Die Abrechnung kann anfangs komplex erscheinen und viel Zeit und Mühe von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfordern. Die Einführung eines konsistenten, gut strukturierten Abrechnungsverfahrens kann jedoch Ihrem Unternehmen und Ihrer Kundschaft zugutekommen. Dadurch kann Ihr Umsatz mit weniger Problemen fließen und Ihrem Finanzteam werden zuverlässige Richtlinien an die Hand gegeben. Gleichzeitig erhalten die Kundinnen und Kunden pünktliche, fehlerfreie Rechnungen, die einfacher zu begleichen sind.

Nachstehend finden Sie einen Leitfaden zu Abrechnungsverfahren: warum sie wichtig sind, wie Sie sie effektiv einrichten und wie Stripe Sie unterstützen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Abrechnungsverfahren und warum ist es wichtig?
  
• Wie erstellen Sie ein effektives Abrechnungsverfahren?
  
• Welche Rolle spielen Zahlungsbedingungen in Abrechnungsverfahren?
  
• Wie unterscheiden sich Abrechnungsverfahren in verschiedenen Branchen?
  
• Welche Herausforderungen bestehen bei der Verwaltung eines Abrechnungsverfahrens?
  
• Wie Stripe bei der Abrechnung helfen kann
  

Was ist ein Abrechnungsverfahren und warum ist es wichtig?

Ein Abrechnungsverfahren ist die Methode, mit der Sie Rechnungen senden, Zahlungen empfangen und Transaktionen nachverfolgen. Es skizziert Ihren gesamten Order-to-Cash-Zyklus, von dem Moment, in dem Sie einen Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung festlegen, bis zu dem Moment, in dem eine Zahlung vollständig auf Ihrem Konto eingeht. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen per E-Mail an Kundinnen und Kunden senden oder diese automatisch über eine Abonnementabrechnung abbuchen, stellt ein Abrechnungsverfahren sicher, dass Sie wissen, wann und wie Sie Zahlungen einziehen müssen.

Ein zuverlässiges Abrechnungsverfahren kann:

• Erwartungen klären: Kundinnen und Kunden wissen, wann sie Rechnungen erhalten, wie viel sie schulden und wie lange sie Zeit haben, um zu bezahlen.

• Vertrauen fördern: Klare Regeln helfen, Unklarheiten zu vermeiden. Wenn Kundinnen und Kunden sehen, dass Ihre Zahlungsaufforderungen einer dokumentierten Routine folgen, werden sie Mahnungen oder Abrechnungszyklen besser verstehen.

• Konsistenten Cashflow ermöglichen: Wenn Zahlungen pünktlich eingehen, können Sie Ihren monatlichen Umsatz leichter kalkulieren. Die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) ist eine Kennzahl, mit der die Effektivität Ihrer Abrechnungsverfahren in Bezug auf den Cashflow nachverfolgt wird.

• Fehlerrisiken reduzieren: Organisierte Abrechnungsunterlagen machen es einfacher, den Status einer Zahlung einzusehen. Sie können Fehler frühzeitig beheben, anstatt sie erst zu entdecken, wenn Sie Konten abgleichen.

Da 43 % der kreditbasierten B2B-Verkäufe in den USA verspätet bezahlt werden, kann ein gut dokumentiertes Abrechnungssystem dazu beitragen, verspätete Rechnungszahlungen zu reduzieren und zur allgemeinen Stabilität Ihres Unternehmens beizutragen. Selbst wenn Sie ein locker definiertes System haben – Sie versenden beispielsweise gelegentlich eine PDF-Rechnung –, ist es für alle Beteiligten von Vorteil, ein formelles Verfahren schriftlich festzuhalten.

Wie gestalten Sie ein effektives Abrechnungsverfahren?

Die Erstellung eines Abrechnungsverfahrens beginnt mit einer durchdachten Bewertung Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produkts und endet mit laufenden Tests, um festzustellen, ob das Verfahren funktioniert. Hier sind Schritte, die Ihnen helfen, ein Verfahren zu entwickeln, das für Ihr Unternehmen geeignet ist:

Wer, wann und wie

• Wer: Legen Sie fest, wer für den Versand von Rechnungen oder Abonnement-Abbuchungen verantwortlich ist. Dies kann eine Person in Ihrem Finanzteam oder ein automatisiertes System sein, das Rechnungen nach Erfüllung einer Bestellung erstellt.

• Wann: Legen Sie einen Zeitplan fest. Buchen Sie am Point of Sale ab oder versenden Sie monatliche Kontoauszüge? Sollen Rechnungen am letzten Tag jedes Monats oder direkt nach der Lieferung eines Produkts verschickt werden? Ein festgelegter Rhythmus vermeidet willkürliche Zahlungsaufforderungen und lässt Kundinnen und Kunden wissen, wann sie bezahlen müssen.

• Wie: Entscheiden Sie, ob Sie Papierrechnungen, digitale Rechnungen oder ein Online-Abonnement-Tool verwenden. Wählen Sie das Format, das den bevorzugten Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden entspricht.

Formalisieren Sie Ihr Rechnungsdesign

Das Erscheinungsbild Ihrer Rechnung kann sich auf Ihre Einzugsquote auswirken. Auf einfachen, gut lesbaren Rechnungen können die Kundinnen/Kunden einfacher erkennen, welchen Betrag sie schulden. Sie sollten die folgenden grundlegenden Angaben enthalten:

• Unternehmensname und Kontaktinformationen: Machen Sie es Ihrer Kundschaft leicht, Sie bei Fragen zu kontaktieren.

• Eindeutige Rechnungsnummer: Verwenden Sie ein Nummerierungssystem, das in Ihren Buchhaltungsunterlagen nachverfolgt werden kann.

• Aufgeschlüsselte Gebühren: Zeigen Sie genau, was Sie in Rechnung stellen, bei Bedarf bis auf den einzelnen Posten.

• Fälligkeitsdatum: Geben Sie die Frist und die Zahlungsbedingungen (z. B. Netto 15, Netto 30) an. Falls Verspätungsgebühren anfallen, erläutern Sie diese ebenfalls. Im Abschnitt zu den Zahlungsbedingungen unten finden Sie eine Anleitung, welche Option Sie wählen sollten.

• Akzeptierte Zahlungsmethoden: Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden darüber, ob Sie Kreditkarten, Banküberweisungen oder andere Methoden akzeptieren.

Automatisierung, wo immer möglich

Eine automatisierte Abrechnung kann Dateneingabefehler minimieren und die Zeit reduzieren, die Ihr Team mit der Verfolgung überfälliger Rechnungen verbringt. Sie kann Ihnen auch dabei helfen, Erinnerungen nach einem regelmäßigen Zeitplan zu versenden. Sehen Sie unten, wie Stripe Sie bei der Automatisierung Ihrer Abrechnungsverfahren unterstützen kann.

Klare Kommunikation

Ein Telefonanruf oder eine E-Mail-Erinnerung kurz vor dem Fälligkeitsdatum kann verhindern, dass eine verpasste Zahlung zu einem größeren Problem wird. Verwenden Sie eine freundliche, sachliche Sprache, die sich auf die Rechnungsdetails bezieht. Lassen Sie die Kundin oder den Kunden die Zahlung mit einem einzigen Klick begleichen.

Überwachen, Optimieren und Anpassen

Nachdem Sie ein Verfahren eingerichtet haben, überwachen Sie es. Sehen Sie sich an, wie viele Kundinnen/Kunden pünktlich zahlen, wie oft Sie Rechnungen erneut verschicken müssen oder wo Verwirrung herrscht. Optimieren Sie den Prozess auf der Grundlage der Ergebnisse.

Welche Rolle spielen Zahlungsbedingungen bei Abrechnungsverfahren?

Zahlungsbedingungen definieren, wie viel Zeit Kundinnen und Kunden haben, um den geschuldeten Betrag zu begleichen, und sie skizzieren zusätzliche Faktoren wie Skonti für vorzeitige Zahlungen und Strafen für verspätete Zahlungen. Zahlungsbedingungen wirken sich auf den Zeitpunkt des Umsatzes und das Kundenerlebnis aus. Wenn die Bedingungen zu streng sind, könnten Sie die Arbeitsbeziehungen zu Ihrer Kundschaft beschädigen. Wenn sie zu nachsichtig sind, könnten Sie Ihren Cashflow beeinträchtigen.

Die richtigen Zahlungsbedingungen hängen von Ihrem Unternehmenstyp, Ihrer typischen Kundschaft und Ihren Kundenbeziehungen ab. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, sollten Sie diese auch umsetzen. Hier sind häufige Zahlungsbedingungen, auf die Sie treffen können:

Zahlungsbedingungen auf einen Blick

Wie unterscheiden sich die Abrechnungsverfahren in den verschiedenen Branchen?

Unternehmen benötigen eine Methode zur Abbuchung bei Kundinnen und Kunden, aber wie diese Methode aussieht, kann von der Branche abhängen. Ein Unternehmen verwendet möglicherweise eine monatliche wiederkehrende Abrechnung, während ein anderes Abschlagsrechnungen sendet. In jedem Fall bestimmen die Art des Produkts oder der Dienstleistung und etwaige Branchenvorschriften die Struktur des Abrechnungsverfahrens.

Hier sind Beispiele, wie Abrechnungsverfahren in verschiedenen großen Branchen funktionieren:

• SaaS und Software: Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) kombinieren in der Regel eine wiederkehrende Abonnementabrechnung mit nutzungsbasierten Komponenten, wie beispielsweise einem monatlich oder jährlich abgerechneten Basisplan sowie nutzungsabhängigen Abbuchungen für API-Aufrufe, aktive Nutzerinnen und Nutzer oder einen Datenverbrauch über einem bestimmten Schwellenwert.

• Beratung und Fachdienstleistungen: Beratungs- und Fachdienstleistungen stützen sich oft auf Zeiterfassung, Meilenstein-Abrechnungen oder Retainer. Sie können Tarife an Stunden- oder Projekthonorare binden oder Zahlungsbedingungen so festlegen, dass 50 % im Voraus und 50 % bei Projektabschluss fällig werden.

• Einzelhandel und E-Commerce: Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen akzeptieren Zahlungen in der Regel sofort beim Bezahlvorgang, obwohl sie manchmal Abonnements für wiederkehrende Bestellungen anbieten (z. B. monatliche Abonnement-Boxen). Automatisierte Rechnungen und Belege, die nur minimale manuelle Eingriffe erfordern, sind üblich.

• Fertigung: Fertigungsunternehmen stellen ihrer Kundschaft Rechnungen möglicherweise in Phasen aus: eine Teilzahlung zu Beginn der Produktion, eine weitere Hälfte nach der Hälfte der Zeit und die Restzahlung beim Versand der Waren. Die Zahlungsfristen können in dieser Branche länger sein, insbesondere bei B2B-Transaktionen.

• Baugewerbe und Immobilienentwicklung: Bei großen Bauprojekten kommt fast immer eine Abschlagsrechnung oder AIA-Abrechnung zum Einsatz, bei der Rechnungen in regelmäßigen Abständen auf Basis des prozentualen Abschlusses der Arbeiten eingereicht werden. Diese Rechnungen werden von einer Architektin bzw. einem Architekten oder einer Projektmanagerin bzw. einem Projektmanager geprüft, bevor die Zahlung freigegeben wird.

• Gesundheitswesen: Die Abrechnung im Gesundheitswesen umfasst Versicherungsansprüche, Zuzahlungen und mehrere Zahlungsquellen. Die Verfahren umfassen Vorabgenehmigungen, Patientenabrechnungen, Versicherungs-Follow-ups und die Koordinierung von Leistungen, wenn Patientinnen und Patienten über mehrere Versicherungsquellen verfügen. Branchenspezifische Vorschriften oder Anforderungen, wie beispielsweise CPT-Codes, erhöhen die Komplexität zusätzlich.

• Logistik und Fracht: Logistikanbieter rechnen in der Regel pro Sendung, pro Meile oder im Rahmen von Frachtverträgen mit Tarifen ab, die an Gewicht, Entfernung und Service-Level gebunden sind.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Verwaltung von Abrechnungsverfahren?

Bei Abrechnungsverfahren können Herausforderungen auftreten, insbesondere wenn ein Unternehmen expandiert und das Volumen steigt. Hier sind einige häufig auftretende Probleme:

• Verspätete Zahlungen und Forderungsausfälle: Wenn Kundinnen und Kunden nicht pünktlich zahlen, kann sich dies auf Ihre Fähigkeit auswirken, Ihre Ausgaben wie Miete und Gehaltsabrechnungen zu verwalten. Konsequente Erinnerungen und Richtlinien für Verspätungsgebühren helfen, aber es besteht die Möglichkeit, dass eine Kundin oder ein Kunde verschwindet oder sich weigert zu zahlen. Im Durchschnitt werden 8 % der B2B-Rechnungen in den USA zu Forderungsausfällen.

  • So gehen Sie vor: Setzen Sie eine klare Richtlinie für Verspätungsgebühren durch, automatisieren Sie Zahlungserinnerungen und Mahn-E-Mails und etablieren Sie einen festen Eskalationsplan für das Inkasso.
    

• Menschliches Versagen und inkonsistente Prozesse: Wenn Sie Ihr Abrechnungsverfahren nicht dokumentieren, versendet möglicherweise jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Rechnungen im eigenen Stil. Dies kann zu inkonsistenten Aufzeichnungen oder ungenauen Abbuchungen führen, wenn jemand ein kleines Detail vergisst.

  • So gehen Sie vor: Erstellen Sie eine standardisierte Rechnungsvorlage und fordern Sie vor dem Versand eine sekundäre Kontrolle oder eine automatische Validierung an.
    

• Sich ändernde Vorschriften: Sales Tax-Gesetze können sich verschieben, neue Datenschutzbestimmungen können entstehen und Regeln für grenzüberschreitende Zahlungen können sich ändern. Ein Abrechnungsprozess, der letztes Jahr gut funktioniert hat, muss möglicherweise überarbeitet werden, wenn neue Regeln in Kraft treten.

  • So gehen Sie vor: Verwenden Sie eine moderne Abrechnungsplattform, die Steuersätze und Compliance-Anforderungen basierend auf dem Zuständigkeitsbereich der Kundin oder des Kunden automatisch aktualisiert.
    

• Komplexe Zahlungsvereinbarungen: Einige Unternehmen haben spezielle Zahlungsoptionen. Beispielsweise zahlt eine Kundin oder ein Kunde möglicherweise erst, nachdem Sie bestimmte Projektmeilensteine erreicht haben, oder nutzt mehrere Zahlungsmethoden für eine einzige Rechnung (teilweise Scheck, teilweise Banküberweisung). Die Handhabung dieser Vereinbarungen kann kompliziert sein, wenn Ihr Verfahren auf einem einfacheren Szenario aufbaut.

  • So gehen Sie vor: Führen Sie eine flexible Abrechnungssoftware ein, die benutzerdefinierte Meilensteine, geteilte Zahlungen und variable Abrechnungspläne nativ verarbeiten kann.
    

• Abrechnung im großen Maßstab: Wenn Ihr Unternehmen an mehr Kundinnen und Kunden verkauft, steigt die Anzahl der Rechnungen. Deren Verarbeitung kann zeitaufwendig werden und die Nachverfolgung überfälliger Beträge wird schwieriger.

  • Lösungsansatz: Automatisieren Sie Ihre zentralen Abrechnungsprozesse, damit Ihr Finanzteam größere Volumen nahtlos verwalten kann, ohne einzelne Zahlungen manuell abgleichen zu müssen.
    

So kann Stripe Sie bei der Abrechnung unterstützen

Stripe Billing ist ein Produkt, das wiederkehrende Umsätze, einmalige Rechnungen und eine Reihe anderer Zahlungsmodelle unterstützt. So kann Stripe Sie bei Ihrer Abrechnung unterstützen:

• Abonnementverwaltung: Stripe bietet Tools für wiederkehrende Zahlungen für Abonnement-Unternehmen. Sie können Abrechnungszyklen anpassen, Testzeiträume festlegen und Abonnementstufen verwalten. Das System stellt Kundinnen und Kunden automatisch in den richtigen Intervallen Rechnungen aus und speichert die Zahlungsmethoden.

• Einmalige Rechnungen: Mit Stripe können Sie Rechnungen per E-Mail an Kundinnen und Kunden senden und diese online mit einer Vielzahl von Zahlungsmethoden bezahlen lassen. Sie können das Rechnungsdesign anpassen, den Look Ihrer Marke integrieren und Ihre Arbeit im Stripe-Dashboard organisieren. Sie können auch automatische Erinnerungen für Kundinnen und Kunden planen, die nicht pünktlich bezahlt haben, sodass Sie sich nicht auf manuelles Nachfassen verlassen müssen.

• Automatische Steuerberechnung: Steuerregeln können kompliziert sein, insbesondere wenn Sie an mehreren Standorten verkaufen. Stripe Tax nimmt Ihnen einen Teil dieser Komplexität ab, indem es die richtigen Steuern basierend auf dem Standort Ihrer Kundinnen und Kunden berechnet und einzieht. Dies kann Rätselraten und mögliche Compliance-Sorgen verringern. Sie können diese Funktion zu Ihrem Stripe Billing-Workflow hinzufügen, sodass jede Rechnung genaue Steuerbeträge enthält.

• Mehrere Zahlungsmethoden: Stripe unterstützt Karten, Banküberweisungen, lokale Zahlungsmethoden und mehr. Dies kann Ihre Chancen auf eine pünktliche Bezahlung verbessern, da Kundinnen und Kunden ihre bevorzugten Zahlungsmethoden auswählen können.

• Integration und Berichterstattung: Stripe lässt sich mit vielen Buchhaltungsplattformen verbinden, sodass Sie Ihre Bücher synchron halten können, ohne zusätzliche Daten eingeben zu müssen. Das Dashboard bietet Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Umsatz-Pipeline mit Einblicken in bezahlte, unbezahlte und überfällige Rechnungen. Mit integrierten Analysen können Sie Muster bei verspäteten Zahlungen erkennen oder die Abwanderung von Abonnements identifizieren, was Ihnen hilft, Ihren Abrechnungsprozess zu optimieren.

• Betrugsprävention: Die Risikomanagement-Tools von Stripe können dabei helfen, verdächtige Transaktionen herauszufiltern und Ihr Risiko gegenüber betrügerischen Akteuren zu senken. Sie können benutzerdefinierte Regeln anwenden oder sich auf die integrierte Intelligenz von Stripe verlassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind oder Transaktionen mit hohem Wert abwickeln.

• Anpassung: Mit den Application Programming Interfaces (APIs) von Stripe können Sie das Abrechnungserlebnis an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können sie in Ihre bestehende Website oder App integrieren, um einen einheitlichen Zahlungsablauf zu erstellen, oder vorgefertigte Formulare für einen schnelleren Start verwenden. Sie können auch die Berechtigungen der Nutzer/innen verwalten, sodass bestimmte Teammitglieder nur die relevanten Teile des Dashboards sehen.