La comprensione dei requisiti di fatturazione dell'UE è fondamentale per le attività che operano nei suoi Stati membri. Una fattura è un documento commerciale emesso da un venditore a un acquirente. Descrive nel dettaglio i prodotti o servizi forniti e stabilisce un obbligo di pagamento. All'interno dell'UE, le fatture sono importanti per la contabilità e la conformità ai fini dell'imposta sul valore aggiunto (IVA).

Il principale quadro giuridico che delinea il contenuto delle fatture e l'emissione delle stesse è la direttiva 2006/112/CE del Consiglio, comunemente nota come direttiva IVA. Questa direttiva stabilisce le norme armonizzate in materia di fatturazione applicabili in tutti gli Stati membri. Tuttavia, i requisiti dettagliati per la fatturazione possono variare notevolmente da un paese all'altro. Pertanto, è importante analizzare le normative specifiche di ciascun paese. Le fatture devono essere conformi alle normative del paese in cui si considera avvenuta la vendita di beni o servizi. Questa guida presenta una panoramica dei requisiti di contenuto delle fatture, le opzioni di fatturazione semplificate, le considerazioni valutarie e i formati accettabili in base alla direttiva IVA dell'UE.

In quali circostanze è necessaria una fattura?

Ai sensi delle norme dell'UE in materia di IVA, l'emissione di una fattura è obbligatoria per la maggior parte delle transazioni business-to-business (B2B). Le attività con sede in UE sono tenute a emettere fatture per la fornitura di beni o servizi a un'altra attività. Tuttavia, a seconda dello Stato membro, potrebbe non essere obbligatorio emettere fatture per la fornitura di determinati servizi esenti (ad es., transazioni finanziarie e assicurative o servizi educativi).

Sebbene non esista un obbligo generale di emettere fatture ai clienti non commerciali, le attività dell'UE devono emettere fatture per la vendita di beni a privati in un altro paese dell'UE se non si avvalgono del regime dello sportello unico (OSS) dell'UE. Il regime OSS dell'UE consente alle attività di registrarsi in uno Stato membro dell'UE per tutte le vendite intracomunitarie di beni e servizi a privati in altri paesi dell'UE.

Cosa deve contenere una fattura

Campi delle informazioni

La normativa IVA dell'UE stabilisce i requisiti minimi di contenuto per le fatture. Tuttavia, i singoli Stati membri dell'UE possono specificare ulteriori dettagli che devono essere inclusi. In base alla normativa IVA dell'UE, per essere conforme una fattura deve contenere le seguenti informazioni:

• Data di emissione: La data di emissione della fattura.
  
• Numero di fattura progressivo: Identificativo progressivo univoco della fattura.
  
• Numero di identificazione IVA del fornitore: Il numero di partita IVA con cui il fornitore ha effettuato la fornitura.
  
• Numero di identificazione IVA del cliente: Obbligatorio per le cessioni intracomunitarie o quando il cliente è soggetto all'IVA.
  
• Nomi completi e indirizzi: Nomi completi e indirizzi del fornitore e del cliente.
  
• Descrizione dei beni o servizi: Una descrizione chiara della quantità e della natura dei beni o servizi forniti.
  
• Data di fornitura: La data di fornitura o di ricezione del pagamento in acconto, se diversa dalla data della fattura.
  
• Base imponibile per aliquota o esenzione: Base imponibile per ciascuna aliquota IVA o esenzione applicabile.
  
• Prezzo unitario e sconti: Il prezzo unitario IVA esclusa, insieme a eventuali sconti o riduzioni applicabili.
  
• Aliquota IVA applicata: L'aliquota IVA applicabile ai beni o servizi forniti.
  
• Importo IVA da pagare: L'importo totale dell'IVA dovuta.
  
• Riferimento all'autofatturazione: Se il cliente emette la fattura per conto del venditore, la fattura deve includere "autofatturazione".
  
• Riferimento a esenzioni o inversione contabile: Se del caso, una nota indicante che la fornitura è esente da IVA o soggetta al meccanismo dell'inversione contabile.
  
• Riferimento a regimi speciali: Indicazione di eventuali regimi speciali, quali regimi di margine o contabilità per cassa, se applicabile.
  
• Informazioni sul rappresentante fiscale: Se il responsabile del pagamento dell'IVA è un rappresentante fiscale, occorre includere il suo numero di identificazione IVA, il suo nome completo e il suo indirizzo.
  

A partire dal 1° luglio 2030, per garantire la conformità le fatture dovranno includere ulteriori dettagli. Per le fatture di rettifica, è necessario includere un numero progressivo che identifichi la fattura originale da rettificare. Inoltre, anche il numero o i numeri di conto bancario del fornitore designati per il pagamento devono essere chiaramente indicati sulla fattura.

Fatture semplificate

Ai sensi della direttiva IVA dell'UE, le fatture semplificate sono consentite in situazioni specifiche, ad esempio quando l'importo della fattura non supera i 100 €. Queste fatture richiedono meno dettagli rispetto alle fatture complete, ma i requisiti esatti possono variare a seconda dello Stato membro. In genere, una fattura semplificata include:

• Data di emissione: La data di emissione della fattura.
  
• Identificazione del fornitore: Nome e indirizzo del soggetto passivo che fornisce i beni o i servizi.
  
• Descrizione dei beni o servizi: Identificazione del tipo e della quantità di beni forniti o servizi resi.
  
• Importo IVA da pagare: L'importo dell'IVA dovuta o le informazioni necessarie per calcolarlo.
  
• Riferimento alla fattura iniziale: Per le note di credito, un riferimento specifico e inequivocabile alla fattura iniziale e ai dati da modificare.
  

Lingua

Ai sensi delle norme dell'UE in materia di IVA, non esiste un requisito specifico riguardo alla lingua in cui deve essere emessa una fattura. Tuttavia, i singoli Stati membri dell'UE possono avere regolamenti propri che impongono l'emissione delle fatture nelle loro lingue ufficiali.

Valuta

Le fatture possono essere emesse in qualsiasi valuta; tuttavia, l'importo dell'IVA deve essere espresso nella valuta nazionale dello Stato membro in cui si ritiene che la cessione abbia luogo.

Data di scadenza del pagamento

Ai sensi delle norme dell'UE in materia di IVA, l'indicazione della data di scadenza del pagamento non è obbligatoria ai fini dell'IVA. Tuttavia, includere una data di scadenza del pagamento è considerata una best practice, in quanto chiarisce i termini di pagamento e può facilitare transazioni puntuali.

Formato della fattura

Ai sensi della normativa IVA dell'UE, le fatture possono essere emesse sia in formato cartaceo che elettronico. Le fatture elettroniche sono equiparate a quelle cartacee, a condizione che ne siano garantite l'autenticità, l'integrità del contenuto e la leggibilità. L'utilizzo delle fatture elettroniche è subordinato all'accettazione da parte del destinatario.

Tuttavia, la situazione cambierà con la prevista attuazione della direttiva IVA nell'era digitale. In base alle nuove norme, il consenso del cliente non sarà più necessario per l'emissione di fatture elettroniche, il che significa che le attività saranno obbligate ad accettare fatture elettroniche se verrà introdotto un regime nazionale di fatturazione elettronica. A partire dal 1° luglio 2030, il termine "fattura elettronica" si riferirà esclusivamente alle fatture emesse, trasmesse ed elaborate in un formato elettronico strutturato che consenta l'elaborazione automatizzata. La fatturazione elettronica diventerà il sistema predefinito per l'emissione delle fatture nell'UE. Tutte le attività dell'UE dovranno emettere fatture elettroniche per le vendite B2B di beni o servizi a clienti in altri Stati membri dell'UE.

Nell'UE, la fatturazione elettronica è già obbligatoria per le transazioni business-to-government (B2G) e le pubbliche amministrazioni sono tenute ad accettare fatture elettroniche strutturate. Alcuni Stati membri, come l'Italia e la Romania, hanno esteso questo obbligo alle vendite B2B nazionali. Molti altri Stati membri stanno pianificando di seguire l'esempio nel prossimo futuro.

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