No início, o processo de cobrança pode parecer complexo e exigir tempo e esforço significativos da equipe. No entanto, adotar um procedimento de cobrança consistente e bem estruturado pode beneficiar a empresa e os clientes. O resultado pode ser um fluxo de receita com menos problemas e um conjunto confiável de diretrizes para a equipe financeira. Enquanto isso, os clientes recebem faturas precisas e oportunas que são mais fáceis de liquidar.

Veja a seguir um guia para os procedimentos de cobrança: por que eles são importantes, como criá-los de forma eficaz e como a Stripe pode ajudar.

Neste artigo:

• O que é um procedimento de cobrança e por que ele é importante?
  
• Como criar um procedimento de cobrança eficaz?
  
• Qual o papel dos termos de pagamento nos procedimentos de cobrança?
  
• Qual a diferença entre os procedimentos de cobrança em diversos setores?
  
• Quais são os desafios de gerenciar um procedimento de cobrança?
  
• Como a Stripe pode ajudar na cobrança
  

O que é um procedimento de cobrança e por que ele é importante?

Um procedimento de cobrança é o método usado para enviar faturas, receber pagamentos e acompanhar transações. Ele descreve o ciclo de receita, desde o momento em que você determina o preço de um produto ou serviço até o momento em que um pagamento é totalmente liquidado em sua conta. Se você envia faturas por e-mail aos clientes ou cobra automaticamente as assinaturas, um procedimento de cobrança garante que você saiba quando e como cobrar os pagamentos.

Um procedimento de cobrança confiável pode:

• Definir expectativas: os clientes sabem quando receberão as faturas, quanto devem e por quanto tempo terão de pagar.

• Promover a confiança: regras claras ajudam a evitar confusão. Se um cliente perceber que suas solicitações de pagamento seguem uma rotina documentada, ele entenderá melhor as notificações de atraso ou os ciclos de cobrança.

• Permitir um fluxo de caixa consistente: quando os pagamentos chegam no prazo, você pode calcular a receita mensal com mais facilidade.

• Reduzir o risco de erros: registros de cobrança organizados facilitam a visualização do status de um pagamento. Você pode corrigir antecipadamente eventuais erros em vez de detectá-los na reconciliação de contas.

Um sistema de cobrança bem documentado contribui para a estabilidade geral da sua empresa. Mesmo que você tenha um sistema vagamente definido (por exemplo, você pode enviar ocasionalmente uma fatura em PDF), contar com um procedimento formal por escrito beneficia os envolvidos.

Como criar um procedimento de cobrança eficaz?

A criação de um procedimento de cobrança começa com uma avaliação criteriosa do serviço ou produto e termina com testes contínuos para determinar se o processo está funcionando. Veja a seguir as etapas que ajudam a desenvolver um procedimento que funcione na sua empresa:

Identifique quem, quando e como

• Quem: decida quem é responsável pelo envio de faturas ou cobranças de assinaturas. Pode ser um membro da equipe de finanças ou um sistema automatizado que gera faturas após a execução de um pedido.

• Quando: defina uma programação. Você está cobrando no ponto de venda ou enviando extratos mensais? As faturas devem ser enviadas no último dia de cada mês ou logo após a entrega do produto? Estabelecer um ritmo evita solicitações de pagamento aleatórias e permite que os clientes saibam quando pagar.

• Como: decida se você vai usar faturas impressas, faturas digitais ou uma ferramenta de assinatura online. Escolha o formato de acordo com as preferências dos clientes.

Formalize o design da fatura

A aparência da fatura pode afetar o número de faturas pagas no prazo. Faturas simples e legíveis ajudam os clientes a verificar quanto precisam pagar. As faturas devem incluir estes dados básicos:

• Nome e dados de contato da empresa: facilite o contato dos clientes em caso de dúvidas.

• Número único da fatura: use um sistema de numeração que possa ser rastreado nos registros contábeis.

• Cobranças discriminadas: mostre exatamente o que você está cobrando, até o item de linha, se necessário.

• Data de vencimento: indique o prazo e os termos de pagamento (por exemplo, 15 dias, 30 dias). Explique também as tarifas por atraso, se houver.

• Formas de pagamento aceitas: informe aos clientes se você aceita cartões de crédito, transferências bancárias ou outras formas de pagamento.

Automatize sempre que possível

A cobrança automatizada pode minimizar erros na inserção de dados e o tempo gasto pela equipe correndo atrás de faturas vencidas. Além disso, pode ajudar a enviar lembretes segundo um cronograma regular.

Mantenha uma comunicação clara

Um telefonema ou um lembrete por e-mail perto da data de vencimento pode evitar que um pagamento não realizado se torne um problema maior. Use uma linguagem amigável e objetiva que mencione os detalhes da fatura. Permita que o cliente liquide o pagamento com um único clique.

Monitore, refine e ajuste

Monitore os procedimentos criados. Veja quantos clientes pagam em dia, com que frequência você precisa reenviar faturas ou onde ocorre confusão. Ajuste o processo com base nos resultados.

Qual a função dos termos de pagamento nos procedimentos de cobrança?

Os termos de pagamento definem quanto tempo o cliente tem para pagar o que deve e descrevem fatores adicionais, como descontos por pagamento antecipado e multas por atraso no pagamento. Os termos de pagamento afetam a receita, o cronograma e a experiência do cliente. Se os termos forem muito rigorosos, você pode prejudicar as relações de trabalho com os clientes. Se forem muito brandos, você pode prejudicar o fluxo de caixa.

Os termos de pagamento corretos dependem do tipo de empresa, do cliente típico e do relacionamento com o cliente. Depois de tomar uma decisão, é melhor segui-la. Veja a seguir os termos de pagamento mais comuns:

• 15, 30 ou 60 dias: o cliente tem respectivamente 15, 30 ou 60 dias a partir da data da fatura para pagar.

• 30 dias, 2% de desconto para pagamento em 10 dias: o cliente recebe um desconto de 2% se o pagamento chegar dentro de 10 dias. Se o cliente não pagar dentro desse prazo antecipado, o valor total da fatura vencerá em 30 dias.

• Pagamento antecipado: o cliente paga antes da entrega de produtos ou serviços. Geralmente, esse é um requisito para pedidos personalizados ou cenários de alto risco.

Qual a diferença entre os procedimentos de cobrança em diversos setores?

As empresas precisam de um método para cobrar os clientes, mas esse método pode variar em função do setor. Uma empresa pode usar cobrança mensal recorrente e outra pode enviar faturas de progresso. Em cada caso, a natureza do produto ou serviço e os regulamentos do setor definem a estrutura do procedimento de cobrança.

Veja a seguir alguns exemplos de como os procedimentos de cobrança costumam funcionar nos principais setores:

• Consultoria e serviços profissionais: muitas vezes, os serviços profissionais e de consultoria dependem de controle de tempo, cobrança por etapas ou retenções. Eles podem vincular as taxas a tarifas horárias ou por projeto ou definir os termos de pagamento como 50% à vista e 50% na conclusão do projeto.

• Varejo e e-commerce: normalmente, empresas de varejo e e-commerce aceitam imediatamente o pagamento no checkout, embora às vezes ofereçam assinaturas para pedidos recorrentes (por exemplo: caixas de assinatura mensais). Faturas e recibos automatizados que exigem intervenção manual mínima são comuns.

• Manufatura: as empresas de manufatura podem cobrar os clientes em fases: pagamento parcial para iniciar a produção, outra parte no meio do caminho e o pagamento final quando os produtos são enviados. Os prazos de pagamento podem ser mais longos nesse setor, especialmente em transações B2B.

• Saúde: a cobrança no setor de saúde envolve solicitações de reembolso de seguro, coparticipação e várias fontes de pagamento. Os procedimentos de cobrança incluem aprovações prévias, envio de extratos aos pacientes e acompanhamento de eventuais saldos pendentes.

Quais são os desafios de gerenciar um procedimento de cobrança?

Os procedimentos de cobrança podem apresentar desafios, especialmente quando uma empresa cresce e o volume aumenta. Estes são alguns problemas comuns:

• Pagamentos em atraso e dívidas incobráveis: quando os clientes não pagam no prazo, sua capacidade de gerenciar despesas pode ser afetada, incluindo aluguel e folha de pagamento. Lembretes consistentes e políticas de tarifas por atraso ajudam, mas existe a possibilidade de um cliente desaparecer ou se recusar a pagar. Em média, 8% das faturas de B2B nos Estados Unidos tornam-se dívidas incobráveis. Às vezes, pode ser necessário ter um plano de encaminhamento sólido (por exemplo, entrar em contato com uma agência de cobrança).

• Erro humano e processos inconsistentes: se você não documentar o procedimento de cobrança, cada funcionário poderá enviar faturas do seu jeito. Isso pode levar a registros inconsistentes ou cobranças imprecisas se alguém esquecer um pequeno detalhe. Uma verificação atenta dos dados e um sistema de supervisão podem limitar os erros.

• Mudança de regulamentos: a legislação de impostos sobre vendas pode mudar, novas regulamentações de privacidade podem surgir e as regras de pagamentos internacionais também podem ser alteradas. Um processo de cobrança que funcionou bem no ano passado pode precisar de uma revisão com a entrada em vigor de novas regras. Manter a conformidade é um processo demorado, mas poderá levar a multas se for ignorado.

• Termos de pagamento complexos: algumas empresas têm opções especiais de pagamento. Por exemplo, um cliente pode pagar somente quando você concluir etapas específicas do projeto ou usar várias formas de pagamento em uma única fatura (parte em cheque, parte em transferência bancária). Lidar com esses arranjos pode ser complicado quando o procedimento foi definido considerando cenários mais simples.

• Cobrança em grande escala: conforme a empresa vende para mais clientes, a quantidade de faturas aumenta. O processamento pode se tornar demorado e o acompanhamento de valores vencidos fica mais difícil. A automação e uma boa equipe financeira podem evitar que sua empresa fique sobrecarregada.

Como a Stripe pode ajudar na cobrança

O Stripe Billing é um produto que aceita receitas recorrentes, faturas avulsas e diversos outros modelos de pagamento. Veja como a Stripe pode ajudar na cobrança:

• Gerenciamento de assinaturas: a Stripe oferece ferramentas de pagamento recorrentes para empresas de assinatura. Você pode personalizar ciclos de cobrança, definir períodos de avaliação e gerenciar níveis de assinatura. O sistema fatura automaticamente os clientes nos intervalos corretos e mantém as formas de pagamento registradas.

• Faturas avulsas: a Stripe permite enviar aos clientes faturas por e-mail que podem ser pagas online usando diversas formas de pagamento. Você pode personalizar o design da fatura, incorporar a sua marca e manter o trabalho organizado no Stripe Dashboard. Você também pode agendar lembretes automáticos para clientes que não pagam no prazo, evitando a necessidade de acompanhamentos pessoais.

• Cálculo automático de impostos: as regras fiscais podem ser complicadas, especialmente se você vende em vários locais. O Stripe Tax elimina parte dessa complexidade, calculando e recolhendo os impostos corretos de acordo com a localização do cliente. Dessa forma, você pode diminuir as adivinhações e as possíveis preocupações com a conformidade. Esse recurso pode ser adicionado ao fluxo de trabalho do Stripe Billing para garantir a precisão dos valores de impostos na fatura.

• Várias formas de pagamento: a Stripe aceita cartões, transferências bancárias, formas de pagamento locais e muitas outras. Essa disponibilidade pode aumentar as chances de receber imediatamente os pagamentos, já que os clientes podem escolher suas formas de pagamento preferidas.

• Integração e relatórios: a Stripe se conecta a várias plataformas de contabilidade para que você possa manter seus livros contábeis sincronizados sem precisar inserir novamente os dados. O Dashboard oferece uma visão rápida do pipeline de receitas, com informações sobre faturas pagas, não pagas e vencidas. As análises integradas permitem detectar padrões nos pagamentos atrasados ou identificar a perda de assinaturas, o que ajuda a refinar o processo de cobrança.

• Prevenção de fraudes: as ferramentas de gerenciamento de risco da Stripe podem ajudar a filtrar transações suspeitas e reduzir a exposição a fraudadores. Você pode aplicar regras personalizadas ou usar a inteligência integrada da Stripe. Esse recurso é especialmente útil quando você opera em vários países ou lida com transações de alto valor.

• Personalização: as interfaces de programação de aplicativos (APIs) da Stripe permitem adaptar a experiência de cobrança às suas necessidades. Você pode integrá-las ao site ou aplicativo atual para criar um fluxo de pagamento uniforme ou usar formulários pré-integrados para agilizar o lançamento. Você também pode gerenciar permissões de usuário para que membros específicos da equipe vejam apenas as partes do Dashboard que são relevantes para eles.