Fakturering kan verka komplicerat till en början och kräva mycket tid och ansträngning från din personal. Att anta konsekventa välstrukturerade faktureringsrutiner kan därför gynna ditt företag och dina kunder. På så sätt får du ett intäktsflöde med färre problem och kan ge ditt ekonomiteam en tillförlitlig uppsättning riktlinjer. Samtidigt får kunderna korrekta fakturor i rätt tid som är enklare att betala.

Nedan följer en guide till faktureringsrutiner: varför de är viktiga, hur du bygger dem effektivt och hur Stripe kan hjälpa dig.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är faktureringsrutiner och varför är de viktiga?
  
• Hur skapar man effektiva faktureringsrutiner?
  
• Vilken roll spelar betalningsvillkor i faktureringsrutiner?
  
• Hur skiljer sig faktureringsrutinerna åt mellan olika branscher?
  
• Vilka är utmaningarna med att hantera faktureringsrutiner?
  
• Så kan Stripe hjälpa dig med din fakturering
  

Vad är faktureringsrutiner och varför är de viktiga?

Faktureringsrutiner är de metoder du använder för att skicka fakturor, ta emot betalningar och spåra transaktioner. De beskriver din intäktscykel, från det ögonblick du bestämmer dig för ett pris för en produkt eller tjänst till det ögonblick en betalning helt och hållet avräknats på ditt konto. Oavsett om du skickar fakturor via e-post till kunder eller debiterar dem automatiskt med abonnemangsfakturering, säkerställer en faktureringsrutin att du vet när och hur du ska få in betalningar.

En tillförlitlig faktureringsrutin kan:

• Fastställa förväntningar: Kunderna vet när de får fakturor, hur mycket de är skyldiga och hur lång tid de har på sig att betala.

• Främja förtroende: Tydliga regler hjälper till att undvika förvirring. Om en kund kan se att dina betalningsförfrågningar följer en dokumenterad rutin kan de bättre förstå förseningsmeddelanden eller faktureringscykler.

• Möjliggöra ett konsekvent kassaflöde: När betalningarna kommer i tid kan du lättare beräkna dina månadsintäkter.

• Minska risken för fel: Ordnade faktureringsposter gör det enklare att se en betalnings status. Du kan åtgärda fel tidigt i stället för att upptäcka dem vid kontoavstämning.

Ett väldokumenterat faktureringssystem bidrar till ditt företags övergripande stabilitet. Även om du har ett löst definierat system – till exempel att du ibland skickar en PDF-faktura – är det bra för de inblandade att det finns en formell rutin som finns skriftligt tillgänglig.

Hur skapar man effektiva faktureringsrutiner?

Att skapa en faktureringsrutin börjar med en genomtänkt utvärdering av din tjänst eller produkt och slutar med löpande tester för att avgöra om processen fungerar. Här är några steg som hjälper dig att utveckla rutiner som fungerar för ditt företag:

Ta reda på vem, när och hur

• Vem: Bestäm vem som är ansvarig för att skicka fakturor eller abonnemangsavgifter. Det kan vara en person i ditt ekonomiteam eller ett automatiserat system som genererar fakturor när en beställning har distribuerats.

• När: Ställ in ett schema. Tar du betalt vid försäljningsstället eller skickar du månadsutdrag? Ska fakturorna skickas ut den sista dagen i varje månad eller direkt efter att du har levererat en produkt? Genom att etablera en rytm undviker du slumpmässiga betalningsförfrågningar och låter kunderna veta när de ska betala.

• Hur: Bestäm om du använder pappersfakturor, digitala fakturor eller ett abonnemangsverktyg online. Välj det format som överensstämmer med hur dina kunder föredrar att betala.

Formalisera din fakturadesign

Hur din faktura ser ut kan påverka din debiteringstakt. Enkla, lättlästa fakturor gör det lättare för kunderna att se vad de är skyldiga. De bör innehålla följande grundläggande uppgifter:

• Företagsnamn och kontaktuppgifter: Gör det enkelt för kunderna att kontakta dig med frågor.

• Unikt fakturanummer: Använd ett numreringssystem som kan spåras i bokföringen.

• Specificerade radposter: Visa exakt vad du fakturerar för, beskriv varenda radpost om det behövs.

• Förfallodag: Ange tidsfrist och betalningsvillkor (t.ex. 15 dagar netto, 30 dagar netto). Om det finns några förseningsavgifter, förklara dem också.

• Godkända betalningsmetoder: Låt kunderna veta om du accepterar kreditkort, banköverföringar eller andra metoder.

Automatisera där det är möjligt

Automatiserad fakturering kan minimera misstag vid datainmatning och den tid som ditt team spenderar på att jaga förfallna fakturor. Det kan också hjälpa dig att skicka påminnelser enligt ett regelbundet schema.

Upprätthåll tydlig kommunikation

Ett telefonsamtal eller en påminnelse via e-post nära förfallodagen kan förhindra att en missad betalning blir ett större problem. Använd vänligt, sakligt språk som hänvisar till fakturauppgifterna. Låt kunden betala med ett enda klick.

Övervaka, förfina och justera

När du har skapat en rutin övervakar du den. Titta på hur många kunder som betalar i tid, hur ofta du måste skicka om fakturor eller var förvirring uppstår. Justera rutinerna baserat på resultat.

Vilken roll spelar betalningsvillkor i faktureringsrutiner?

Betalningsvillkor definierar hur lång tid en kund har på sig att betala vad han eller hon är skyldig, och de beskriver ytterligare faktorer som rabatter för tidig betalning och påföljder för sen betalning. Betalningsvillkoren påverkar tidpunkten för intäkten och kundupplevelsen. Om villkoren är för strikta kan du skada dina samarbetsrelationer med kunder. Om de inte är tillräckligt strikta kan de skada ditt kassaflöde.

Rätt betalningsvillkor beror på din verksamhetsform, din typiska kund och dina kundrelationer. När du väl har fattat ett beslut är det bäst att följa det. Här är några av de vanligaste betalningsvillkoren som du kan stöta på:

• 15 dagar, 30 dagar eller 60 dagar netto: Kunden har 15, 30 respektive 60 dagar på sig från fakturadatum att betala.

• 2/10 netto 30: Kunden får 2% rabatt om betalningen erhålls inom 10 dagar. Om kunden inte betalar inom den tidiga tidsperioden förfaller hela fakturan dag 30.

• Förskottsbetalning: Kunden betalar innan varor eller tjänster har levererats. Detta är ofta ett krav för kundanpassade beställningar eller högriskscenarier.

Hur skiljer sig faktureringsrutinerna åt mellan olika branscher?

Företag behöver en metod för att ta betalt av kunder, men hur den metoden ser ut kan bero på branschen. Ett företag kan använda månatlig återkommande fakturering, medan ett annat kan skicka delfakturor. I varje enskilt fall är det produktens eller tjänstens art och eventuella branschregler som påverkar faktureringsrutinernas struktur.

Här följer några exempel på hur faktureringsrutiner brukar fungera i olika större branscher:

• Konsulttjänster och professionella tjänster: Konsulttjänster och professionella tjänster förlitar sig ofta på tidsregistrering, milstolpsfakturering eller arvoden. De kan knyta priser till tim- eller projektavgifter eller ange betalningsvillkor som 50 % i förskott och 50 % när projektet slutförs.

• Detaljhandel och e-handel: Detaljhandels- och e-handelsföretag tar vanligtvis emot betalning direkt i kassan, även om de ibland erbjuder abonnemang för återkommande beställningar (t.ex. månatliga abonnemangsboxar). Automatiserade fakturor och kvitton som kräver minimala manuella åtgärder är vanliga.

• Tillverkning: Tillverkningsföretag kan fakturera kunder i faser: de kan vilja ha en delbetalning för att påbörja produktionen, en annan del halvvägs och den slutliga betalningen när varorna skickas. Betalningstiderna kan vara längre i den här branschen, särskilt för B2B-transaktioner.

• Hälso- och sjukvård: Fakturering för hälso- och sjukvård omfattar försäkringsanspråk, självrisk och delbetalning (co-pays) och flera betalningskällor. Faktureringsrutiner inkluderar förhandsgodkännanden, utdrag till patienter och uppföljningar av eventuella utestående belopp.

Vilka är utmaningarna med att hantera faktureringsrutiner?

Utmaningar kan uppstå i faktureringsrutiner, särskilt när ett företag expanderar och volymen ökar. Här är några vanliga problem:

• Sena betalningar och osäkra fordringar: När kunderna inte betalar i tid kan det påverka din förmåga att hantera dina utgifter, inklusive hyra och löner. Konsekventa påminnelser och policyer för förseningsavgifter hjälper, men det finns en möjlighet att en kund försvinner eller vägrar att betala. I genomsnitt blir 8 % av B2B-fakturorna i USA osäkra fordringar. Ibland är det nödvändigt att ha en solid eskaleringsplan (t.ex. att kontakta ett inkassoföretag).

• Mänskliga fel och inkonsekventa processer: Om du inte dokumenterar dina faktureringsrutiner kan varje anställd skicka fakturor i sin egen stil. Detta kan leda till inkonsekventa register eller felaktiga avgifter om någon glömmer en liten detalj. Att dubbelkontrollera för korrekthet och att ha ett system för tillsyn kan begränsa misstag.

• Ändring av regelverk: Lagstiftningen om omsättningsskatt kan ändras, nya sekretessbestämmelser kan tillkomma och reglerna för gränsöverskridande betalningar kan ändras. En faktureringsprocess som fungerade bra förra året kan behöva ses över om nya regler träder i kraft. Att kontrollera efterlevnad är tidskrävande, men att ignorera det kan leda till påföljder.

• Komplexa betalningsarrangemang: Vissa företag har särskilda betalningsalternativ. Till exempel kan en kund betala först efter att du har nått vissa projektmilstolpar, eller så kan de använda flera betalningsmetoder för en enda faktura (delvis check, delvis banköverföring). Det kan vara komplicerat att hantera dessa arrangemang när rutinen är uppbyggd kring ett enklare scenario.

• Fakturering i stor skala: I takt med att ditt företag säljer till fler kunder ökar antalet fakturor. Att behandla dem kan bli tidskrävande och det blir svårare att spåra förfallna belopp. Automatisering och ett starkt ekonomiteam kan hindra ditt företag från att överväldigas.

Så kan Stripe hjälpa dig med din fakturering

Stripe Billing är en produkt som har stöd för återkommande intäkter, engångsfakturor och en rad andra betalningsmodeller. Så här kan Stripe hjälpa dig med din fakturering:

• Hantering av abonnemang: Stripe tillhandahåller verktyg för återkommande betalningar för abonnemangsföretag. Du kan anpassa faktureringscykler, ställa in provperioder och hantera abonnemangsnivåer. Systemet fakturerar automatiskt kunder inom rätt intervall och sparar betalningsmetoder.

• Engångsfakturor: Med Stripe kan du skicka fakturor till kunder via e-post och låta dem betala online med en rad olika betalningsmetoder. Du kan anpassa fakturans utformning, anpassa ditt varumärkes utseende och hålla ordning på ditt arbete i Stripe Dashboard. Du kan också schemalägga automatiska påminnelser för kunder som inte har betalat i tid så att du inte behöver förlita dig på personliga uppföljningar.

• Automatisk skatteberäkning: Skatteregler kan vara knepiga, särskilt om du säljer på flera olika platser. Stripe Tax tar bort en del av denna komplexitet genom att beräkna och ta ut rätt skatt baserat på kundens plats. Detta kan göra att du slipper gissa och kan minska eventuella problem med efterlevnaden. Du kan lägga till den här funktionen i arbetsflödet för Stripe Billing så att varje faktura innehåller korrekta skattebelopp.

• Flera betalningsmetoder: Stripe har stöd för kort, banköverföring, lokala betalningsmetoder med flera. Detta kan förbättra dina chanser att få betalt snabbt eftersom kunderna kan välja sina föredragna betalningsmetoder.

• Integration och rapportering: Stripe ansluter till många redovisningsplattformar så att du kan hålla din bokföring synkroniserad utan att behöva mata in extra data. Dashboard ger dig en snabb överblick över din intäktspipeline med insikt över betalda, obetalda och förfallna fakturor. Inbyggda analyser gör att du kan se mönster i sena betalningar eller identifiera abonnemangsbortfall, vilket hjälper dig att finjustera faktureringsprocessen.

• Bedrägeribekämpning: Stripes riskhanteringsverktyg kan hjälpa dig att filtrera bort misstänkta transaktioner och minska din exponering för bedrägliga aktörer. Du kan tillämpa anpassade regler eller förlita dig på Stripes inbyggda intelligens. Detta är särskilt användbart om du är verksam i flera länder eller hanterar transaktioner med högt värde.

• Anpassning: Med Stripes API:er (Application Programming Interface) kan du anpassa faktureringsupplevelsen efter dina behov. Du kan integrera dem med din befintliga webbplats eller app för att skapa ett enhetligt betalningsflöde eller använda färdiga formulär för en snabbare lansering. Du kan även hantera användarbehörigheter så att vissa teammedlemmar endast ser relevanta delar av Dashboard.