Att förstå EU:s faktureringskrav är mycket viktigt för företag som är verksamma i dess medlemsstater. En faktura är ett kommersiellt dokument som utfärdas av en säljare till en köpare; den beskriver de produkter eller tjänster som tillhandahålls och fastställer en betalningsskyldighet. Inom EU är fakturor viktiga för momsredovisning och momsefterlevnad.

Det primära rättsliga ramverk som beskriver fakturans innehåll och utfärdande är rådets direktiv 2006/112/EG, allmänt känt som "momsdirektivet". Detta direktiv fastställer de harmoniserade faktureringsregler som gäller i alla medlemsstater. Detaljerade faktureringskrav kan dock variera avsevärt från ett land till ett annat. Därför är det viktigt att se över de specifika reglerna i varje land. Fakturor måste följa reglerna i det land där försäljningen av varorna eller tjänsterna anses äga rum. Den här guiden tillhandahåller en översikt över krav på fakturainnehåll, förenklade faktureringsalternativ, valutaöverväganden och godkända format baserat på EU:s momsdirektiv.

Vilka omständigheter kräver en faktura?

Enligt EU:s momsregler är det obligatoriskt att utfärda en faktura för de flesta B2B-transaktioner (business-to-business). Företag som är baserade i EU måste utfärda fakturor för att leverera varor eller tjänster till ett annat företag. Beroende på vilken medlemsstat det gäller kan det dock hända att det inte är obligatoriskt att utfärda fakturor för vissa tjänster som är skattebefriade (t.ex. finansiella transaktioner, försäkringstransaktioner och utbildningstjänster).

Även om det inte finns någon allmän skyldighet att utfärda fakturor till icke-företagskunder måste EU-företag utfärda fakturor för försäljning av varor till privatpersoner i ett annat EU-land om de inte använder OSS-systemet. EU:s OSS-system gör det möjligt för företag att registrera sig i ett EU-land för all försäljning av varor och tjänster inom EU till privatpersoner i andra EU-länder.

Vad en faktura behöver innehålla

Informationsfält

EU:s momslagstiftning har slagit fast minimikrav när det gäller fakturainnehåll. Enskilda EU-medlemsstater kan dock kräva att ytterligare detaljer måste inkluderas. Baserat på EU:s momslagstiftning måste en faktura innehålla följande information för att följa gällande regler:

• Datum för utfärdande: Datumet då fakturan utfärdades.
  
• Sekventiellt fakturanummer: En unik, sekventiell identifierare för fakturan.
  
• Leverantörens momsregistreringsnummer: Det momsregistreringsnummer under vilket leverantören gjorde leveransen.
  
• Kundens momsregistreringsnummer: Krävs för unionsinterna leveranser eller när kunden är momsskyldig.
  
• Fullständiga namn och adresser: Leverantörens och kundens fullständiga namn och adress.
  
• Beskrivning av varor eller tjänster: En tydlig beskrivning av mängden och typen av varor eller tjänster som tillhandahålls.
  
• Leveransdatum: Datum då leveransen gjordes eller när betalning mottogs (om det skiljer sig från fakturadatumet).
  
• Skattepliktigt belopp eller undantag: Beskattningsunderlaget för varje tillämplig momssats eller tillämpligt undantag.
  
• Enhetspris och rabatter: Enhetspriset exklusive moms tillsammans med eventuella rabatter eller avdrag.
  
• Tillämpad momssats: Den momssats som gäller för de varor eller tjänster som tillhandahålls.
  
• Momsbelopp som ska betalas: Det totala momsbeloppet som ska betalas.
  
• Hänvisning till självfakturering: Om kunden utfärdar fakturan för säljarens räkning måste fakturan innehålla ordet "självfakturering".
  
• Hänvisning till skatteundantag eller omvänd skattskyldighet: I tillämpliga fall ska en kommentar om att leveransen är undantagen från moms eller omfattas av förfarandet för omvänd skattskyldighet inkluderas.
  
• Hänvisning till särskilda ordningar: Uppgifter om eventuella särskilda ordningar, t.ex. vinstmarginalsystem eller redovisning enligt kontantprincipen, i tillämpliga fall.
  
• Information om skatteombud: Om ett skatteombud ansvarar för momsbetalningen måste ombudets momsregistreringsnummer, fullständiga namn och adress anges.
  

Från och med 1 juli 2030 måste fakturor innehålla ytterligare uppgifter för att följa alla regler. För korrigerande fakturor måste ett sekventiellt nummer som identifierar den ursprungliga fakturan inkluderas. Dessutom måste leverantörens bankkontonummer tydligt anges på fakturan.

Förenklade fakturor

Enligt EU:s momsdirektiv är förenklade fakturor tillåtna i specifika situationer, till exempel när fakturabeloppet inte överstiger 100 euro. Dessa fakturor kräver färre detaljer än fullständiga fakturor, men de exakta kraven kan variera beroende på medlemsstat. En förenklad faktura innehåller vanligtvis:

• Datum för utfärdande: Det datum då fakturan utfärdas.
  
• Identifiering av leverantör: Namn och adress för den beskattningsbara person som levererar varorna eller tillhandahåller tjänsterna.
  
• Beskrivning av varor eller tjänster: Identifiering av typ och mängd av levererade varor eller tillhandahållna tjänster.
  
• Momsbelopp som ska betalas: Det momsbelopp som ska betalas eller de uppgifter som behövs för att beräkna det.
  
• Hänvisning till den ursprungliga fakturan: För kreditnotor: en specifik och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan och de uppgifter som ändrats.
  

Språk

Enligt EU:s momsregler finns det inga särskilda krav på att fakturor ska utfärdas på ett visst språk. Enskilda EU-medlemsstater kan dock ha egna regler som kräver att fakturor utfärdas på deras officiella språk.

Valuta

Fakturor kan utfärdas i vilken valuta som helst. Momsbeloppet måste dock visas i den nationella valutan för den medlemsstat där leveransen anses äga rum.

Förfallodatum för betalning

Enligt EU:s momsregler är det inte ett obligatoriskt krav för momsändamål att ange förfallodatum för betalning. Att inkludera ett förfallodatum anses dock vara en bra idé eftersom det klargör betalningsvillkoren och kan bidra till att betalningen görs i tid.

Fakturaformat

Enligt EU:s momslagstiftning kan fakturor utfärdas i antingen pappersformat eller elektroniskt format. Elektroniska fakturor (e-fakturor) behandlas som likvärdiga med pappersfakturor, förutsatt att deras äkthet, innehållsintegritet och läsbarhet garanteras. Användningen av elektroniska fakturor förutsätter mottagarens godkännande.

Detta kommer dock att förändras i och med det förväntade genomförandet av direktivet om mervärdesskatteregler för den digitala tidsåldern. Enligt de nya reglerna kommer kundernas samtycke inte längre att krävas för att utfärda e-fakturor, vilket innebär att företag kommer att vara skyldiga att ta emot e-fakturor om ett inhemskt system för e-fakturering införs. Från och med 1 juli 2030 avser termen "elektronisk faktura" uteslutande fakturor som utfärdas, överförs och behandlas i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör automatiserad behandling. Elektronisk fakturering kommer att bli standard för utfärdande av fakturor i EU. Alla företag i EU måste utfärda e-fakturor för B2B-försäljning av varor eller tjänster till kunder i andra EU-länder.

I EU är elektronisk fakturering redan obligatorisk för transaktioner mellan företag och myndigheter (B2G), och offentliga förvaltningar måste ta emot strukturerade elektroniska fakturor. Vissa medlemsstater, t.ex. Italien och Rumänien, har utvidgat denna skyldighet till att omfatta inhemsk B2B-försäljning. Många andra medlemsländer planerar att införa liknande regler inom en snar framtid.

Mer information om Stripe Invoicing finns i vår dokumentation. Mer information om tredjepartsleverantörer i vår Stripe App Store som stöder e-fakturering finns i den här guiden. Kontakta vårt säljteam för att börja skicka fakturor och ta emot betalningar direkt.