O faturamento pode parecer complexo no início e exigir tempo e esforço significativos da sua equipe. Porém, adotar um procedimento de faturamento consistente e bem estruturado pode beneficiar sua empresa e seus clientes. Isso pode manter o fluxo da sua receita com menos problemas e dar à sua equipe financeira um conjunto confiável de diretrizes. Ao mesmo tempo, os clientes recebem faturas precisas e pontuais que são mais fáceis de liquidar.

Veja a seguir um guia para os procedimentos de cobrança: por que eles são importantes, como criá-los de forma eficaz e como a Stripe pode ajudar.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um procedimento de faturamento e por que ele é importante?
  
• Como criar um procedimento de faturamento eficaz?
  
• Qual é o papel dos termos de pagamento nos procedimentos de faturamento?
  
• Como os procedimentos de faturamento diferem entre os setores?
  
• Quais são os desafios de gerenciar um procedimento de faturamento?
  
• Como a Stripe pode ajudar com o faturamento
  

O que é um procedimento de cobrança e por que ele é importante?

Um procedimento de faturamento é o método que você usa para enviar faturas, receber pagamentos e rastrear transações. Ele descreve todo o seu ciclo do pedido ao recebimento, desde o momento em que você decide o preço de um produto ou serviço até o momento em que um pagamento é totalmente liquidado na sua conta. Seja enviando faturas por e-mail para os clientes ou cobrando-os automaticamente com o faturamento de assinaturas, um procedimento de faturamento garante que você saiba quando e como receber pagamentos.

Um procedimento de cobrança confiável pode:

• Estabeleça expectativas: os clientes sabem quando receberão as faturas, quanto deverão e quanto tempo terão para pagar.

• Promova a confiança: regras claras ajudam a evitar confusão. Se um cliente perceber que suas solicitações de pagamento seguem uma rotina documentada, ele entenderá melhor os avisos de atraso ou os ciclos de faturamento.

• Permita um fluxo de caixa consistente: quando os pagamentos chegam no prazo, você consegue calcular sua receita mensal com mais facilidade. O DSO (Days Sales Outstanding, Prazo médio de recebimento) é uma métrica que monitora a eficácia dos seus procedimentos de faturamento em relação ao fluxo de caixa.

• Reduza o risco de erros: registros de faturamento organizados simplificam a visualização do status de um pagamento. Você pode corrigir os erros com antecedência, em vez de descobri-los ao reconciliar as contas.

Considerando que 43% das vendas B2B baseadas em crédito são pagas com atraso nos EUA, um sistema de faturamento bem documentado pode ajudar a mitigar faturas pagas com atraso e contribuir para a estabilidade geral da sua empresa. Mesmo se você tiver um sistema pouco definido (por exemplo, você pode enviar uma fatura em PDF ocasionalmente), formalizar um procedimento por escrito beneficia os envolvidos.

Como criar um procedimento de cobrança eficaz?

A criação de um procedimento de cobrança começa com uma avaliação criteriosa do serviço ou produto e termina com testes contínuos para determinar se o processo está funcionando. Veja a seguir as etapas que ajudam a desenvolver um procedimento que funcione na sua empresa:

Identifique quem, quando e como

• Quem: decida quem é o responsável por enviar faturas ou cobranças de assinatura. Pode ser alguém da sua equipe financeira ou um sistema automatizado que gera faturas assim que um pedido é atendido.

• Quando: defina um cronograma. Você cobra no ponto de venda ou envia extratos mensais? As faturas devem ser enviadas no último dia de cada mês ou logo após a entrega de um produto? Estabelecer um ritmo evita solicitações de pagamento aleatórias e permite que os clientes saibam quando pagar.

• Como: decida se você usará faturas em papel, faturas digitais ou uma ferramenta de assinatura online. Escolha o formato que corresponda à forma como os seus clientes preferem pagar.

Formalize o design da fatura

A aparência da fatura pode afetar o número de faturas pagas no prazo. Faturas simples e legíveis ajudam os clientes a verificar quanto precisam pagar. As faturas devem incluir estes dados básicos:

• Nome da empresa e dados de contato: facilite ao máximo para que os clientes entrem em contato com você em caso de dúvidas.

• Número exclusivo da fatura: use um sistema de numeração que possa ser rastreado nos seus registros contábeis.

• Cobranças detalhadas: mostre exatamente o que você está cobrando, até o item de linha, se necessário.

• Data de vencimento: indique o prazo e os termos de pagamento (por exemplo, líquido 15, líquido 30). Se houver tarifas por atraso, explique-as também. Consulte a seção de termos de pagamento abaixo para obter orientações sobre qual opção escolher.

• Formas de pagamento aceitas: informe aos clientes se você aceita cartões de crédito, transferências bancárias ou outras formas.

Automatize sempre que possível

O faturamento automatizado pode minimizar erros de entrada de dados e o tempo que a sua equipe gasta cobrando faturas em atraso. Também pode ajudar a enviar lembretes em um cronograma regular. Veja como a Stripe pode ajudar a automatizar seus procedimentos de faturamento abaixo.

Mantenha uma comunicação clara

Uma ligação telefônica ou um lembrete por e-mail perto da data de vencimento pode evitar que um pagamento não efetuado se torne um problema maior. Use uma linguagem amigável e factual que faça referência aos detalhes da fatura. Permita que o cliente liquide o pagamento com um único clique.

Monitore, refine e ajuste

Monitore os procedimentos criados. Veja quantos clientes pagam em dia, com que frequência você precisa reenviar faturas ou onde ocorre confusão. Ajuste o processo com base nos resultados.

Qual a função dos termos de pagamento nos procedimentos de cobrança?

Os termos de pagamento definem quanto tempo o cliente tem para liquidar o que deve, além de descrever fatores adicionais, como descontos para pagamento antecipado e penalidades por atraso. Os termos de pagamento afetam o momento da receita e a experiência do cliente. Se os termos forem muito rigorosos, você poderá prejudicar suas relações de trabalho com os clientes. Se forem muito brandos, poderá prejudicar seu fluxo de caixa.

Os termos de pagamento corretos dependem do tipo de empresa, do cliente típico e do relacionamento com o cliente. Depois de tomar uma decisão, é melhor segui-la. Veja a seguir os termos de pagamento mais comuns:

Termos de pagamento em resumo

Qual a diferença entre os procedimentos de cobrança em diversos setores?

As empresas precisam de um método para cobrar dos clientes, mas a forma desse método pode depender do setor. Uma empresa pode usar a cobrança recorrente mensal, enquanto outra pode enviar faturas de progresso. Em cada caso, a natureza do produto ou serviço e quaisquer regulamentações do setor definem a estrutura do procedimento de faturamento.

Veja a seguir alguns exemplos de como os procedimentos de cobrança costumam funcionar nos principais setores:

• SaaS e software: as empresas de software como serviço (SaaS) costumam combinar a cobrança recorrente de assinaturas com componentes baseados em uso, como um plano básico cobrado mensal ou anualmente, além de cobranças medidas por chamadas de API, usuários ativos ou consumo de dados acima de um limite.

• Consultoria e serviços profissionais: a consultoria e os serviços profissionais costumam depender do controle de tempo, do faturamento por marcos ou de honorários fixos. Eles podem vincular as taxas a tarifas por hora ou por projeto, ou definir os termos de pagamento como 50% adiantados e 50% na conclusão do projeto.

• Varejo e e-commerce: as empresas de varejo e e-commerce geralmente aceitam o pagamento imediatamente no checkout, embora às vezes ofereçam assinaturas para pedidos recorrentes (por exemplo, caixas de assinatura mensais). Faturas automatizadas e recibos que exigem intervenção manual mínima são comuns.

• Fabricação: as empresas de fabricação podem cobrar os clientes em fases: um pagamento parcial para iniciar a produção, outra parte na metade do caminho e o pagamento final quando as mercadorias são enviadas. Os prazos de pagamento podem ser mais longos nesse setor, principalmente nas transações B2B.

• Construção e desenvolvimento imobiliário: grandes projetos de construção quase sempre usam faturamento de progresso ou faturamento AIA, que descreve as faturas enviadas em intervalos regulares com base na porcentagem de trabalho concluído. Essas faturas são verificadas por um arquiteto ou gerente de projeto antes da liberação do pagamento.

• Saúde: o faturamento na área da saúde envolve sinistros de seguro, coparticipações e várias fontes de pagamento. Os procedimentos incluem pré-autorizações, extratos de pacientes, acompanhamento de seguros e coordenação de benefícios quando o paciente tem várias fontes de cobertura. Regulamentações ou requisitos específicos do setor, como os códigos CPT, também adicionam complexidade.

• Logística e frete: os provedores de logística geralmente cobram por remessa, por milha ou por meio de contratos de frete com tabelas de tarifas vinculadas ao peso, à distância e ao nível de serviço.

Quais são os desafios de gerenciar um procedimento de cobrança?

Os procedimentos de cobrança podem apresentar desafios, especialmente quando uma empresa cresce e o volume aumenta. Estes são alguns problemas comuns:

• Atrasos nos pagamentos e dívidas não pagas: quando os clientes não pagam em dia, isso pode afetar a sua capacidade de gerenciar as despesas, incluindo aluguel e folha de pagamento. Lembretes consistentes e políticas de tarifas por atraso ajudam, mas existe a possibilidade de um cliente desaparecer ou se recusar a pagar. Em média, 8% das faturas B2B nos Estados Unidos tornam-se dívidas não pagas.

  • Como resolver isso: aplique uma política clara de tarifas por atraso, automatize os lembretes de pagamento e os e-mails de cobrança e estabeleça um plano firme de escalonamento para as cobranças.
    

• Erro humano e processos inconsistentes: se você não documentar seu procedimento de faturamento, cada funcionário poderá enviar faturas no próprio estilo. Isso pode levar a registros inconsistentes ou cobranças imprecisas se alguém esquecer um pequeno detalhe.

  • Como resolver isso: crie um modelo de faturamento padronizado e exija uma supervisão secundária ou validação automatizada antes do envio.
    

• Mudança nas regulamentações: as leis de imposto sobre vendas podem mudar, novas regulamentações de privacidade podem surgir e as regras de pagamentos transfronteiriços podem ser alteradas. Um processo de faturamento que funcionou bem no ano passado pode precisar de uma revisão geral se novas regras entrarem em vigor.

  • Como resolver isso: use uma plataforma de faturamento moderna que atualize automaticamente as taxas de imposto e os requisitos de conformidade com base na jurisdição do cliente.
    

• Acordos de pagamento complexos: algumas empresas têm opções de pagamento especiais. Por exemplo, um cliente pode pagar somente depois que você atingir determinados marcos do projeto, ou pode usar várias formas de pagamento para uma única fatura (parte em cheque, parte por transferência bancária). Lidar com esses acordos pode ser complicado quando seu procedimento é desenvolvido em torno de um cenário mais simples.

  • Como resolver isso: adote um software de faturamento flexível capaz de lidar nativamente com marcos personalizados, pagamentos divididos e cronogramas de faturamento variáveis.
    

• Faturamento em escala: à medida que sua empresa vende para mais clientes, a quantidade de faturas aumenta. Processá-las pode se tornar uma tarefa demorada, e o rastreamento de valores em atraso fica mais difícil.

  • Como solucionar: automatize seus principais processos de faturamento para que a equipe financeira possa gerenciar grandes volumes sem problemas, sem precisar reconciliar os pagamentos individuais manualmente.
    

Como a Stripe pode ajudar na cobrança

O Stripe Billing é um produto que oferece suporte a receita recorrente, faturas avulsas e diversos outros modelos de pagamento. Veja as maneiras como a Stripe pode ajudar com o seu faturamento:

• Gestão de assinaturas: a Stripe oferece ferramentas de pagamento recorrente para empresas de assinaturas. Você pode personalizar os ciclos de faturamento, definir períodos de teste e gerenciar os níveis de assinatura. O sistema envia as faturas aos clientes automaticamente nos intervalos certos e mantém as formas de pagamento armazenadas.

• Faturas avulsas: a Stripe permite enviar faturas aos clientes por e-mail para que paguem online usando diversas formas de pagamento. Você pode personalizar o design da fatura, incorporar o visual da sua marca e manter o trabalho organizado no Stripe Dashboard. Você também pode agendar lembretes automáticos para clientes que não pagaram no prazo, para não precisar depender de cobranças manuais.

• Cálculo automático de impostos: as regras de impostos podem ser complicadas, principalmente se você vende em várias localizações. O Stripe Tax remove um pouco dessa complexidade, pois calcula e cobra os impostos corretos com base na localização do cliente. Isso pode diminuir as suposições e as possíveis preocupações com conformidade. Você pode adicionar esse recurso ao fluxo de trabalho do Stripe Billing para que cada fatura inclua os valores exatos de impostos.

• Várias formas de pagamento: a Stripe aceita cartões, transferências bancárias, formas de pagamento locais e muito mais. Isso pode melhorar as suas chances de receber os pagamentos rapidamente, já que os clientes podem escolher as formas de pagamento de sua preferência.

• Integração e relatórios: a Stripe se conecta com muitas plataformas de contabilidade para você manter os registros sincronizados sem precisar inserir os dados manualmente. O Dashboard apresenta uma visão rápida do seu pipeline de receita, com informações sobre as faturas pagas, não pagas e atrasadas. As análises integradas permitem ver padrões em pagamentos atrasados ou identificar cancelamentos de assinatura, o que ajuda a refinar o processo de faturamento.

• Prevenção a fraudes: as ferramentas de gestão de riscos da Stripe podem ajudar a filtrar as transações suspeitas e reduzir a sua exposição a fraudadores. Você pode aplicar regras personalizadas ou contar com a inteligência integrada da Stripe. Isso é muito útil, principalmente se você atua em vários países ou lida com transações de alto valor.

• Personalização: as interfaces de programação de aplicativos (APIs) da Stripe permitem adaptar a experiência de faturamento às suas necessidades. Você pode integrá-las ao seu site ou aplicativo atual para criar um fluxo de pagamento uniforme ou usar formulários pré-criados para um lançamento mais rápido. Você também pode gerenciar as permissões de usuário para que determinados membros da equipe vejam apenas as partes relevantes do Dashboard.