Spanje noteert elk jaar grote aantallen intracommunautaire transacties. In april 2026 hebben Spaanse ondernemingen producten en diensten ter waarde van ruim 21,6 miljard euro aan andere EU-landen verkocht, zo blijkt uit het Monthly Foreign Trade Report van het Ministerie van Economische Zaken, Handel en Ondernemen. Ondernemingen moeten elke aankoop kunnen staven met behulp van intracommunautaire facturen. Met andere woorden: er wordt dus elke maand een groot aantal van dit soort documenten uitgegeven.

Als je wilt dat intracommunautaire facturen geldig zijn voor belastingdoeleinden, is het belangrijk dat je je aan de strikte wettelijke eisen van de Spaanse overheid houdt. In dit artikel leggen we uit hoe je intracommunautaire facturen maakt en bespreken we de regelgeving die op dit moment geldt.

Belangrijkste punten

• Intracommunautaire facturen leveren bewijs van B2B-transacties tussen ondernemingen of professionals uit verschillende EU-lidstaten.
  
• Facturen voor de verkoop op afstand (oftewel, transacties met particulieren uit andere EU-landen) worden niet beschouwd als intracommunautaire facturen voor juridische en belastingdoeleinden.
  
• Om intracommunautaire facturen te versturen, moeten ondernemingen zich inschrijven bij de Register of Intracommunity Operators (ROI) en een EU-btw-nummer aanvragen.
  
• Intracommunautaire facturen omvatten vanwege btw-vrijstelling of de verleggingsregeling geen Spaanse btw.
  
• Op een intracommunautaire factuur staat zowel het btw-nummer van de onderneming als dat van de klant. Bovendien wordt de reden voor de btw-vrijstelling of de verleggingsregeling toegelicht.
  

Wat is een intracommunautaire factuur?

Intracommunautaire facturen leveren bewijs van intracommunautaire transacties, wat de verkoop van goederen of diensten is tussen ondernemingen of professionals in verschillende EU-lidstaten.

Ondertussen gelden er voor transacties met particulieren binnen de EU andere locatieregels. Daarom worden hun facturen technisch gezien niet als intracommunautaire facturen beschouwd. We behandelen ze in dit artikel echter wel, om fouten bij het beheer van de btw (belasting toegevoegde waarde) te voorkomen.

Verschillen tussen intracommunautaire facturen en exportfacturen

Spaanse ondernemingen moeten hun grensoverschrijdende transacties documenteren aan de hand van intracommunautaire facturen of exportfacturen, afhankelijk van de locatie van de klant. Het is dus belangrijk om de belangrijkste verschillen tussen deze twee soorten facturen te kennen. Hieronder bespreken en vergelijken we hun eigenschappen:

• Locatie van de buitenlandse klant
  Intracommunautaire facturen documenteren transacties die plaatsvinden in het btw-gebied van de EU, die voor belastingdoeleinden worden beschouwd als intracommunautaire transacties. Exporterende facturen leveren daarentegen bewijs van verkopen aan landen buiten de EU (dat wil zeggen, de export van producten of diensten).
  
• Identificatie van de zakelijke klant
  Op intracommunautaire facturen is het verplicht om klanten te identificeren met hun intracommunautaire btw-nummers. Ter vergelijking: op exportfacturen is de identificatie afhankelijk van het belastingstelsel van het land van bestemming. Het Employer Identification Number (EIN) is bijvoorbeeld vereist bij factureren vanuit Spanje naar de VS.
  
• Btw-aangifte
  Zowel intracommunautaire als exportfacturen moeten worden opgenomen in de kwartaalaangiften voor de btw — waarvoor formulier 303 — en de jaarlijkse overzichten — waarvoor formulier 390 worden gebruikt. Intracommunautaire facturen moeten ook worden geregistreerd in de samenvattende opgave van de intracommunautaire leveringen, via formulier 349.
  
• Juridische vermelding
  Beide factuurtypen moeten een wettelijke verklaring bevatten die de btw-vrijstelling rechtvaardigt. Die wijkt af naargelang het een intra- of extracommunitair factuur is. Bij intracommunautaire facturen voor diensten moet de verleggingsregeling voor de btw worden gerechtvaardigd. Als het factuur documenteert dat er goederen zijn geleverd, moet in de factuur een beroep worden gedaan op artikel 25 van de Btw-wet om de vrijstelling te rechtvaardigen. Voor exportfacturen is de belastingvrijstelling opgenomen in artikel 21 van de btw-wet.
  

Btw op intracommunautaire facturen

Voor intracommunautaire transacties is de toepassing van btw afhankelijk van het type goederen of diensten. Hieronder vind je een samenvatting van hoe je met btw moet omgaan in elke situatie.

Producten

Intracommunautaire facturen die betrekking hebben op intracommunautaire leveringen van goederen (ICL), zijn vrijgesteld van btw mits de verkoper en de koper zijn geregistreerd in het Register van intracommunautaire ondernemers (ROI). Wel is het vereist om aan de hand van documentatie aan de Spaanse belastingdienst (AEAT) aan te tonen dat de producten het Spaanse grondgebied hebben verlaten. Documentatie kan bestaan uit een pakbon van de transportonderneming.

Als de producten Spanje niet verlaten, wordt de transactie volgens de regelgeving behandeld als een binnenlandse verkoop en moet de verkoper een factuur uitschrijven met Spaanse btw-tarieven. Dit is het geval wanneer Europese ondernemingen fysieke producten op Spaans grondgebied kopen om aldaar te gebruiken. Denk aan een Franse onderneming die bouwmateriaal in Spanje koopt om een pand in Girona te renoveren.

Diensten

Als de intracommunautaire factuur betrekking heeft op diensten, dan is de btw-behandeling afhankelijk van de plaats waar de diensten worden uitgevoerd (de locatie waar ze worden geleverd).

Wanneer een dienst buiten Spanje wordt uitgevoerd, wordt de btw geheven in het land waar de klant is gevestigd. Ondanks dat de diensten op Spaans grondgebied worden uitgevoerd, gaat de regelgeving ervan uit dat de transactie voor belastingdoeleinden plaatsvindt in het land van de klant. Voorbeeld: als een freelance vertaler diensten aanbiedt aan een Duitse onderneming vanuit het thuiskantoor in Madrid, dan wordt de dienst gebruikt op het hoofdkantoor van de onderneming in Duitsland.

In dergelijke algemene gevallen geeft de verkoper een intracommunautaire factuur zonder btw uit. In de plaats daarvan is de verleggingsregeling van toepassing, wat betekent dat de zakelijke klant verantwoordelijk is voor het aangeven van de toepasselijke indirecte belasting in diens land. Als dit het geval is, dan moet op de intracommunautaire factuur expliciet worden vermeld dat de verleggingsregeling is toegepast.

Als de dienst in Spanje wordt uitgevoerd - zelfs als de onderneming van de klant in het buitenland is gevestigd - mag dit niet worden vastgelegd via een intracommunautaire factuur zonder btw. Binnen deze categorie vallen de volgende soorten diensten:

• Onroerend goed: dit kan onder meer bestaan uit het huren van commerciële panden en alle werkzaamheden die van invloed zijn op deze panden, zoals loodgieters-, renovatie- of schilderwerkzaamheden.
  
• Professionele evenementen: voorbeelden zijn beurzen en conferenties.
  
• Voedingsdiensten: dit is bijvoorbeeld een diner van een Portugese onderneming in een Spaans restaurant.
  
• Kortetermijnverhuur van voertuigen: hiervoor geldt een maximum van 30 dagen, en dit wordt voor boten verlengd naar 90 dagen.
  

Hieronder vind je een samenvatting van hoe je omgaat met de btw op intracommunautaire facturen:

Btw-behandeling op facturen voor particuliere klanten in de EU

Facturen voor transacties met particuliere klanten in de EU worden technisch gezien niet beschouwd als intracommunautaire facturen. Hieronder geven we echter informatie over deze facturen. Hierbij wordt altijd btw toegepast, omdat de verleggingsregeling niet kan worden gebruikt.

Elektronische producten en diensten

Transacties waarbij producten worden geleverd aan particulieren in andere EU-landen staan bekend als afstandsverkopen. Deze categorie dekt ook elektronisch geleverde diensten. Dit zijn diensten die volledig online worden geleverd, zoals clouddiensten. Hieronder vallen ook telecommunicatie-, omroep- en televisiediensten.

In deze gevallen bevatten facturen altijd btw. De regelgeving kent echter twee mogelijke scenario's voor de toepassing van btw. Als de totale verkoop aan particulieren in de EU – exclusief verkopen binnen Spanje – meer dan € 10.000 bedraagt tijdens het voorgaande of huidige kalenderjaar, is het verplicht om de btw-tarieven van het land van bestemming toe te passen. Als het minder is dan dat bedrag, pas je de Spaanse btw toe.

In de hele EU vallen alle btw-tarieven onder één systeem: de Btw One Stop Shop (Btw OSS). Met dit systeem kunnen ondernemingen btw over alle EU B2C-verkopen aangeven en betalen via één portaal.

Houd er rekening mee dat, zelfs als de totale verkoop in alle andere EU-landen niet meer bedraagt dan € 10.000, de verkoper er vrijwillig voor kan kiezen om buitenlandse btw toe te passen. Dit is gebruikelijk bij Spaanse ondernemingen die elektronische producten en diensten verkopen aan EU-landen met lagere belastingtarieven dan in Spanje. Als een onderneming besluit van deze optie gebruik te maken, is het verplicht dit minimaal twee kalenderjaren te handhaven. Daarom geeft de onderneming gedurende die periode facturen uit met de btw van het land van bestemming.

Algemene diensten

De verkoop van algemene diensten wordt doorgaans gedocumenteerd met behulp van reguliere facturen met Spaanse btw. Dit komt omdat de regelgeving deze diensten behandelt alsof ze worden geleverd op het hoofdkantoor van de onderneming in Spanje.

Er zijn echter uitzonderingen waarbij het verplicht is om de btw van het land van bestemming toe te passen, zoals bij vastgoed. Als een architectenbureau in Barcelona bijvoorbeeld de renovatie van de woning van een particuliere klant in Italië ontwerpt en beheert, is het bureau verplicht om Italiaanse btw op de factuur te vermelden. Om aan deze verplichting te voldoen, kan het bureau zich registreren voor btw in het land van de klant of dit direct vanuit Spanje aangeven via de Btw OSS.

Hieronder vatten we de toepassing van btw op facturen voor particuliere EU-klanten samen:

Vereisten voor de uitgifte van intracommunautaire facturen vanuit Spanje zonder btw

Het intracommunautaire belastingstelsel biedt een aantal voordelen voor ondernemingen die buiten Spanje uitbreiden en intracommunautaire facturen verstrekken. De regelgeving is echter zeer streng en vereist dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Registratie in het ROI
  De eerste vereiste voor de intracommunautaire levering van goederen of diensten vanuit Spanje is om je te registreren voor de btw in Europa. Hiervoor registreer je je in de ROI door Formulier 036 in te dienen.
  
• Toewijzing van een btw-nummer
  Zodra het aanmeldformulier is goedgekeurd, kent de AEAT een btw-nummer toe. Als er binnen drie maanden geen reactie is, is het aanmeldformulier afgewezen omdat de AEAT niet heeft gereageerd. Als een onderneming ervan uitgaat dat de registratie automatisch is verwerkt en facturen zonder btw uitgeeft, krijgt deze te maken met de toepasselijke boetes.
  
• Opname in het VIES (systeem voor de uitwisseling van btw-informatie)
  Na het verkrijgen van het btw-nummer wordt de onderneming of professional automatisch geregistreerd in het VIES.
  

Zodra een onderneming aan deze vereisten voldoet, kan deze beginnen met factureren en het innen van betalingen van Europese klanten met de toepasselijke btw-vrijstellingen.

Hoe Stripe kan helpen met intracommunautaire facturen

Om grensoverschrijdende transacties te vereenvoudigen, biedt Stripe een compleet betaalplatform dat elke stap van de verkoopcyclus op één plek samenbrengt.

Met Stripe Payments kun je betalingen van klanten innen via hun favoriete betaalmethoden, waaronder creditcards, debetkaarten, digitale wallets, betalingen in termijnen en lokale betaalmethoden. Dit omvat onder meer Cartes Bancaires, Wero en MB WAY, die respectievelijk populair zijn in Frankrijk, Duitsland en Portugal.

Met Stripe Tax kun je automatisch de btw over elke verkoop berekenen en innen. Ook kun je hiermee btw-nummers van klanten verifiëren en vrijstellingen toepassen op b2b-transacties. Tax wordt daarnaast regelmatig geüpdatet met de nieuwste wijzigingen in de belastingwetgeving in meer dan 100 landen. Je kunt de uitgesloten gebieden hier bekijken.

Tot slot, om er zeker van te zijn dat je facturen aan alle vereisten voldoen, zoals de vereiste juridische verklaringen op basis van het type transactie, kun je de apps in de Stripe App Marketplace gebruiken.

Zo is Billit een baanbrekend platform voor elektronische facturatie in Europa dat compliance garandeert met de verschillende vereisten voor elektronische facturatie in de EU. Een ander voorbeeld is Invopop, dat is ontwikkeld in Spanje. Deze app kan volledig worden geïntegreerd met het Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU) en verstuurt dossiers van facturen die vanuit Spanje in het buitenland worden uitgegeven realtime naar de AEAT.

Verplichte informatie voor intracommunautaire facturen

Naast de verplichte informatie bij het versturen van een factuur in Spanje, vereisen intracommunautaire facturen aanvullende informatie, waaronder:

• Btw-nummer verkoper: De identificatiegegevens van de onderneming moeten op alle facturen worden vermeld, waaronder de bedrijfsnaam en het vestigingsadres. Intracommunautaire facturen moeten ook het btw-nummer bevatten dat aan het verkopende bedrijf is toegewezen na registratie in de ROI.
  
• Btw-nummer van de klant: Het btw-nummer van de kopende onderneming moet worden opgenomen, samen met de andere identificerende gegevens van dit bedrijf.
  
• Juridische verklaring: Dit is de reden waarom de intracommunautaire levering niet is onderworpen aan de btw. Dit kan een Vrijstelling of de verleggingsregeling voor btw zijn.
  

In het geval van B2C-transacties moet de factuur de gegevens van de verkoper en van de particuliere klant bevatten en de btw apart weergeven.

De meeste betalingen worden in euro's voldaan, maar het is wettelijk toegestaan om op facturen een andere valuta te gebruiken. Het btw-bedrag moet echter in euro's zijn aangegeven. Als een bedrijf bijvoorbeeld een klant in Denemarken factureert, mag op de factuur het verkoopbedrag in Deense kroon worden getoond, naast de btw-conversie in euro.

Veelgestelde vragen