeerde kosten: laat precies zien waarvoor je factureert, indien nodig tot op niveau van regelitems.

• Vervaldatum: Vermeld de vervaldatum en betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld netto 15, netto 30). Als er kosten voor te late betaling zijn, leg die dan ook uit.

• Geaccepteerde betaalmethoden: laat klanten weten of je creditcards, bankoverschrijvingen of andere methoden accepteert.

Automatiseren waar mogelijk

Automatische facturatie kan fouten bij het invoeren van gegevens tot en de tijd die je team kwijt is aan het incasseren van achterstallige facturen tot een minimum beperken. Het kan je ook helpen om regelmatig herinneringen te verstyreb.

Zorgen voor duidelijke communicatie

Een telefoontje of herinnerings-e-mail vlak voor de vervaldatum kan voorkomen dat een gemiste betaling een groter probleem wordt. Gebruik vriendelijke, feitelijke taal die verwijst naar de factuurgegevens. Laat de klant de betaling betalen met één klik.

Monitoren, verfijnen en aanpassen

Zodra je een procedure hebt gemaakt, moet je deze monitoren. Kijk naar hoeveel klanten op tijd betalen, hoe vaak je facturen opnieuw moet versturen of waar verwarring optreedt. Pas het proces aan op basis van de resultaten.

Welke rol spelen betalingsvoorwaarden in facturatieprocedures?

Betalingsvoorwaarden geven aan hoeveel tijd een klant heeft om het verschuldigde bedrag te vereffenen en geef daarnaast aanvullende factoren aan, zoals kortingen bij vroegtijdige betaling en boetes bij te late betaling. Betalingsvoorwaarden zijn van invloed op het tijdstip van inkomsten en de klantervaring. Als de betalingsvoorwaarden te streng zijn, kun je je werkrelaties met klanten schaden. Als ze te soepel zijn, kun je je cashflow schaden.

Wat de juiste betalingsvoorwaarden zijn, hangt af van je bedrijfstype, je typische klant en je klantrelaties. Als je eenmaal een beslissing hebt genomen, kun je die het beste volgen. Hieronder staan veelvoorkomende betalingsvoorwaarden die je kunt tegenkomen:

• Netto 15, netto 30 of netto 60: de klant heeft respectievelijk 15, 30 of 60 dagen de tijd om te betalen, gerekend vanaf de factuurdatum.

• 2/10 netto 30: De klant krijgt 2% korting als de betaling binnen 10 dagen aankomt. Als de klant niet binnen die korte periode betaalt, moet de volledige factuur op dag 30 betaald zijn.

• Vooruitbetaling: De klant betaalt voordat de goederen of diensten worden geleverd. Dit is vaak een vereiste voor bestellingen van maatwerk of scenario's met een hoog risico.

Hoe verschillen de facturatieprocedures tussen branches?

Bedrijven hebben een methode nodig om kosten in rekening te brengen bij klanten, maar hoe die methode eruitziet kan afhankelijk zijn van de branche. Het ene bedrijf maakt gebruik van maandelijks terugkerende facturatie, terwijl het andere bedrijf voortgangsfacturen verstuurt. In elk geval bepalen de aard van het product of de dienst en eventuele branchevoorschriften de structuur van facturatieprocedure.

Hieronder vind je voorbeelden van hoe facturatieprocedures meestal werken in verschillende grote branches:

• Consulting en professionele diensten: Consulting en professionele diensten zijn vaak afhankelijk van tijdregistratie, mijlpaalfacturatie of voorschotten. Ze kunnen tarieven koppelen aan uur- of projectvergoedingen of betalingsvoorwaarden vaststellen op 50% vooraf en 50% bij voltooiing van het project.

• Retail en e-commerce: Retail- en e-commercebedrijven accepteren betalingen meestal direct bij het afrekenen, hoewel ze soms abonnementen aanbieden voor terugkerende bestellingen (bijvoorbeeld maandelijkse abonnementen voor boxen). Geautomatiseerde facturen en ontvangstbewijzen die een minimale handmatige tussenkomst vereisen, zijn gebruikelijk.

• Productie: Productiebedrijven kunnen klanten in fasen factureren. Een gedeeltelijke betaling om met de productie te beginnen, een ander deel halverwege en de laatste betaling wanneer de goederen worden verstuurd. Betalingstermijnen kunnen in deze branche langer zijn, vooral bij B2B-transacties.

• Gezondheidszorg: Facturatie in de gezondheidszorg omvat verzekeringsclaims, eigen bijdragen en meerdere betalingsbronnen. Facturatieprocedures omvatten voorafgaande goedkeuringen, verklaringen aan patiënten en opvolging voor uitstaand saldo.

Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van een facturatieprocedure?

Uitdagingen kunnen zich voordoen in facturatieprocedures, vooral wanneer een bedrijf groeit en het volume toeneemt. Hier zijn een paar veelvoorkomende problemen:

• Te late betalingen en oninbare vorderingen: Wanneer klanten niet op tijd betalen, kan dat van invloed zijn op je vermogen om je uitgaven te beheren, inclusief huur en salarisadministratie. Consistente herinneringen en beleid voor kosten voor te late betalingen helpen, maar er is een mogelijkheid dat een klant verdwijnt of weigert te betalen. Gemiddeld wordt 8% van B2B-facturen in de Verenigde Staten een oninbare vordering. Het is soms noodzakelijk om een gedegen escalatieplan (bijvoorbeeld contact opnemen met een incassobureau) te hebben.

• Menselijke fouten en inconsistente processen: Als je je facturatieprocedure niet documenteert, kan elke werknemer facturen in zijn eigen stijl verzenden. Dit kan leiden tot inconsistente registratie of onnauwkeurige kosten als iemand een klein detail vergeet. Controle op de nauwkeurigheid en een systeem voor toezicht kunnen fouten beperken.

• Veranderende regelgeving: Omzetbelastingwetgeving kan veranderen, nieuwe privacyregels kunnen ontstaan en regels voor internationale betalingen kunnen veranderen. Een facturatieproces dat vorig jaar prima werkte, moet mogelijk herzien worden als de nieuwe regels van kracht worden. Waakzaam zijn op compliance is tijdrovend, maar het negeren ervan kan leiden tot boetes.

• Complexe betalingsregelingen: Sommige bedrijven hebben speciale betaalopties. Een klant kan bijvoorbeeld pas betalen nadat je bepaalde projectmijlpalen hebt bereikt of ze kunnen meerdere betaalmethoden gebruiken voor een enkele factuur (deels cheque, deels bankoverschrijving). Het verwerken van deze regelingen kan ingewikkeld zijn wanneer je procedure is opgezet rond een eenvoudiger scenario.

• Facturatie op schaal: Naarmate je bedrijf aan meer klanten verkoopt, neemt de hoeveelheid facturen toe. Het verwerken ervan kan tijdrovend worden en het bijhouden van achterstallige bedragen wordt moeilijker. Automatisering en een sterk financieel team kunnen ervoor zorgen dat je bedrijf niet overweldigd raakt.

Hoe Stripe kan helpen bij facturatie

Stripe Billing is een product dat ondersteuning biedt voor terugkerende inkomsten, eenmalige facturen en diverse andere betaalmodellen. Hieronder volgen manieren waarop Stripe je kan helpen met je facturatie:

• Beheer van abonnementen: Stripe biedt tools voor terugkerende betalingen voor activiteiten op basis van abonnementen. Je kunt facturatiecycli aanpassen, proefperioden instellen en abonnementsniveaus beheren. Het systeem factureert klanten automatisch met de juiste intervallen en registreert de betaalmethoden.

• Eenmalige facturen: Met Stripe kun je facturen per e-mail naar klanten versturen en ze online laten betalen met verschillende betaalmethoden. Je kunt het factuurontwerp aanpassen, de uitstraling van je merk opnemen en je werk georganiseerd houden binnen het Stripe-dashboard. Je kunt ook automatische herinneringen plannen voor klanten die niet op tijd hebben vereffend, zodat je niet afhankelijk bent van persoonlijke opvolging.

• Automatische belastingberekening: Belastingregels kunnen lastig zijn, vooral als je op meerdere locaties verkoopt. Stripe Tax neemt die complexiteit weg door de juiste belasting te berekenen en innen op basis van de locatie van je klant. Dit kan giswerk en mogelijke zorgen over compliance verminderen. Je kunt deze functie toevoegen aan je Stripe Billing-workflow zodat elke factuur de juiste belastingbedragen bevat.

• Meerdere betaalmethoden: Stripe ondersteunt creditcards, bankoverschrijvingen en lokale betaalmethoden en meer. Zo vergroot je de kans dat je op tijd wordt betaald, omdat klanten zelf de gewenste betaalmethoden kunnen kiezen.

• Integratie en rapportage: Stripe is gekoppeld aan veel boekhoudplatformen, zodat je je boekhouding gesynchroniseerd kunt houden zonder extra gegevens in te voeren. Het dashboard geeft je snel overzicht van je omzetpijplijn met inzicht in betaalde, onbetaalde en achterstallige facturen. Met geïntegreerde analyses kun je patronen in te late betalingen zien of het verloop van abonnementen vaststellen, zodat je je facturatieproces kunt verfijnen.

• Fraudepreventie: De risicobeheertools van Stripe kunnen helpen om verdachte transacties eruit te filteren en je blootstelling aan frauduleuze actoren te verkleinen. Je kunt aangepaste regels toepassen of vertrouwen op de ingebouwde intelligentie van Stripe. Dit is vooral handig als je in meerdere landen actief bent of transacties met een hoge waarde verwerkt.

• Maatwerk: Met de API's (Application Programming Interfaces) van Stripe kun je de facturatie aanpassen aan je behoeften. Je kunt ze integreren met je bestaande website of app om een uniforme betaalflow te maken of kant-en-klare formulieren gebruiken om sneller aan de slag te gaan. Je kunt ook gebruikersmachtigingen beheren, zodat bepaalde teamleden alleen de relevante onderdelen van het dashboard zien.