Voor bedrijven die in de lidstaten actief zijn, is inzicht in de factureringsvereisten van de EU van cruciaal belang. Een factuur is een handelsdocument dat door een verkoper aan een koper wordt afgegeven; Het beschrijft de geleverde producten of diensten en legt een betalingsverplichting vast. Binnen de EU zijn facturen belangrijk voor de boekhouding en compliance met betrekking tot de belasting toegevoegde waarde (btw).

Het belangrijkste rechtskader waarin de inhoud en uitgifte van facturen wordt geschetst, is Richtlijn 2006/112/EG van de Raad, beter bekend als de btw-richtlijn. Deze richtlijn beschrijft de geharmoniseerde factureringsregels die in alle lidstaten van toepassing zijn. De gedetailleerde factureringsvereisten kunnen echter aanzienlijk verschillen van land tot land. Daarom is het belangrijk om de specifieke regelgeving van elk land te bekijken. Facturen moeten voldoen aan de regels van het land waar de verkoop van goederen of diensten wordt geacht plaats te vinden. Deze gids bevat een overzicht van de vereisten voor de inhoud van facturen, vereenvoudigde facturatieopties, valutaoverwegingen en acceptabele formaten op basis van de btw-richtlijn van de EU.

In welke omstandigheden is een factuur nodig?

Volgens de btw-regels van de EU is het uitreiken van een factuur verplicht voor de meeste B2B-transacties. Bedrijven die in de EU zijn gevestigd, moeten facturen uitreiken voor het leveren van goederen of diensten aan een ander bedrijf. Afhankelijk van de lidstaat is het echter mogelijk niet verplicht om facturen uit te reiken voor de levering van bepaalde vrijgestelde diensten (bijv. financiële en verzekeringstransacties of onderwijsdiensten).

Hoewel er geen algemene verplichting bestaat om facturen uit te reiken aan niet-zakelijke klanten, moeten EU-bedrijven facturen uitreiken voor de verkoop van goederen aan particulieren in een ander EU-land als zij geen gebruikmaken van de OSS-regeling (One Stop Shop). Met het éénloketsysteem van de Unie kunnen bedrijven zich in één EU-lidstaat registreren voor alle intracommunautaire verkopen van goederen en diensten aan particulieren in andere EU-landen.

Wat moet er op een factuur staan

Gegevensvelden

In de btw-wetgeving van de EU zijn de minimale inhoudseisen voor facturen vastgelegd. Individuele EU-lidstaten kunnen echter aanvullende details specificeren die moeten worden opgenomen. Op basis van de btw-wetgeving van de EU moet een factuur de volgende informatie bevatten om aan de eisen te voldoen:

• Uitgiftedatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
  
• Sequentieel factuurnummer: Een unieke, sequentiële ID voor de factuur.
  
• Btw-identificatienummer van de leverancier: Het btw-nummer waaronder de leverancier de levering heeft verricht.
  
• Btw-identificatienummer van de klant: Vereist voor intracommunautaire leveringen of wanneer de klant btw-plichtig is.
  
• Volledige namen en adressen: De volledige naam en het adres van zowel de leverancier als de klant.
  
• Beschrijving van goederen of diensten: Een duidelijke omschrijving van de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of diensten.
  
• Datum van levering: De datum waarop de levering is verricht of de datum van ontvangst van de vooruitbetaling, indien deze verschilt van de factuurdatum.
  
• Belastbaar bedrag per tarief of vrijstelling: Het belastbare bedrag voor elk toepasselijk btw-tarief of elke toepasselijke vrijstelling.
  
• Eenheidsprijs en kortingen: De eenheidsprijs exclusief btw, samen met eventuele van toepassing zijnde kortingen of rabatten.
  
• Toegepast btw-tarief: Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of diensten.
  
• Te betalen btw-bedrag: Het totale verschuldigde btw-bedrag.
  
• Verwijzing naar self-billing: Als de klant de factuur namens de verkoper uitgeeft, moet de factuur 'self-billing' bevatten.
  
• Verwijzing naar vrijstellingen of verleggingsregelingen: Indien van toepassing, een mededeling dat de levering is vrijgesteld van btw of onderworpen is aan de verleggingsregeling.
  
• Verwijzing naar bijzondere regelingen: Indicaties van bijzondere regelingen, zoals margeregelingen of boekhouding op kasbasis, indien van toepassing.
  
• Informatie over de belastingadviseur: Als een fiscaal vertegenwoordiger verantwoordelijk is voor de btw-afdracht, moeten zijn of haar btw-registratienummer, volledige naam en adres worden vermeld.
  

Vanaf 1 juli 2030 moeten facturen aanvullende gegevens bevatten om compliance te garanderen. Voor corrigerende facturen moet een volgnummer worden opgenomen dat de oorspronkelijke factuur identificeert die wordt gecorrigeerd. Daarnaast moet(en) ook het (de) bankrekeningnummer(s) van de leverancier die voor de betaling zijn aangewezen, duidelijk op de factuur worden vermeld.

Vereenvoudigde facturen

Op grond van de btw-richtlijn van de EU zijn vereenvoudigde facturen toegestaan in specifieke situaties, bijvoorbeeld wanneer het factuurbedrag niet hoger is dan € 100. Voor deze facturen zijn minder gegevens vereist dan voor volledige facturen, maar de exacte vereisten kunnen per lidstaat verschillen. Een vereenvoudigde factuur bevat doorgaans:

• Uitgiftedatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
  
• Identificatie van leveranciers: Naam en adres van de belastingplichtige die de goederen of diensten levert.
  
• Beschrijving van goederen of diensten: Identificatie van het type en de hoeveelheid geleverde goederen of verleende diensten.
  
• Te betalen btw-bedrag: Het verschuldigde btw-bedrag of de informatie die nodig is om dit te berekenen.
  
• Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur: Voor creditnota's, een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de gegevens die worden gewijzigd.
  

Taal

Volgens de btw-regels van de EU is er geen specifieke vereiste met betrekking tot de taal waarin een factuur moet worden opgesteld. Individuele EU-lidstaten kunnen echter hun eigen regelgeving hebben die voorschrijft dat facturen in hun officiële taal moeten worden uitgegeven.

Valuta

Facturen kunnen in elke valuta worden uitgegeven; Het btw-bedrag moet echter worden uitgedrukt in de nationale valuta van de lidstaat waar de levering wordt geacht te hebben plaatsgevonden.

Vervaldatum betaling

Volgens de btw-regels van de EU is het opgeven van een vervaldatum voor de betaling geen verplichte vereiste voor btw-doeleinden. Het opnemen van een vervaldatum voor de betaling wordt echter als een best practice beschouwd, omdat het de betalingsvoorwaarden verduidelijkt en tijdige transacties kan vergemakkelijken.

Factuurindeling

Volgens de btw-wetgeving van de EU kunnen facturen zowel op papier als in elektronische vorm worden uitgegeven. Elektronische facturen (e-facturen) worden gelijkgesteld met papieren facturen, op voorwaarde dat de authenticiteit, integriteit van de inhoud en leesbaarheid ervan worden gegarandeerd. Het gebruik van elektronische facturen is afhankelijk van de aanvaarding door de ontvanger.

Dit zal echter veranderen met de verwachte tenuitvoerlegging van de richtlijn btw in het digitale tijdperk. Volgens de nieuwe regels is toestemming van de klant niet langer vereist voor het uitgeven van e-facturen, wat betekent dat bedrijven verplicht zullen zijn om e-facturen te accepteren als er een binnenlandse e-factureringsregeling wordt ingevoerd. Vanaf 1 juli 2030 verwijst de term "elektronische factuur" uitsluitend naar facturen die worden uitgegeven, verzonden en verwerkt in een gestructureerd elektronisch formaat dat geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt. Elektronische facturering wordt het standaardsysteem voor de uitgifte van facturen in de EU. Alle EU-bedrijven moeten elektronische facturen uitgeven voor B2B verkoop van goederen of diensten aan klanten in andere EU-lidstaten.

In de EU is elektronische facturatie al verplicht voor B2G-transacties (business-to-government), waarbij overheidsdiensten verplicht zijn gestructureerde elektronische facturen te accepteren. Sommige lidstaten, zoals Italië en Roemenië, hebben deze verplichting uitgebreid tot binnenlandse B2B verkoop. Veel andere lidstaten zijn van plan dit voorbeeld in de nabije toekomst te volgen.

Lees onze documentatie voor meer informatie over Stripe Invoicing. Raadpleeg deze gids voor meer informatie over externe dienstverleners in de Stripe App Store die e-facturatie ondersteunen. Wil je meteen beginnen met het versturen van facturen en het ontvangen van betalingen, neem dan contact op met ons verkoopteam.