Au premier abord, la facturation peut sembler complexe et exiger de la part de votre personnel un investissement important en termes de temps et d’efforts. Cependant, l’adoption d’une procédure de facturation cohérente et bien structurée peut être bénéfique pour votre entreprise et vos clients. Elle vous permet de continuer à générer des flux de revenus avec moins de problèmes et de fournir à votre équipe financière un ensemble de directives fiables. Pour leur part, les clients reçoivent en temps voulu des factures précises, plus faciles à régler.

Vous trouverez ci-dessous un guide sur les procédures de facturation, notamment la raison de leur importance, les moyens de les élaborer efficacement et l’aide que Stripe peut vous apporter.

Sommaire de cet article

• Définition et importance d’une procédure de facturation
  
• Création d’une procédure de facturation efficace
  
• Rôle des conditions de paiement dans les procédures de facturation
  
• Différences dans les procédures de facturation selon le secteur d’activité
  
• Difficultés rencontrées dans la gestion d’une procédure de facturation
  
• Comment Stripe peut vous aider à gérer la facturation
  

Définition et importance d’une procédure de facturation

Une procédure de facturation est la méthode que vous utilisez pour envoyer des factures, recevoir des paiements et suivre les transactions. Elle décrit votre cycle de revenus, depuis le moment où vous décidez du prix d’un produit ou d’un service jusqu’au moment où un paiement est entièrement réglé sur votre compte. Que vos factures soient envoyées à vos clients par e-mail ou qu’elles soient facturées automatiquement par abonnement, une procédure de facturation vous permet de déterminer la date et les modalités de recouvrement des paiements.

Une procédure de facturation fiable peut :

• Définir les attentes : Les clients savent quand ils recevront leurs factures, le montant qu’ils devront payer et le délai de paiement.

• Promouvoir la confiance : Des règles claires permettent d’éviter toute confusion. Si vos demandes de paiement suivent une routine documentée, votre client comprendra mieux les avis de retard ou les cycles de facturation.

• Assurer un flux de trésorerie constant : Lorsque les paiements arrivent dans les délais, vous pouvez calculer vos revenus mensuels plus facilement.

• Réduire le risque d’erreurs : Des enregistrements de facturation organisés permettent de comprendre plus facilement l’état d’un paiement. Vous pouvez rapidement corriger les erreurs au lieu de les découvrir lors du rapprochement des comptes.

Un système de facturation bien documenté contribue à la stabilité globale de votre entreprise. Même si vous disposez d’un système vaguement défini (par exemple, il vous arrive parfois d’envoyer une facture sous format PDF), la mise en place d'une procédure formelle par écrit est bénéfique pour les parties concernées.

Création d’une procédure de facturation efficace

La création d’une procédure de facturation commence par une évaluation approfondie de votre service ou produit et se termine par des tests continus pour déterminer si le processus fonctionne. Voici les étapes à suivre pour vous aider à élaborer une procédure adaptée à votre entreprise :

Identifier les intervenants, les dates et les modalités

• Intervenants : Décidez qui est responsable de l’envoi des factures ou des paiements d’abonnement. Il peut s’agir d’un membre de votre équipe financière ou d’un système automatisé qui génère des factures une fois qu’une commande est traitée.

• Dates : Établissez un calendrier. Facturez-vous au point de vente ou envoyez-vous des relevés mensuels ? Les factures doivent-elles être envoyées le dernier jour de chaque mois ou juste après la livraison d’un produit ? En établissant un rythme, vous évitez les demandes de paiement inopinées et vous informez vos clients du délai de paiement.

• Modalités : Décidez si vous utilisez des factures papier, des factures numériques ou un outil d’abonnement en ligne. Choisissez le format qui correspond le mieux au mode de paiement préféré de vos clients.

Formaliser le design de votre facture

L’apparence de votre facture peut affecter votre taux de recouvrement. Une facture simple et lisible aide le client à mieux comprendre ce qu'il doit. Elle doit inclure les informations de base suivantes :

• Nom et coordonnées de l’entreprise : Faites en sorte qu’il soit facile pour les clients de vous contacter s’ils ont des questions.

• Numéro de facture unique : Utilisez un système de numérotation qui peut être suivi dans vos registres comptables.

• Charges détaillées : Indiquez exactement ce que vous facturez, jusqu’au poste si nécessaire.

• Date d’échéance : Indiquez la date limite et les modalités de paiement (par ex., 15 jours nets, 30 jours nets). S’il y a des frais de retard, expliquez-les aussi.

• Moyens de paiement acceptés : Indiquez à vos clients si vous acceptez les cartes de crédit, les virements bancaires ou d’autres méthodes.

Automatiser dans la mesure du possible

La facturation automatisée peut réduire les erreurs de saisie de données et le temps que votre équipe passe à recouvrer les factures en retard. Elle peut également vous aider à envoyer régulièrement des rappels.

Maintenir une communication claire

Un appel téléphonique ou un e-mail de rappel à l’approche de la date d’échéance peut éviter qu’un paiement manqué ne devienne un problème plus grave. Utilisez un langage convivial et factuel qui fait référence aux détails de la facture. Permettez au client de régler le paiement en un seul clic.

Surveiller, affiner et ajuster

Une fois que vous avez créé une procédure, surveillez-en l’exécution. Examinez le nombre de clients qui paient dans les temps, la fréquence à laquelle vous devez renvoyer les factures ou les points de confusion. Ajustez le processus en fonction des résultats.

Rôle des conditions de paiement dans les procédures de facturation

Les conditions de paiement définissent le délai dont dispose le client pour régler les montants dus, et énoncent des facteurs supplémentaires tels que des réductions en cas de paiement anticipé et des pénalités en cas de retard de paiement. Les conditions de paiement ont une incidence sur le calendrier des revenus et l’expérience client. Si les conditions sont trop strictes, vous pourriez nuire à vos relations professionnelles avec les clients. Si elles sont trop indulgentes, vous pourriez nuire à votre trésorerie.

Les bonnes conditions de paiement dépendent de votre type d’entreprise, de votre client type et de vos relations avec la clientèle. Une fois que vous avez pris une décision, il est préférable de vous y tenir. Voici les modalités de paiement les plus courantes que vous pouvez rencontrer :

• 15 jours nets, 30 jours nets ou 60 jours nets : Le client dispose respectivement de 15, 30 ou 60 jours à compter de la date de facturation pour payer.

• 30 jours 2/10 : Le client bénéficie d’une réduction de 2 % si le paiement arrive dans les 10 jours. Si le client ne paie pas dans ce délai anticipé, la totalité de la facture est due le 30e jour.

• Paiement anticipé : Le client paie avant la livraison des biens ou des services. Il s’agit souvent d’une exigence pour les commandes personnalisées ou les scénarios à haut risque.

Différences dans les procédures de facturation selon le secteur d’activité

Les entreprises ont besoin d’une méthode pour facturer les clients, mais la manière dont elle se présente peut varier en fonction du secteur d’activité. Une entreprise utilisera la facturation mensuelle récurrente, tandis qu’une autre enverra des factures d’étapes. Dans chaque cas, la nature du produit ou du service et les réglementations du secteur déterminent la structure de la procédure de facturation.

Voici des exemples illustrant le fonctionnement des procédures de facturation dans différents secteurs d’activité :

• Services de conseil et services professionnels : Les services de conseil et les services professionnels reposent souvent sur le suivi du nombre d’heures, la facturation par étapes ou les acomptes. Ils peuvent lier les tarifs aux honoraires facturés à l'heure ou au projet ou fixer les conditions de paiement à 50 % d'avance et 50 % à la fin du projet.

• Commerce de détail et commerce électronique : Les entreprises de vente au détail et de commerce en ligne acceptent généralement le paiement immédiat au moment du paiement, bien qu’elles proposent parfois des abonnements pour les commandes récurrentes (par exemple, mensuelles box d’abonnement). Les factures et reçus automatisés qui nécessitent une intervention manuelle minimale sont courants.

• Industrie manufacturière : Les entreprises manufacturières peuvent facturer leurs clients en plusieurs phases : paiement partiel pour commencer la production, autre paiement à mi-parcours et paiement final lorsque les marchandises sont expédiées. Les délais de paiement peuvent être plus longs dans ce secteur, en particulier dans les transactions B2B.

• Santé : La facturation des soins de santé implique des demandes d’indemnisation de l’assurance, des quotes-parts et de multiples sources de paiement. Les procédures de facturation comprennent les autorisations préalables, les relevés aux patients et les suivis pour tout solde impayé.

Difficultés rencontrées dans la gestion d’une procédure de facturation

Des difficultés peuvent survenir dans les procédures de facturation, en particulier lorsqu’une entreprise se développe et que le volume augmente. Voici quelques problèmes courants :

• Retards de paiement et créances irrécouvrables : Les retards de paiement de la part des clients peuvent affecter votre capacité à gérer vos dépenses, y compris le loyer et les salaires. Des rappels réguliers et des politiques de frais de retard sont utiles, mais il est possible qu’un client disparaisse ou refuse de payer. En moyenne, 8 % des factures B2B aux États-Unis deviennent des créances irrécouvrables. Il est parfois nécessaire d’avoir un processus de recours solide (par ex., contacter une agence de recouvrement).

• Erreurs humaines et processus incohérents : Si vous ne documentez pas votre procédure de facturation, chaque employé peut envoyer des factures dans son propre style. Les dossiers peuvent alors manquer de cohérence ou les frais facturés être inexacts si quelqu'un oublie un petit détail. La vérification de l’exactitude et la mise en place d’un système de surveillance peuvent limiter les erreurs.

• Évolution de la réglementation : Les lois sur la taxe de vente peuvent évoluer, de nouvelles réglementations en matière de confidentialité peuvent voir le jour et les règles relatives aux paiements transfrontaliers peuvent changer. Un processus de facturation qui fonctionnait bien l’année précédente pourrait nécessiter une refonte si de nouvelles règles entrent en vigueur. Surveiller la conformité prend du temps, mais l’ignorer peut entraîner des pénalités.

• Modalités de paiement complexes : Certaines entreprises proposent des options de paiement spéciales. Par exemple, un client peut ne payer qu’après que vous ayez atteint certaines étapes du projet, ou il peut utiliser plusieurs moyens de paiement pour une seule facture (en partie par chèque, en partie par virement bancaire). La gestion de ces modalités peut être compliquée lorsque votre procédure est construite autour d’un scénario plus simple.

• Facturation à grande échelle : Plus votre entreprise vend, plus le nombre de factures augmente. Leur traitement peut prendre beaucoup de temps et le suivi des montants en retard devient plus difficile. L’automatisation et une équipe financière solide peuvent éviter que votre entreprise ne soit submergée.

Comment Stripe peut vous aider à gérer la facturation

Stripe Billing est un produit qui prend en charge les revenus récurrents, les factures ponctuelles et divers autres business models pour le paiement. Voici comment Stripe peut vous aider à gérer votre facturation :

• Gestion des abonnements : Stripe fournit des outils de paiement récurrent aux entreprises par abonnement. Vous pouvez personnaliser les cycles de facturation, définir des périodes d’essai et gérer les niveaux d’abonnement. Le système facture automatiquement les clients aux intervalles appropriés et enregistre les moyens de paiement.

• Factures ponctuelles : Stripe vous permet d’envoyer des factures à vos clients par e-mail et leur permet de les payer en ligne à l’aide de différents moyens de paiement. Vous pouvez personnaliser le design de la facture, intégrer l’image de votre marque et organiser votre travail dans le Dashboard Stripe. Vous pouvez également programmer des rappels automatiques pour les clients qui n’ont pas réglé dans les délais, ce qui vous évite d’avoir à effectuer des suivis personnalisés.

• Calcul automatique des taxes : Les règles fiscales peuvent s’avérer délicates à gérer, surtout si vous vendez dans plusieurs pays. Stripe Tax élimine une partie de cette complexité en calculant et en collectant les taxes appropriées en fonction de la localisation de votre client. Vous pouvez ainsi réduire les approximations et les éventuelles préoccupations en matière de conformité. Vous pouvez ajouter cette fonctionnalité à votre flux de travail Stripe Billing afin que chaque facture mentionne le montant exact des taxes.

• Plusieurs moyens de paiement : Stripe prend en charge les cartes, les virements bancaires, les moyens de paiement locaux, etc. Vous augmentez ainsi vos chances d'obtenir un paiement rapide, car les clients peuvent choisir leur moyen de paiement préféré.

• Intégration et reporting : Stripe se connecte à de nombreuses plateformes comptables pour vous permettre de synchroniser vos livres sans avoir à saisir de données supplémentaires. Le Dashboard vous donne un aperçu rapide de votre pipeline de revenus avec des informations sur les factures payées, impayées et en retard. Les analyses intégrées vous permettent de voir les tendances en matière de retards de paiement ou d’identifier le taux d’attrition, ce qui vous aide à affiner votre processus de facturation.

• Prévention de la fraude : Les outils de gestion des risques de Stripe peuvent vous aider à filtrer les transactions suspectes et à réduire votre exposition à la fraude. Vous pouvez appliquer des règles personnalisées ou vous fier à l’intelligence intégrée de Stripe. Cet aspect est particulièrement utile si vous exercez votre activité dans plusieurs pays ou si vous traitez des transactions de grande valeur.

• Personnalisation : Les interfaces de programmation d’applications (API) de Stripe vous permettent d’adapter l’expérience de facturation à vos besoins. Vous pouvez les intégrer à votre site Web ou application existant pour créer un flux de paiement uniforme ou utiliser des formulaires prédéfinis pour un lancement plus rapide. Vous pouvez également gérer les autorisations des utilisateurs afin que certains membres de l’équipe ne voient que les parties pertinentes du Dashboard.