Unternehmen, die in EU-Mitgliedsstaaten tätig sind, sollten die EU-Vorgaben zur Rechnungsstellung genau kennen. Eine Rechnung ist ein gewerbliches Dokument, das von einem Verkäufer für einen Käufer ausgestellt wird. Darin werden die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen detailliert aufgeführt und eine Zahlungsverpflichtung begründet. Innerhalb der EU sind Rechnungen für die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer von Bedeutung.

Die wichtigste juristische Grundlage für den Inhalt und die Ausstellung von Rechnungen ist die Richtlinie 2006/112/EG des Rates, die auch als Mehrwertsteuerrichtlinie bekannt ist. Sie legt harmonisierte Rechnungsstellungsregeln fest, die in allen Mitgliedstaaten gelten. Die genauen Rechnungsanforderungen können sich jedoch von Land zu Land erheblich unterscheiden. Daher sollte man stets die spezifischen Vorschriften im jeweiligen Land prüfen. Rechnungen müssen den Vorschriften desjenigen Landes entsprechen, dem der Verkauf der Waren bzw. Dienstleistungen zugerechnet wird. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die Anforderungen an den Rechnungsinhalt, die vereinfachte Rechnungsstellung, Währungswahl und Format basierend auf der EU-Umsatzsteuerrichtlinie.

Wann ist eine Rechnung notwendig?

Demnach ist bei den meisten Transaktionen im Firmenkundengeschäft (B2B) eine Rechnung obligatorisch. In der EU ansässige Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen für die Lieferung von Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen auszustellen. Je nach Mitgliedstaat ist es jedoch nicht immer zwingend erforderlich, Rechnungen für bestimmte steuerbefreite Dienstleistungen (z. B. Finanz- und Versicherungsgeschäfte oder Bildungsdienstleistungen) auszustellen.

Obwohl es keine generelle Pflicht zur Rechnungsstellung an Privatkunden gibt, müssen EU-Unternehmen Rechnungen für den Verkauf von Waren an Privatpersonen in anderen EU-Ländern ausstellen, wenn das One-Stop-Shop-System der EU nicht in Anspruch genommen wird. Dieses ermöglicht es Unternehmen, sich in einem EU-Mitgliedstaat für alle innergemeinschaftlichen Verkäufe von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern zu registrieren.

Pflichtangaben

Datenfelder

Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie regelt die Mindestanforderungen an den Rechnungsinhalt. Einzelne EU-Mitgliedstaaten können jedoch weitere Anforderungen stellen, die dann zu berücksichtigen sind. Laut EU-Mehrwertsteuerrichtlinie müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• Ausstellungsdatum: Rechnungsdatum
  
• Fortlaufende Rechnungsnummer: eine eindeutige fortlaufende Kennung.
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Anbieters: Die USt.-IdNr., unter die Lieferung erfolgt
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden: erforderlich bei umsatzsteuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Lieferungen
  
• Name und Anschrift: die vollständigen Namen und Adressen von Verkäufer und Kunde
  
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: eine genaue Beschreibung der Menge und Art der Waren bzw. Dienstleistungen
  
• Lieferdatum: das Datum der Lieferung bzw. Anzahlung, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht
  
• Steuerbemessungsgrundlagen bzw. Steuerbefreiung: die Steuerbemessungsgrundlage für alle anwendbaren Umsatzsteuersätze bzw. etwaige Steuerbefreiungen
  
• Stückpreis und Rabatte: der Preis pro Einheit ohne Umsatzsteuer unter Berücksichtigung etwaiger Rabatte
  
• USt.-Satz: der auf die Waren oder Dienstleistungen anwendbare USt.-Satz
  
• Zahlbarer USt.-Betrag: der fällige USt.-Betrag
  
• Selbstfakturierungshinweis: Wird die Rechnung im Verkäuferauftrag ausgestellt, muss sie den Hinweis „Selbstfakturierung“ enthalten.
  
• Hinweis auf etwaige Steuerbefreiungen und Umkehrungen der Steuerschuld: ggf. ein Vermerk, dass die Lieferung USt.-befreit ist oder der Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge) unterliegt
  
• Verweis auf Sonderregelungen: Angaben zu etwaigen Sonderregelungen wie Differenzbesteuerung oder Kassenbuchhaltung
  
• Angaben zum Steuervertreter: Übernimmt ein Steuervertreter die USt.-Zahlung, ist dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der vollständige Name und die Anschrift anzugeben.
  

Ab dem 1. Juli 2030 müssen Rechnungen zudem weitere Angaben enthalten. Bei Korrekturrechnungen muss die Nummer der zu berichtigenden Originalrechnung angegeben werden. Darüber hinaus sind auch die für die Zahlung vorgesehenen Kontonummern des Lieferanten auf der Rechnung deutlich anzugeben.

Vereinfachte Rechnungen

Laut EU-Umsatzsteuerrichtlinie sind vereinfachte Rechnungen unter bestimmten Bedingungen zulässig, etwa wenn der Rechnungsbetrag 100 EUR nicht übersteigt. Entsprechende Rechnungen erfordern weniger Details als vollständige Rechnungen. Die genauen Anforderungen können jedoch von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat variieren. Vereinfachte Rechnungen enthalten in der Regel:

• Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum
  
• Angaben zum Lieferanten: Name und Anschrift des Steuerpflichtigen, der die Waren liefert bzw. die Dienstleistungen erbringt
  
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Angaben zu Art und Menge der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen
  
• Zahlbarer USt.-Betrag: Der zu zahlende USt.-Betrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben
  
• Verweis auf die ursprüngliche Rechnung: Bei Gutschriften ein eindeutiger Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und die einzelnen Änderungen
  

Sprache

Laut den USt.-Vorschriften der EU gibt es keine besonderen Anforderungen an die Rechnungssprache. Die einzelnen EU-Mitgliedsstaaten können jedoch eigene Regelungen aufstellen, die besagen, dass Rechnungen in der jeweiligen Amtssprache ausgestellt werden müssen.

Währung

Rechnungen können in jeder Währung ausgestellt werden. Der USt.-Betrag muss jedoch in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, in dem die Lieferung als erbracht gilt.

Fälligkeitsdatum

Laut den USt.-Richtlinien der EU muss kein Fälligkeitsdatum für Mehrwertsteuerzwecke angegeben werden. Dies ist dennoch üblich, da dadurch die Zahlungsbedingungen geklärt werden und pünktliche Zahlungen begünstigt werden.

Rechnungsformat

Laut den USt.-Richtlinien der EU können Rechnungen entweder in Papierform oder in elektronischer Form ausgestellt werden. Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Papierrechnungen gleichgestellt, sofern Echtheit, Vollständigkeit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Die Verwendung elektronischer Rechnungen steht unter dem Zustimmungsvorbehalt des Empfängers.

Dies wird sich jedoch mit der anstehenden Umsetzung der Richtlinie zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter ändern. Nach den neuen Vorschriften ist keine Kundeneinwilligung in die Ausstellung elektronischer Rechnungen mehr erforderlich. Unternehmen sind also verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen, sofern ein inländisches System für die elektronische Rechnungsstellung existiert. Ab dem 1. Juli 2030 bezieht sich der Begriff „elektronische Rechnung“ nur noch auf Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Die elektronische Rechnungsstellung wird damit zum Normalfall für die Ausstellung von Rechnungen in der EU. Alle EU-Unternehmen müssen elektronische Rechnungen für B2B-Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen an Personen in anderen EU-Mitgliedstaaten ausstellen.

In der EU ist die elektronische Rechnungsstellung bei Geschäften zwischen Unternehmen und öffentlicher Hand (B2G) bereits obligatorisch, wobei auch Behörden strukturierte elektronische Rechnungen akzeptieren müssen. Einige Mitgliedstaaten wie Italien und Rumänien haben diese Verpflichtung bereits auf das inländische B2B-Geschäft ausgeweitet. Viele weitere Mitgliedstaaten planen, in naher Zukunft diesem Beispiel zu folgen.

Weitere Informationen zur Rechnungsstellung mit Stripe finden Sie in der Dokumentation. Weitere Informationen zu externen Anbietern aus dem Stripe App Store, die die elektronische Rechnungsstellung unterstützen, finden Sie hier. Um selber Rechnungen zu versenden und Zahlungen anzunehmen, wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.