Sinds de publicatie van het Koninklijk Besluit 1619/2012 zijn er verschillende wijzigingen opgetreden in de verplichtingen met betrekking tot facturatiegegevens in Spanje. Een voorbeeld is de implementatie van het VERI*FACTU-systeem – dat, ondanks dat het tijdelijk optioneel is, verplicht zal worden in 2027 – waarbij alle facturen een QR-code moeten bevatten of de gegevens die deze bevat.

Deze juridische wijzigingen roepen vaak twijfels op over de vereiste gegevens op facturen. In deze gids leggen we uit welke gegevens moeten worden vermeld bij het uitgeven van een factuur in Spanje.

Kernpunten

• Vereiste facturatiegegevens zijn de gegevens die door de toepasselijke regels worden voorgeschreven voor elke factuur om de geldigheid ervan te waarborgen.
  
• Bepaalde gegevens zijn vereist op alle facturen, zoals de uitgiftedatum en de identificatiegegevens van de uitgever.
  
• Andere informatie, zoals een juridische verklaring, is uitsluitend vereist bij de uitgifte van bepaalde soorten facturen.
  
• Om fiscale redenen of redenen van klantloyaliteit is het raadzaam om bepaalde informatie op te nemen die niet verplicht is.
  
• Facturatiegegevens moeten nauwkeurig zijn, dus wordt het aanbevolen om de manier waarop deze worden verzameld te verbeteren.
  

Wat zijn factuurgegevens

Factuurgegevens zijn de belangrijkste gegevens die een factuur moet bevatten om geldig te zijn. Over het algemeen identificeert deze info de uitgever, de ontvanger en de factuur. Het bevat ook belangrijke commerciële en fiscale gegevens, zoals de transactiedatum, het bedrag aan belasting toegevoegde waarde (btw) en de verplichte juridische verklaringen.

Deze gegevens spelen een centrale rol in de boekhouding en fiscale controle. Vanuit het oogpunt van bedrijven zijn ze onmisbaar voor het aftrekken van kosten. Het ontbreken van belangrijke gegevens, zoals het belastingadres, of de opname ervan met fouten, kan het aftrekproces belemmeren. Vanuit een fiscaal perspectief kan het overslaan van factuurnummers wantrouwen wekken bij de Spaanse belastingdienst (AEAT).

Verplichte informatie op een factuur in Spanje

Als algemene regel geldt dat elke factuur een aantal verplichte vermeldingen moet bevatten. Houd echter rekening met het betrokken factuurtype, aangezien de Spaanse regelgeving voor elk type specifieke criteria voorschrijft, zoals het toevoegen of weglaten van bepaalde gegevens.

Om alle mogelijkheden te dekken, nemen we eerst de verplichte details voor alle reguliere facturen door. In de volgende sectie bespreken we de benodigde informatie per type. Voeg de volgende gegevens toe bij het maken van een factuur in Spanje:

1. Datum: De datum waarop de factuur is uitgegeven, d.w.z. wanneer deze is opgesteld en verzonden. Als de uitgiftedatum verschilt van de transactiedatum, vermeld dan beide.
   
2. Nummer en reeks: Dit is de numerieke identificatie van de factuur, die deze in een opeenvolgende, chronologische volgorde plaatst. De reeks is een optioneel alfanumeriek voorvoegsel dat wordt gebruikt om facturen te groeperen.
   
3. Gegevens van de uitgever: Dit veld moet de identificatiegegevens van de uitgever bevatten: volledige naam (indien zelfstandige) of volledige bedrijfsnaam (indien een bedrijf); fiscaal identificatienummer (NIF); en het belastingadres voor de AEAT.
   
4. Klantgegevens: de volledige naam of bedrijfsnaam van de koper, hun NIF en hun fiscaal adres moeten worden vermeld.
   
5. Beschrijving en bedrag: Het is verplicht om op afzonderlijke regels de beschrijving van elk product of elke dienst, het aantal verkochte eenheden, de eenheidsprijs exclusief btw, de korting (indien van toepassing) en de uiteindelijke prijs te specificeren.
   
6. Belastinggrondslag: Dit is het totale brutobedrag van de verkoop (d.w.z. het bedrag waarover de btw wordt berekend).
   
7. Belastingtarief en verschuldigde belasting: Vermeld het gebruikte btw-percentage. Houd er rekening mee dat, ongeacht het toegepaste tarief, het verplicht is om het totale in rekening gebrachte btw-bedrag op de factuur te vermelden.
   
8. Totaal: Het totale bedrag dat de klant moet betalen.
   

Verplichte informatie per factuurtype

Facturen kunnen op verschillende manieren worden geclassificeerd: op basis van de uitgever, het toepassingsgebied of het doel. Hieronder geven we de informatie die de Spaanse regelgeving vereist voor de meest voorkomende typen:

• Vereenvoudigde factuur: Een vereenvoudigde factuur moet dezelfde gegevens bevatten als een reguliere of 'volledige' factuur, met uitzondering van de identificatiegegevens van de klant, de toegepaste kortingen en de btw-specificatie.

• VERI FACTU-factuur: Facturen die onder het VERI FACTU-systeem worden uitgegeven, moeten het woord 'VERI*FACTU' of de vermelding 'Factuur verifieerbaar op de AEAT-website' bevatten, samen met een QR-code of de informatie die deze bevat.

• Zelfstandigenfactuur: Als de uitgever zelfstandig werkt en de ontvanger een bedrijf of een andere in Spanje woonachtige zelfstandige is, moet op de factuur de inhouding van de inkomstenbelasting (IRPF) worden vermeld.

• Intracommunautaire factuur: Het intracommunautaire btw-nummer (btw-nummer) van beide ondernemingen of zelfstandigen moet worden vermeld. Aangezien op de intracommunautaire factuur geen btw in rekening wordt gebracht, moet in een specifieke verklaring worden aangegeven of een vrijstelling of de verleggingsregeling is toegepast, d.w.z. of de zakelijke ontvanger de toepasselijke indirecte belasting in diens land aangeeft.

• Exportfactuur: Voeg in facturen voor buitenlandse klanten een juridische verklaring toe om de btw-vrijstelling te rechtvaardigen. In de gids voor exportprocedures en -documenten wordt ook aanbevolen om optionele gegevens toe te voegen, zoals betalingsvoorwaarden en Incoterms (internationale handelsvoorwaarden).

• Correctiefactuur en creditnota: Voeg in zowel correctiefacturen als creditnota's een specifieke reeks met een doorlopende nummering, informatie ter identificatie van de oorspronkelijke factuur, het bedrag en de gewijzigde verschuldigde btw toe.

• Verzamelfactuur: Bij het uitgeven van een verzamelfactuur voeg je de informatie toe van de facturen of leveringsbonnen voor de transacties die worden gegroepeerd. Elke samengevatte transactie moet op een aparte regel worden vermeld, vergezeld van de details die nodig zijn om deze te identificeren en de verschuldigde belasting te berekenen.

• Factuur voor voorschot: Als de datum waarop het voorschot is ontvangen verschilt van de uitgiftedatum van de factuur, is het verplicht om deze in te voeren. Het wordt ook aanbevolen om het woord 'voorschot' toe te voegen ter bevordering van fiscale transparantie.

• Facturen aan overheidsinstanties (B2G): Bij het uitgeven van een factuur aan een overheidsinstantie ben je verplicht om de DIR3-codes voor het accountantskantoor, de beheerder en de verwerkingseenheid op te nemen.

• Factuur onder de kasstelselregeling: Als je voor deze regeling kiest om de kwartaal btw-aangifte uit te stellen totdat openstaande betalingen zijn geformaliseerd, moeten alle facturen de vermelding 'speciale kasstelselregeling' dragen.

• Self-billing factuur: Als de koper jouw facturen uitgeeft, moeten deze de vermelding 'facturatie door de ontvanger' bevatten, naast een specifieke, onafhankelijke reeks voor elke ontvanger die self-billing facturen uitgeeft.

Regelgeving rondom factuurgegevens in Spanje

In Spanje bestaat het wettelijk kader voor factuurgegevens uit verschillende regelingen. Hieronder vatten we de belangrijkste samen:

• Verordening met betrekking tot factureringsverplichtingen: Koninklijk Besluit 1619/2012 legt de verplichte inhoud van facturen vast, zoals de nummering, uitgiftedatum en beschrijving van alle transacties. Bovendien wijzigt Koninklijk Besluit 1073/2014 dit door te eisen dat specifieke reeksen worden vermeld op facturen die de verkoop van mobiele telefoons, videogameconsoles, laptops en tablets bewijzen, op voorwaarde dat de verleggingsregeling wordt gebruikt. Dit is van toepassing in twee scenario's:

  • De klant is een onderneming die deze producten doorverkoopt.
    
  • De klant is een onderneming die niet betrokken is bij wederverkoop en een aankoop doet waarvan het bedrag de € 10.000 exclusief btw overschrijdt.
    

• Wet ter bevordering van elektronische facturatie: Wet 25/2013 regelt de inhoud van facturen voor B2G-transacties. Het vereist onder meer dat het accountantskantoor wordt gespecificeerd, dat wil zeggen de openbare entiteit die de factuur registreert.

• Btw-regelgeving: Met Koninklijk Besluit 828/2013 werd de verplichting ingevoerd om een verklaring toe te voegen als het bedrijf een factuur uitschrijft onder de speciale boekhouding op kasbasis.

• Verordening inzake de vereisten voor geautomatiseerde facturatiesystemen: Koninklijk Besluit 1007/2023 stelt de eisen vast waaraan ondernemingen die het VERI*FACTU-systeem implementeren moeten voldoen om hun facturatiegegevens realtime in te dienen bij de AEAT.

Veelvoorkomende fouten bij het opnemen van factuurgegevens in Spanje

Bij het opstellen van facturen kunnen Spaanse bedrijven een aantal bijzonder veelvoorkomende fouten maken. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende soorten:

Factuurgegevens verwarren met verzendgegevens

Een voorwaarde om een factuur wettelijk geldig te laten zijn, is dat deze de fiscale woonplaatsen van de verkoper en de koper vermeldt. In sommige gevallen, met name bij b2b-transacties (business-to-business), voert de leverancier het bezorgadres op de factuur in plaats van het belastingadres, waardoor het document ongeldig wordt voor juridische en fiscale doeleinden.

Verwar factuurgegevens niet met verzendgegevens. Factuurgegevens, inclusief het belastingadres, moeten op de factuur staan, terwijl leveringsgegevens op documenten horen die worden gebruikt voor logistieke doeleinden, zoals de pakbon, CMR-vrachtbrief of een ander bewijs van vervoer. Stel dat een bedrijf in Vigo producten verkoopt aan een Portugese onderneming met zijn fiscale vestigingsplaats in Lissabon, maar de levering vindt plaats in het magazijn in Porto. Op het verkoopdocument dat de transactie bewijst, moet het adres in Lissabon staan. Daarentegen moet op de pakbon of het CMR het adres in Porto staan.

De juridische verklaring vergeten

Soms nemen Spaanse bedrijven de juridische verklaring niet op in hun facturen. In bepaalde gevallen, zoals van btw vrijgestelde transacties of self-billing facturen van klanten, is die verklaring vereist om het document geldig te laten zijn.

De opmaakvereisten niet respecteren

Ondernemingen die geen uitgebreide, up-to-date facturatiesoftware gebruiken, voldoen vaak niet aan de opmaakvereisten wanneer ze documentgegevens handmatig invoeren. Het nummer of de reeks moet bijvoorbeeld links worden uitgelijnd, mag niet twee opeenvolgende spaties bevatten en mag geen andere speciale tekens bevatten dan de volgende: koppeltekens, onderstrepingstekens, schuine strepen en punten.

Een andere veelgemaakte fout is het invoeren van meerdere btw-tarieven op één regel, hoewel de toepasselijke regels afzonderlijke invoeren vereisen. Gebruik Stripe Tax om automatisch de juiste tarieven toe te passen. Deze tool voor btw-automatisering wordt systematisch bijgewerkt om wetswijzigingen in de Europese Unie en in de meer dan 100 landen waar de tool beschikbaar is weer te geven (bekijk ook de vermelde niet-ondersteunde gebieden).

De volgorde van de sequentiële nummering wijzigen

Hoewel de reeks altijd een opeenvolgende nummering moet volgen, is een veelvoorkomende onachtzaamheid het wijzigen van de volgorde van de factuurnummers (bijv. van FA0019 naar FA0021). Bedrijven moeten deze fout vermijden, omdat dit kan leiden tot een inspectie door de AEAT. Het zou kunnen worden beschouwd als een teken van verborgen inkomsten, een focus van de antifraude-wet.

Vage beschrijvingen opnemen

Het uitgeven van een factuur in fysieke en elektronische vorm brengt gemiddelde administratieve kosten met zich mee van respectievelijk € 4,45 en € 1,64, volgens de “XII Electronic Invoicing Study” door SERES, een leverancier van software voor digitale transformatie. Om deze reden proberen veel bedrijven de voorbereiding van documenten zo veel mogelijk te vereenvoudigen en gebruiken ze al te beknopte beschrijvingen. Deze benadering is echter een vergissing, omdat de regels voldoende details vereisen om het belastbaar bedrag nauwkeurig te berekenen.

Hoe je facturatiegegevens correct verzamelt

Een andere veelvoorkomende fout is het invoeren van facturatiegegevens die eerder met onnauwkeurigheden zijn verzameld. Hieronder analyseren we een reeks best practices om dit te voorkomen:

De klant identificeren

Welke gegevens op de factuur moeten worden vermeld, is afhankelijk van de status van de ontvanger. Bepaal eerst of het een eindklant, een onderneming of een overheidsinstantie is om de relevante gegevens te verzamelen, zoals het NIF en het belastingadres.

Verschillende oplossingen vergemakkelijken klantidentificatie zonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te schenden wanneer de relevante gegevens worden opgehaald. Stripe Identity, een tool die voldoet aan de Spaanse ken-je-klant KYC-regelgeving, verifieert de identiteit van de gebruiker. Je kunt ook de digitale identificatie van Bizum implementeren, die bepaalt of de gebruiker gebruikmaakt van Bizum voor ondernemingen of een particuliere koper is.

De gegevens schriftelijk aanvragen

Als jouw bedrijf mondelinge overeenkomsten sluit met de koper, zoals ondernemingen die op afstand verkopen en telefonisch betalingen ontvangen, vraag je de koper om de gegevens schriftelijk in te dienen voordat je de factuur uitgeeft om transcriptiefouten te voorkomen.

Bij online verkopen, waarbij de gegevens al schriftelijk worden verzameld, voert de klant rechtstreeks de belastinggegevens in, die vervolgens op de factuur worden vermeld. In dit geval kan het verfijnen van het invoerformulier fouten minimaliseren. Ter illustratie: als je via je eigen online winkel verkoopt, configureer je elk veld zo dat automatisch het meest geschikte toetsenbord wordt weergegeven op basis van de verwachte indeling. Er kan een numeriek toetsenbord verschijnen voor het invoeren van het telefoonnummer of de postcode.

De schriftelijke aanvraag voor gegevens moet worden afgestemd op de verkoopomgeving om een negatieve invloed op de klantervaring te voorkomen. In mobile commerce is het niet aanbevolen om kopers te vragen een e-mailadres twee keer in te voeren om de nauwkeurigheid te bevestigen. De praktijk blijft nuttig in andere verkoopkanalen, zoals traditionele e-commerce.

Een andere best practice is om gebruikers in staat te stellen hun facturatiegegevens op te slaan, zodat ze deze niet opnieuw hoeven in te voeren bij een volgende aankoop, wat fouten bij handmatige gegevensinvoer helpt minimaliseren. Hiervoor configureer je het formulier zo dat gebruikers opgeslagen gegevens met één tik kunnen invoeren.

Helpen onderscheid te maken tussen facturatie- en verzendadressen

Maak het onderscheid eenvoudig te herkennen om de veelvoorkomende fout van het verwarren van facturatie- en verzendgegevens te voorkomen. Als je bijvoorbeeld online vanuit Spanje aan particuliere kopers verkoopt, zijn de adressen in de meeste gevallen identiek, dus is het raadzaam om standaard de optie te activeren om in beide gevallen hetzelfde adres te gebruiken. Als je ook B2B-transacties uitvoert of transacties met klanten van wie de facturatie- en verzendadressen doorgaans verschillen, zorg er dan voor dat wanneer je dat vakje op het afrekenformulier uitschakelt, er voor elk een afzonderlijk blok wordt weergegeven.

In beide gevallen wordt aanbevolen om automatisch aanvullen in te schakelen. Voor adressen maakt de tool gebruik van technologieën zoals Google Maps om de volledige invoer voor te stellen terwijl de gebruiker typt, wat fouten helpt voorkomen en compliance met de verwachte opmaak van de koerier waarborgt.

Klanten in staat stellen hun facturatie- en betaalgegevens bij te werken

Soms veranderen de facturatiegegevens voor particuliere en zakelijke klanten, zoals een adreswijziging of een omschakeling van een besloten vennootschap (SL) naar een naamloze vennootschap (SA). Daarom is het raadzaam om de klant een tool te bieden om de fiscale gegevens bij te werken, zodat de factuur nauwkeurig kan worden uitgegeven.

De betaalmethode is een van de items die het vaakst door kopers worden gewijzigd, bijvoorbeeld wanneer ze een contract sluiten met een bank die een creditcard met betere financiële voorwaarden aanbiedt. Het is belangrijk om het bijwerken van deze en andere betaalgegevens via het klantenportaal te vergemakkelijken en deze direct te valideren. Met Stripe kun je betaalkaarten in realtime valideren om ervoor te zorgen dat de informatie die de klant invoert, correct is terwijl ze typen.

Hoe Stripe helpt bij het beheren van facturatiegegevens

Veel veelvoorkomende problemen bij de uitgifte van facturen ontstaan door het handmatig transcriberen van gegevens. Stripe Payments is een compleet betaalplatform dat invoerfouten helpt voorkomen door functies voor automatisch aanvullen en realtime validatie.

Bovendien elimineert Stripe handmatige taken in de processen voor facturatie, incasso en betalingsreconciliatie. Het vereenvoudigt het ophalen van klantgegevens en stuurt deze via de Stripe App Marketplace automatisch naar een facturatieplatform.

Invopop is bijvoorbeeld een in Spanje ontwikkelde oplossing die is geïntegreerd met het VERI*FACTU-systeem. Dankzij deze integratie kunnen factuurrecords in realtime naar de AEAT worden verzonden, zonder enige wijziging.

Een ander aanmeldformulier is Billit, een baanbrekend elektronisch facturatieplatform in Europa dat zich richt op het waarborgen van de afhandeling van de verschillende vereisten voor digitale facturatie in de EU. Het kan ook betalingstermijnen identificeren en automatisch herinneringen naar je klanten sturen om wanbetaling te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Welke factuurgegevens zijn niet verplicht op een vereenvoudigde factuur?

Hoewel vereenvoudigde facturen beknopter zijn dan volledige facturen, is het nog steeds vereist om de verkochte producten of geleverde diensten te identificeren. In deze tabel geven we een vergelijkend overzicht van de factuurgegevens in vereenvoudigde en volledige facturen:

Kunnen factuurgegevens handmatig worden ingevoerd?

Ja, het is wettelijk toegestaan om factuurgegevens handmatig in te voeren, mits deze duidelijk en leesbaar worden weergegeven. Veel kleine ondernemingen in Spanje schrijven hun facturen nog steeds op deze manier uit, vooral in zeer traditionele winkels en horecaondernemingen.

Houd er rekening mee dat documenten met handmatig ingevoerde factuurgegevens geldig blijven wanneer het bedrijf geen geautomatiseerd factureringssysteem gebruikt. Zodra een bedrijf is overgestapt op e-facturen, mag het geen handmatige facturen meer uitschrijven. Ondanks de verplichtingen voor digitale facturatie die naar verwachting in 2027 worden ingevoerd, kunnen facturen nog steeds handmatig worden uitgeschreven, zoals vermeld in de bindende uitspraak V0058-25.

Is het een goed idee om niet-verplichte factuurgegevens in te voeren?

Ja, het is een aanbevolen procedure om bepaalde niet-verplichte informatie toe te voegen, hoewel dit per type factuur verschilt.

Het toevoegen van betalingsvoorwaarden, zoals de vervaldatum, kan het incasseren versnellen. Aan de andere kant wordt aanbevolen om voorschotfacturen te identificeren met een juridische verklaring die aangeeft dat de btw werd berekend op het moment dat het bedrag werd geïnd. Het is ook de moeite waard om ze te personaliseren door een bedankbriefje aan de klant toe te voegen, omdat dit de zakelijke relatie zal versterken.