Elk bedrijf dat in de EU btw-plichtig is, krijgt bij de registratie een intracommunautair btw-nummer. Deze belasting-ID is vooral belangrijk voor grensoverschrijdende handel. Maar hoe controleer je het intracommunautaire btw-nummer van een Europese partner en welke hulpmiddelen kun je hiervoor gebruiken? Wat is VIES en waar staat het voor? In dit artikel beantwoorden we deze veelgestelde vragen en geven we een overzicht van het VIES-systeem.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is VIES en waar gebruik je het voor?
  
• Hoe werkt VIES?
  
• Hoe gebruik je het VIES-systeem?
  
• Wat zijn de mogelijke resultaten?
  
• Wat moet je doen als je een btw-nummer niet kunt valideren via VIES?
  

Wat is VIES en waar gebruik je het voor?

VIES staat voor het geautomatiseerde 'VAT Information Exchange System' (systeem voor uitwisseling van btw-informatie) van de EU. De Europese Commissie heeft dit gratis online hulpmiddel ontwikkeld zodat iedereen de geldigheid van intracommunautaire btw-nummers in de EU voor grensoverschrijdende transacties kan controleren. Het controleren van btw-nummers is essentieel voor handel binnen de EU. Het helpt bedrijven ervoor te zorgen dat het belastingidentificatienummer dat door een handelspartner wordt verstrekt geldig is en het voorkomt factureringsfouten.

Het VIES-systeem is ontworpen om btw-nummers voor grensoverschrijdende handel binnen de EU snel te controleren, waardoor btw-fouten en fraude worden verminderd. In wezen is het een administratief instrument voor het beheer van de handel tussen EU-landen.

Hoe werkt VIES?

De belastingautoriteiten van elke EU-lidstaat zijn verplicht om een actuele database bij te houden van alle personen die voor btw zijn geregistreerd. Deze database is toegankelijk via het VIES-systeem. Het VIES-systeem automatiseert de elektronische uitwisseling van informatie tussen de belastingautoriteiten in de EU, waardoor btw-nummers onmiddellijk kunnen worden gecontroleerd.

Hoe gebruik je het VIES-systeem?

Je krijgt toegang tot het VIES-systeem op de website van de EU. Om het intracommunautaire btw-nummer van je Europese partner te controleren, vul je de verplichte velden (landcode en btw-nummer) in.

Houd er rekening mee dat je een intracommunautair btw-nummer niet kunt controleren met alleen een naam of bedrijfsnaam.

Wat zijn de mogelijke resultaten?

Wanneer je het controlesysteem gebruikt, kun je een van de volgende twee resultaten krijgen:

• Het btw-nummer dat je hebt ingevoerd is geldig en hoort bij een bedrijf dat bevoegd is om grensoverschrijdende handel binnen de EU uit te voeren.
  
• Het btw-nummer dat je hebt ingevoerd is ongeldig, omdat het niet bestaat, niet is geactiveerd of niet is geautoriseerd voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU.
  

Je kunt ook een hulpmiddel zoals Stripe Tax gebruiken om intracommunautaire btw-nummers te valideren en belastingberekeningen te automatiseren. Stripe Tax bepaalt de belastingjurisdicties van je klanten en laat je weten waar en wanneer je je moet registreren voor het innen van belasting.

Wat moet je doen als je een btw-nummer niet kunt valideren via VIES?

Als het VIES-systeem een ongeldig intracommunautair btw-nummer aangeeft, moet je contact opnemen met je Europese partner voor opheldering. Het buitenlandse bedrijf moet dan het btw-nummer valideren door een attest van belastingplicht van de belastingdienst van het betreffende land te overleggen. Als het bedrijf geen geldig btw-nummer kan verstrekken, moet het zich houden aan het Franse btw-stelsel en de vereiste belastingen betalen.

Je kunt ook contact opnemen met de nationale belastingdienst om het btw-nummer zelf te controleren. De nationale belastingautoriteiten kunnen weliswaar de geldigheid van een btw-nummer controleren en het bestaan van een naam en adres valideren, maar geen specifieke details vrijgeven om de identiteit van de exploitant te beschermen.