Facturen uitgegeven door ontvangers of geautoriseerde externe partijen, bekend als 'self-billing facturen', zijn een soort commercieel document dat lange tijd een bron van onzekerheid is geweest voor Spaanse ondernemingen. In het bijzonder hebben deze facturen de afgelopen jaren aanzienlijke discussie opgewekt onder bedrijven vanwege vragen over hoe het verifieerbare factuuruitgiftesysteem, VERI*FACTU, de uitgifte ervan beïnvloedt.

Sterker nog, in februari 2025 is een reactie gepubliceerd op een bindende consultatie waarvan de interpretatieve criteria vereisten dat self-facturen werden uitgegeven via VERI*FACTU, zelfs voor ondernemingen die het systeem voor directe verstrekking van informatie (SII) gebruiken. Na de goedkeuring van Koninklijk Besluit 254/2025 slechts enkele maanden later, werd deze verplichting echter geannuleerd.

Dit type factuur heeft een aantal kenmerken die moeten worden begrepen om te garanderen dat de uitgifte ervan voldoet aan de regelgeving en om mogelijke onregelmatigheden te voorkomen. In dit artikel leggen we uit hoe je self-billing facturen aanmaakt, wat de voordelen ervan zijn en welke verplichtingen er gelden volgens de huidige regelgeving.

Belangrijkste punten

• Een self-billing factuur is een document dat wordt uitgegeven door de klant (of een externe partij) namens het verkopende bedrijf om een transactie vast te leggen.
  
• Hoewel het verkopende bedrijf niet degene is die een self-billing factuur uitgeeft, is het bedrijf niettemin verantwoordelijk voor de geldigheid van het document voor fiscale en juridische doeleinden.
  
• Self-billing facturen kunnen alleen worden gebruikt als er vooraf een overeenkomst is gesloten tussen de twee partijen die betrokken zijn bij de transactie.
  
• Het verkopende bedrijf moet elke ontvangen self-billing factuur expliciet accepteren.
  
• Self-billing facturen vereisen een aparte, toegewezen nummerreeks, evenals een juridische verklaring.
  

Wat is een zelffactuur?

Een self-billing factuur, in Spanje meestal bekend als een 'autofactura', is een commercieel document dat wordt uitgereikt door de kopende partij of door een derde partij die voor dit doel is ingehuurd. Met andere woorden, in tegenstelling tot andere facturen worden self-billing facturen niet uitgereikt door het verkopende bedrijf.

Hoewel de facturen worden uitgereikt door de koper of een geautoriseerde derde partij, is het verkopende bedrijf er verantwoordelijk voor dat de documenten voldoen aan alle relevante verplichtingen, zoals bepaald in de Regeling inzake factureringsverplichtingen (goedgekeurd onder Koninklijk Besluit 1619/2012).

Gevallen waarin self-billing facturen doorgaans worden uitgereikt

Hoewel elke onderneming die aan de juridische vereisten voldoet self-billing facturatie kan gebruiken, gebruiken Spaanse bedrijven dit mechanisme doorgaans in de volgende scenario's:

Hoogfrequente transacties

Self-billing facturatie is een veelvoorkomende praktijk bij bedrijven die regelmatig materialen kopen om hun producten te vervaardigen, digitale platforms die massale betalingen verwerken en professionals wiens businessmodel is gebaseerd op terugkerende facturatie. Dit komt door een van de belangrijkste voordelen van self-billing facturen: gestroomlijnde facturatieprocedures. Om deze reden worden self-billing facturen ook vaak gebruikt op B2B-marktplaatsen die een groot volume aan transacties tussen leveranciers en klanten verwerken.

Als je een B2B-marktplaatsplatform beheert en een overeenkomst hebt bereikt met de verkopende bedrijven om namens jou self-billing facturen uit te reiken, is het waarschijnlijk dat het doel van de verkopers is om de ontvangst van betalingen te versnellen. Om dit proces verder te optimaliseren, kun je betalingen van klanten via je platform verwerken met behulp van een betalingssysteem met meerdere partijen dat de betaling vastlegt, jouw commissie inhoudt en elke verkoper hun geld stuurt. Met Stripe Connect kunnen zakelijke klanten bijvoorbeeld de populairste betaalmethoden in B2B-omgevingen gebruiken (zoals SEPA-overschrijvingen), terwijl leveranciers hun geld direct ontvangen.

Goederen in afwachting van inspectie

Soms kan het exacte te betalen bedrag voor goederen pas worden bepaald nadat ze zijn geïnspecteerd. Deze situatie komt bijvoorbeeld vaak voor bij professionals die bederfelijke voedingsmiddelen kopen waarvan het gewicht en de kwaliteit per levering variëren. Door self-billing facturen uit te reiken die de informatie op de leveringsbonnen weerspiegelen, wordt de gegevensintegriteit gewaarborgd en wordt de noodzaak om correctiefacturen uit te reiken vermeden: nog een belangrijk voordeel van self-billing facturen.

Bedrijven die onderworpen zijn aan strikte auditvereisten

Net als bij ondernemingen die goederen in afwachting van inspectie ontvangen, gebruiken bedrijven die onderworpen zijn aan strikte auditvereisten vaak het self-billing mechanisme om verschillen te voorkomen. Door de facturen zelf uit te reiken, zorgen ze ervoor dat de bedragen die aan leveranciers zijn betaald exact overeenkomen met de ontvangen goederen, waardoor problemen in de daaropvolgende auditprocedure worden voorkomen.

Aankopen van geëxecuteerde activa

Wanneer beslag wordt gelegd op een bezit (d.w.z. in beslag genomen van een particulier of bedrijf met het oog op verkoop) en een onderneming het via een veiling verwerft, is het gebruikelijk dat de partij waarop beslag is gelegd, niet bereid is een factuur uit te reiken. In dergelijke gevallen staan de Spaanse regelgevingen facturatie uitgereikt door de ontvanger toe, zoals bepaald in de vijfde aanvullende bepaling van Koninklijk Besluit 1624/1992, en stellen ze een termijn van zeven dagen in voor het verzenden van een kopie van de self-billing factuur naar de verkopende partij.

Gereguleerde sectoren

De huidige wetgeving voorziet in verschillende scenario's waarin self-billing verplicht is, zoals de verkoop van elektriciteit. De systeembeheerder is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor om namens de producenten self-billing facturen uit te reiken die de exacte verbruikscijfers weerspiegelen.

Verschillen tussen self-billing facturen en reguliere facturen

Als je vrijwillig kiest voor facturering door de ontvanger of een externe partij, is het belangrijk om de verschillen tussen reguliere facturen en self-billing facturen te begrijpen om boetes voor inhoudelijke fouten bij het uitgeven van deze documenten te voorkomen. Hier volgt een samenvatting van de verschillen tussen deze twee soorten facturen, zodat je ze correct kunt voorbereiden:

• Fysieke uitgever
  De fysieke uitgever van een self-billing factuur kan de ontvanger van de transactie zijn of, in sommige gevallen, een geautoriseerde externe partij die voor dit doel is gecontracteerd. Reguliere facturen worden daarentegen altijd fysiek door de verkoper uitgegeven.

• Identificatie
  Bij een self-billing factuur wordt het verkopende bedrijf op de factuur geïdentificeerd als de uitgever, ook al was de daadwerkelijke uitgever mogelijk de klant of een externe partij. Daarentegen is het bij een reguliere factuur altijd de verkoper die het document fysiek uitgeeft. Dit betekent dat de identificerende informatie op een reguliere factuur wel overeenkomt met die van de daadwerkelijke uitgever van het document.

• Voorafgaande overeenkomst
  Aangezien self-billing facturen door de ontvanger of een externe partij worden voorbereid, is het noodzakelijk dat er vooraf een overeenkomst met het verkopende bedrijf is gesloten. Voor het uitgeven van reguliere facturen is echter geen autorisatie vereist.

• Expliciete acceptatie
  De verkopende partij moet elke ontvangen self-billing factuur expliciet accepteren. Daarentegen is voor reguliere facturen geen formele acceptatie vereist om geldig te zijn.

• Juridische verantwoordelijkheid
  Of het nu gaat om het uitgeven van reguliere facturen of het ontvangen van self-billing facturen, de verantwoordelijkheid om te garanderen dat deze documenten aan de wettelijke eisen voldoen, ligt altijd bij het verkopende bedrijf. In het geval van reguliere facturen, aangezien de verkoper de partij is die het document fysiek uitgeeft, is er geen twijfel mogelijk over de aansprakelijkheid. Een belangrijk verschil met self-billing facturen is echter dat, hoewel de partij die het document fysiek uitgeeft de ontvanger of een externe partij is, het verkopende bedrijf uiteindelijk verantwoordelijk is voor de integriteit en wettigheid van de inhoud, aangezien de facturen namens dat bedrijf worden uitgegeven.

• Juridische vermelding
  Self-billing facturen die door de ontvanger (in plaats van een externe partij) worden uitgegeven, moeten de juridische verklaring 'gefactureerd door de ontvanger' bevatten; een reguliere factuur vereist geen andere specifieke vermelding dan 'factuur'.

• Nummerreeks
  Self-billing facturen vereisen een aparte, toegewezen nummerreeks, terwijl reguliere facturen de standaard doorlopende nummering van het verkopende bedrijf volgen.

Juridische vereisten voor self-billing facturen

De Regeling inzake factureringsverplichtingen en de Wet op de belasting over de toegevoegde waarde (btw) stellen de juridische vereisten vast voor de koper of een geautoriseerde derde partij om namens het verkopende bedrijf een factuur uit te reiken. We hebben een samenvatting gemaakt van de verplichtingen die onder de regeling en de btw-wetgeving vallen:

• Overeenkomst tussen de twee partijen
  De verkopende partij moet de klant of de gecontracteerde derde partij uitdrukkelijk machtigen om facturen uit te reiken. De overeenkomst moet worden geformaliseerd voordat de verkoop plaatsvindt en moet specificeren welke transacties onderhevig zijn aan self-billing facturatie.

• Acceptatie door de verkoper
  Zodra een self-billing factuur is uitgereikt, moet de verkoper het document accepteren na controle of het voldoet aan de overeengekomen voorwaarden en geen fouten in de content bevat.

• Identificatie van de verkopende partij
  Hoewel de partij die de self-billing factuur fysiek uitreikt de ontvanger of een derde partij kan zijn, is het verkopende bedrijf voor fiscale en juridische doeleinden de entiteit die verantwoordelijk is voor het document. Daarom moet de uitgever de identificatiegegevens van de verkoper invoeren.

• Juridische vermelding
  Als de factuur wordt uitgereikt door de ontvanger van de transactie, moet deze de vermelding 'gefactureerd door de ontvanger' bevatten om geldig te zijn voor fiscale en juridische doeleinden; er is echter geen juridische vermelding vereist als de uitgever een geautoriseerde derde partij is.

• Specifieke nummeringsreeks
  Self-billing facturen vereisen een afzonderlijke, specifieke nummeringsreeks voor elk van de ontvangers of derde partijen die ze uitreiken.

• Kopie van de self-billing factuur
  De uitgever van een self-billing factuur moet een kopie verstrekken aan de verkopende partij.

• VERI*FACTU
  Wanneer de VERI*FACTU-regelgeving van kracht wordt (verwacht in januari 2027), moeten klanten die self-billing facturen uitreiken deze genereren met behulp van software die voldoet aan de nieuwe regelgeving, tenzij ze zich aanmelden voor het SII-systeem. Als je bedrijf onderworpen is aan de VERI*FACTU-regelgeving, kun je voor naleving zorgen door Invopop te gebruiken, een van de apps die beschikbaar is op de Stripe App Marketplace. Dit elektronische facturatieplatform is ontwikkeld in Spanje en maakt het uitreiken van self-billing facturen mogelijk in overeenstemming met de VERI*FACTU-regelgeving.

• Btw-administratieboeken
  De regelgeving specificeert dat, ongeacht wie facturen uitreikt (zelfs als dit de klant of een derde partij is), zowel de uitgever als de ontvanger ze moeten registreren in hun respectievelijke boeken: het verkopende bedrijf in het grootboek 'uitgereikte facturen' en de klant in het grootboek 'ontvangen facturen'. Kortom, voor registratiedoeleinden maakt de wet geen onderscheid tussen self-billing facturen en andere facturen.

Voorbeeld van een self-billing factuur

Laten we een praktisch voorbeeld van een self-billing factuur bekijken: RocketPaper, een groothandel in kantoorartikelen, besluit de producten online te verkopen via BeCopy, een B2B-marktplaats gespecialiseerd in copyshops.

Het hoge verkoopvolume via de marktplaats maakt het administratieve beheer van facturering lastig en veroorzaakt vertragingen in de inning van betalingen. Daarom sluit RocketPaper een overeenkomst met BeCopy zodat de marktplaats namens het bedrijf facturen kan uitgeven.

Na het sluiten van deze overeenkomst geeft de marktplaats, telkens wanneer een klant een product koopt via BeCopy, een self-billing factuur uit namens het verkopende bedrijf. De factuur moet zowel de verplichte informatie bevatten die vereist is voor elke factuur in Spanje als de specifieke informatie die van toepassing is op self-billing facturen:

• Datum van de self-billing factuur
  
• Factuurnummer uit een nummerreeks die is toegewezen aan de externe partij die de self-billing factuur uitgeeft
  
• Juridische verklaring, als de self-billing factuur wordt uitgegeven door de ontvanger (niet verplicht indien uitgegeven door een geautoriseerde externe partij, zoals in dit voorbeeld)
  
• Gegevens van de uitgever, oftewel de naam of bedrijfsnaam, het btw-identificatienummer (NIF) en het adres van het verkopende bedrijf (zelfs als de uitgever eigenlijk de klant of een externe partij is)
  
• Gegevens van de ontvanger, oftewel de naam of bedrijfsnaam van de klant, het NIF en het adres
  
• Beschrijving van de transactie, inclusief de eenheidsprijs en eventuele toegepaste kortingen
  
• Totale belastbare grondslag
  
• Btw-tarief en belastingplicht
  
• Totaal verschuldigd bedrag
  

In dit geval wordt de self-billing-factuur niet opgesteld door de ontvanger van de transactie, maar uitgegeven door een geautoriseerde derde partij, dus het is niet verplicht dat deze een juridische verklaring bevat.

Omdat de nummerreeks echter uniek en specifiek voor de externe uitgever moet zijn, voert RocketPaper '3P' in om te verwijzen naar 'facturatie door derden' en 'MKT' om de marktplaats te onderscheiden van andere ondernemingen die namens haar facturen kunnen uitgeven.

Wanneer BeCopy de self-billing-factuur uitgeeft, stuurt het een kopie naar RocketPaper voor verificatie en goedkeuring, waardoor de complexe facturatieprocedure wordt omgezet in een eenvoudige taak voor gegevensvalidatie.

Veelgestelde vragen over self-billing facturen