自第 1619/2012 号皇家法令颁布以来，有关西班牙账单信息义务方面发生了一些变化。一个例子是实施 VERI*FACTU 系统（尽管暂时是可选的，但将在 2027 年成为强制性要求），所有发票都必须包含二维码或其包含的详细信息。

这些法律变更通常会引起对发票所需信息的疑问。在本指南中，我们将解释在西班牙开具发票时需要显示哪些详细信息。

要点

• 必需的账单信息是适用规则为任何发票规定的条目，以确保其有效性。
  
• 所有发票都必须包含某些详细信息，例如开具日期和发票开具方的识别数据。
  
• 其他信息（如法律声明）仅在开具特定类型的发票时需要。
  
• 出于税务或客户忠诚度原因，建议包含一些非强制性信息。
  
• 账单信息需要准确，因此建议改进收集方式。
  

什么是开单信息

开单信息是账单必须包含的有效主要详细信息。一般来说，此信息标识开单人、接收人和账单。它还提供重要的商业和税务数据，例如交易日期、增值税 (VAT) 的金额以及强制性的法律声明。

这些详细信息在会计和税务控制中起着核心作用。从公司的角度来看，它们是扣除费用不可或缺的。缺少关键条目（如税务地址）或包含错误，可能会阻碍扣除流程。从税务角度来看，跳过账单编号可能会引起西班牙税务局 (AEAT) 的怀疑。

西班牙账单的必填信息

作为一般规则，每张账单必须包含几个必填条目。不过，请记住所涉的账单类型，因为西班牙法规针对每种类型规定了不同的标准，例如是否添加或省略某些详细信息。

为了涵盖所有可能性，我们将首先回顾所有常规账单的必填详细信息。在下一节中，我们将介绍每种类型所需的信息。在创建西班牙账单时，请添加以下详细信息：

1. 日期：账单的开具日期，即准备并发送账单的时间。如果开具日期与交易日期不同，请同时列出这两个日期。
   
2. 编号和序列：这是账单的数字标识符，它将账单按顺序、按时间顺序排列。序列是一个可选的字母数字前缀，用于对账单进行分组。
   
3. 开单方详情：此字段必须显示开单方的识别详情：全名（如果是自雇人士）或公司全称（如果是公司）；税务识别码 (NIF)；以及 AEAT 的税务地址。
   
4. 客户信息：必须包括买家的全名或公司名称、NIF 和税务地址。
   
5. 描述和金额：强制要求在单独的行中列明每个产品或服务的描述、售出单位数量、不含增值税的单价、折扣（如适用）以及最终价格。
   
6. 计税基数：这是销售的毛额总计（即计算增值税所依据的金额）。
   
7. 税率和应纳税额：注明所用的增值税百分比。请注意，无论采用何种税率，账单上都必须显示收取的增值税总金额。
   
8. 总计：客户必须支付的总金额。
   

按账单类型划分的必填信息

账单可以通过多种方式进行分类：按开单方、按适用范围或按用途。下面，我们将提供西班牙法规对最常见类型所要求的信息：

• 简易账单：简易账单必须包含与常规或“完整”账单相同的详情，但客户的识别数据、适用的折扣和增值税明细除外。

• VERI FACTU 账单：在 VERI FACTU 系统下开具的账单必须包含“VERI*FACTU”字样或“可通过 AEAT 网站验证账单”声明，以及一个二维码或其包含的信息。

• 自雇人士账单：如果开单方独立工作，且收款人是位于西班牙的一家公司或另一名自雇人士，则账单必须显示扣缴的个人所得税 (IRPF)。

• 跨国账单：必须包括两家公司或自雇人士的跨国增值税税号 (VAT ID)。由于跨国账单不收取增值税，必须有一份指定的声明标明是否适用了豁免或反向征收机制，即企业收款人是否在其国家/地区申报适用的间接税。

• 出口账单：在发给外国客户的账单中，添加一份法律声明以证明免征增值税是合理的。出口程序和文件指南还建议添加可选细节，例如付款条件和国际贸易术语解释通则（Incoterms）。

• 更正账单和减免凭据：在更正账单和减免凭据中，添加带有顺序编号的特定序列、标识原始账单的信息、金额以及修改后的应纳增值税额。

• 汇总账单：开具汇总账单时，请包含被分组交易的账单或交货单中的信息。每个汇总交易必须显示在单独的行上，并附带识别它和计算应纳税款所需的详细信息。

• 预付账单：如果收到预付款的日期与账单开具日期不同，则必须输入该日期。也建议加上“预付”字样，以支持财务透明度。

• 发给政府实体的账单 (B2G)：向政府实体开具账单时，需要包括会计办公室、管理机构和处理部门的DIR3 代码。

• 收付实现制会计方案下的账单：如果您选择该方案以推迟季度增值税申报，直到未结付款形式化，则所有账单必须带上“特殊收付实现制会计方案”的字眼。

• 自开账单：如果买方为您开具账单，则这些账单必须包含“由收款人开单”的声明，以及为开具自开账单的每个收款人指定的独立序列。

西班牙开单信息的管理规定

在西班牙，管理开单信息的法律框架由多项规定组成。我们在下面总结了其中最重要的部分：

• 规范开单义务的规定：第 1619/2012 号皇家法令规定了账单必须包含的内容，如编号、签发日期和所有交易的描述。此外，第 1073/2014 号皇家法令对其进行了修订，要求在证明销售手机、视频游戏机、笔记本电脑和平板电脑的账单上包含特定系列的内容，前提是采用了反向征收机制。它适用于以下两种情况：

  • 客户是转售这些产品的商家。
    
  • 客户是不参与转售的商家，且购买金额超过 10,000 欧元（不含增值税）。
    

• 促进电子开单的法律：第 25/2013 号法律规定了记录 B2G 交易的账单内容。除其他详细信息外，它还要求注明会计办公室，即记录账单的公共实体。

• 增值税规定：第 828/2013 号皇家法令引入了一项义务，即如果公司在特殊的收付实现制会计方案下开具账单，则必须添加一项声明。

• 管理计算机化开单系统要求的规定：第 1007/2023 号皇家法令规定了实施 VERI*FACTU 系统的商家必须满足的要求，以便将其开单记录实时提交给 AEAT。

西班牙在包含开单信息时的常见错误

在准备账单时，西班牙公司可能会犯一些特别常见的错误。让我们来看看最常见的类型：

将开单信息与配送信息混淆

根据法律，账单有效的一个条件是其显示卖方和买方的税务居住地。在某些情况下，尤其是在 B2B 交易中，供应商在账单上输入的是收货地址，而不是税务地址，从而导致该文件在法律和税务方面无效。

不要将开单信息与配送信息混淆。开单信息（包括税务地址）必须出现在账单上，而配送详细信息应位于用于物流目的的凭证上，例如交货单、CMR 运单或其他运输证明。假设一家位于维戈的公司向一家税务居住地位于里斯本的葡萄牙企业销售产品，但交货发生在其位于波尔图的仓库中。证明交易的销售凭证必须包含里斯本的地址。相比之下，交货单或 CMR 必须显示波尔图的地址。

忘记法律声明

有时，西班牙公司不在其账单上包含法律声明。在某些情况下，例如免增值税交易或客户自开具账单，该声明是凭证有效所必需的。

不遵守格式要求

不使用全面的最新开单软件的商家在手动输入凭证信息时，往往无法满足格式要求。例如，数字或系列必须左对齐，不能包含两个连续空格，并且除连字符、下划线、斜杠和句点外，不能包含任何特殊字符。

另一个常见的错误是在单行中输入多个增值税税率，尽管适用的规则要求单独输入。要自动应用正确的税率，您可以使用 Stripe Tax。此税务自动化工具会系统地更新，以反映欧盟及其可用的 100 多个国家/地区（还要查看列出的不支持的地区）的任何立法变化。

更改连续编号的顺序

尽管系列必须始终遵循连续编号，但常见的疏忽是更改账单编号的顺序（例如，从 FA0019 变为 FA0021）。公司需要避免这个错误，因为它可能会导致 AEAT 进行检查。这可能被认为是隐瞒收入的一个迹象，这也是反欺诈法的一个重点。

包含模糊的描述

根据数字转型软件提供商 SERES 的“XII 电子开单研究”，以物理和电子格式开具账单的平均管理成本分别为 4.45 欧元和 1.64 欧元。出于这个原因，许多公司试图尽可能简化凭证准备并使用过于简短的描述。然而，这种做法是错误的，因为规则要求有足够的细节来准确计算应税金额。

如何正确收集账单信息

另一个常见的错误是输入的账单信息在此前收集时存在不准确的情况。在下文中，我们将分析一系列最佳实践，以防止发生这种情况：

识别客户

发票上要包含的详细信息因收款人的状态而异。首先要确定是最终客户、商家还是政府实体，以便收集相关的条目，例如 NIF 和税务地址。

在检索相关数据时，有几种解决方案可以在不违反欧盟通用数据保护条例 (GDPR) 的情况下为客户识别提供便利。Stripe Identity 是符合西班牙客户身份验证 (KYC) 规定的工具，可用于验证用户身份。您还可以实施 Bizum 数字标识符，以确定用户使用的是面向商家的 Bizum 还是个人买家。

以书面形式请求信息

如果您的公司与买家达成口头协议（例如进行远程销售及通过电话接受付款的商家），请在开具发票之前要求买家以书面形式提交详细信息，以防止出现转录错误。

在在线销售中，数据已经以书面形式收集，客户直接输入其税务信息，然后反映在发票上。在这种情况下，完善输入表单可以最大程度地减少错误。例如，如果您通过自己的在线商店进行销售，请配置每个字段，以根据预期的格式自动显示最合适的键盘。例如可能会出现用于输入电话号码或邮政编码的数字键盘。

对详细信息的书面请求需要针对销售环境进行定制，以避免对客户体验产生负面影响。在移动电商中，不建议要求买家输入两次电子邮件地址以确认准确性。这种做法在其他销售渠道（如传统的电子商务）中仍然有用。

另一个最佳实践是允许用户保存他们的账单信息，这样他们在再次购买时就不必重新输入，这有助于最大限度地减少手动输入数据时的错误。为此，请配置表单，以便用户可以通过点按一次输入已保存的详细信息。

帮助区分账单地址和发货地址

为避免混淆账单信息和发货信息的常见错误，请使区分方式易于识别。例如，如果您在西班牙在线销售给个人购物者，在大多数情况下地址是相同的，因此建议在默认情况下激活在两种情况下使用相同地址的选项。如果您还进行 B2B 交易或与账单地址和发货地址通常不同的客户进行交易，请确保在结账表单上取消选中该框时，会分别为它们显示一个独立的块。

在这两种情况下，都建议启用自动填充。对于地址，该工具使用谷歌地图 (Google Maps) 等技术在用户输入时建议完整的条目，从而帮助防止错误并确保符合快递格式的预期。

允许您的客户更新其账单信息和支付信息

有时，个人和商家客户的账单信息会发生变化，例如地址变更或从有限责任公司 (SL) 转换为上市公司 (SA)。因此，建议为客户提供更新其税务详细信息的工具，以便准确开具发票。

支付方式是买家最常更改的项目之一，例如当他们与提供具有更好财务条款的信用卡的银行签约时。重要的是要方便通过客户门户更新此信息和其他支付详细信息，并即时验证。借助 Stripe，您可以实时验证银行卡，以确保客户输入的详细信息在输入时是正确的。

Stripe 如何帮助管理账单信息

发票开具过程中的许多常见问题源于手动转录详细信息。Stripe Payments 是一个完整的支付平台，可通过自动填充功能和实时验证来帮助避免输入错误。

此外，Stripe 消除了发票开具、催款和付款对账过程中的手动任务。它简化了客户信息的检索，并通过 Stripe App Marketplace 自动将其发送到账单平台。

例如，Invopop 是一种在西班牙开发的解决方案，该解决方案与 VERI*FACTU 系统相集成。这种集成允许将发票记录实时发送到 AEAT，而无需修改。

另一个应用程序是 Billit，这是一家在欧洲具有开创性的电子发票平台，致力于确保满足整个欧盟的各种数字账单要求。它还可以识别付款期限，并自动向您的客户发送提醒，以避免拒付。

常见问题

简易账单上哪些开单信息不是强制性的？

尽管简易账单比完整账单更简洁，但仍要求其标识所售产品或所提供的服务。在此表中，我们提供了简易账单和完整账单中开单信息的比较摘要：

开单信息可以手动输入吗？

可以，只要开单信息显示清晰易读，手动输入开单信息是合法的。事实上，西班牙的许多小企业仍然以这种方式开具账单，尤其是在非常传统的商店和酒店企业中。

需要注意的是，当公司不使用计算机化开单系统时，包含手动输入的开单信息的凭证仍然有效。一旦公司开始开具电子账单，就不能手动开具账单。尽管预计在 2027 年会引入数字开单义务，但如具有约束力的裁决 V0058-25 所述，账单仍可以继续手动开具。

输入非强制性开单信息是个好主意吗？

是的，添加某些非强制性信息是最佳做法，尽管这因账单类型而异。

添加付款条款（例如到期日）可以加快收款速度。另一方面，建议用一项法律声明来标识预付账单，以表明在收取该金额时产生了增值税。还可以通过向客户添加感谢信来对其进行个性化设置，因为这将有助于加强业务关系。