Spanien verzeichnet jedes Jahr ein großes Volumen an innergemeinschaftlichen Transaktionen. Im April 2026 verkauften Unternehmen in Spanien laut dem vom Ministerium für Wirtschaft, Handel und Unternehmen veröffentlichten Monatlichen Außenhandelsbericht Produkte und Dienstleistungen im Wert von mehr als 21,6 Milliarden Euro in andere EU-Länder. Unternehmen müssen jeden dieser Verkäufe durch innergemeinschaftliche Rechnungen nachweisen. Das bedeutet, dass jeden Monat eine große Menge dieser Art von Dokumenten ausgestellt wird.

Damit innergemeinschaftliche Rechnungen für steuerliche Zwecke gültig sind, ist es wichtig, die strengen gesetzlichen Anforderungen Spaniens zu erfüllen. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie innergemeinschaftliche Rechnungen erstellen, einschließlich der aktuellen Vorschriften.

Wichtige Erkenntnisse

• Innergemeinschaftliche Rechnungen dienen als Nachweis für B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen oder Fachkräften aus verschiedenen EU-Mitgliedstaaten.
  
• Rechnungen, die Fernverkäufe (d. h. Transaktionen mit Einzelpersonen aus anderen EU-Ländern) dokumentieren, gelten in rechtlicher und steuerlicher Hinsicht nicht als innergemeinschaftliche Rechnungen.
  
• Um innergemeinschaftliche Rechnungen ausstellen zu können, müssen sich Unternehmen im Register der innergemeinschaftlichen Wirtschaftsteilnehmer (ROI) registrieren und eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen.
  
• Innergemeinschaftliche Rechnungen enthalten aufgrund von Mehrwertsteuerbefreiungen oder dem Reverse-Charge-Verfahren keine spanische Mehrwertsteuer.
  
• Innergemeinschaftliche Rechnungen müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Unternehmens und des Endkunden/der Endkundin, sowie den Grund für die Mehrwertsteuerbefreiung oder das Reverse-Charge-Verfahren enthalten.
  

Was ist eine innergemeinschaftliche Rechnung?

Innergemeinschaftliche Rechnungen dienen als Nachweis für innergemeinschaftliche Transaktionen, also für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zwischen Unternehmen oder Fachkräften, die in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten ansässig sind.

Unterdessen gelten für Transaktionen mit Einzelpersonen innerhalb der EU andere Standortregeln. Daher gelten ihre Rechnungen technisch gesehen nicht als innergemeinschaftliche Rechnungen. Wir behandeln sie jedoch in diesem Artikel, um Fehler bei der Verwaltung der Mehrwertsteuer (VAT) zu vermeiden.

Unterschiede zwischen innergemeinschaftlichen Rechnungen und Exportrechnungen

Spanische Unternehmen müssen ihre grenzüberschreitenden Transaktionen je nach Standort des Endkunden/der Endkundin durch innergemeinschaftliche Rechnungen oder Exportrechnungen dokumentieren. Daher ist es wichtig, die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden Arten von Rechnungen zu kennen. Nachfolgend erörtern und vergleichen wir deren Merkmale:

• Standort des ausländischen Endkunden/der ausländischen Endkundin
  Innergemeinschaftliche Rechnungen dokumentieren Transaktionen, die innerhalb des Mehrwertsteuergebiets der EU stattfinden und die steuerlich als innergemeinschaftliche Transaktionen gelten. Exportrechnungen dienen hingegen als Nachweis für Verkäufe in Länder außerhalb der EU (d. h. Exporte von Produkten oder Dienstleistungen).
  
• Identifizierung der Geschäftskundinnen und Geschäftskunden
  Auf innergemeinschaftlichen Rechnungen müssen Endkundinnen und Endkunden zwingend mit ihren innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern identifiziert werden. Im Gegensatz dazu müssen Exportrechnungen eine Identifikation gemäß dem Steuergesetzbuch des Bestimmungslandes enthalten. Beispielsweise ist die Employer Identification Number (EIN) erforderlich, wenn Rechnungen aus Spanien in die USA gestellt werden.
  
• Steuererklärung
  Sowohl innergemeinschaftliche als auch Exportrechnungen müssen in vierteljährliche Mehrwertsteuererklärungen – die das Formular 303 verwenden – und jährliche Zusammenfassungen – die das Formular 390 verwenden – aufgenommen werden. Darüber hinaus müssen innergemeinschaftliche Rechnungen in der zusammenfassenden Erklärung der innergemeinschaftlichen Lieferungen unter Verwendung des Formulars 349 erfasst werden.
  
• Rechtliche Kennzeichnung
  Beide Rechnungsarten müssen eine rechtliche Erklärung enthalten, die die Ausnahme von der Mehrwertsteuer rechtfertigt. Dies variiert je nachdem, ob es sich um eine innergemeinschaftliche oder eine außergemeinschaftliche Rechnung handelt. Bei innergemeinschaftlichen Rechnungen, die Dienstleistungen dokumentieren, muss das Reverse-Charge-Verfahren für die Mehrwertsteuer gerechtfertigt werden. Wenn die Rechnung die Lieferung von Waren dokumentiert, muss in der Rechnung auf Artikel 25 des Mehrwertsteuergesetzes verwiesen werden, um die Ausnahme zu rechtfertigen. Bei Exportrechnungen ist die Steuerbefreiung in Artikel 21 des Mehrwertsteuergesetzes enthalten.
  

Mehrwertsteuer auf innergemeinschaftliche Rechnungen

Bei innergemeinschaftlichen Transaktionen hängt die Anwendung der Mehrwertsteuer von der Art der Gegenstände oder Dienstleistungen ab. Im Folgenden fassen wir zusammen, wie die Mehrwertsteuer in jeder Situation zu behandeln ist.

Produkte

Innergemeinschaftliche Rechnungen, die innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen (IGL) dokumentieren, enthalten keine Mehrwertsteuer, sofern die Verkäuferin/der Verkäufer und die Käuferin/der Käufer im Register der innergemeinschaftlichen Wirtschaftsbeteiligten (ROI) registriert sind. Es muss jedoch durch Unterlagen gegenüber der spanischen Steuerbehörde (AEAT) nachgewiesen werden, dass die Produkte das spanische Staatsgebiet verlassen haben. Zu den Unterlagen kann ein Lieferschein des Versandunternehmens gehören.

Verlassen die Produkte Spanien nicht, wird die Transaktion nach den Vorschriften wie ein Inlandsverkauf behandelt und die Verkäuferin/der Verkäufer muss eine Rechnung mit spanischen Steuersätzen ausstellen. Dies geschieht, wenn europäische Unternehmen physische Produkte auf spanischem Gebiet kaufen, um sie dort zu verwenden. Zum Beispiel kauft ein französisches Unternehmen in Spanien Baumaterial, um ein Geschäftslokal in Girona zu renovieren.

Dienste

Bezieht sich die innergemeinschaftliche Rechnung auf Dienstleistungen, hängt die mehrwertsteuerliche Behandlung davon ab, wo die Dienstleistungen erbracht werden (d. h. der Standort, an dem sie erbracht werden).

Wird eine Dienstleistung außerhalb Spaniens erbracht, wird die Mehrwertsteuer in dem Land erhoben, in dem die Kundin/der Kunde ansässig ist. Obwohl die Dienstleistungen auf spanischem Staatsgebiet erbracht werden, gelten die Vorschriften steuerlich als im Land der Kundin/des Kunden erbracht. Bietet beispielsweise eine freiberufliche Übersetzerin ihre Dienste von ihrem Wohnsitz in Madrid aus einem deutschen Unternehmen an, so wird die Dienstleistung am Hauptsitz des Unternehmens in Deutschland in Anspruch genommen.

In diesen allgemeinen Fällen stellt die Verkäuferin/der Verkäufer eine innergemeinschaftliche Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus. An ihre Stelle tritt das Reverse Charge-Verfahren, was bedeutet, dass der gewerbliche Kunde für die Meldung der anwendbaren indirekten Steuer in seinem Land verantwortlich ist. Ist dies der Fall, muss auf der innergemeinschaftlichen Rechnung ausdrücklich angegeben werden, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewandt wurde.

Wird die Dienstleistung in Spanien erbracht – auch wenn das Unternehmen der Kundin/des Kunden im Ausland ansässig ist –, kann sie nicht durch eine innergemeinschaftliche Rechnung ohne Mehrwertsteuer dokumentiert werden. Dies sind die Arten von Dienstleistungen, die in diese Kategorie fallen:

• Immobilien: Dies kann die Vermietung von Geschäftsräumen und alle Arbeiten umfassen, die diese Immobilien betreffen, wie beispielsweise Klempner-, Renovierungs- oder Malerarbeiten.
  
• Fachveranstaltungen: Beispiele sind Ausstellungen, Messen und Konferenzen.
  
• Gastronomische Dienstleistungen: Beispielsweise ein Abendessen eines portugiesischen Unternehmens in einem spanischen Restaurant.
  
• Kurzfristige Fahrzeugvermietungen: Dies gilt für maximal 30 Tage und wird für Boote auf 90 Tage verlängert.
  

Hier ist eine Zusammenfassung zur Behandlung der Mehrwertsteuer auf innergemeinschaftliche Rechnungen:

Behandlung der Mehrwertsteuer auf Rechnungen an Einzelpersonen in der EU

Rechnungen für Transaktionen mit Einzelpersonen in der EU gelten technisch gesehen nicht als innergemeinschaftliche Rechnungen. Wir stellen jedoch im Folgenden Informationen zu diesen Rechnungen zur Verfügung. Da das Reverse Charge-Verfahren nicht angewendet werden kann, wird hier immer die Mehrwertsteuer berechnet.

Elektronische Produkte und Dienstleistungen

Transaktionen, die die Lieferung von Produkten an Einzelpersonen in anderen EU-Ländern beinhalten, werden als Fernverkäufe bezeichnet. Diese Kategorie umfasst auch auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen, also Dienstleistungen, die vollständig online erbracht werden, wie z. B. Cloud-Dienste. Dazu gehören auch Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen.

In diesen Fällen enthalten Rechnungen immer die Mehrwertsteuer. Die Vorschriften sehen jedoch zwei mögliche Szenarien für die Anwendung der Mehrwertsteuer vor. Wenn die Gesamtverkäufe an Einzelpersonen in der EU – mit Ausnahme von Verkäufen innerhalb Spaniens – im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr 10.000 € übersteigen, ist es obligatorisch, die Mehrwertsteuersätze des Bestimmungslandes anzuwenden. Liegt der Betrag darunter, wenden Sie die spanische Mehrwertsteuer an.

In der gesamten EU fallen alle Mehrwertsteuersätze unter ein einziges System: den One-Stop-Shop (OSS) für die Mehrwertsteuer. Mit diesem System können Unternehmen die Mehrwertsteuer auf alle B2C-Verkäufe in der EU über ein einziges Portal deklarieren und abführen.

Bitte beachten Sie, dass die Verkäufer/in die ausländische Mehrwertsteuer auch dann freiwillig anwenden kann, wenn der Gesamtumsatz in allen anderen EU-Ländern 10.000 € nicht übersteigt. Dies ist bei spanischen Unternehmen üblich, die elektronische Produkte und Dienstleistungen in EU-Länder mit niedrigeren Steuersätzen als in Spanien verkaufen. Entscheidet sich ein Unternehmen für diese Option, muss sie für mindestens zwei Kalenderjahre beibehalten werden. In diesem Zeitraum stellt das Unternehmen daher Rechnungen mit der Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes aus.

Allgemeine Dienstleistungen

Der Verkauf von allgemeinen Dienstleistungen wird in der Regel durch reguläre Rechnungen mit spanischer Mehrwertsteuer dokumentiert. Dies liegt daran, dass diese Dienstleistungen nach den Vorschriften so behandelt werden, als ob sie am Hauptsitz des Unternehmens in Spanien erbracht würden.

Es gibt jedoch Ausnahmen, die die Anwendung der Mehrwertsteuer des Bestimmungslandes erfordern, z. B. im Zusammenhang mit Immobilien. Wenn beispielsweise ein Architekturbüro in Barcelona die Renovierung des Wohnsitzes einer Endkundin/eines Endkunden in Italien entwirft und leitet, ist das Büro verpflichtet, die italienische Mehrwertsteuer auf seiner Rechnung auszuweisen. Um diese Verpflichtung zu erfüllen, kann sich das Büro im Land der Endkundin/des Endkunden für die Mehrwertsteuer registrieren oder diese direkt aus Spanien über den OSS für die Mehrwertsteuer deklarieren.

Im Folgenden fassen wir die Anwendung der Mehrwertsteuer auf Rechnungen an Einzelpersonen in der EU zusammen:

Anforderungen für die Ausstellung von innergemeinschaftlichen Rechnungen aus Spanien ohne Mehrwertsteuer

Die innergemeinschaftliche Steuerregelung bietet Unternehmen, die über Spanien hinaus expandieren und innergemeinschaftliche Rechnungen ausstellen, eine Reihe von Vorteilen. Die Vorschriften sind jedoch sehr streng und erfordern die Erfüllung der folgenden Voraussetzungen:

• Registrierung im ROI
  Die erste Voraussetzung für die innergemeinschaftliche Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen aus Spanien ist die Registrierung für die Mehrwertsteuer in Europa. Registrieren Sie sich dazu im ROI, indem Sie das Anmeldeformular 036 einreichen.
  
• Zuweisung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  Nach Genehmigung des Antrags weist die AEAT eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) zu. Wenn innerhalb von drei Monaten keine Antwort erfolgt, wurde der Antrag aufgrund fehlender Antwort der AEAT abgelehnt. Geht ein Unternehmen davon aus, dass seine Registrierung automatisch bearbeitet wurde, und stellt Rechnungen ohne Mehrwertsteuer aus, drohen die entsprechenden Strafen.
  
• Aufnahme in das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS)
  Nach Erhalt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird das Unternehmen oder die Freiberuflerin/der Freiberufler automatisch im VIES registriert.
  

Sobald ein Unternehmen diese Anforderungen erfüllt, kann es beginnen, europäischen Kundinnen und Kunden Rechnungen zu stellen und Zahlungen mit den geltenden Mehrwertsteuerbefreiungen einzuziehen.

Wie Stripe bei innergemeinschaftlichen Rechnungen helfen kann

Um grenzüberschreitende Transaktionen zu vereinfachen, bietet Stripe eine vollständige Zahlungsplattform, die alle Schritte des Verkaufszyklus an einem Ort vereint.

Mit Stripe Payments können Sie Zahlungen von Kundinnen und Kunden mit deren bevorzugten Zahlungsmethoden einziehen, einschließlich Kreditkarten, Debitkarten, digitaler Wallets, Ratenzahlungen und lokaler Zahlungsmethoden. Dazu gehören Cartes Bancaires, Wero und MB WAY, die in Frankreich, Deutschland bzw. Portugal beliebt sind.

Stripe Tax ermöglicht es Ihnen, die Mehrwertsteuer auf jeden Verkauf automatisch zu berechnen und einzuziehen. Außerdem können Sie damit die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) von Kundinnen und Kunden überprüfen und Ausnahmen auf B2B-Transaktionen anwenden. Stripe Tax wird auch regelmäßig mit den neuesten Änderungen der Steuergesetzgebung in über 100 Ländern aktualisiert. Die ausgeschlossenen Gebiete können Sie hier überprüfen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen alle Anforderungen erfüllen – wie zum Beispiel die Aufnahme der erforderlichen rechtlichen Hinweise je nach Art der Transaktion – können Sie die Anwendungen im Stripe App Marketplace nutzen.

Billit ist zum Beispiel eine wegweisende Plattform für elektronische Abrechnung in Europa, die die Compliance mit den verschiedenen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in der EU gewährleistet. Ein weiteres Beispiel ist Invopop, das in Spanien entwickelt wurde. Diese App lässt sich vollständig in das Verifizierbare Rechnungsausstellungssystem (VERI*FACTU) integrieren und sendet Aufzeichnungen über im Ausland aus Spanien ausgestellte Rechnungen in Echtzeit an die AEAT.

Pflichtangaben für innergemeinschaftliche Rechnungen

Zusätzlich zu den Pflichtangaben bei der Ausstellung einer Rechnung in Spanien erfordern innergemeinschaftliche Rechnungen eine Reihe zusätzlicher Details. Dazu gehören:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Verkäufers/der Verkäuferin: Die Identifikationsdaten des Unternehmens müssen auf allen Rechnungen angegeben werden, einschließlich Unternehmensname und Steueradresse. Innergemeinschaftliche Rechnungen müssen zudem die dem verkaufenden Unternehmen nach der Registrierung im ROI zugewiesene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) enthalten.
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Endkunden/der Endkundin: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des kaufenden Unternehmens muss zusammen mit den anderen Identifikationsdaten aufgeführt werden.
  
• Rechtliche Erklärung: Dies ist der Grund, warum die innergemeinschaftliche Lieferung nicht der Mehrwertsteuer unterliegt. Dies kann eine Ausnahme oder das Reverse-Charge-Verfahren für die Mehrwertsteuer sein.
  

Bei B2C-Transaktionen muss die Rechnung die Daten des Verkäufers/der Verkäuferin und der Einzelperson, sowie eine separate Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer enthalten.

Die meisten Zahlungen werden in Euro abgewickelt, aber es ist rechtlich zulässig, andere Währungen auf Rechnungen zu verwenden. Der Mehrwertsteuerbetrag muss jedoch in Euro angegeben werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einer dänischen Kundin oder einem dänischen Kunden eine Rechnung ausstellt, kann die Rechnung den Verkaufsbetrag in dänischen Kronen und die Mehrwertsteuerumrechnung in Euro enthalten.

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