Die Abrechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen und Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen viel Zeit und Mühe abverlangen. Ein einheitliches, gut strukturiertes Abrechnungsverfahren kann jedoch für Ihr Unternehmen und Ihre Kundinnen/Kunden von Vorteil sein. So können Sie dafür sorgen, dass Ihre Einnahmen problemloser fließen und Ihrem Finanzteam verlässliche Richtlinien an die Hand gegeben werden. Währenddessen erhalten die Kundinnen/Kunden zeitnahe, genaue Rechnungen, die einfacher zu begleichen sind.

Nachstehend finden Sie einen Leitfaden zu Abrechnungsverfahren: warum sie wichtig sind, wie Sie sie effektiv einrichten und wie Stripe Sie unterstützen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Abrechnungsverfahren und warum ist es wichtig?
  
• Wie gestalten Sie ein effektives Abrechnungsverfahren?
  
• Welche Rolle spielen Zahlungsbedingungen bei Abrechnungsverfahren?
  
• Wie unterscheiden sich die Abrechnungsverfahren in den verschiedenen Branchen?
  
• Welche Herausforderungen gibt es bei der Verwaltung von Abrechnungsverfahren?
  
• So kann Stripe Sie bei der Abrechnung unterstützen
  

Was ist ein Abrechnungsverfahren und warum ist es wichtig?

Ein Abrechnungsverfahren ist die Methode, mit der Sie Rechnungen senden, Zahlungen empfangen und Transaktionen nachverfolgen. Es beschreibt Ihren Umsatzzyklus von der Preisfestlegung für ein Produkt oder eine Dienstleistung bis zu dem Moment, in dem eine Zahlung vollständig auf Ihrem Konto eingegangen ist. Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen per E-Mail an Ihre Kundinnen und Kunden senden oder die Kundenkonten automatisch mit Abonnementabrechnungen belasten, mit einem Abrechnungsverfahren wird sichergestellt, dass Sie wissen, wann und wie Sie Zahlungen einziehen müssen.

Ein zuverlässiges Abrechnungsverfahren kann:

• Erwartungen festlegen: Kundinnen/Kunden wissen, wann sie Rechnungen erhalten, wie viel sie schulden und wie lange sie bis zur Zahlung Zeit haben.

• Vertrauen fördern: Klare Regeln helfen, Verwirrung zu vermeiden. Wenn ein Kunde/eine Kundin sehen kann, dass Ihre Zahlungsaufforderungen einer dokumentierten Routine folgen, kann er/sie Mahnungen oder Abrechnungszyklen besser verstehen.

• Einen kontinuierlichen Cashflow ermöglichen: Wenn Zahlungen pünktlich eintreffen, können Sie Ihren monatlichen Umsatz einfacher ermitteln.

• Das Risiko von Fehlern senken: Organisierte Abrechnungsdaten machen es einfacher, den Status einer Zahlung zu erkennen. So können Fehler frühzeitig behoben werden, statt sie erst beim Abgleich von Konten zu entdecken.

Ein gut dokumentiertes Abrechnungssystem trägt zur allgemeinen Stabilität Ihres Unternehmens bei. Selbst wenn Sie nur ein lockeres System haben, z. B. wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung im PDF-Format versenden, ist es für alle Beteiligten von Vorteil, wenn Sie ein formelles Verfahren schriftlich festhalten.

Wie gestalten Sie ein effektives Abrechnungsverfahren?

Die Erstellung eines Abrechnungsverfahrens beginnt mit einer durchdachten Bewertung Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produkts und endet mit laufenden Tests, um festzustellen, ob das Verfahren funktioniert. Hier sind Schritte, die Ihnen helfen, ein Verfahren zu entwickeln, das für Ihr Unternehmen geeignet ist:

Wer, wann und wie

• Wer: Legen Sie fest, wer für den Versand von Rechnungen oder für Zahlungen bei Abonnements verantwortlich ist. Dies kann eine Einzelperson aus Ihrem Finanzteam sein oder ein automatisiertes System, das Rechnungen erstellt, sobald eine Bestellung abgewickelt wurde.

• Wann: Richten Sie einen Zeitplan ein. Berechnen Sie die Kosten am Point-of-Sale oder versenden Sie monatliche Abrechnungen? Sollen Rechnungen am letzten Tag jedes Monats verschickt werden oder direkt nach der Lieferung eines Produkts? Durch die Festlegung eines Rhythmus werden zufällige Zahlungsanfragen vermieden und die Kundinnen/Kunden wissen genau, wann sie bezahlen müssen.

• Wie: Entscheiden Sie, ob Sie Papierrechnungen, digitale Rechnungen oder ein Online-Abonnement-Tool verwenden. Wählen Sie das Format, das den Zahlungsvorlieben Ihrer Kundschaft entspricht.

Formalisieren Sie Ihr Rechnungsdesign

Das Erscheinungsbild Ihrer Rechnung kann sich auf Ihre Einzugsquote auswirken. Auf einfachen, gut lesbaren Rechnungen können die Kundinnen/Kunden einfacher erkennen, welchen Betrag sie schulden. Sie sollten die folgenden grundlegenden Angaben enthalten:

• Firmenname und Kontaktinformationen: Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Kundinnen/Kunden bei Fragen mühelos an Sie wenden können.

• Eindeutige Rechnungsnummer: Verwenden Sie ein Nummerierungssystem, das in Ihren Buchhaltungsunterlagen nachverfolgt werden kann.

• Aufstellung der Zahlungen: Geben Sie genau an, was Sie in Rechnung stellen, falls notwendig bis auf den Einzelposten genau.

• Fälligkeitsdatum: Geben Sie die Frist und die Zahlungsbedingungen an (z. B. Netto 15, Netto 30). Wenn Verzugsgebühren anfallen, erklären Sie auch diese.

• Akzeptierte Zahlungsmethoden: Lassen Sie Ihre Kundinnen und Kunden wissen, ob Sie Kreditkarten, Banküberweisungen oder andere Zahlungsmethoden akzeptieren.

Automatisierung, wo immer möglich

Eine automatische Abrechnung kann Fehler bei der Dateneingabe minimieren und die Zeit reduzieren, die Ihr Team mit der Nachverfolgung überfälliger Rechnungen verbringt. Sie kann Ihnen auch dabei helfen, regelmäßig Erinnerungen zu versenden.

Klare Kommunikation

Ein Anruf oder eine Erinnerung per E-Mail kurz vor dem Fälligkeitsdatum kann verhindern, dass eine verpasste Zahlung zu einem größeren Problem wird. Verwenden Sie eine freundliche, sachliche Sprache, die auf die Rechnungsdetails verweist. Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, Zahlungen mit einem einzigen Klick zu begleichen.

Überwachen, Optimieren und Anpassen

Nachdem Sie ein Verfahren eingerichtet haben, überwachen Sie es. Sehen Sie sich an, wie viele Kundinnen/Kunden pünktlich zahlen, wie oft Sie Rechnungen erneut verschicken müssen oder wo Verwirrung herrscht. Optimieren Sie den Prozess auf der Grundlage der Ergebnisse.

Welche Rolle spielen Zahlungsbedingungen bei Abrechnungsverfahren?

In den Zahlungsbedingungen wird festgelegt, wie viel Zeit ein Kunde/eine Kundin hat, um die geschuldeten Beträge zu begleichen. Außerdem werden zusätzliche Faktoren wie Rabatte für frühzeitige Zahlung und Strafen für verspätete Zahlung genannt. Die Zahlungsbedingungen wirken sich auf den Zeitpunkt der Einnahmen und das Kundenerlebnis aus. Wenn die Bedingungen zu streng sind, könnte Ihre Zusammenarbeit mit den Kundinnen/Kunden Schaden nehmen. Wenn sie zu nachsichtig sind, könnte sich dies negativ auf Ihren Cashflow auswirken.

Die richtigen Zahlungsbedingungen hängen von Ihrem Unternehmenstyp, Ihrer typischen Kundschaft und Ihren Kundenbeziehungen ab. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, sollten Sie diese auch umsetzen. Hier sind häufige Zahlungsbedingungen, auf die Sie treffen können:

• Netto 15, Netto 30 oder Netto 60: Ab dem Rechnungsdatum hat der Kunde/die Kundin 15, 30 bzw. 60 Tage Zeit, um die Zahlung vorzunehmen.

• 2/10, Netto 30: Der Kunde erhält 2 % Skonto, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen eingeht. Wenn der Kunde/die Kundin nicht innerhalb dieses frühen Zeitfensters zahlt, ist die gesamte Rechnung am 30. Tag fällig.

• Vorkasse: Der Kunde/die Kundin zahlt, bevor die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht werden. Dies ist häufig eine Voraussetzung für Sonderanfertigungen oder Szenarien mit hohem Risiko.

Wie unterscheiden sich die Abrechnungsverfahren in den verschiedenen Branchen?

Unternehmen benötigen eine Methode, um Kundenkonten zu belasten, doch wie diese Methode aussieht, hängt von der Branche ab. Ein Unternehmen nutzt möglicherweise die monatlich wiederkehrende Abrechnung, während ein anderes Teilrechnungen versendet. In jedem Fall bestimmen die Art des Produkts oder der Dienstleistung und etwaige Branchenvorschriften die Struktur des Abrechnungsverfahrens.

Hier sind Beispiele, wie Abrechnungsverfahren in verschiedenen großen Branchen funktionieren:

• Beratung und Fachdienstleistungen: Beratungs- und Fachdienstleistungen stützen sich häufig auf Zeiterfassung, Abschlagsrechnungen oder Vorschüssen. Dabei können die Preise an Stunden- oder Projekthonorare gebunden sein oder die Zahlungsbedingungen können auf 50 % im Voraus und 50 % bei Projektabschluss festgelegt werden.

• Einzelhandel und E-Commerce: Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen erhalten Zahlungen normalerweise sofort beim Bezahlvorgang, bieten jedoch manchmal auch Abonnements für wiederkehrende Bestellungen an (z. B. monatliche Abonnementboxen). Automatisierte Rechnungen und Zahlungsbelege, die nur minimale manuelle Eingriffe erfordern, sind üblich.

• Fertigung: Fertigungsunternehmen können ihren Kundinnen/Kunden in mehreren Phasen Rechnungen stellen: eine Teilzahlung, um mit der Produktion zu beginnen, eine weitere in der Mitte des Prozesses und die Restzahlung, wenn die Waren versandt werden. Die Zahlungsfristen können in dieser Branche länger sein, insbesondere bei B2B-Transaktionen.

• Gesundheitswesen: Die Abrechnung im Gesundheitswesen umfasst Versicherungsansprüche, Zuzahlungen und mehrere Zahlungsquellen. Zu den Abrechnungsverfahren gehören Vorabgenehmigungen, Abrechnungen an Patienten und Follow-ups für ausstehende Beträge.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Verwaltung von Abrechnungsverfahren?

Bei Abrechnungsverfahren können Herausforderungen auftreten, insbesondere wenn ein Unternehmen expandiert und das Volumen steigt. Hier sind einige häufig auftretende Probleme:

• Zahlungsverzug und Forderungsausfälle: Wenn Kundinnen/Kunden nicht pünktlich zahlen, kann dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Ihre Ausgaben, einschließlich Miete und Gehaltsabrechnung, zu verwalten. Regelmäßige Erinnerungen und Richtlinien für verspätete Zahlungen sind hilfreich, aber es besteht auch die Möglichkeit, dass ein Kunde/eine Kundin verschwindet oder die Zahlung verweigert. Durchschnittlich werden in den USA 8 % der B2B-Rechnungen zu Forderungsausfällen. Manchmal ist es notwendig, einen soliden Eskalationsplan zu haben (z. B. die Kontaktaufnahme mit einem Inkassobüro).

• Menschliches Versagen und inkonsistente Prozesse: Wenn Sie Ihr Abrechnungsverfahren nicht dokumentieren, kann es sein, dass jede/r Mitarbeiter/in Rechnungen in seinem/ihren eigenen Stil versendet. Dies kann zu inkonsistenten Aufzeichnungen oder ungenauen Abbuchungen führen, wenn jemand ein kleines Detail vergisst. Eine doppelte Überprüfung auf Richtigkeit und ein Aufsichtssystem können Fehler begrenzen.

• Änderung der Vorschriften: Sales Tax-Gesetze können sich ändern, neue Datenschutzbestimmungen können entstehen und Regeln für grenzüberschreitende Zahlungen können sich ändern. Ein Abrechnungsverfahren, das letztes Jahr gut funktioniert hat, muss möglicherweise überarbeitet werden, sobald neue Regeln in Kraft treten. Die Einhaltung der Vorschriften ist zeitaufwändig, aber die Missachtung kann zu Strafen führen.

• Komplexe Zahlungsmodalitäten: Einige Unternehmen bieten spezielle Zahlungsoptionen an. Zum Beispiel könnte ein Kunde/eine Kundin erst bezahlen, wenn Sie bestimmte Projektmeilensteine erreicht haben, oder er/sie kann eine einzige Rechnung mit mehreren Zahlungsmethoden begleichen (teils Scheck, teils Banküberweisung). Der Umgang mit solchen Modalitäten kann kompliziert sein, wenn Ihr Verfahren auf einem einfacheren Szenario basiert.

• Rechnungsstellung in großem Umfang: Wenn Ihr Unternehmen an eine größere Anzahl von Kunden verkauft, steigt die Anzahl der Rechnungen. Die Verarbeitung kann zeitintensiv werden und die Verfolgung überfälliger Beträge wird schwieriger. Automatisierung und ein starkes Finanzteam können verhindern, dass Ihr Unternehmen überfordert wird.

So kann Stripe Sie bei der Abrechnung unterstützen

Stripe Billing ist ein Produkt, das wiederkehrende Umsätze, einmalige Rechnungen und eine Reihe anderer Zahlungsmodelle unterstützt. So kann Stripe Sie bei der Abrechnung unterstützen:

• Verwaltung von Abonnements: Stripe stellt Tools für wiederkehrende Zahlungen für Abonnementgeschäfte zur Verfügung. Sie können Abrechnungszyklen anpassen, Testzeiträume festlegen und Abonnementstufen verwalten. Das System stellt den Kundinnen/Kunden automatisch in den richtigen Intervallen Rechnungen und speichert die Zahlungsmethoden.

• Einmalige Rechnungen: Mit Stripe können Sie Rechnungen an Kundinnen und Kunden per E-Mail senden und diese mit einer Vielzahl von Zahlungsmethoden online bezahlen lassen. Sie können das Rechnungsdesign anpassen, das Erscheinungsbild Ihrer Marke einbinden und Ihre Arbeit im Stripe-Dashboard organisieren. Sie können auch automatische Erinnerungen für Kundinnen und Kunden planen, die nicht rechtzeitig bezahlt haben, sodass Sie sich nicht auf persönliche Follow-ups verlassen müssen.

• Automatische Steuerberechnung: Steuervorschriften können kompliziert sein, vor allem, wenn Sie Verkäufe an mehreren Standorten tätigen. Stripe Tax beseitigt einen Teil dieser Komplexität, indem es die richtigen Steuern basierend auf dem Standort Ihres Kunden/Ihrer Kundin berechnet und erhebt. Dies führt zu weniger Rätselraten und Bedenken hinsichtlich möglicher Compliance-Probleme. Sie können diese Funktion zu Ihrem Stripe Billing-Workflow hinzufügen, sodass jede Rechnung korrekte Steuerbeträge enthält.

• Mehrere Zahlungsmethoden: Stripe unterstützt u. a. Karten, Banküberweisungen und lokale Zahlungsmethoden. Dadurch können Sie Ihre Chancen auf eine zeitnahe Bezahlung verbessern, da die Kundinnen/Kunden ihre bevorzugten Zahlungsmethoden auswählen können.

• Integration und Berichterstattung: Stripe lässt sich mit vielen Buchhaltungsplattformen verbinden, sodass Sie Ihre Bücher ohne zusätzliche Dateneingabe synchronisieren können. Das Dashboard bietet Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Umsatzpipeline mit Informationen zu bezahlten, unbezahlten und überfälligen Rechnungen. Mit integrierten Analysen können Sie Muster bei verspäteten Zahlungen erkennen oder die Abwanderung von Abonnements erkennen, was Ihnen wiederum hilft, Ihr Abrechnungsverfahren zu optimieren.

• Betrugsprävention: Mit den Risikomanagement-Tools von Stripe können Sie verdächtige Transaktionen herausfiltern und Ihr Betrugsrisiko verringern. Sie können nutzerspezifische Regeln anwenden oder sich auf die integrierte Intelligenz von Stripe verlassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind oder Transaktionen von hohem Wert abwickeln.

• Anpassung: Mit den Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) von Stripe können Sie das Abrechnungserlebnis an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können sie in Ihre bestehende Website oder App integrieren, um einen einheitlichen Zahlungsablauf zu erstellen. Alternativ können Sie vorgefertigte Formulare für eine schnellere Markteinführung verwenden. Sie können auch Nutzerberechtigungen verwalten, sodass bestimmte Teammitglieder nur die für sie relevanten Teile des Dashboard sehen.