นับตั้งแต่การตีพิมพ์พระราชกฤษฎีกาที่ 1619/2012 มีการเปลี่ยนแปลงหลายประการเกิดขึ้นในภาระผูกพันเกี่ยวกับข้อมูลการเรียกเก็บเงินในสเปน ตัวอย่างหนึ่งคือการนำระบบ VERI*FACTU ไปใช้ ซึ่งแม้จะเปิดให้เลือกใช้งานชั่วคราวแต่จะกลายเป็นข้อบังคับในปี 2027 ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้องมีรหัส QR หรือรายละเอียดที่อยู่ในนั้น

การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายเหล่านี้มักก่อให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับข้อมูลที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้ ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่ารายละเอียดใดที่ต้องปรากฏเมื่อออกใบแจ้งหนี้ในสเปน

ประเด็นสำคัญ

• ข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่จำเป็นคือรายการที่กำหนดโดยกฎที่เกี่ยวข้องสำหรับใบแจ้งหนี้ใดๆ เพื่อรับประกันความถูกต้อง
  
• รายละเอียดบางอย่างจำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมด เช่น วันที่ออกใบแจ้งหนี้และข้อมูลระบุตัวตนของผู้ออก
  
• ข้อมูลอื่นๆ เช่น คำชี้แจงทางกฎหมาย จะต้องระบุไว้ก็ต่อเมื่อออกใบแจ้งหนี้บางประเภทเท่านั้น
  
• ด้วยเหตุผลด้านภาษีหรือความภักดีของลูกค้า ขอแนะนำให้ใส่ข้อมูลบางอย่างที่ไม่ได้บังคับ
  
• ข้อมูลการเรียกเก็บเงินจะต้องมีความถูกต้อง จึงขอแนะนำให้ปรับปรุงวิธีการรวบรวมข้อมูลดังกล่าว
  

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินคืออะไร

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินคือรายละเอียดหลักที่ใบแจ้งหนี้ต้องรวมไว้เพื่อให้ใช้ได้ โดยทั่วไปข้อมูลนี้จะระบุบริษัทผู้ออกบัตร ผู้รับ และใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังมีข้อมูลเชิงพาณิชย์และภาษีอากรที่สำคัญ เช่น วันที่ทำธุรกรรม ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และคำชี้แจงทางกฎหมายภาคบังคับ

รายละเอียดเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการควบคุมบัญชีและภาษี ในมุมมองของบริษัท รายละเอียดเหล่านี้เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการหักค่าใช้จ่าย การที่รายการหลักขาดหายไป เช่น ที่อยู่ทางภาษี หรือมีข้อผิดพลาด อาจเป็นอุปสรรคต่อขั้นตอนการหักเงินได้ จากมุมมองด้านภาษี การข้ามหมายเลขใบแจ้งหนี้อาจทำให้หน่วยงานภาษีอากรของสเปน (AEAT) เกิดความสงสัยได้

ข้อมูลบังคับในใบแจ้งหนี้ในประเทศสเปน

โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีข้อมูลที่จำเป็นหลายรายการ อย่างไรก็ตาม โปรดคำนึงถึงประเภทของใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องด้วย เนื่องจากข้อบังคับของสเปนกำหนดเกณฑ์ที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละประเภท เช่น การเพิ่มหรือละเว้นรายละเอียดบางอย่าง

เพื่อให้ครอบคลุมทุกกรณีที่เป็นไปได้ เราจะตรวจสอบรายละเอียดบังคับสำหรับใบแจ้งหนี้ทั่วไปทั้งหมดก่อน ในส่วนถัดไป เราจะดูข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแต่ละประเภท โปรดเพิ่มรายละเอียดต่อไปนี้เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ในสเปน:

1. วันที่: วันที่ออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งก็คือวันที่จัดทำและส่งใบแจ้งหนี้ หากวันที่ออกแตกต่างจากวันที่ทำธุรกรรม ให้ระบุทั้งสองวัน
   
2. หมายเลขและชุดข้อมูล: นี่คือตัวระบุหมายเลขของใบแจ้งหนี้ ซึ่งจัดเรียงตามลำดับและตามเวลา ชุดข้อมูลคือคำนำหน้าตัวอักษรและตัวเลขซึ่งจะระบุหรือไม่ก็ได้ที่ใช้เพื่อจัดกลุ่มใบแจ้งหนี้
   
3. รายละเอียดบริษัทผู้ออกบัตร: ช่องนี้ต้องแสดงรายละเอียดการระบุตัวตนของบริษัทผู้ออกบัตร ได้แก่ ชื่อเต็ม (หากเป็นบุคคลทั่วไปที่ประกอบอาชีพอิสระ) หรือชื่อบริษัทเต็ม (หากเป็นบริษัท) หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (NIF) และที่อยู่สำหรับเสียภาษีสำหรับ AEAT
   
4. รายละเอียดของลูกค้า: ต้องระบุชื่อ-นามสกุลหรือชื่อบริษัทของผู้ซื้อ รวมถึง NIF และที่อยู่ทางภาษี
   
5. คำอธิบายและจำนวนเงิน: จำเป็นต้องแจกแจงคำอธิบายของผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละรายการ จำนวนหน่วยที่ขาย ราคาต่อหน่วยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนลด (หากมี) และราคาสุทธิแยกตามบรรทัด
   
6. ฐานภาษี: นี่คือยอดขายรวมขั้นต้น (กล่าวคือ จำนวนเงินที่ใช้คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม)
   
7. อัตราภาษีและภาษีที่ต้องชำระ: ระบุเปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ โปรดทราบว่าจำเป็นต้องแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้โดยไม่คำนึงถึงอัตราภาษีที่ใช้
   
8. ยอดรวม: จำนวนเงินทั้งหมดที่ลูกค้าต้องชำระ
   

ข้อมูลบังคับตามประเภทใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้สามารถจำแนกได้หลายวิธี ได้แก่ ตามบริษัทผู้ออกบัตร ตามขอบเขตการใช้งาน หรือตามวัตถุประสงค์ ด้านล่างนี้เราจะระบุข้อมูลที่ข้อบังคับของสเปนกำหนดสำหรับประเภทที่พบบ่อยที่สุด:

• ใบแจ้งหนี้แบบย่อ: ใบแจ้งหนี้แบบย่อต้องมีรายละเอียดเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ทั่วไปหรือแบบ "เต็ม" ยกเว้นข้อมูลระบุตัวตนของลูกค้า ส่วนลดที่ใช้ และรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม

• ใบแจ้งหนี้ VERI FACTU: ใบแจ้งหนี้ที่ออกภายใต้ระบบ VERI FACTU ต้องมีคำว่า "VERI*FACTU" หรือข้อความ "Invoice verifiable at the AEAT website" พร้อมด้วยรหัส QR หรือข้อมูลที่มีอยู่ในรหัสดังกล่าว

• ใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ: หากบริษัทผู้ออกบัตรทำงานอิสระและผู้รับคือบริษัทหรือบุคคลทั่วไปที่ประกอบอาชีพอิสระซึ่งที่จัดตั้งขึ้นในสเปน ใบแจ้งหนี้จะต้องแสดงการหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (IRPF) ณ ที่จ่าย

• ใบแจ้งหนี้ภายในชุมชน: ต้องระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มภายในชุมชน (รหัสประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม) ของทั้งบริษัทหรือบุคคลทั่วไปที่ประกอบอาชีพอิสระ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ภายในชุมชนไม่มีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงต้องมีการประกาศเพื่อระบุว่ามีการยกเว้นหรือกลไกการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับหรือไม่ กล่าวคือ ผู้รับที่เป็นธุรกิจจะแจ้งภาษีทางอ้อมที่เกี่ยวข้องในประเทศของตนหรือไม่

• ใบแจ้งหนี้การส่งออก: ในใบแจ้งหนี้ที่ส่งให้ลูกค้าในต่างประเทศ ให้เพิ่มข้อความทางกฎหมายเพื่อชี้แจงการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม คู่มือเกี่ยวกับขั้นตอนและเอกสารการส่งออกยังแนะนำให้เพิ่มรายละเอียดอื่นๆ ด้วย ได้แก่ ข้อกำหนดการชำระเงินและ Incoterms (ข้อกำหนดทางการค้าสากล)

• ใบแจ้งหนี้แก้ไขและใบลดหนี้: ในทั้งใบแจ้งหนี้แก้ไขและใบลดหนี้ ให้เพิ่มชุดข้อมูลเฉพาะที่มีการเรียงลำดับหมายเลข ข้อมูลที่ระบุใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ จำนวนเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่มที่แก้ไขแล้วที่ต้องชำระ

• ใบแจ้งหนี้สรุปยอด: เมื่อออกใบแจ้งหนี้สรุปยอด ให้ใส่ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบส่งสินค้าสำหรับธุรกรรมที่ถูกจัดกลุ่ม ธุรกรรมที่สรุปยอดแต่ละรายการต้องปรากฏในบรรทัดแยกต่างหาก พร้อมด้วยรายละเอียดที่จำเป็นในการระบุธุรกรรมดังกล่าวและคำนวณภาษีที่ต้องชำระ

• ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า: หากวันที่ได้รับการชำระเงินล่วงหน้าแตกต่างจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ จำเป็นต้องระบุวันที่ดังกล่าว นอกจากนี้ยังขอแนะนำให้ใส่คำว่า "advance" เพื่อรองรับความโปร่งใสทางการเงิน

• ใบแจ้งหนี้สำหรับหน่วยงานของรัฐบาล (B2G): เมื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานของรัฐบาล คุณจำเป็นต้องระบุรหัส DIR3 สำหรับสำนักงานบัญชี หน่วยงานจัดการ และหน่วยประมวลผล

• ใบแจ้งหนี้ภายใต้ระบบการทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด: หากคุณเลือกใช้ระบบนี้เพื่อเลื่อนการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มประจำไตรมาสออกไปจนกว่าการชำระเงินที่ค้างชำระจะเสร็จสมบูรณ์ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้องระบุข้อความ "special cash accounting scheme"

• ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินด้วยตนเอง: หากผู้ซื้อเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ของคุณ ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวต้องมีข้อความระบุว่า "billing by the recipient" นอกเหนือจากชุดข้อมูลอิสระที่กำหนดไว้สำหรับผู้รับแต่ละรายที่ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินด้วยตนเอง

กฎระเบียบที่ควบคุมข้อมูลการเรียกเก็บเงินในสเปน

ในสเปน กรอบกฎหมายที่ควบคุมข้อมูลการเรียกเก็บเงินประกอบด้วยกฎระเบียบหลายข้อ ด้านล่างนี้เราได้สรุปกฎระเบียบที่สำคัญที่สุดดังนี้

• กฎระเบียบที่ควบคุมข้อผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้: พระราชกฤษฎีกา 1619/2012 กำหนดเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ เช่น การกำหนดหมายเลข วันที่ออก และรายละเอียดของธุรกรรมทั้งหมด นอกจากนี้ พระราชกฤษฎีกา 1073/2014 ยังแก้ไขเพิ่มเติมเพื่อกำหนดให้รวมชุดข้อมูลเฉพาะไว้ในใบแจ้งหนี้เพื่อพิสูจน์การขายอุปกรณ์เคลื่อนที่ วิดีโอเกมคอนโซล แล็ปท็อป และแท็บเล็ต โดยมีเงื่อนไขว่าใช้กลไกการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ ซึ่งจะใช้ได้ใน 2 กรณีดังนี้

  • ลูกค้าเป็นธุรกิจที่นำผลิตภัณฑ์เหล่านี้ไปขายต่อ
    
  • ลูกค้าเป็นธุรกิจที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการขายต่อและทำการซื้อสินค้าที่มียอดเกิน 10,000 ยูโร (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)
    

• กฎหมายส่งเสริมการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: กฎหมาย 25/2013 ควบคุมเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ที่เป็นเอกสารสำหรับธุรกรรมแบบ B2G นอกจากรายละเอียดอื่นๆ แล้ว ยังกำหนดให้ระบุสำนักงานบัญชีด้วย ซึ่งก็คือหน่วยงานของรัฐที่บันทึกใบแจ้งหนี้นั้น

• กฎระเบียบเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม: พระราชกฤษฎีกา 828/2013 เสนอข้อผูกพันในการเพิ่มคำชี้แจงหากบริษัทออกใบแจ้งหนี้ภายใต้โครงการการทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดพิเศษ

• กฎระเบียบที่ควบคุมข้อกำหนดสำหรับระบบการเรียกเก็บเงินด้วยคอมพิวเตอร์: พระราชกฤษฎีกา 1007/2023 กำหนดข้อกำหนดที่ธุรกิจซึ่งใช้ระบบ VERI*FACTU ต้องปฏิบัติตามเพื่อส่งบันทึกการเรียกเก็บเงินไปยัง AEAT แบบเรียลไทม์

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อใส่ข้อมูลการเรียกเก็บเงินในสเปน

เมื่อเตรียมใบแจ้งหนี้ บริษัทในสเปนอาจทำข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ลองมาดูประเภทที่พบบ่อยที่สุดดังนี้

สับสนระหว่างข้อมูลการเรียกเก็บเงินและข้อมูลการจัดส่ง

เงื่อนไขหนึ่งที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ใช้ได้ตามกฎหมายคือต้องแสดงถิ่นที่อยู่ทางภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ ในบางกรณี โดยเฉพาะในธุรกรรมแบบ B2B ซัพพลายเออร์จะป้อนที่อยู่สำหรับจัดส่งบนใบแจ้งหนี้แทนที่อยู่ทางภาษี ทำให้เอกสารนั้นไม่สามารถใช้ได้ตามกฎหมายและทางภาษีอากร

อย่าสับสนระหว่างข้อมูลการเรียกเก็บเงินกับข้อมูลการจัดส่ง ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน ซึ่งรวมถึงที่อยู่ทางภาษี จะต้องแสดงบนใบแจ้งหนี้ ในขณะที่รายละเอียดการจัดส่งจะเป็นเอกสารที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านลอจิสติกส์ เช่น ใบส่งของ ใบนำส่งสินค้า CMR หรือหลักฐานการขนส่งอื่นๆ สมมติว่าบริษัทในบีโกขายผลิตภัณฑ์ให้ธุรกิจในโปรตุเกสที่มีถิ่นที่อยู่ทางภาษีในลิสบอน แต่จะมีการจัดส่งที่คลังสินค้าในปอร์โต เอกสารการขายที่พิสูจน์ธุรกรรมจะต้องมีที่อยู่ในลิสบอน ในทางกลับกัน ใบส่งของหรือ CMR จะต้องแสดงที่อยู่ในปอร์โต

ลืมคำชี้แจงทางกฎหมาย

บางครั้ง บริษัทในสเปนก็ไม่รวมคำชี้แจงทางกฎหมายไว้ในใบแจ้งหนี้ ในบางกรณี เช่น ธุรกรรมที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มหรือใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเองของลูกค้า ต้องมีคำประกาศดังกล่าวเพื่อให้เอกสารใช้ได้

ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดด้านการจัดรูปแบบ

ธุรกิจที่ไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินที่ครอบคลุมและเป็นปัจจุบันมักจะไม่เป็นไปตามข้อกำหนดการจัดรูปแบบเมื่อป้อนข้อมูลเอกสารด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น หมายเลขหรือชุดข้อมูลต้องจัดชิดซ้าย ไม่สามารถมีช่องว่าง 2 ช่องติดกัน และไม่มีอักขระพิเศษอื่นนอกเหนือจากไฮเฟน ขีดล่าง เครื่องหมายทับ และเครื่องหมายจุด

อีกข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มหลายอัตราในบรรทัดเดียว แม้ว่ากฎที่ใช้บังคับจะกำหนดให้แยกรายการกัน หากต้องการใช้อัตราที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ คุณจะใช้ Stripe Tax ได้ เครื่องมืออัตโนมัติด้านภาษีนี้จะได้รับการอัปเดตอย่างเป็นระบบเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายในสหภาพยุโรปและอีกกว่า 100 ประเทศที่ให้บริการ (ดูรายการพื้นที่ที่ไม่รองรับด้วย)

การแก้ไขลำดับของหมายเลขที่เรียงตามลำดับ

แม้ว่าชุดข้อมูลจะต้องเป็นหมายเลขที่เรียงตามลำดับเสมอ แต่การกำกับดูแลที่พบบ่อยคือการเปลี่ยนลำดับของหมายเลขใบแจ้งหนี้ (เช่น เปลี่ยนจาก FA0019 เป็น FA0021) บริษัทต่างๆ ต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้ เนื่องจากอาจนำไปสู่การตรวจสอบโดย AEAT ซึ่งอาจถือเป็นสัญญาณของรายได้ที่ปกปิดไว้ ซึ่งเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญของกฎหมายต่อต้านการฉ้อโกง

มีคำอธิบายที่ไม่ชัดเจน

การออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์จะมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเฉลี่ยอยู่ที่ 4.45 ยูโรและ 1.64 ยูโรตามลำดับ อ้างอิงจาก "การศึกษาการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ครั้งที่ 12" (XII Electronic Invoicing Study) โดย SERES ซึ่งเป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์สำหรับการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล ด้วยเหตุนี้ บริษัทหลายแห่งจึงพยายามลดความซับซ้อนของการจัดเตรียมเอกสารให้มากที่สุด และใช้คำอธิบายที่สั้นเกินไป อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้ถือเป็นข้อผิดพลาด เนื่องจากกฎระเบียบกำหนดให้ต้องมีรายละเอียดเพียงพอที่จะคำนวณยอดที่ต้องเสียภาษีได้อย่างแม่นยำ

วิธีรวบรวมข้อมูลการเรียกเก็บเงินอย่างเหมาะสม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยอีกประการหนึ่งคือการป้อนข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่มีความไม่ถูกต้องซึ่งรวบรวมไว้ก่อนหน้านี้ ด้านล่างนี้ เราจะวิเคราะห์ชุดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ดังนี้

ระบุตัวตนลูกค้า

รายละเอียดที่จะระบุในใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานะของผู้รับ ขั้นแรกให้พิจารณาว่าเป็นลูกค้าปลายทาง ธุรกิจ หรือหน่วยงานของรัฐบาลเพื่อรวบรวมรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น NIF และที่อยู่ทางภาษี

โซลูชันหลายรายการช่วยให้ระบุตัวตนลูกค้าได้สะดวกขึ้นโดยไม่ละเมิดกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) เมื่อดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง Stripe Identity ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ปฏิบัติตามข้อบังคับการทำความรู้จักลูกค้า (KYC) ของสเปนจะยืนยันตัวตนของผู้ใช้ คุณยังสามารถใช้ตัวระบุดิจิทัล Bizum ซึ่งจะกำหนดว่าผู้ใช้กำลังใช้ Bizum สำหรับธุรกิจ หรือเป็นผู้ซื้อรายบุคคล

ร้องขอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร

หากบริษัทของคุณบรรลุข้อตกลงด้วยวาจากับผู้ซื้อ เช่น ธุรกิจที่ทำการขายทางไกลและรับชำระเงินทางโทรศัพท์ ให้ขอให้ผู้ซื้อส่งรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนออกใบแจ้งหนี้เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการถอดความ

ในการขายออนไลน์ที่รวบรวมข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรไว้แล้ว ลูกค้าจะป้อนข้อมูลภาษีของตนโดยตรง ซึ่งจะแสดงอยู่ในใบแจ้งหนี้ ในกรณีนี้ การปรับปรุงแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลสามารถลดข้อผิดพลาดได้ เพื่อเป็นการอธิบาย หากคุณขายผ่านร้านค้าออนไลน์ของคุณเอง ให้กำหนดค่าแต่ละฟิลด์ให้แสดงแป้นพิมพ์ที่เหมาะสมที่สุดโดยอัตโนมัติตามรูปแบบที่คาดไว้ แป้นพิมพ์ตัวเลขอาจปรากฏขึ้นสำหรับการป้อนหมายเลขโทรศัพท์หรือรหัสไปรษณีย์

คำขอรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรจำเป็นต้องได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับสภาพแวดล้อมการขายเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบเชิงลบต่อประสบการณ์ของลูกค้า ในการซื้อขายบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ไม่แนะนำให้กำหนดให้ผู้ซื้อป้อนที่อยู่อีเมลสองครั้งเพื่อยืนยันความถูกต้อง แนวทางปฏิบัตินี้ยังคงมีประโยชน์ในช่องทางการขายอื่นๆ เช่น อีคอมเมิร์ซแบบดั้งเดิม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอีกประการหนึ่งคือการอนุญาตให้ผู้ใช้บันทึกข้อมูลการเรียกเก็บเงินเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องป้อนข้อมูลนั้นซ้ำเมื่อทำการซื้ออีกครั้ง ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ในการดำเนินการนี้ ให้กำหนดค่าแบบฟอร์มเพื่อให้ผู้ใช้สามารถป้อนรายละเอียดที่บันทึกไว้ได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว

ช่วยแยกความแตกต่างระหว่างที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินและที่อยู่สำหรับจัดส่ง

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในการสับสนระหว่างข้อมูลการเรียกเก็บเงินและข้อมูลการจัดส่ง ให้แยกความแตกต่างให้ชัดเจนและจดจำง่าย ตัวอย่างเช่น หากคุณขายสินค้าออนไลน์จากสเปนให้กับผู้ซื้อรายบุคคล ในกรณีส่วนใหญ่ที่อยู่จะเหมือนกัน ดังนั้นขอแนะนำให้เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อใช้ที่อยู่เดียวกันในทั้งสองกรณีตามค่าเริ่มต้น หากคุณทำธุรกรรม B2B หรือธุรกรรมกับลูกค้าที่มักจะมีที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินและที่อยู่สำหรับจัดส่งต่างกันด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณยกเลิกการเลือกช่องนั้นในแบบฟอร์มการชำระเงิน บล็อกแต่ละบล็อกจะปรากฏขึ้นสำหรับแต่ละรายการ

ในทั้งสองกรณี ขอแนะนำให้เปิดใช้งานป้อนข้อความอัตโนมัติ สำหรับที่อยู่ เครื่องมือนี้ใช้เทคโนโลยีอย่าง Google Maps เพื่อแนะนำรายการที่สมบูรณ์เมื่อผู้ใช้พิมพ์ ซึ่งช่วยป้องกันข้อผิดพลาดและรับรองว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับรูปแบบของบริษัทจัดส่ง

อนุญาตให้ลูกค้าของคุณอัปเดตข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินของตน

ในบางครั้ง ข้อมูลการเรียกเก็บเงินสำหรับบุคคลทั่วไปและธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การเปลี่ยนที่อยู่หรือการแปลงจากบริษัทจำกัด (SL) เป็นบริษัทมหาชน (SA) ดังนั้น ขอแนะนำให้จัดเตรียมเครื่องมือเพื่อให้ลูกค้าอัปเดตรายละเอียดทางการเงินของตนเพื่อให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างถูกต้อง

วิธีการชำระเงินเป็นหนึ่งในรายการที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยที่สุดโดยผู้ซื้อ เช่น เมื่อทำสัญญากับธนาคารที่ให้บริการบัตรเครดิตที่มีเงื่อนไขทางการเงินที่ดีกว่า สิ่งสำคัญคือต้องอำนวยความสะดวกในการอัปเดตรายละเอียดการชำระเงินนี้และอื่นๆ ผ่านพอร์ทัลลูกค้า และตรวจสอบความถูกต้องทันที ด้วย Stripe คุณสามารถตรวจสอบบัตรแบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ลูกค้าป้อนถูกต้องในขณะที่พิมพ์

วิธีที่ Stripe ช่วยจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงิน

ปัญหาที่พบบ่อยหลายประการในการออกใบแจ้งหนี้เกิดจากการถอดความรายละเอียดด้วยมือ Stripe Payments เป็นแพลตฟอร์มการชำระเงินที่ครอบคลุมซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลผ่านฟีเจอร์ป้อนข้อความอัตโนมัติและการตรวจสอบแบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ Stripe ยังขจัดงานแบบแมนนวลออกจากกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการกระทบยอดการชำระเงิน ทำให้การดึงข้อมูลลูกค้าง่ายขึ้นและส่งข้อมูลไปยังแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติผ่าน Stripe App Marketplace

ตัวอย่างเช่น Invopop เป็นโซลูชันที่พัฒนาขึ้นในประเทศสเปนซึ่งผสานการทำงานเข้ากับระบบ VERI*FACTU การผสานการทำงานนี้ช่วยให้สามารถส่งบันทึกใบแจ้งหนี้ไปยัง AEAT ได้แบบเรียลไทม์ โดยไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง

แอปพลิเคชันอีกประการหนึ่งคือ Billit ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์รุ่นบุกเบิกในยุโรปที่มุ่งเน้นที่การรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดการเรียกเก็บเงินทางดิจิทัลต่างๆ ทั่วทั้งสหภาพยุโรป นอกจากนี้ยังสามารถระบุกำหนดเวลาชำระเงินและส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงการไม่ชำระเงิน

คำถามที่พบบ่อย

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินใดที่ไม่จำเป็นในใบแจ้งหนี้แบบย่อ

แม้ว่าใบแจ้งหนี้แบบย่อจะกระชับกว่าใบแจ้งหนี้แบบเต็ม แต่ก็ยังคงจำเป็นต้องระบุผลิตภัณฑ์ที่ขายหรือบริการที่ให้ ในตารางนี้ เราได้แสดงข้อมูลสรุปเปรียบเทียบเกี่ยวกับข้อมูลการเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้แบบย่อและแบบเต็มไว้ดังนี้

ข้อมูลการเรียกเก็บเงินสามารถป้อนด้วยตนเองได้หรือไม่

ได้ คุณป้อนข้อมูลการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองได้อย่างถูกกฎหมาย ตราบใดที่แสดงได้อย่างชัดเจนและอ่านออกได้ อันที่จริง ธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งในสเปนยังคงออกใบแจ้งหนี้ด้วยวิธีนี้ โดยเฉพาะร้านค้าดั้งเดิมและธุรกิจการบริการ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ เอกสารที่มีข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่ป้อนด้วยตนเองจะยังคงใช้งานได้เมื่อบริษัทไม่ได้ใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ด้วยคอมพิวเตอร์ เมื่อบริษัทเริ่มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แล้ว จะไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองได้ แม้จะมีข้อผูกพันเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลซึ่งคาดว่าจะเปิดตัวในปี 2027 แต่ยังคงออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองต่อไปได้ ตามที่ระบุไว้ในกฎข้อบังคับ V0058-25

การป้อนข้อมูลการเรียกเก็บเงินที่ไม่บังคับเป็นแนวทางที่ดีหรือไม่

ใช่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการเพิ่มข้อมูลบางส่วนที่ไม่บังคับ แม้ว่าจะแตกต่างกันไปตามประเภทใบแจ้งหนี้ก็ตาม

การเพิ่มเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น วันครบกำหนด สามารถช่วยเพิ่มความเร็วในการเรียกเก็บเงินได้ ในทางกลับกัน ขอแนะนำให้ระบุใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้าโดยมีคำชี้แจงทางกฎหมายที่ระบุว่ามีการคิดภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อมีการเรียกเก็บเงินยอดนั้น นอกจากนี้ยังควรปรับเปลี่ยนให้เข้ากับแต่ละบุคคลด้วยการเพิ่มข้อความขอบคุณให้กับลูกค้า เนื่องจากจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น