Facturatie lijkt in het begin misschien complex en vergt veel tijd en moeite van je personeel. Maar de overstap naar een consistente, goed opgezette facturatieprocedure levert voordelen op voor de onderneming en voor klanten. Dit houdt je inkomsten op gang met minder problemen en geeft het financiële team betrouwbare richtlijnen. Tegelijkertijd ontvangen klanten tijdig nauwkeurige facturen die ze makkelijker kunnen vereffenen.

Hieronder vind je een overzicht van facturatieprocedures: waarom ze belangrijk zijn, hoe je ze effectief kunt ontwikkelen en hoe Stripe je kan ondersteunen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een facturatieprocedure en waarom is deze belangrijk?
  
• Hoe creëer je een effectieve facturatieprocedure?
  
• Welke rol spelen betalingsvoorwaarden bij facturatieprocedures?
  
• Hoe verschillen facturatieprocedures per branche?
  
• Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van een facturatieprocedure?
  
• Hoe Stripe kan helpen bij facturatie
  

Wat is een facturatieprocedure en waarom is het belangrijk?

Een facturatieprocedure is de methode die je gebruikt om facturen te verzenden, betalingen te ontvangen en transacties te volgen. Het beschrijft de volledige bestelling-tot-betalingcyclus, vanaf het moment waarop je een prijs bepaalt voor een product of dienst tot het moment waarop een betaling volledig is vereffend in het account. Of je nu facturen per e-mail naar klanten stuurt of deze automatisch in rekening brengt via abonnementsfacturatie, een facturatieprocedure zorgt ervoor dat je weet wanneer en hoe je betalingen moet innen.

Een betrouwbare facturatieprocedure kan:

• Verwachtingen scheppen: Klanten weten wanneer ze facturen ontvangen, hoeveel ze verschuldigd zijn en hoeveel tijd ze hebben om te betalen.

• Vertrouwen bevorderen: Duidelijke regels helpen verwarring te voorkomen. Als klanten zien dat de betalingsverzoeken een gedocumenteerde routine volgen, begrijpen ze herinneringen voor te late betalingen of facturatiecycli beter.

• Consistente cashflow mogelijk maken: Wanneer betalingen op tijd binnenkomen, kun je de maandelijkse inkomsten makkelijker berekenen. Days Sales Outstanding (DSO) is een statistiek die de effectiviteit van de facturatieprocedures met betrekking tot de cashflow bijhoudt.

• Het risico op fouten verminderen: Georganiseerde facturatiegegevens maken het eenvoudiger om de status van een betaling te zien. Je kunt fouten in een vroeg stadium oplossen in plaats van ze pas te ontdekken wanneer je accounts reconcilieert.

Aangezien 43% van de op krediet gebaseerde B2B-verkopen in de VS te laat wordt betaald, kan een goed gedocumenteerd facturatiesysteem helpen bij het verminderen van te laat betaalde facturen en bijdragen aan de algehele stabiliteit van de onderneming. Zelfs als je een losjes gedefinieerd systeem hebt (je stuurt bijvoorbeeld af en toe een pdf-factuur), levert het op schrift stellen van een formele procedure voordelen op voor de betrokkenen.

Hoe maak je een effectieve facturatieprocedure?

Het opstellen van een facturatieprocedure begint met een doordachte beoordeling van je dienst of product en eindigt met voortdurende tests om te bepalen of het proces werkt. Hieronder vind je stappen om je te helpen een procedure te ontwikkelen die werkt voor je bedrijf:

Wie, wanneer en hoe identificeren

• Wie: Bepaal wie verantwoordelijk is voor het verzenden van facturen of abonnementskosten. Dit kan een persoon in je financiële team zijn of een geautomatiseerd systeem dat facturen genereert zodra een bestelling is voltooid.

• Wanneer: Stel een schema op. Breng je kosten in rekening op het moment van verkoop of stuur je maandelijkse afschriften? Moeten facturen op de laatste dag van elke maand worden verstuurd of direct na de levering van een product? Het vaststellen van een ritme voorkomt willekeurige betalingsverzoeken en laat klanten weten wanneer ze moeten betalen.

• Hoe: Bepaal of je papieren facturen, digitale facturen of een online abonnementstool gebruikt. Kies de indeling die aansluit bij de manier waarop klanten het liefst betalen.

Je factuurontwerp formaliseren

De manier waarop je factuur eruitziet, kan van invloed zijn op je inningspercentage. Met eenvoudige, leesbare facturen kunnen klanten gemakkelijker zien wat ze verschuldigd zijn. Ze moeten deze basisgegevens bevatten:

• Bedrijfsnaam en contactgegevens: Zorg ervoor dat klanten makkelijk contact met je kunnen opnemen als ze vragen hebben.

• Uniek factuurnummer: Gebruik een nummeringssysteem dat kan worden gevolgd in de boekhouding.

• Gespecificeerde kosten: Laat precies zien wat je in rekening brengt, indien nodig tot op factuurregelniveau.

• Vervaldatum: Vermeld de deadline en betalingsvoorwaarden (bijv. netto 15, netto 30). Als er kosten voor te late betaling zijn, leg deze dan ook uit. Zie de onderstaande sectie over betalingsvoorwaarden voor richtlijnen over welke optie je moet kiezen.

• Geaccepteerde betaalmethoden: Laat klanten weten of je creditcards, bankoverschrijvingen of andere methoden accepteert.

Automatiseren waar mogelijk

Geautomatiseerde facturatie kan fouten bij gegevensinvoer minimaliseren, evenals de tijd die het team besteedt aan het najagen van achterstallige facturen. Het kan je ook helpen om herinneringen volgens een vast schema te verzenden. Bekijk hieronder hoe Stripe je kan helpen bij het automatiseren van de facturatieprocedures.

Zorgen voor duidelijke communicatie

Een telefoontje of een e-mailherinnering vlak voor de vervaldatum kan voorkomen dat een gemiste betaling een groter probleem wordt. Gebruik vriendelijke, feitelijke taal die verwijst naar de factuurgegevens. Laat de klant de betaling met één klik vereffenen.

Monitoren, verfijnen en aanpassen

Zodra je een procedure hebt gemaakt, moet je deze monitoren. Kijk naar hoeveel klanten op tijd betalen, hoe vaak je facturen opnieuw moet versturen of waar verwarring optreedt. Pas het proces aan op basis van de resultaten.

Welke rol spelen betalingsvoorwaarden in facturatieprocedures?

Betalingsvoorwaarden bepalen hoeveel tijd een klant heeft om het verschuldigde bedrag te vereffenen, en schetsen aanvullende factoren zoals kortingen voor vroege betaling en boetes voor te late betaling. Betalingsvoorwaarden zijn van invloed op de timing van inkomsten en de klantervaring. Als de voorwaarden te streng zijn, kan dit de werkrelaties met klanten schaden. Als ze te soepel zijn, kan dit ten koste gaan van de cashflow.

Wat de juiste betalingsvoorwaarden zijn, hangt af van je bedrijfstype, je typische klant en je klantrelaties. Als je eenmaal een beslissing hebt genomen, kun je die het beste volgen. Hieronder staan veelvoorkomende betalingsvoorwaarden die je kunt tegenkomen:

Betalingsvoorwaarden in één oogopslag

Hoe verschillen de facturatieprocedures tussen branches?

Ondernemingen hebben een methode nodig om klanten te belasten, maar hoe die methode eruitziet, hangt af van de branche. De ene onderneming maakt wellicht gebruik van maandelijkse terugkerende facturatie, terwijl de andere misschien voortgangsfacturen stuurt. In beide gevallen bepalen de aard van het product of de dienst en eventuele brancheregelgeving de structuur van de facturatieprocedure.

Hieronder vind je voorbeelden van hoe facturatieprocedures meestal werken in verschillende grote branches:

• SaaS en software: Software-as-a-Service-ondernemingen (SaaS) combineren terugkerende abonnementsfacturatie meestal met op gebruik gebaseerde componenten, zoals een basisabonnement dat maandelijks of jaarlijks wordt gefactureerd, plus op meting gebaseerde kosten voor API-aanroepen, actieve gebruikers of dataverbruik boven een drempelwaarde.

• Adviesdiensten en zakelijke dienstverlening: Adviesdiensten en zakelijke dienstverlening zijn vaak afhankelijk van urenregistratie, mijlpaalfacturatie of voorschotten. Ze kunnen tarieven koppelen aan uurtarieven of projectkosten, of betalingsvoorwaarden instellen op 50% vooraf en 50% bij voltooiing van het project.

• Detailhandel en e-commerce: Ondernemingen in de detailhandel en e-commerce accepteren de betaling meestal direct bij het afrekenen, hoewel ze soms abonnementen aanbieden voor terugkerende bestellingen (bijv. maandelijkse abonnementsboxen). Geautomatiseerde facturen en betalingsbewijzen die minimale handmatige tussenkomst vereisen, zijn gebruikelijk.

• Productie: Productieondernemingen factureren klanten mogelijk in fasen: een gedeeltelijke betaling om met de productie te beginnen, een ander deel halverwege en de laatste betaling wanneer de goederen worden verzonden. Betalingstermijnen kunnen in deze branche langer zijn, vooral bij B2B-transacties.

• Bouw en vastgoedontwikkeling: Grote bouwprojecten maken bijna altijd gebruik van voortgangsfacturatie of AIA-facturatie. Hierbij worden op regelmatige tijdstippen facturen ingediend op basis van het percentage voltooid werk. Deze facturen worden geverifieerd door een architect of projectmanager voordat de betaling wordt vrijgegeven.

• Gezondheidszorg: Facturatie in de gezondheidszorg omvat verzekeringsclaims, eigen bijdragen en meerdere betalingsbronnen. Procedures omvatten voorafgaande goedkeuringen, patiëntafschriften, follow-up door verzekeringen en coördinatie van vergoedingen wanneer een patiënt meerdere dekkingsbronnen heeft. Branchespecifieke regelgeving of vereisten, zoals CPT-codes, zorgen voor extra complexiteit.

• Logistiek en vracht: Logistieke dienstverleners factureren doorgaans per zending, per mijl of onder vrachtcontracten met tariefschema's die gekoppeld zijn aan gewicht, afstand en serviceniveau.

Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van een facturatieprocedure?

Uitdagingen kunnen zich voordoen in facturatieprocedures, vooral wanneer een bedrijf groeit en het volume toeneemt. Hier zijn een paar veelvoorkomende problemen:

• Te late betalingen en oninbare vorderingen: Wanneer klanten niet op tijd betalen, kan dat je vermogen beïnvloeden om je uitgaven, waaronder huur en salarissen, te beheren. Consistente herinneringen en een beleid voor kosten wegens te late betaling helpen, maar er is een kans dat een klant verdwijnt of weigert te betalen. Gemiddeld wordt 8% van de B2B-facturen in de VS een oninbare vordering.

  • Hoe je dit oplost: Handhaaf een duidelijk beleid voor kosten wegens te late betaling, automatiseer betalingsherinneringen en incasso-e-mails en stel een stevig escalatieplan op voor het incasseren van betalingen.
    

• Menselijke fouten en inconsistente processen: Als je de facturatieprocedure niet documenteert, stuurt elke werknemer facturen mogelijk in een eigen stijl. Dit kan leiden tot inconsistente gegevens of onjuiste kosten als iemand een klein detail vergeet.

  • Hoe je dit oplost: Maak een gestandaardiseerd facturatiesjabloon en vereis secundair toezicht of geautomatiseerde validatie vóór verzending.
    

• Veranderende regelgeving: Wetgeving inzake omzetbelasting kan veranderen, er kan nieuwe privacyregelgeving ontstaan en de regels voor grensoverschrijdende betalingen kunnen wijzigen. Een facturatieproces dat vorig jaar prima werkte, moet mogelijk worden herzien als er nieuwe regels van kracht worden.

  • Hoe je dit oplost: Gebruik een modern facturatieplatform dat belastingtarieven en compliancevereisten automatisch bijwerkt op basis van de regio van de klant.
    

• Complexe betalingsregelingen: Sommige ondernemingen hebben speciale betalingsopties. Een klant betaalt bijvoorbeeld pas nadat je bepaalde projectmijlpalen hebt bereikt, of deze gebruikt meerdere betaalmethoden voor één factuur (deels via cheque, deels via bankoverschrijving). Het afhandelen van deze regelingen kan ingewikkeld zijn als de procedure is opgebouwd rond een eenvoudiger scenario.

  • Hoe je dit oplost: Maak gebruik van flexibele facturatiesoftware die standaard overweg kan met aangepaste mijlpalen, gesplitste betalingen en variabele facturatieschema's.
    

• Facturatie op grote schaal: Naarmate de onderneming aan meer klanten verkoopt, neemt het aantal facturen toe. Het verwerken ervan kan veel tijd in beslag nemen en het bijhouden van achterstallige bedragen wordt lastiger.

  • Hoe je dit aanpakt: Automatiseer je kernprocedures voor facturatie zodat je financiële team probleemloos grotere volumes beheert zonder individuele betalingen handmatig af te stemmen.
    

Hoe Stripe kan helpen bij facturatie

Stripe Billing is een product dat terugkerende inkomsten, eenmalige facturen en diverse andere betaalmodellen ondersteunt. Hier volgen manieren waarop Stripe je helpt bij je facturatie:

• Abonnementenbeheer: Stripe biedt tools voor terugkerende betalingen voor ondernemingen met abonnementen. Je past facturatiecycli aan, stelt proefperioden in en beheert abonnementsniveaus. Het systeem factureert klanten automatisch met de juiste intervallen en slaat betaalmethoden op.

• Eenmalige facturen: Met Stripe stuur je facturen via e-mail naar klanten en laat je ze online betalen met verschillende betaalmethoden. Je past het ontwerp van de factuur aan, voegt de stijl van je merk toe en houdt je werk overzichtelijk in het Stripe-dashboard. Je plant ook automatische herinneringen in voor klanten die niet op tijd hebben betaald, zodat je niet afhankelijk bent van persoonlijke opvolging.

• Automatische belastingberekening: Belastingregels zijn soms ingewikkeld, vooral als je op meerdere locaties verkoopt. Stripe Tax neemt een deel van deze complexiteit weg door de juiste omzetbelasting te berekenen en te innen op basis van de locatie van de klant. Dit vermindert giswerk en mogelijke zorgen over compliance. Je voegt dit kenmerk toe aan je workflow van Stripe Billing, zodat elke factuur de juiste belastingbedragen bevat.

• Meerdere betaalmethoden: Stripe ondersteunt kaarten, bankoverschrijvingen, lokale betaalmethoden en meer. Dit vergroot je kansen om snel betaald te krijgen, omdat klanten hun favoriete betaalmethoden kunnen kiezen.

• Integratie en rapportage: Stripe maakt verbinding met veel boekhoudplatforms, zodat je de boekhouding gesynchroniseerd houdt zonder extra gegevens in te voeren. Het Dashboard geeft je een snel overzicht van je inkomstenpijplijn met inzicht in betaalde, onbetaalde en achterstallige facturen. Met ingebouwde analyses zie je patronen in late betalingen of identificeer je abonnementenverloop, waardoor je het facturatieproces verfijnt.

• Fraudepreventie: De risicobeheertools van Stripe helpen verdachte transacties te filteren en je risico op frauduleuze actoren te verkleinen. Je past regels op maat toe of je vertrouwt op de ingebouwde intelligentie van Stripe. Dit is vooral handig als je in meerdere landen actief bent of transacties met een hoge waarde verwerkt.

• Aanpassing: Met de application programming interfaces (API's) van Stripe pas je de facturatie-ervaring aan je behoeften aan. Je integreert deze met je bestaande website of app om een uniform betaalproces te creëren, of je gebruikt kant-en-klare formulieren voor een snellere lancering. Je beheert ook gebruikersrechten, zodat bepaalde teamleden alleen de relevante delen van het Dashboard zien.