All'inizio la gestione degli addebiti può risultare inizialmente complicata e impegnativa in termini di tempo e risorse da parte del tuo team. Tuttavia, l'adozione di una procedura di addebito coerente e ben strutturata può essere vantaggiosa per la tua attività e i tuoi clienti. In questo modo garantire un flusso di entrate costante con meno problemi e fornire al tuo team finanziario una serie di linee guida affidabili. Nel frattempo, i clienti ricevono fatture precise e puntuali, che risultano più facili da pagare.

Di seguito troverai una guida sulle procedure di addebito: perché sono importanti, come svilupparle in modo efficace e in che modo Stripe può supportarti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una procedura di addebito e perché è importante?
  
• Come si crea una procedura di addebito efficace?
  
• Che ruolo hanno i termini di pagamento nelle procedure di addebito?
  
• Quali sono le differenze tra le procedure di addebito nei vari settori?
  
• Quali sono le sfide della gestione di una procedura di addebito?
  
• I vantaggi di Stripe per gli addebiti
  

Che cos'è una procedura di addebito e perché è importante?

Una procedura di addebito è il metodo che utilizzi per inviare fatture, ricevere pagamenti e tenere traccia delle transazioni. Delinea il ciclo dei ricavi, dal momento in cui decidi il prezzo per un prodotto o servizio al momento in cui un pagamento viene regolato completamente sul tuo conto. Che si tratti di inviare fatture via email o addebitare automaticamente gli importi ai clienti per abbonamenti, una procedura di addebito ti consente di sapere quando e come riscuotere i pagamenti.

Una procedura di addebito affidabile può:

• Stabilire le aspettative: i clienti sanno quando riceveranno le fatture, quanto dovranno pagare e per quanto tempo dovranno pagare.

• Promuovere la fiducia: regole chiare aiutano a evitare confusione. Se un cliente vede che le tue richieste di pagamento seguono una routine documentata, capirà meglio gli avvisi di ritardo o i cicli di addebito.

• Attivare un flusso di cassa costante: quando i pagamenti arrivano nei tempi previsti, puoi calcolare i ricavi mensili più facilmente.

• Ridurre il rischio di errori: se i registri degli addebiti sono ben organizzati, è più facile controllare lo stato dei pagamenti. Puoi correggere gli errori in anticipo anziché scoprirli durante la riconciliazione dei conti.

Un sistema di addebito ben documentato contribuisce alla stabilità complessiva della tua attività. Anche se il sistema in uso è definito in modo approssimativo, ad esempio se occasionalmente viene inviata una fattura in formato PDF, è vantaggioso per le parti coinvolte scrivere una procedura formale.

Come si crea una procedura di addebito efficace?

La creazione di una procedura di addebito inizia con una valutazione ponderata del servizio o del prodotto e termina con test continui per determinare se la procedura funziona. Ecco i passaggi per aiutarti a sviluppare una procedura che funzioni per la tua attività:

Identifica chi, quando e come

• Chi: stabilisci chi è responsabile dell'invio delle fatture o degli addebiti per gli abbonamenti. Potrebbe trattarsi di una persona del tuo team finanziario o di un sistema automatizzato che genera fatture una volta evaso un ordine.

• Quando: definisci una frequenza. Effettui addebiti presso il punto vendita o invii estratti conto mensili? Le fatture devono essere emesse l'ultimo giorno di ogni mese o subito dopo la consegna di un prodotto? Stabilire un ritmo evita richieste di pagamento casuali e consente ai clienti di sapere quando pagare.

• Come: decidi se utilizzare fatture cartacee, fatture digitali o uno strumento di abbonamento online. Scegli il formato che corrisponde al metodo di pagamento preferito dai tuoi clienti.

Formalizza il design della tua fattura

L'aspetto della fattura può influire sul tasso di riscossione. Le fatture semplici e leggibili consentono ai clienti di capire meglio quando devono pagare. Dovrebbero includere queste informazioni di base:

• Ragione sociale e informazioni di contatto: fai in modo che i clienti ti contattino facilmente per porre domande.

• Numero univoco della fattura: utilizza un sistema di numerazione che possa essere rintracciato nei tuoi registri contabili.

• Addebiti dettagliati: specifica esattamente cosa stai addebitando, anche nel dettaglio delle singole voci, se necessario.

• Scadenza: indica la scadenza e i termini di pagamento (ad es. a 15 giorni, a 30 giorni). Se sono previste penali per ritardato pagamento, spiega anche quelle.

• Metodi di pagamento accettati: fai sapere ai clienti se accetti carte di credito, bonifici bancari o altri metodi.

Automatizza ove possibile

L'addebito automatico può ridurre al minimo gli errori di inserimento dei dati e il tempo impiegato dal tuo team alla ricerca di fatture scadute. Può anche aiutarti a inviare promemoria a intervalli regolari.

Comunica in modo chiaro

Una telefonata o un promemoria via email vicino alla data di scadenza possono evitare che un pagamento mancato diventi un problema più grande. Utilizza un linguaggio descrittivo e concreto che faccia riferimento ai dettagli della fattura. Consenti al cliente di saldare il pagamento con un solo clic.

Monitora, perfeziona e correggi

Una volta creata una procedura, monitorala. "Analizza quanti clienti pagano puntualmente, con quale frequenza devi reinviare le fatture o i punti che generano dubbi. Modifica la procedura in base ai risultati.

Che ruolo hanno i termini di pagamento nelle procedure di addebito?

I termini di pagamento definiscono il tempo a disposizione del cliente per saldare l'importo dovuto e delineano fattori aggiuntivi come sconti per pagamenti anticipati e penali per pagamenti tardivi. I termini di pagamento influiscono sui ricavi, sulle tempistiche e sull'esperienza del cliente. Se i termini sono troppo rigidi, potresti danneggiare i rapporti di lavoro con i clienti. Se sono troppo indulgenti, potresti danneggiare il tuo flusso di cassa.

I termini di pagamento più adeguati dipendono dal tipo di business, dal cliente tipo e dalle relazioni con i clienti. Una volta presa una decisione, è meglio seguirla. Ecco i termini di pagamento più diffusi che potresti incontrare:

• Pagamento a 15, 30 o 60 giorni: il cliente ha rispettivamente 15, 30 o 60 giorni di tempo dalla data della fattura per pagare.

• 2/10 a 30 giorni: il cliente ottiene uno sconto del 2% se il pagamento arriva entro 10 giorni. Se il cliente non paga entro tale intervallo di tempo, l'intera fattura dovrà essere pagata il 30° giorno.

• Prepagamento: il cliente paga prima che i prodotti o servizi vengano consegnati, spesso un requisito per ordini personalizzati o scenari ad alto rischio.

Quali sono le differenze tra le procedure di addebito nei vari settori?

Le attività hanno bisogno di un metodo per addebitare i costi ai clienti, ma il tipo di metodo può dipendere dal settore. Un'attività potrebbe usare l'addebito ricorrente mensile, mentre un'altra potrebbe inviare fatture di avanzamento. In ogni caso, la natura del prodotto o del servizio e le eventuali normative del settore influenzano la struttura della procedura di addebito.

Ecco alcuni esempi di come le procedure di addebito tendono a funzionare nei vari settori principali:

• Servizi di consulenza e professionali: spesso si basano sul rilevamento del tempo, sull'addebito per obiettivi raggiunti o sugli acconti. Potrebbero collegare i costi a tariffe orarie o di progetto oppure definire condizioni di pagamento con 50% di anticipo e 50% al completamento del progetto.

• Commercio al dettaglio e e-commerce: le attività di vendita al dettaglio e di e-commerce in genere accettano il pagamento immediatamente al completamento della transazione, sebbene talvolta offrano abbonamenti per ordini ricorrenti (ad esempio box in abbonamento mensili). È frequente l'utilizzo di fatture e ricevute automatiche, che richiedono un intervento manuale minimo.

• Industria manifatturiera: le aziende manifatturiere potrebbero addebitare i costi ai clienti a scaglioni: pagamento parziale per avviare la produzione, un'altra parte a metà e il pagamento finale quando le merci vengono spedite. I tempi di pagamento possono essere più lunghi in questo settore, specialmente nelle transazioni B2B.

• Sanità: gli addebiti nel settore sanitario riguardano richieste di risarcimento assicurativo, ticket e più fonti di pagamento. Le procedure di addebito includono pre-autorizzazioni, estratti conto per i pazienti e solleciti per eventuali saldi insoluti.

Quali sono le sfide della gestione di una procedura di addebito?

Le procedure di addebito possono presentare complessità, soprattutto quando un'attività si espande e il volume aumenta. Di seguito sono riportati alcuni problemi comuni:

• Ritardi nei pagamenti e crediti inesigibili: quando i clienti non pagano in tempo, può influire sulla tua capacità di gestire le spese, tra cui affitto e buste paga. L'invio di promemoria regolari e politiche relative alle penali per ritardato pagamento possono essere utili, ma esiste la possibilità che un cliente sparisca o si rifiuti di pagare. In media, l'8% delle fatture B2B negli Stati Uniti diventa un credito inesigibile. "In alcuni casi, è indispensabile avere un piano di riscossione dei crediti efficace, rivolgendosi alle apposite agenzie.

• Errore umano e procedure incoerenti: se non documenti la procedura di addebito, ogni dipendente potrebbe inviare le fatture con un formato differente. Se viene dimenticato anche un piccolo dettaglio, le registrazioni potrebbero non essere coerenti o gli addebiti potrebbero essere errati. Un doppio controllo dell'accuratezza e un sistema di supervisione possono minimizzare gli errori.

• Modifica delle normative: le leggi sull'imposta sulle vendite possono cambiare, possono essere introdotte nuove normative sulla privacy e le regole sui pagamenti transfrontalieri possono cambiare. Una procedura di addebito che ha funzionato bene l'anno scorso potrebbe aver bisogno di una revisione se entrano in vigore nuove regole. Controllare la conformità è dispendioso in termini di tempo, ma ignorarla può portare a sanzioni.

• Metodi di pagamento complessi: alcune attività hanno opzioni di pagamento speciali. Ad esempio, un cliente potrebbe pagare solo dopo aver raggiunto determinati traguardi del progetto oppure potrebbe utilizzare più metodi di pagamento per una singola fattura (una parte con assegno, il restante con bonifico bancario). La gestione di queste disposizioni può essere complicata se la procedura è stata progettata per un contesto più semplice.

• Addebiti su larga scala: man mano che la tua attività vende a più clienti, aumenta la quantità di fatture. La loro elaborazione può richiedere molto tempo e tenere traccia degli importi scaduti diventa più difficile. L'automazione e un team finanziario efficiente possono evitare che la tua azienda venga sopraffatta.

I vantaggi di Stripe per gli addebiti

Stripe Billing è un prodotto che supporta ricavi ricorrenti, fatture una tantum e diversi altri modelli di pagamento. Ecco come Stripe può aiutarti con gli addebiti:

• Gestione degli abbonamenti: Stripe fornisce strumenti di pagamento ricorrenti per le attività che offrono abbonamenti. Puoi personalizzare i cicli di addebito, impostare periodi di prova e gestire i livelli di abbonamento. Il sistema emette automaticamente le fatture ai clienti a intervalli regolari e salva i metodi di pagamento.

• Fatture una tantum: Stripe ti consente di inviare le fatture via email e consente ai clienti di pagarle online utilizzando diversi metodi di pagamento. Puoi personalizzare il design della fattura, incorporare l'aspetto del tuo brand e organizzare il lavoro nella Dashboard Stripe. Puoi anche pianificare l'invio di promemoria automatici per i clienti che non hanno pagato puntualmente, in modo da non dover fare affidamento su follow-up personali.

• Calcolo automatico delle imposte: le regole fiscali possono essere complicate, soprattutto se vendi in più località. Stripe Tax elimina parte di questa complessità calcolando e riscuotendo le imposte corrette in base alla località in cui si trova il cliente. In questo modo riduci le incertezze e le possibili preoccupazioni relative alla conformità. Puoi aggiungere questa funzionalità al tuo flusso di lavoro di Stripe Billing in modo che ogni fattura riporti gli importi delle imposte in modo preciso.

• Più metodi di pagamento: Stripe supporta carte, bonifici bancari, metodi di pagamento locali e molto altro ancora. Di conseguenza aumentano le possibilità di ricevere tempestivamente i pagamenti perché i clienti possono scegliere il metodo di pagamento preferito.

• Integrazione e reportistica: Stripe si collega a numerose piattaforme di contabilità, quindi puoi tenere sincronizzata la contabilità senza dover inserire ulteriori dati. La Dashboard ti offre una rapida panoramica della tua pipeline di ricavi con informazioni sulle fatture pagate, non pagate e scadute. L'analisi dei dati integrata ti consente di osservare i modelli dei pagamenti in ritardo o identificare il tasso di abbandono degli abbonamenti, in modo da perfezionare la procedura di addebito.

• Prevenzione delle frodi: gli strumenti di gestione del rischio di Stripe possono aiutarti a filtrare le transazioni sospette e ridurre l'esposizione a soggetti fraudolenti. Puoi applicare regole personalizzate o affidarti all'intelligence integrata di Stripe. Questa funzionalità è particolarmente utile se operi in più Paesi o gestisci transazioni di importo elevato.

• Personalizzazione: le API (Application Programming Interface) di Stripe ti consentono di adattare l'esperienza di addebito alle tue esigenze. Puoi integrarle nel tuo sito web o nella tua app esistenti per creare un flusso di pagamento uniforme o utilizzare moduli preintegrati per un lancio più rapido. Puoi anche gestire le autorizzazioni utente in modo tale che alcuni membri del team vedano solo le parti pertinenti della Dashboard.