Comprendre les exigences de l’UE en matière de facturation est essentiel pour les entreprises qui exercent leur activité dans les États membres. Une facture est un document commercial émis par un marchand à un acheteur. Elle détaille les produits ou services fournis et établit une obligation de paiement. Au sein de l’UE, les factures sont importantes pour la comptabilité et la conformité relatives à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Le principal cadre juridique définissant le contenu et l’émission des factures est la Directive 2006/112/CE du Conseil, communément appelée directive TVA. Cette directive énonce les règles de facturation harmonisées applicables dans tous les États membres. Cependant, les exigences en matière de facturation détaillée peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. Par conséquent, il est important d’examiner les réglementations spécifiques de chaque pays. Les factures doivent être conformes aux règles du pays où la vente de biens ou de services est réputée avoir lieu. Ce guide donne un aperçu des exigences en matière de contenu des factures, des options de facturation simplifiée, des considérations relatives aux devises et des formats acceptables en fonction de la directive européenne sur la TVA.

Les circonstances qui exigent une facture

En vertu de la réglementation de l’UE sur la TVA, l’émission d’une facture est obligatoire pour la plupart des transactions interentreprises. Les entreprises établies dans l’UE sont tenues d’émettre des factures pour la fourniture de biens ou de services à une autre entreprise. Toutefois, selon l’État membre, il peut ne pas être obligatoire d’émettre des factures pour la fourniture de certains services exonérés (par exemple, pour les transactions financières et d’assurance ou pour les services éducatifs).

Bien qu’il n’existe pas d’obligation générale d’émettre des factures à des clients non professionnels, les entreprises de l’UE doivent émettre des factures pour la vente de biens à des particuliers dans un autre pays de l’UE si elles n’utilisent pas le régime du guichet unique de l’UE (OSS). Le système de guichet unique de l’UE permet aux entreprises de s’enregistrer dans un État membre de l’UE pour toutes les ventes intra-UE de biens et de services à des particuliers dans d’autres pays de l’UE.

Ce qu’une facture doit contenir

Champs d’information

La législation de l’EU sur la TVA détermine les exigences minimales en matière de contenu pour les factures. Toutefois, les États membres de l’UE peuvent préciser des informations supplémentaires qui doivent être incluses. Selon la législation de l’UE sur la TVA, une facture doit contenir les informations suivantes pour être conforme :

• Date d’émission : Date d’émission de la facture.
  
• Numéro de facture séquentiel : Un identifiant unique et séquentiel de la facture.
  
• Numéro d’identification de TVA du fournisseur : Le numéro de TVA sous lequel le fournisseur a effectué la fourniture.
  
• Numéro d’identification de TVA du client : Obligatoire pour les livraisons intracommunautaires ou lorsque le client est redevable de la TVA.
  
• Noms et adresses complets : Les nom et adresse complets du fournisseur et du client.
  
• Description des biens ou services : Une description claire de la quantité et de la nature des biens ou services fournis.
  
• Date de fourniture : La date à laquelle la fourniture a été effectuée ou la date de réception de l’acompte, si elle est différente de la date de facturation.
  
• Montant taxable par taux ou exonération : Le montant taxable pour chaque taux ou exonération de TVA applicable.
  
• Prix unitaire et réductions : Le prix unitaire, sans la TVA, ainsi que les réductions ou déductions applicables.
  
• Taux de TVA appliqué : Taux de TVA applicable aux biens ou services fournis.
  
• Montant de la TVA à payer : Le montant total de la TVA dû.
  
• Référence à l’autofacturation : Si le client émet la facture pour le compte du marchand, la facture doit comporter la mention « autofacturation ».
  
• Référence aux exonérations ou à la taxe au preneur : Le cas échéant, une mention indiquant que la fourniture est exonérée de TVA ou soumise au mécanisme de taxe au preneur.
  
• Référence aux régimes spéciaux : Indications de tout régime spécial, tel que les régimes de marge ou la comptabilité de trésorerie, le cas échéant.
  
• Informations sur le représentant fiscal : Si un représentant fiscal est responsable du paiement de la TVA, son numéro d’identification de TVA, son nom complet et son adresse doivent être indiqués.
  

À compter du 1er juillet 2030, les factures devront inclure des informations supplémentaires pour être conformes. Pour les factures rectificatives, un numéro séquentiel identifiant la facture originale corrigée doit être inclus. De plus, le ou les numéros de compte bancaire du fournisseur désignés pour le paiement doivent également être clairement indiqués sur la facture.

Factures simplifiées

En vertu de la directive de l’UE sur la TVA, les factures simplifiées sont autorisées dans des situations spécifiques, par exemple lorsque le montant de la facture ne dépasse pas 100 €. Ces factures nécessitent moins d’informations que les factures complètes, mais les exigences exactes peuvent varier d’un État membre à l’autre. En règle générale, une facture simplifiée comprend ce qui suit :

• Date d’émission : Date d’émission de la facture.
  
• Identification du fournisseur : Le nom et l’adresse du contribuable qui fournit les biens ou services.
  
• Description des biens ou services : Identification du type et de la quantité de biens fournis ou de services rendus.
  
• Montant de la TVA à payer : Le montant de la TVA à payer ou les informations nécessaires à son calcul.
  
• Référence à la facture initiale : Pour les notes de crédit, une référence spécifique et claire à la facture initiale et aux informations faisant l’objet de modifications.
  

Langue

En vertu de la réglementation de l’UE sur la TVA, il n’existe pas d’exigence spécifique concernant la langue dans laquelle une facture doit être émise. Toutefois, les États membres de l’UE peuvent avoir leurs propres réglementations exigeant que les factures soient émises dans leurs langues officielles.

Devise

Les factures peuvent être émises dans n’importe quelle devise. Toutefois, le montant de la TVA doit être indiqué dans la devise nationale de l’État membre où la fourniture est réputée avoir eu lieu.

Date d’échéance du paiement

En vertu de la réglementation de l’UE sur la TVA, la spécification d’une date d’échéance de paiement n’est pas une exigence obligatoire aux fins de la TVA. Toutefois, l’inclusion d’une date d’échéance de paiement est considérée comme une bonne pratique, car elle clarifie les conditions de paiement et peut faciliter les transactions en temps opportun.

Format de la facture

En vertu de la législation européenne sur la TVA, les factures peuvent être émises au format papier ou électronique. Les factures électroniques sont considérées comme équivalentes aux factures papier, à condition que leur authenticité, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garanties. L’utilisation de factures électroniques est soumise à l’acceptation du destinataire.

Toutefois, cela changera lors de la mise en œuvre attendue de la directive sur la TVA à l’ère numérique. En vertu des nouvelles règles, le consentement des clients ne sera plus requis pour l’émission de factures électroniques, ce qui signifie que les entreprises seront obligées d’accepter les factures électroniques si un régime national de facturation électronique est introduit. À partir du 1er juillet 2030, le terme « facture électronique » désignera exclusivement les factures émises, transmises et traitées dans un format électronique structuré permettant un traitement automatisé. La facturation électronique deviendra le système par défaut pour l’émission de factures dans l’UE. Toutes les entreprises de l’UE seront tenues d’émettre des factures électroniques pour les ventes interentreprises de biens ou de services à des clients d’autres États membres de l’UE.

Dans l’UE, la facturation électronique est déjà obligatoire pour les transactions entre entreprises et administrations publiques, et les administrations publiques sont tenues d’accepter des factures électroniques structurées. Certains États membres, comme l’Italie et la Roumanie, appliquent également cette obligation aux ventes interentreprises nationales. De nombreux autres États membres prévoient de faire de même dans un avenir proche.

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