Aus dem monatlichen Außenhandelsbericht des Ministeriums für Wirtschaft, Handel und Unternehmen geht hervor, dass die spanischen Exporte in die USA im Jahr 2025 16,7 Milliarden Euro überstiegen. Diese Zahl entspricht 4,3 % der gesamten spanischen Exporte und macht die USA zum sechstgrößten Importeur spanischer Waren. Damit liegen sie vor europäischen Ländern wie Polen und den Niederlanden und führen unter den Nicht-EU-Ländern, wobei sie Marokko übertreffen, ein Nachbarland, mit dem Spanien seit jeher enge Beziehungen unterhält.

Der Export von Produkten und Dienstleistungen in die USA erfordert jedoch die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Verpflichtungen, wie zum Beispiel die Dokumentation jedes Verkaufs über Rechnungen, die in der Regel komplexer sind als inländische, da zusätzliche Informationen verpflichtet sind. In diesem Artikel erklären wir, wie man den USA von Spanien aus eine Rechnung stellt, zusammen mit spezifischen Details zum Prozess.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So stellen Sie einem US-Unternehmen von Spanien aus eine Rechnung
  
• So stellen Sie einem US-Privatkunden aus Spanien eine Rechnung
  
• Vorschriften für die Rechnungsstellung in die USA von Spanien aus
  
• Pflichtangaben auf Rechnungen, die in Spanien an Empfänger/innen in den USA ausgestellt werden
  
• So hilft Ihnen Stripe bei der Rechnungsstellung in den USA von Spanien aus
  

So stellen Sie einem US-Unternehmen von Spanien aus eine Rechnung

In den allermeisten Fällen ist es nicht erforderlich, die spanische Umsatzsteuer (USt.) auf Rechnungen anzugeben, die von Spanien aus an Kundinnen und Kunden in den USA ausgestellt werden. Alle Exporte müssen jedoch in der vierteljährlichen Umsatzsteuererklärung (Formular 303) angegeben werden.

Darüber hinaus müssen Sie auf der Rechnung einen rechtlichen Hinweis einfügen, aus dem hervorgeht, warum die Transaktion nicht der Umsatzsteuer unterliegt:

• Bei nicht umsatzsteuerpflichtigen Transaktionen: „Transaktion gemäß Artikel 69 des Gesetzes 37/1992 nicht umsatzsteuerpflichtig.“
  
• Bei von der Umsatzsteuer befreiten Transaktionen: „Export gemäß Artikel 21 des Gesetzes 37/1992 von der Umsatzsteuer befreit.“
  

Die Anwendung der Umsatzsteuer auf Rechnungen, die an US-Unternehmen ausgestellt werden, hängt davon ab, ob Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen:

Rechnungen für an US-Unternehmen verkaufte Produkte

Der Verkauf von Produkten an US-Unternehmen ist von der spanischen Umsatzsteuer befreit, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Waren werden aus Spanien verkauft.
  
• Die Waren werden in die USA transportiert.
  
• Sie verfügen über die erforderlichen Unterlagen, um gegenüber der spanischen Steuerbehörde (AEAT) nachzuweisen, dass es sich bei diesen Transaktionen um Ausfuhren handelt. Ein Beispiel für solche Unterlagen wäre das Einheitspapier (SAD), das neben seiner Funktion im Zollbereich auch die anfallenden Steuern und Zölle festlegt.
  

Umgekehrt unterliegt die Transaktion der spanischen Umsatzsteuer, wenn das Unternehmen die Produkte in Spanien erwirbt und diese das Land nicht verlassen.

Rechnungen für an US-Unternehmen erbrachte Dienstleistungen

Grundsätzlich unterliegen Dienstleistungsverkäufe an US-Unternehmen nicht der spanischen Umsatzsteuer, da die Vorschriften davon ausgehen, dass die Dienstleistungen im Land der Kundinnen und Kunden erbracht werden. Daher ist es nicht erforderlich, die Umsatzsteuer auf Rechnungen auszuweisen.

Transaktionen unterliegen jedoch der spanischen Umsatzsteuer, wenn die Dienstleistung physisch in Spanien erbracht oder genutzt wird, unabhängig davon, ob sich der Hauptsitz der Kundinnen und Kunden in den USA befindet. Dies gilt beispielsweise für Dienstleistungen im Zusammenhang mit Immobilien, dem Zugang zu Veranstaltungen, Catering, der kurzfristigen Fahrzeugvermietung oder der Personenbeförderung.

So stellen Sie von Spanien aus Rechnungen an Privatpersonen in den USA

Wie bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) gibt es auch bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen in den USA wichtige Besonderheiten, die Sie beachten sollten:

Rechnungen für an Privatpersonen in den USA verkaufte Produkte

Wenn die/der Empfänger/in einer Rechnung über den Verkauf physischer Produkte eine Privatperson in den USA ist, gelten dieselben Regeln wie bei einem gewerblichen Empfänger: Es ist nicht erforderlich, die Umsatzsteuer auszuweisen, solange das physische Produkt die EU verlässt. In solchen Fällen muss die Rechnung den Grund für die Befreiung von der Umsatzsteuer eindeutig angeben und das Einheitspapier (SAD) muss aufbewahrt werden.

Rechnungen für Dienstleistungen, die an US-Privatkunden verkauft wurden

• Allgemeine Dienstleistungen
  In der Regel werden Dienstleistungen an Privatkunden in dem Land besteuert, von dem aus der Dienstleister sie erbringt; daher enthalten viele Rechnungen, die an US-amerikanische Privatpersonen ausgestellt werden, spanische Umsatzsteuer. Gemäß Artikel 69 Absatz 2 des spanischen Umsatzsteuergesetzes gelten bestimmte Dienstleistungen (wie z. B. Beratungs-, Consulting- und Übersetzungsdienstleistungen) jedoch als in den USA erbracht, selbst wenn das Unternehmen sie von Spanien aus erbringt. In solchen Fällen sollten Rechnungen, die an Privatpersonen in den USA ausgestellt werden, keine spanische Umsatzsteuer enthalten, da sie als nicht umsatzsteuerpflichtige Umsätze gelten.
  
• Dienstleistungen, die physisch in Spanien erbracht oder in Anspruch genommen werden
  Wie bei B2B-Transaktionen muss die Rechnung die spanische Umsatzsteuer enthalten, wenn die US-amerikanische Person die Dienstleistung in Spanien in Anspruch nimmt.
  
• Elektronische Dienstleistungen
  Wenn Sie digitale Dienstleistungen – wie Online-Schulungen oder Software – verkaufen, ist die Transaktion in den USA steuerpflichtig, sodass Sie die Rechnung ohne spanische Umsatzsteuer ausstellen müssen. Beachten Sie, dass der Verkauf sowohl von allgemeinen als auch von elektronischen Dienstleistungen steuerlich als im Land Ihrer Kundinnen und Kunden stattfindend gilt. Selbst wenn Ihr Unternehmen keine physische Präsenz in den USA hat, müssen Sie daher möglicherweise dort die entsprechenden Steuern entrichten – insbesondere, wenn Ihr Umsatzvolumen mit elektronischen Dienstleistungen in diesem Land sehr hoch ist.
  

Was diese letzte Anforderung betrifft, so gelten in jedem Land eigene Vorschriften; daher ist es wichtig, die spezifischen Schwellenwerte für jeden einzelnen Zuständigkeitsbereich zu überprüfen. Im Falle der USA variieren die Sales-Tax-Sätze nicht nur auf Bundesstaatenebene, sondern auch je nach Landkreis oder sogar Stadt.

Mit Tausenden von unterschiedlichen rechtlichen Zuständigkeitsbereich für die Sales-Tax gehören die USA zu den Ländern mit der größten steuerlichen Komplexität. Um die Steuererhebung zu vereinfachen und potenzielle Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein Tool zur Steuerautomatisierung wie Stripe Tax zu integrieren, das Sie durch automatische Benachrichtigungen darauf hinweist, wenn Sie sich dem Umsatzschwellenwert nähern, ab dem Sie in einem bestimmten Zuständigkeitsbereich Sales Tax erheben müssen.

Vorschriften für die Rechnungsstellung in die USA von Spanien aus

In Spanien unterliegt die Rechnungsstellung in die USA in erster Linie den folgenden beiden Vorschriften:

• Königliches Dekret 1619/2012
  Das Königliche Dekret 1619/2012, mit dem die Verordnung über Rechnungsstellungspflichten verabschiedet wurde, nimmt in Artikel 2 ausdrücklich Bezug auf die Rechnungsstellung an ausländische Unternehmen von Spanien aus. Konkret schreibt es vor, dass beim Verkauf von Produkten oder bei der Erbringung von Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden außerhalb der EU Rechnungen und Kopien davon ausgestellt werden müssen.
  
• Gesetz 37/1992
  Das Gesetz 37/1992, auch bekannt als Gesetz über die Umsatzsteuer, legt fest, welche Rechnungen, die von Spanien aus an ausländische Unternehmen oder Privatpersonen ausgestellt werden, die spanische Umsatzsteuer enthalten müssen bzw. nicht enthalten dürfen. Zu diesem Zweck werden Ortungsregeln und Ausnahmen festgelegt, anhand derer bestimmt wird, ob an ausländische Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellte Umsätze als in Spanien oder im Ausland getätigt gelten.
  

Pflichtangaben auf Rechnungen, die in Spanien an Empfänger/innen in den USA ausgestellt werden

Bei der Erstellung einer Rechnung für Exporte in die USA müssen – zusätzlich zu den Angaben, die auf jeder in Spanien ausgestellten Rechnung enthalten sein müssen – eine Reihe weiterer Angaben gemacht werden. Sehen wir uns diese einmal an:

• Arbeitgeberidentifikationsnummer: Wenn Sie eine B2B-Transaktion durchführen, müssen Sie die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) Ihrer Kundinnen und Kunden angeben. Dabei handelt es sich um die Steueridentifikationsnummer, die der US-Steuerbehörde (IRS) an in den USA tätige Unternehmen vergibt.
  
• HS-Code: Ein Code des Harmonisierten Systems, der versandte Produkte klassifiziert und identifiziert. Die Zollbehörden verwenden diesen Code, um die für exportierte Waren geltenden Zölle und Steuern zu ermitteln.
  
• Incoterms: Internationale Handelsklauseln, die die Vertragsbedingungen festlegen, beispielsweise wer das Risiko trägt und wie die Transportkosten aufgeteilt werden.
  
• Herkunft und Bestimmungsort der Waren: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass die Waren von Spanien in die USA versandt werden.
  
• Währung, in der die Transaktion abgewickelt wird: Obwohl es üblich ist, Zahlungen unabhängig von der Nationalität der Kundinnen und Kunden in Euro abzuwickeln, ist es rechtlich zulässig, auf Rechnungen für Exporte in die USA US-Dollar zu verwenden.
  
• Angewandter Wechselkurs: Wird die Rechnung in US-Dollar ausgestellt, ist es zwingend erforderlich, den Wechselkurs anzugeben, der zur Berechnung der Umsatzsteuer in Euro verwendet wurde.
  
• Einzel- und Gesamtpreis: Die Rechnung sollte die Beträge für jedes Produkt oder jede Dienstleistung einzeln aufführen und den Gesamtwert der Waren ausweisen.
  
• Zahlungsbedingungen: Die Rechnung muss Angaben zur Zahlungsweise sowie zur Zahlungsfrist enthalten, innerhalb derer der US-Kunde den Betrag nach Erhalt der Ware begleichen muss.
  
• Versandkosten: Die Kosten für den Transport der Ware müssen angegeben werden, ebenso wie die Art und Weise, wie die Ware in die USA transportiert wird.
  
• Versicherungsbetrag: Wenn für die Lieferung der Waren eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen wird, muss der Betrag auf der Rechnung angegeben werden.
  
• Gründe für die Befreiung: Wenn die Rechnung keine Umsatzsteuer enthält, muss der Grund für die Befreiung angegeben werden. Üblicherweise wird dabei auf Artikel 21 des Gesetzes 37/1992 verwiesen.
  

Zusammenfassend haben wir zwei Tabellen erstellt, aus denen hervorgeht, ob Rechnungen an US-Kundinnen und Kunden die Umsatzsteuer enthalten müssen, sowie welche zusätzlichen Angaben Sie je nach Art der Transaktion machen müssen:

B2B-Rechnungen an US-Unternehmen

B2C-Rechnungen an Privatpersonen in den USA

So hilft Ihnen Stripe bei der Rechnungsstellung in den USA von Spanien aus

Nach Angaben des Ministeriums für Wirtschaft, Handel und Unternehmen verzeichneten die spanischen Exporte in die USA im Jahr 2025 einen Rückgang von 8 % gegenüber dem Vorjahr. Die Komplexität der rechtlichen und steuerlichen Compliance für diese Transaktionen war einer der Faktoren, die zu diesem Rückgang beitrugen. Die Rechnungsstellung aus Spanien in die USA ist jedoch einfacher, wenn Sie die Zahlungen über einen zuverlässigen internationalen Zahlungsdienstleister abwickeln, der die geltenden Vorschriften einhält. Mit Stripe Payments können Sie Zahlungen über die von Ihren US-Kundinnen und Kunden bevorzugten Zahlungsmethoden akzeptieren, darunter Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und sogar Ratenzahlungsoptionen über Jetzt kaufen, später bezahlen (BNPL)-Dienste wie Klarna.

Darüber hinaus passen sich Ihre Preise dank Adaptive Pricing automatisch an den Standort Ihrer Kundinnen und Kunden an, sodass Sie Preise in über 150 Ländern in der jeweiligen Landeswährung anzeigen können.

Um die Exporte Ihres Unternehmens in die USA weiter zu vereinfachen, bietet der Stripe App Marketplace eine Bibliothek mit Apps, die sich nahtlos in Ihre Zahlungsplattform integrieren lassen und sich an die ganz spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Eine der im App Marketplace verfügbaren Anwendungen ist Billit, eine wegweisende Plattform für die elektronische Rechnungsstellung in Europa, deren Schwerpunkt darauf liegt, die Compliance mit den verschiedenen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU sicherzustellen. Diese Plattform vereinfacht den Versand elektronischer Rechnungen an Kundinnen und Kunden im Ausland, da sie anhand der Steueridentifikationsnummer Ihrer Kundinnen und Kunden automatisch das richtige Format und das richtige Zustellungsnetzwerk auswählt.

Invopop ist eine in Spanien entwickelte Lösung, die über spezifische Funktionen zur Compliance mit den spanischen Vorschriften verfügt. Eine der wichtigsten davon ist die vollständige Integration in das VERI*FACTU-System, wodurch sichergestellt wird, dass Aufzeichnungen über Rechnungen, die von Spanien in die USA ausgestellt werden, in Echtzeit und unverändert an die AEAT übermittelt werden.