De digitale economie heeft het voor bedrijven gemakkelijk gemaakt om internationaal uit te breiden: steeds meer bedrijven in Spanje kiezen ervoor om hun producten en diensten aan te bieden aan andere lidstaten van de Europese Unie. Gelukkig voor e-commercebedrijven zijn dit soort intracommunautaire transacties (d.w.z. internationale transacties tussen twee lidstaten) vrij van douanerechten en bieden ze extra belastingvoordelen.

Maar niet alle bedrijven in Spanje kunnen internationale transacties in de hele EU uitvoeren en van de bijbehorende voordelen profiteren. Als maatregel om fraude te voorkomen, is fiscale identificatie verplicht voor bedrijven die betrokken zijn bij intracommunautaire transacties; alleen zelfstandigen en bedrijven in Spanje met een intracommunautair btw-nummer (belasting toegevoegde waarde) mogen dergelijke transacties verrichten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een intracommunautair btw-nummer?
  
• Waarvoor wordt een intracommunautair btw-nummer gebruikt in Spanje?
  
• Wie heeft een intracommunautair btw-nummer nodig in Spanje?
  
• Hoe krijg je een intracommunautair btw-nummer in Spanje?
  
• Hoe controleer je een intracommunautair btw-nummer in Spanje?
  

Wat is een intracommunautair btw-nummer?

Een intracommunautair btw-nummer is een belastingidentificatienummer voor professionals die internationale transacties uitvoeren binnen de Europese interne markt of van plan zijn dat te doen. Van deze transacties wordt vervolgens aangifte gedaan met formulier 349.

Een intracommunautair btw-nummer wordt ook wel Europees btw-nummer, EU-btw-nummer of, volgens het Spaanse acroniem, NIF-IVA genoemd. Hoewel de terminologie varieert, gaat het in alle gevallen om hetzelfde identificatienummer. In Spanje bestaat een intracommunautair btw-nummer uit het voorvoegsel "ES" gevolgd door een belastingidentificatienummer (NIF). De volgende drie notaties zijn mogelijk:

• ESX12345678
  
• ES12345678X
  
• ESX1234567X
  

Zoals gezegd, bestaat een intracommunautair btw-nummer in Spanje altijd uit het voorvoegsel van het land en negen tekens. Het eerste of laatste teken. of deze allebei, kunnen alfabetisch zijn, terwijl de overige tekens numeriek zijn.

Waarvoor wordt een intracommunautair btw-nummer gebruikt in Spanje?

Met een intracommunautair btw-nummer kunnen zowel de fiscus als bedrijven in Spanje het volgende doen:

• De belastinggegevens van alle zakelijke professionals binnen de EU bekijken.
  
• Douanetransacties en de btw-teruggaafprocedure uitvoeren.
  
• Voorkomen dat er aanzienlijke boetes of toeslagen worden opgelegd vanwege het uitvoeren van internationale transacties in de hele EU zonder de juiste identificatie.
  
• Intracommunautaire transacties uitvoeren zonder dat in Spanje btw-tarieven in rekening worden gebracht. In plaats daarvan kunnen bedrijven het volgende doen:
  
  • Btw betalen in het land van bestemming: de btw wordt betaald in het land waar de goederen of diensten worden verkocht, wat vaak voorkomt wanneer de kopende partij niet is geregistreerd met een intracommunautair btw-nummer.
    
  • Geen btw betalen: dit komt vrij vaak voor bij transacties tussen bedrijven (bijvoorbeeld een leverancier die materialen levert aan een handelsonderneming die producten maakt om aan klanten te verkopen).
    

Bedrijven in Spanje die gebruik willen maken van deze belastingvoordelen, moeten hun intracommunautaire btw-nummer vermelden op de facturen die ze uitgeven wanneer ze hun producten aan andere bedrijven verkopen; ze moeten ook de respectieve btw-nummers bij die kopers opvragen. Daarnaast moeten bedrijven controleren of op inkomende facturen zowel hun eigen btw-nummer als dat van hun leverancier correct wordt vermeld.

Wie heeft een intracommunautair btw-nummer nodig in Spanje?

Een intracommunautair btw-nummer is in Spanje vereist voor zelfstandigen of bedrijven die voldoen aan bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden zijn afhankelijk zijn van de fiscale standplaats van de zelfstandige of het individuele bedrijf.

Schiereiland Spanje of de Balearen

• Ze ontvangen diensten van bedrijven zonder hoofdkantoor op Spaans grondgebied waar btw van toepassing is
  
• Ze zijn btw-plichtig (d.w.z. bedrijven en zelfstandigen die btw berekenen aan kopers) en beschikken over het betreffende certificaat.
  

Het Spaanse schiereiland, de Balearen of Spaans grondgebied waar geen btw in rekening wordt gebracht (bijv. Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla)

• Ze verkopen of kopen goederen of diensten waarover in de rest van de EU btw in rekening wordt gebracht. Deze bedrijven hebben een btw-nummer nodig, ongeacht of gekochte goederen of diensten worden gebruikt voor een commerciële activiteit in een ander land.
  

Schiereiland Spanje of de Balearen

• Ze verkopen diensten die volgens de bijzondere regels van de Agencia Tributaria (AEAT) in een andere EU-lidstaat worden verricht.
  
• De afnemer van de diensten treedt op als belastingplichtige voor de verrichtingen (d.w.z. dat de btw van het land van bestemming in rekening wordt gebracht).
  

Hoe krijg je een intracommunautair btw-nummer in Spanje?

Voor het aanvragen van een intracommunautair btw-nummer in Spanje ga je als volgt te werk.

• Download formulier 036, een censusverklaring die beschikbaar is in PDF-indeling. Je kunt het formulier ook elektronisch invullen via de officiële website van de AEAT.
  
• Selecteer onder 'Redenen voor indiening' als reden voor het bijwerken van je gegevens in het Register van zakenlieden, beroepsbeoefenaren en Inhouders dat je je registratie in het Register van intracommunautaire operators (ROI) wilt verwerken.
  
• Ga naar het gedeelte "Belasting over de toegevoegde waarde" om aan te geven dat je deel wilt uitmaken van de ROI en voer de datum in waarop je verwacht dat de eerste transactie met een ander EU-bedrijf zal plaatsvinden.
  
• Na het indienen van formulier 036 heeft de AEAT drie maanden de tijd om de aanvraag goed te keuren. Na goedkeuring krijg je een intracommunautair btw-nummer en word je opgenomen in het VIES, een systeem voor de uitwisseling van btw-informatie. Dit is een door de Europese Commissie ontwikkelde tool voor het doorzoeken van belastinggegevens van bedrijven in Europa.
  

Hoe controleer je een intracommunautair btw-nummer in Spanje?

Om te controleren of een intracommunautair btw-nummer geldig is, moet je het bovengenoemde VIES-systeem gebruiken. Hieronder vind je manieren om het VIES-systeem te controleren.

• Via de AEAT: de controle van een intracommunautair btw-nummer uit Spanje of uit een ander land gaat heel eenvoudig: je voert het nummer in dat je wilt valideren in het daarvoor bestemde tekstveld van de AEAT website. Nadat je op "Verzenden" hebt geklikt, krijg je het verificatieresultaat.
  
• Via de Europese Commissie: ook dit proces is heel eenvoudig, maar bestaat wel uit een paar extra stappen.
  
  • Klik op de eerste vervolgkeuzelijst en selecteer de lidstaat op de website van de Europese Commissie. Als het bijvoorbeeld om Spaans grondgebied gaat, vink je 'ES-Spanje' aan.
    
  • Voer het te controleren btw-nummer in het tekstveld "Btw-nummer" in.
    
  • Optioneel: je kunt ook de lidstaat selecteren en het btw-nummer invoeren van de persoon die de verificatie uitvoert voor jouw administratie.
    
  • Klik op de knop "Controleren" om het resultaat te ontvangen.
    
• Via Stripe Tax: als je Stripe Tax gebruikt om de berekening van btw op je verkopen te vereenvoudigen, kun je hiermee automatisch de intracommunautaire btw-nummers van je klanten verifiëren. Dit helpt je om de juiste belastingvrijstellingen of verleggingsregelingen toe te passen. Daarnaast wordt Tax regelmatig bijgewerkt met de laatste wijzigingen in belastingtarieven in de meer dan 50 landen waar de tool beschikbaar is. (Bekijk de lijst met uitgesloten gebieden.)
  

Welke methode je ook kiest om een intracommunautair btw-nummer te verifiëren, er kunnen maar twee resultaten zijn:

• Geldig: het intracommunautaire btw-nummer is juist. De belastinggegevens bestaan en worden op het scherm weergegeven.
  
• Niet geldig: het intracommunautaire btw-nummer is onjuist en staat niet in de database van het land in kwestie. Dit kan een aantal redenen hebben:
  
  • Het intracommunautaire btw-nummer is onjuist.
    
  • Het intracommunautaire btw-nummer is niet geregistreerd voor het uitvoeren van intracommunautaire handelingen.
    
  • De AEAT-registratie is niet voltooid.
    

Houd er rekening mee dat zelfs nadat je registratie in de ROI hebt voltooid, het enige tijd kan duren voordat je bedrijf te zien is in de VIES-database. Om twijfels over de geldigheid van een intracommunautair btw-nummer weg te nemen, kun je het beste ook de belastingdienst raadplegen van het land waarbij de onderneming hoort. Gaat het bijvoorbeeld om een intracommunautair btw-nummer van een bedrijf in Spanje, dan neem je contact op met de AEAT. De belastingdienst controleert of het nummer geldig of ongeldig is, en geeft ook naam en adres door, evenals of het gaat om een zelfstandige of een bedrijf.