Depuis la publication du Décret royal 1619/2012, plusieurs changements sont intervenus dans les obligations concernant les informations de facturation en Espagne. L'un des exemples est la mise en œuvre du système VERI*FACTU qui, bien qu'il soit temporairement facultatif, deviendra obligatoire en 2027 : toutes les factures devront inclure un QR code ou les détails qu'il contient.

Ces modifications juridiques suscitent souvent des doutes quant aux informations exigées sur les factures. Dans ce guide, nous expliquons quels détails doivent figurer lors de l'émission d'une facture en Espagne.

Points à retenir

• Les informations de facturation obligatoires sont les mentions prescrites par les règles applicables pour toute facture afin d'en assurer la validité.
  
• Certains détails sont obligatoires sur toutes les factures, tels que la date d'émission et les données d'identification de l'émetteur.
  
• D'autres informations, telles qu'une déclaration juridique, ne sont requises que lors de l'émission de certains types de factures.
  
• Pour des raisons fiscales ou de fidélisation de la clientèle, il est conseillé d'inclure certaines informations qui ne sont pas obligatoires.
  
• Les informations de facturation doivent être exactes, il est donc recommandé d'améliorer la façon dont elles sont collectées.
  

En quoi consistent les informations de facturation

Les informations de facturation correspondent aux principaux détails qu'une facture doit inclure pour être valide. En général, ces informations identifient l'émetteur, le destinataire et la facture. Elles fournissent également des données commerciales et fiscales importantes, telles que la date de la transaction, le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les mentions légales obligatoires.

Ces détails jouent un rôle central dans la comptabilité et le contrôle fiscal. Du point de vue des entreprises, ils sont indispensables pour déduire les dépenses. L'absence d'entrées clés, telles que l'adresse fiscale, ou son inclusion avec des erreurs, peut entraver le processus de déduction. D'un point de vue fiscal, l'omission de numéros de facture pourrait éveiller les soupçons de l'administration fiscale espagnole (AEAT).

Mentions obligatoires sur une facture en Espagne

En règle générale, chaque facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Toutefois, n'oubliez pas le type de facture concerné, car la réglementation espagnole stipule des critères distincts pour chaque type, tels que l'ajout ou l'omission de certains détails.

Pour couvrir toutes les possibilités, nous passerons d'abord en revue les détails obligatoires pour toutes les factures courantes. Dans la section suivante, nous examinerons les informations requises pour chaque type. Ajoutez les détails suivants lors de la création d'une facture en Espagne :

1. Date : la date d'émission de la facture, c'est-à-dire la date à laquelle elle est préparée et envoyée. Si la date d'émission diffère de la date de la transaction, indiquez les deux.
   
2. Numéro et série : il s'agit de l'identifiant numérique de la facture, qui la place dans un ordre séquentiel et chronologique. La série est un préfixe alphanumérique facultatif utilisé pour regrouper les factures.
   
3. Coordonnées de l'émetteur : ce champ doit indiquer les coordonnées de l'émetteur : nom complet (s'il est indépendant) ou dénomination sociale complète (s'il s'agit d'une entreprise), numéro d'identification fiscale (NIF) et adresse fiscale pour l'AEAT.
   
4. Informations sur le client : la facture doit mentionner le nom complet ou la dénomination sociale du client, son NIF ainsi que son adresse fiscale.
   
5. Description et montant : il est obligatoire de détailler sur des lignes séparées la description de chaque produit ou service, le nombre d'unités vendues, le prix unitaire hors TVA, la remise (le cas échéant) et le prix final.
   
6. Assiette fiscale : il s'agit du montant brut total de la vente (c'est-à-dire le montant sur lequel la TVA est calculée).
   
7. Taux d'imposition et impôt dû : indiquez le pourcentage de TVA utilisé. Notez que, quel que soit le taux appliqué, il est obligatoire d'indiquer le montant total de la TVA facturée sur la facture.
   
8. Total : le montant total que le client doit payer.
   

Informations obligatoires par type de facture

Les factures peuvent être classées de plusieurs manières : par émetteur, par champ d'application ou par objet. Ci-dessous, nous vous fournirons les informations requises par la réglementation espagnole pour les types les plus courants :

• Facture simplifiée : une facture simplifiée doit contenir les mêmes détails qu'une facture normale ou « complète », à l'exception des données d'identification du client, des remises appliquées et du détail de la TVA.

• Facture VERI FACTU : les factures émises dans le cadre du système VERI FACTU doivent comporter la mention « VERI*FACTU » ou la mention « Facture vérifiable sur le site web de l'AEAT », à côté d'un QR code ou des informations qu'il contient.

• Facture d'indépendant : si l'émetteur travaille de manière indépendante et que le destinataire est une entreprise ou un autre entrepreneur individuel établi en Espagne, la facture doit faire apparaître la retenue à la source de l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF).

• Facture intracommunautaire : le numéro de TVA intracommunautaire des deux entreprises ou des travailleurs indépendants doit être inclus. Étant donné que la facture intracommunautaire ne facture pas de TVA, une déclaration désignée doit indiquer si une exemption ou le mécanisme d'autoliquidation de la TVA a été appliqué, c'est-à-dire si l'entreprise destinataire déclare l'impôt indirect applicable dans son pays.

• Facture d'exportation : sur les factures destinées à des clients étrangers, ajoutez une mention légale pour justifier l'exemption de TVA. Le guide des procédures et documents d'exportation recommande également d'ajouter des détails facultatifs, tels que les conditions de paiement et les Incoterms (conditions commerciales internationales).

• Facture rectificative et avoir : sur les factures rectificatives et les avoirs, ajoutez une série spécifique avec une numérotation séquentielle, des informations identifiant la facture d'origine, le montant et la TVA modifiée due.

• Facture récapitulative : lors de l'émission d'une facture récapitulative, incluez les informations des factures ou des bons de livraison pour les transactions regroupées. Chaque transaction résumée doit figurer sur une ligne distincte, accompagnée des détails nécessaires pour l'identifier et calculer l'impôt dû.

• Facture d'acompte : si la date de réception de l'acompte est différente de la date d'émission de la facture, il est obligatoire de l'indiquer. Il est également recommandé d'inclure le mot « acompte » pour favoriser la transparence fiscale.

• Factures aux entités publiques (B2G) : lors de l'émission d'une facture à une entité publique, vous êtes tenu d'inclure les codes DIR3 du bureau comptable, de l'organe de gestion et de l'unité de traitement.

• Facture sous le régime de la comptabilité de trésorerie : si vous optez pour ce régime pour reporter la déclaration trimestrielle de TVA jusqu'à ce que les paiements en souffrance aient été formalisés, toutes les factures doivent porter la mention « régime spécial de comptabilité de trésorerie ».

• Facture d'autofacturation : si l'acheteur émet vos factures, celles-ci doivent comporter la mention « facturation par le destinataire », en plus d'une série distincte et désignée pour chaque destinataire qui émet des factures d'autofacturation.

Réglementations régissant les informations de facturation en Espagne

En Espagne, le cadre juridique régissant les informations de facturation se compose de plusieurs réglementations. Vous trouverez ci-dessous un résumé des principales réglementations :

• Réglementation régissant les obligations de facturation : le décret royal 1619/2012 définit le contenu obligatoire des factures, tel que la numérotation, la date d'émission et la description de toutes les transactions. En outre, le décret royal 1073/2014 le modifie pour exiger l'inclusion de séries spécifiques sur les factures prouvant la vente de téléphones mobiles, de consoles de jeux vidéo, d'ordinateurs portables et de tablettes, à condition que le mécanisme d'autoliquidation de la TVA soit utilisé. Il s'applique dans deux cas de figure :

  • Le client est une entreprise qui revend ces produits.
    
  • Le client est une entreprise qui ne participe pas à la revente et effectue un achat dont le montant est supérieur à 10 000 € hors TVA.
    

• Loi favorisant la facturation électronique : la loi 25/2013 régit le contenu des factures justifiant des transactions B2G. Entre autres détails, elle exige de préciser le bureau comptable, c'est-à-dire l'entité publique qui enregistre la facture.

• Réglementation sur la TVA : le décret royal 828/2013 a introduit l'obligation d'ajouter une mention si l'entreprise émet une facture dans le cadre du régime spécial de comptabilité de trésorerie.

• Réglementation régissant les exigences relatives aux systèmes de facturation informatisés : le décret royal 1007/2023 définit les exigences que les entreprises mettant en œuvre le système VERI*FACTU doivent respecter pour soumettre leurs registres de facturation à l'AEAT en temps réel.

Erreurs courantes lors de l'inclusion d'informations de facturation en Espagne

Lors de la préparation des factures, les entreprises espagnoles peuvent commettre des erreurs particulièrement courantes. Voici les types les plus fréquents :

Confusion entre informations de facturation et informations d'expédition

Pour qu'une facture soit valide aux termes de la loi, elle doit indiquer la résidence fiscale du vendeur et de l'acheteur. Dans certains cas, en particulier lors de transactions B2B, le fournisseur indique l'adresse de livraison sur la facture au lieu de l'adresse fiscale, ce qui rend le document non valide à des fins juridiques et fiscales.

Ne confondez pas les informations de facturation avec les informations d'expédition. Les informations de facturation, y compris l'adresse fiscale, doivent figurer sur la facture, tandis que les détails de livraison doivent figurer sur les documents utilisés à des fins logistiques, tels que le bon de livraison, la lettre de voiture CMR ou toute autre preuve de transport. Supposons qu'une entreprise de Vigo vende des produits à une entreprise portugaise dont la résidence fiscale est à Lisbonne, mais que la livraison ait lieu dans son entrepôt à Porto. Le document de vente prouvant la transaction doit contenir l'adresse de Lisbonne. En revanche, le bon de livraison ou la lettre CMR doit indiquer l'adresse de Porto.

Oubli de la mention légale

Parfois, les entreprises espagnoles n'incluent pas la mention légale sur leurs factures. Dans certains cas, tels que les transactions exonérées de TVA ou les factures établies par le client, cette déclaration est obligatoire pour que le document soit valide.

Non-respect des exigences de formatage

Les entreprises qui n'utilisent pas de logiciel de facturation complet et à jour ne respectent souvent pas les exigences de formatage lorsqu'elles saisissent manuellement les informations du document. Par exemple, le numéro ou la série doit être aligné à gauche, ne peut pas contenir deux espaces consécutifs et ne doit contenir aucun caractère spécial autre que les suivants : traits d'union, tirets bas, barres obliques et points.

Une autre erreur fréquente consiste à saisir plusieurs taux de TVA sur une seule ligne, bien que les règles applicables exigent des entrées distinctes. Pour appliquer automatiquement les taux corrects, vous pouvez utiliser Stripe Tax. Cet outil d'automatisation des taxes est systématiquement mis à jour pour refléter toute modification législative dans l'Union européenne et dans plus de 100 pays où il est disponible (consultez également la liste des territoires non pris en charge).

Modification de l'ordre de la numérotation séquentielle

Bien que la série doive toujours suivre une numérotation séquentielle, un oubli courant consiste à modifier l'ordre des numéros de facture (par exemple, passer de FA0019 à FA0021). Les entreprises doivent éviter cette erreur, car elle pourrait entraîner un contrôle de l'AEAT. Cela pourrait être considéré comme un signe de dissimulation de revenus, l'un des axes de la loi de lutte contre la fraude.

Inclusion de descriptions vagues

L'émission d'une facture aux formats physique et électronique entraîne des frais administratifs moyens de 4,45 € et 1,64 € respectivement, selon la « XIIe étude sur la facturation électronique » de SERES, un fournisseur de logiciels de transformation numérique. Pour cette raison, de nombreuses entreprises tentent de simplifier au maximum la préparation des documents et utilisent des descriptions trop brèves. Cependant, cette approche est une erreur, car les règles exigent suffisamment de détails pour calculer avec précision le montant imposable.

Comment bien collecter les informations de facturation

Une autre erreur fréquente consiste à saisir des informations de facturation précédemment recueillies avec des inexactitudes. Ci-dessous, nous analyserons une série de bonnes pratiques pour éviter que cela ne se produise :

Identifier le client

Les détails à inclure sur la facture varient selon l'état du bénéficiaire. Déterminez d'abord s'il s'agit d'un client final, d'une entreprise ou d'une entité publique pour collecter les informations pertinentes, telles que le NIF et l'adresse fiscale.

Plusieurs solutions facilitent l'identification du client sans enfreindre le règlement général sur la protection des données (RGPD) lors de la récupération des données pertinentes. Stripe Identity, un outil conforme aux réglementations espagnoles KYC (Know Your Customer), vérifie l'identité des utilisateurs. Vous pouvez également mettre en œuvre l'identifiant numérique Bizum, qui détermine si l'utilisateur utilise Bizum pour les entreprises ou s'il s'agit d'un client individuel.

Demander les informations par écrit

Si votre entreprise conclut des accords verbaux avec le client, comme les entreprises qui font de la vente à distance et acceptent des paiements par téléphone, demandez au client de soumettre les détails par écrit avant d'émettre la facture pour éviter les erreurs de transcription.

Dans les ventes en ligne, où les données sont déjà collectées par écrit, le client saisit directement ses informations fiscales, qui sont ensuite reflétées sur la facture. Dans ce cas, affiner le formulaire d'inscription peut minimiser les erreurs. Par exemple, si vous vendez par l'intermédiaire de votre propre boutique en ligne, configurez chaque champ pour qu'il affiche automatiquement le clavier le plus approprié en fonction du format attendu. Un clavier numérique peut apparaître pour saisir le numéro de téléphone ou le code postal.

La demande écrite de détails doit être adaptée à l'environnement de vente pour éviter d'affecter négativement l'expérience client. Dans le commerce mobile, il n'est pas recommandé d'obliger les clients à saisir deux fois une adresse email pour en confirmer l'exactitude. Cette pratique reste utile dans d'autres canaux de vente, tels que l'e-commerce traditionnel.

Une autre bonne pratique consiste à permettre aux utilisateurs d'enregistrer leurs informations de facturation afin de ne pas avoir à les saisir de nouveau lors d'un prochain achat, ce qui contribue à minimiser les erreurs lors de la saisie manuelle des données. Pour ce faire, configurez le formulaire de sorte que les utilisateurs puissent saisir les informations enregistrées d'un seul geste.

Aider à différencier les adresses de facturation et de livraison

Pour éviter l'erreur courante consistant à confondre les informations de facturation et de livraison, faites en sorte que la distinction soit facile à faire. Par exemple, si vous vendez en ligne depuis l'Espagne à des acheteurs individuels, les adresses seront identiques dans la plupart des cas, il est donc conseillé d'activer, par défaut, l'option permettant d'utiliser la même adresse dans les deux cas. Si vous effectuez également des transactions B2B ou des transactions avec des clients dont les adresses de facturation et de livraison sont généralement différentes, assurez-vous que lorsque vous décochez cette case sur le formulaire de paiement, un bloc individuel s'affiche pour chacune d'elles.

Dans les deux cas, l'activation de la saisie automatique est recommandée. Pour les adresses, l'outil utilise des technologies telles que Google Maps pour suggérer l'entrée complète au fur et à mesure que l'utilisateur tape, ce qui permet d'éviter les erreurs et de s'assurer de la conformité avec les formats attendus par les transporteurs.

Permettre à vos clients de mettre à jour leurs informations de facturation et de paiement

Parfois, les informations de facturation des clients (particuliers et entreprises) changent, par exemple lors d'un changement d'adresse ou d'une conversion d'une société à responsabilité limitée (SL) en une société par actions (SA). Il est donc conseillé de fournir au client un outil pour mettre à jour ses données fiscales afin que la facture puisse être émise avec précision.

Le moyen de paiement est l'un des éléments les plus fréquemment modifiés par les clients, par exemple lorsqu'ils contractent avec une banque qui propose une carte bancaire avec de meilleures conditions financières. Il est important de faciliter la mise à jour de ces informations et des autres détails de paiement via le portail client, et de la valider instantanément. Avec Stripe, vous pouvez valider les cartes bancaires en temps réel pour vous assurer que les informations saisies par le client sont correctes au fur et à mesure qu'il les tape.

Comment Stripe aide à gérer les informations de facturation

De nombreux problèmes courants lors de l'émission de factures découlent de la transcription manuelle de données. Stripe Payments est une plateforme de paiement complète qui aide à éviter les erreurs de saisie grâce à des fonctionnalités de saisie automatique et de validation en temps réel.

De plus, Stripe élimine les tâches manuelles des processus de facturation, de recouvrement et de rapprochement des paiements. Elle simplifie la récupération des informations client et, via le Stripe App Marketplace, les envoie automatiquement à une plateforme de facturation.

Invopop, par exemple, est une solution développée en Espagne qui est intégrée au système VERI*FACTU. Cette intégration permet d'envoyer les enregistrements de factures à l'AEAT en temps réel, sans aucune altération.

Une autre application est Billit, une plateforme de facturation électronique pionnière en Europe qui se concentre sur le respect des différentes exigences en matière de facturation numérique à travers l'UE. Elle peut également identifier les délais de paiement et envoyer automatiquement des rappels à vos clients pour éviter les impayés.

FAQ

Quelles informations de facturation ne sont pas obligatoires sur une facture simplifiée ?

Bien que les factures simplifiées soient plus concises que les factures complètes, elles doivent tout de même identifier les produits vendus ou les services fournis. Ce tableau présente un résumé comparatif des informations de facturation dans les factures simplifiées et complètes :

Les informations de facturation peuvent-elles être saisies manuellement ?

Oui, il est légal de saisir manuellement les informations de facturation à condition qu'elles soient affichées clairement et lisiblement. En réalité, de nombreuses petites entreprises espagnoles émettent encore des factures de cette manière, en particulier dans les commerces traditionnels et le secteur de l'hôtellerie.

Il convient de noter que les documents dont les informations de facturation sont saisies manuellement restent valides lorsque l'entreprise n'utilise pas de système de facturation informatisé. Une fois qu'une entreprise a commencé à émettre des factures électroniques, elle ne peut plus émettre de factures manuellement. Malgré les obligations de facturation numérique qui devraient être introduites en 2027, les factures peuvent continuer à être émises manuellement, comme l'indique la décision contraignante V0058-25.

Est-il judicieux de saisir des informations de facturation non obligatoires ?

Oui, il est recommandé d'ajouter certaines informations non obligatoires, bien que cela varie selon le type de facture.

L'ajout de conditions de paiement, telles que la date d'échéance, peut accélérer les recouvrements. D'autre part, il est recommandé d'identifier les factures d'avance avec une mention légale indiquant que la TVA a été exigée lors de l'encaissement du montant. Il est également utile de les personnaliser en ajoutant un mot de remerciement au client, car cela contribuera à renforcer la relation commerciale.