La facturación puede parecer compleja al principio y exigir mucho tiempo y esfuerzo al personal. Sin embargo, adoptar un procedimiento de facturación constante y bien estructurado puede beneficiar a tu empresa y clientes. Esto puede mantener la fluidez de tus ingresos con menos problemas y proporcionar a tu equipo de finanzas un conjunto confiable de pautas. Mientras tanto, los clientes reciben facturas precisas, a tiempo y fáciles de acreditar.

A continuación, encontrarás una guía sobre los procedimientos de facturación: por qué son importantes, cómo crearlos eficazmente y cómo Stripe puede ayudarte.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un procedimiento de facturación y por qué es importante?
  
• ¿Cómo se crea un procedimiento de facturación eficaz?
  
• ¿Qué función tienen los plazos de pago en los procedimientos de facturación?
  
• ¿En qué se diferencian los procedimientos de facturación en los distintos sectores?
  
• ¿Cuáles son los desafíos de gestionar un procedimiento de facturación?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe con la facturación
  

¿Qué es un procedimiento de facturación y por qué es importante?

Un procedimiento de facturación es el método que se utiliza para enviar facturas, recibir pagos y hacer un seguimiento de las transacciones. Describe tu ciclo de ingresos, desde el momento en que decides el precio de un producto o servicio hasta el momento en que un pago se acredita completamente en tu cuenta. Ya sea que envíes facturas por correo electrónico a los clientes o les cobres automáticamente con la facturación de suscripciones, un procedimiento de facturación te garantiza saber cuándo y cómo cobrar los pagos.

Un procedimiento de facturación confiable puede hacer lo siguiente:

• Establece expectativas: los clientes saben cuándo recibirán las facturas, cuánto deberán y cuánto tiempo tendrán para pagar.

• Promueve la confianza: las reglas claras ayudan a evitar confusiones. Si un cliente puede ver que tus solicitudes de pago siguen una rutina documentada, comprenderá mejor los avisos por pagos vencidos o los ciclos de facturación.

• Permite un flujo de caja constante: cuando los pagos llegan a tiempo, puedes calcular tus ingresos mensuales con mayor facilidad.

• Reduce el riesgo de errores: los registros de facturación organizados facilitan la visualización del estado de un pago. Puedes corregir los errores a tiempo en lugar de descubrirlos cuando concilias las cuentas.

Un sistema de facturación bien documentado contribuye a la estabilidad general de tu empresa. Incluso si tienes un sistema poco definido (por ejemplo, si envías ocasionalmente una factura en PDF), establecer un procedimiento formal por escrito beneficia a los involucrados.

¿Cómo se crea un procedimiento de facturación eficaz?

La creación de un procedimiento de facturación comienza con una evaluación cuidadosa de tu servicio o producto y termina con pruebas continuas para determinar si el proceso funciona. A continuación, te presentamos los pasos que te ayudarán a desarrollar un procedimiento que funcione para tu empresa:

Identifica quién, cuándo y cómo

• Quién: decide quién es responsable de enviar las facturas o los cargos por suscripción. Puede ser una persona de tu equipo de finanzas o un sistema automatizado que genera facturas una vez que se completa un pedido.

• Cuándo: establece un cronograma. ¿Cobras en el punto de venta o envías estados de cuenta mensuales? ¿Las facturas deben enviarse el último día de cada mes o justo después de entregar un producto? Establece un ritmo para evitar solicitudes de pago aleatorias y permitir a los clientes saber cuándo pagar.

• Cómo: decide si utilizarás facturas impresas, digitales o una herramienta de suscripción en línea. Elige el formato que mejor se adapte a la forma de pago preferida de tus clientes.

Formaliza el diseño de tu factura

El aspecto de tu factura puede afectar tu tasa de cobro. Las facturas sencillas y legibles facilitan a los clientes la comprensión de lo que deben. Deben incluir los siguientes detalles básicos:

• Nombre de la empresa e información de contacto: facilita a los clientes la comunicación contigo si tienen preguntas.

• Número único de factura: utiliza un sistema de numeración que se pueda rastrear en tus registros contables.

• Cargos detallados: muestra exactamente lo que estás facturando, hasta la partida si es necesario.

• Fecha de vencimiento: indica la fecha límite y los plazos de pago (p. ej., 15 días netos, 30 días netos). Si hay cargos por pagos atrasados, explícalos también.

• Métodos de pago aceptados: informa a los clientes si aceptas tarjetas de crédito, transferencias bancarias u otros métodos.

Automatiza siempre que sea posible

La facturación automatizada puede reducir los errores de entrada de datos y el tiempo que tu equipo dedica a detectar facturas vencidas. También puede ayudarte a enviar recordatorios de forma periódica.

Mantén una comunicación clara

Una llamada telefónica o un recordatorio por correo electrónico cerca de la fecha de vencimiento pueden evitar que un pago atrasado se convierta en un problema más grave. Utiliza un lenguaje amigable y objetivo que haga referencia a los detalles de la factura. Permite que el cliente acredite el pago con un solo clic.

Supervisa, mejora y ajusta

Una vez que crees un procedimiento, supervísalo. Observa cuántos clientes pagan a tiempo, con qué frecuencia debes reenviar las facturas o en qué parte se producen confusiones. Ajusta el proceso según los resultados.

¿Qué función tienen los plazos de pago en los procedimientos de facturación?

Los plazos de pago definen cuánto tiempo tiene un cliente para acreditar lo que adeuda y describen factores adicionales como descuentos por pago anticipado y sanciones por pago atrasado. Los plazos de pago influyen en el momento en el que se reciben los ingresos y en la experiencia del cliente. Si los plazos son demasiado estrictos, es posible que dañen tus relaciones laborales con los clientes. Si son demasiado indulgentes, es posible que dañen tu flujo de caja.

Los plazos de pago adecuados dependen de tu tipo de empresa, tu cliente habitual y tus relaciones con los clientes. Una vez que definas los plazos de pago, lo mejor es mantenerlos. A continuación, te presentamos los plazos de pago más comunes que puedes encontrar:

• 15 días netos, 30 días netos o 60 días netos: el cliente tiene 15, 30 o 60 días para pagar, respectivamente, a partir de la fecha de la factura.

• 2/10, a 30 días netos: el cliente obtiene un descuento del 2 % si el pago llega en un plazo de 10 días. Si el cliente no paga en ese plazo temprano, la totalidad de la factura vence el día 30.

• Prepago: el cliente paga antes de que se entreguen los bienes o servicios. Esto suele ser un requisito para los pedidos personalizados o los escenarios de alto riesgo.

¿Cómo difieren los procedimientos de facturación entre los sectores?

Las empresas necesitan un método para cobrar a los clientes, pero el aspecto de ese método puede depender del sector. Una empresa puede utilizar la facturación recurrente mensual, mientras que otra puede enviar facturas progresivas. En cada caso, la naturaleza del producto o servicio y las normativas del sector determinan la estructura del procedimiento de facturación.

A continuación, te presentamos ejemplos de cómo suelen funcionar los procedimientos de facturación en los diferentes sectores principales:

• Servicios profesionales y de asesoramiento: los servicios profesionales y de asesoramiento suelen basarse en el seguimiento del tiempo, la facturación por hitos o los anticipos. Pueden vincular las tasas a las tarifas por hora o por proyecto, o establecer plazos de pago del 50 % por adelantado y del 50 % al finalizar el proyecto.

• Comercio minorista y comercio electrónico: las empresas minoristas y de comercio electrónico suelen aceptar el pago inmediatamente después del proceso de compra, aunque a veces ofrecen suscripciones para pedidos recurrentes (p. ej., cajas de suscripción mensuales). Son habituales las facturas y recibos automatizados que necesitan una intervención manual mínima.

• Fabricación: las empresas de fabricación pueden facturar a los clientes por fases: un pago parcial para comenzar la producción, otro a la mitad del trabajo y el pago final cuando se envían los productos. Los plazos de pago pueden ser más largos en este sector, especialmente en las transacciones B2B.

• Atención médica: la facturación de atención médica implica reclamos de seguros, copagos y varias fuentes de pago. Los procedimientos de facturación incluyen aprobaciones previas, estados de cuenta a los pacientes y seguimientos de cualquier saldo pendiente.

¿Cuáles son los desafíos de gestionar un procedimiento de facturación?

Pueden surgir desafíos en los procedimientos de facturación, especialmente cuando una empresa se expande y el volumen aumenta. A continuación, te presentamos algunos de los problemas más comunes:

• Pagos atrasados y deudas incobrables: tu capacidad para administrar los gastos, como el alquiler y la nómina, puede ser afectada si los clientes no pagan a tiempo. Los recordatorios constantes y las políticas de cargos por pagos atrasados contribuyen, pero existe la posibilidad de que un cliente desaparezca o se niegue a pagar. En promedio, el 8 % de las facturas B2B en los Estados Unidos se convierten en deudas incobrables. A veces es necesario tener un plan sólido de acción (p. ej., ponerse en contacto con una agencia de cobro).

• Errores humanos y procesos inconsistentes: si no documentas tu procedimiento de facturación, es posible que cada empleado envíe las facturas con su propio estilo. Como consecuencia, se pueden realizar registros inconsistentes o cargos inexactos si alguien olvida un pequeño detalle. Se pueden reducir los errores verificando la precisión y contando con un sistema de supervisión.

• Cambios en la normativa: las leyes de impuestos sobre las ventas pueden cambiar, nuevas normativas de privacidad pueden surgir y las normas de los pagos transfronterizos pueden cambiar. Es posible que un proceso de facturación que funcionó bien el año necesite una revisión si entran en vigor nuevas normas. Controlar el cumplimiento lleva mucho tiempo, pero ignorarlo puede dar lugar a sanciones.

• Modalidades de pago complejas: algunas empresas tienen opciones de pago especiales. Por ejemplo, es posible que un cliente pague solo después de que alcances ciertos hitos del proyecto, o que utilice varios métodos de pago para una sola factura (una parte cheque y otra parte transferencia bancaria). El manejo de estas modalidades puede ser complicado cuando el procedimiento se basa en un escenario más simple.

• Facturación a escala: a medida que tu empresa vende a más clientes, aumenta la cantidad de facturas. Procesarlas puede llevar mucho tiempo, y hacer un seguimiento de los importes vencidos se vuelve más difícil. La automatización y un equipo de finanzas sólido pueden evitar que tu empresa se sature.

¿Cómo puede ayudarte Stripe con la facturación?

Stripe Billing es un producto que admite ingresos recurrentes, facturas únicas y una variedad de otros modelos de pago. A continuación, te presentamos algunas formas en las que Stripe puede ayudarte con tu facturación:

• Gestión de suscripciones: Stripe ofrece herramientas de pagos recurrentes para empresas de suscripción. Puedes personalizar los ciclos de facturación, establecer períodos de prueba y administrar los niveles de suscripción. El sistema factura automáticamente a los clientes en los intervalos adecuados y mantiene los métodos de pago registrados.

• Facturas únicas: Stripe te permite enviar facturas a los clientes por correo electrónico y les permite pagar en línea utilizando una variedad de métodos de pago. Puedes personalizar el diseño de las facturas, incorporar el aspecto de tu marca y mantener tu trabajo organizado en el Dashboard de Stripe. También puedes programar recordatorios automáticos para los clientes que no hayan acreditado a tiempo para que no tengas que depender de seguimientos personales.

• Cálculos automáticos de impuestos: las normas fiscales pueden ser complicadas, sobre todo si vendes en varias ubicaciones. Stripe Tax elimina parte de esa complejidad calculando y cobrando los impuestos correctos según la ubicación del cliente, lo que puede disminuir las conjeturas y los posibles problemas de cumplimiento. Puedes agregar esta funcionalidad a tu flujo de trabajo de Stripe Billing para que cada factura incluya importes de impuestos exactos.

• Varios métodos de pago: Stripe admite tarjetas, transferencias bancarias, métodos de pago locales y más. Esto puede mejorar tus posibilidades de recibir los pagos rápidamente, ya que los clientes pueden elegir sus métodos de pago preferidos.

• Integración y elaboración de informes: Stripe se integra con muchas plataformas de contabilidad para que puedas mantener tus registros financieros sincronizados, sin necesidad de ingresar datos adicionales. El Dashboard te ofrece una vista rápida de tu canal de ingresos con información sobre las facturas pagadas, impagas y vencidas. Los análisis integrados te permiten ver patrones en los pagos atrasados o identificar la pérdida de suscripciones, lo que te ayuda a mejorar tu proceso de facturación.

• Prevención de fraude: las herramientas de gestión de riesgos de Stripe pueden ayudarte a filtrar las transacciones sospechosas y reducir tu exposición a los actores fraudulentos. Puedes implementar normas personalizadas o contar con la inteligencia integrada de Stripe. Esto es muy útil si operas en varios países o manejas transacciones de gran valor.

• Personalización: las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe te permiten adaptar la experiencia de facturación a tus necesidades. Puedes integrarlas con tu sitio web o aplicación actuales para crear un flujo de pago uniforme o utilizar formularios prediseñados para lograr un lanzamiento más rápido. También puedes administrar los permisos de los usuarios para que ciertos miembros del equipo vean solo las partes relevantes del Dashboard.