Comprender los requisitos de facturación de la UE es clave para las empresas que operan en sus estados miembros. Una factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador; allí se detallan los productos o servicios prestados, y se establece una obligación de pago. Dentro de la UE, las facturas son importantes para la contabilidad y el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el valor agregado (IVA).

El principal marco jurídico que describe el contenido y la emisión de las facturas es la Directiva 2006/112/CE del Consejo, comúnmente conocida como Directiva sobre el IVA. Esta directiva establece las normas armonizadas de facturación aplicables en todos los estados miembros. Sin embargo, los requisitos de facturación detallada pueden variar significativamente de un país a otro. Por lo tanto, es importante revisar las regulaciones específicas de cada país. Las facturas deben cumplir con las normas del país en el que se considera que se produce la venta de bienes o servicios. Esta guía proporciona un resumen de los requisitos de contenido de las facturas, las opciones de facturación simplificadas, las consideraciones sobre la moneda y los formatos aceptables según la Directiva sobre el IVA de la UE.

¿En qué circunstancias hace falta una factura?

Según las normas sobre el IVA de la UE, la emisión de una factura es obligatoria para la mayoría de las transacciones entre empresas (B2B). Las empresas establecidas en la UE están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o la prestación de servicios a otra empresa. Sin embargo, dependiendo del estado miembro, puede que no sea obligatorio emitir facturas por la prestación de determinados servicios exentos (por ejemplo, transacciones financieras y de seguros o servicios educativos).

Aunque no existe una obligación general de emitir facturas a clientes no comerciales, las empresas de las UE deben emitir facturas por la venta de bienes a particulares en otros países de la UE si no se utiliza el sistema de ventanilla única (OSS de la Unión. El régimen OSS de la Unión permite a las empresas registrarse en un estado miembro de la UE para todas las ventas dentro de la comunidad de bienes y servicios a particulares en otros países de la UE.

Qué debe contener una factura

Campos de información

La legislación de la UE sobre el IVA establece los requisitos de contenido mínimo para las facturas. Sin embargo, cada estado miembro de la UE puede especificar detalles adicionales que deben incluirse. De acuerdo con la legislación de la UE sobre el IVA, una factura debe contener la siguiente información para cumplir con la normativa:

• Fecha de emisión: la fecha de emisión de la factura.
  
• Número de factura secuencial: un identificador único y secuencial para la factura.
  
• Número de identificación del IVA del proveedor: el número de IVA con el que el proveedor realizó el suministro.
  
• Número de identificación del IVA del cliente: exigible para los suministros dentro de la comunidad o cuando el cliente esté sujeto al IVA.
  
• Nombres completos y direcciones: los nombres completos y direcciones tanto del proveedor como del cliente.
  
• Descripción de bienes o servicios: una descripción clara de la cantidad y naturaleza de los bienes proporcionados o servicios prestados.
  
• Fecha de suministro: la fecha en que se realizó el suministro o cuando se recibió el pago a cuenta, si es diferente de la fecha de la factura.
  
• Base imponible por tasa o exención: la base imponible para cada tasa o exención de IVA aplicable.
  
• Precio unitario y descuentos: el precio unitario sin IVA, junto con los descuentos o rebajas aplicables.
  
• Tipo de IVA aplicado: el tipo de IVA aplicable a los bienes proporcionados o servicios prestados.
  
• Importe del IVA a pagar: el importe total del IVA adeudado.
  
• Referencia de autofacturación: si el cliente emite la factura en nombre del vendedor, la factura debe indicar la «autofacturación».
  
• Referencia a exenciones o inversión del sujeto pasivo: si corresponde, una nota en la que se indique que la prestación está exenta de IVA o sujeta al mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
  
• Referencia a regímenes especiales: indicaciones de cualquier régimen especial, como los esquemas de márgenes o la contabilidad de caja, si corresponde.
  
• Información del representante fiscal: si un representante fiscal es responsable del pago del IVA, debe incluir su número de identificación del IVA, nombre completo y dirección.
  

A partir del 1 de julio de 2030, las facturas deberán incluir detalles adicionales para garantizar el cumplimiento de la normativa. En el caso de las facturas rectificativas, debe incluirse un número secuencial que identifique la factura original que se corrige. Además, los números de cuenta bancaria del proveedor designados para el pago también deben indicarse claramente en la factura.

Facturas simplificadas

Según la Directiva sobre el IVA de la UE, las facturas simplificadas están permitidas en situaciones específicas, como cuando el importe de la factura no supera los € 100. Estas facturas requieren menos detalles que las facturas completas, pero los requisitos exactos pueden variar según el estado miembro. Por lo general, una factura simplificada incluye lo siguiente:

• Fecha de emisión: La fecha de emisión de la factura.
  
• Identificación del proveedor: el nombre y la dirección del sujeto pasivo que realiza el suministro de bienes o las prestaciones de servicios.
  
• Descripción de bienes o servicios: identificación del tipo y cantidad de bienes suministrados o servicios prestados.
  
• Importe del IVA a pagar: el importe del IVA a pagar o la información necesaria para calcularlo.
  
• Referencia a la factura inicial: en el caso de las notas de crédito, una referencia específica e inequívoca a la factura inicial y a los datos que se modifican.
  

Idioma

Según las normas sobre el IVA de la UE, no existe ningún requisito específico en cuanto al idioma en el que debe emitirse una factura. Sin embargo, los estados miembros de la UE pueden tener sus propias regulaciones que exijan que las facturas se emitan en sus idiomas oficiales.

Moneda

Las facturas se pueden emitir en cualquier moneda; no obstante, el importe del IVA debe expresarse en la moneda nacional del estado miembro en el que se considere que se realiza el suministro.

Fecha de vencimiento del pago

De acuerdo con las normas sobre el IVA de la UE, a los efectos del IVA no es un requisito obligatorio especificar una fecha de vencimiento del pago. Sin embargo, incluir una fecha de vencimiento de pago se considera una práctica recomendada, ya que aclara las condiciones de pago y puede facilitar las transacciones a tiempo.

Formato de factura

Según la legislación de la UE sobre el IVA, las facturas pueden emitirse en papel o en formato electrónico. Las facturas electrónicas se tratan como equivalentes a las facturas en papel, siempre que se garantice su autenticidad, integridad de contenido y legibilidad. El uso de facturas electrónicas está sujeto a la aceptación del destinatario.

Sin embargo, esto cambiará con la aplicación prevista de la Directiva sobre el IVA en la era digital. Según las nuevas normas, ya no se requerirá el consentimiento del cliente para emitir facturas electrónicas, lo que significa que las empresas estarán obligadas a aceptar facturas electrónicas si se introduce un régimen de facturación electrónica nacional. A partir del 1 de julio de 2030, el término «factura electrónica» se referirá exclusivamente a las facturas que se emitan, transmitan y procesen en un formato electrónico estructurado que permita el procesamiento automatizado. La facturación electrónica se convertirá en el sistema predeterminado para la emisión de facturas en la UE. Todas las empresas de la UE deberán emitir facturas electrónicas por las ventas B2B de bienes o servicios a clientes de otros estados miembros de la UE.

En la UE, la facturación electrónica ya es obligatoria para las transacciones entre empresas y administraciones públicas (B2G), y las administraciones públicas están obligadas a aceptar facturas electrónicas estructuradas. Algunos estados miembros, como Italia y Rumanía, han incluido en esta obligación las ventas nacionales B2B. Muchos otros estados miembros tienen previsto seguir el ejemplo en un futuro próximo.

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