Comprender los requisitos de facturación de la UE es clave para las empresas que operan dentro de sus estados miembros. Una factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador; en él se detallan los productos o servicios prestados, y se establece una obligación de pago. Dentro de la UE, las facturas son importantes para la contabilidad y el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el valor añadido (IVA).

El principal marco jurídico que delimita el contenido y la emisión de las facturas es la Directiva 2006/112/CE del Consejo, comúnmente conocida como Directiva del IVA. Esta directiva establece las normas armonizadas de facturación aplicables en todos los Estados miembros. Sin embargo, los requisitos detallados de facturación pueden variar significativamente de un país a otro. Por lo tanto, es importante revisar las regulaciones específicas de cada país. Las facturas deben cumplir con las normas del país en el que se considera que se produce la venta de bienes o servicios. Esta guía ofrece un resumen de los requisitos de contenido de las facturas, las opciones de facturación simplificadas, las consideraciones sobre divisas y los formatos aceptables según la Directiva sobre el IVA de la UE.

¿Qué circunstancias exigen una factura?

Según las normas del IVA de la UE, la emisión de una factura es obligatoria para la mayoría de las transacciones B2B. Las empresas establecidas en la UE están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o servicios a otra empresa. Sin embargo, dependiendo del Estado miembro, puede que no sea obligatorio emitir facturas por la prestación de determinados servicios exentos (por ejemplo, transacciones financieras y de seguros o servicios educativos).

Aunque no existe una obligación general de emitir facturas a clientes no empresariales, las empresas de la UE deben emitir facturas por la venta de bienes a particulares en un país diferente de la UE si no utilizan el sistema de ventanilla única de la Unión. El régimen de ventanilla única de la Unión permite que las empresas se registren en un Estado miembro de la UE para todas las ventas de bienes y servicios dentro de la UE a particulares de otros países de la UE.

Qué debe incluir una factura

Campos de información

La legislación del IVA de la UE establece los requisitos mínimos de contenido para las facturas. No obstante, cada Estado miembro de la UE puede especificar detalles adicionales que deben incluirse. De acuerdo con la legislación en materia de IVA de la UE, una factura debe contener la siguiente información para cumplir con la normativa:

• Fecha de emisión: La fecha en que se emite la factura.
  
• Número de factura secuencial: Un identificador único y secuencial para la factura.
  
• Número de identificación a efectos del IVA del proveedor: El número de IVA con el que el proveedor realizó el suministro.
  
• Número de identificación de IVA del cliente: Exigido para entregas intracomunitarias o cuando el cliente sea deudor del IVA.
  
• Nombres completos y direcciones: Los nombres completos y las direcciones tanto del proveedor como del cliente.
  
• Descripción de bienes o servicios: Una descripción clara de la cantidad y naturaleza de los bienes o servicios proporcionados.
  
• Fecha de suministro: La fecha en que se realizó el suministro o cuando se recibió el pago a cuenta, si es diferente a la fecha de la factura.
  
• Base imponible por tasa o exención: El importe imponible para cada tipo de IVA aplicable o exención.
  
• Precio unitario y descuentos: El precio unitario sin incluir el IVA, junto con los descuentos o rebajas aplicables.
  
• Tipo de IVA aplicado: El tipo de IVA aplicable a los bienes o servicios proporcionados.
  
• Importe del IVA a pagar: El importe total del IVA adeudado.
  
• Referencia a la autofacturación: Si el cliente emite la factura en nombre del vendedor, la factura debe incluir la "autofacturación".
  
• Referencia a exenciones o inversión del sujeto pasivo: En su caso, una nota que indique que el suministro está exento de IVA o sujeto al mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
  
• Referencia a regímenes especiales: Indicaciones de cualquier régimen especial, como los sistemas de márgenes o la contabilidad de caja, si procede.
  
• Información del representante fiscal: Si un representante fiscal es responsable del pago del IVA, debe incluir su número de identificación de IVA, su nombre completo y su dirección.
  

A partir del 1 de julio de 2030, las facturas deberán incluir detalles adicionales para garantizar el cumplimiento de la normativa. En el caso de las facturas rectificativas, debe incluirse un número secuencial que identifique la factura original que se corrige. Además, los números de cuenta bancaria del proveedor designados para el pago también deben indicarse claramente en la factura.

Facturas simplificadas

Según la Directiva sobre el IVA de la UE, las facturas simplificadas están permitidas en determinadas situaciones, como cuando el importe de la factura no supera los 100 €. Estas facturas requieren menos información que las facturas completas, pero los requisitos exactos pueden variar según el estado miembro. Normalmente, una factura simplificada incluye:

• Fecha de emisión: La fecha de emisión de la factura.
  
• Identificación de proveedores: El nombre y dirección del sujeto pasivo que entrega los bienes o presta los servicios.
  
• Descripción de bienes o servicios: Identificación del tipo y cantidad de bienes suministrados o servicios prestados.
  
• Importe del IVA a pagar: El importe del IVA a pagar o la información necesaria para calcularlo.
  
• Referencia a factura inicial: En el caso de las notas de crédito, una referencia específica e inequívoca a la factura inicial y a los datos que se modifican.
  

Idioma

Según las normas sobre el IVA de la UE, no existe ningún requisito específico en cuanto al idioma en el que debe emitirse una factura. No obstante, cada Estado miembro de la UE puede tener sus propias normativas que obligan a que las facturas se emitan en sus lenguas oficiales.

Divisa

Las facturas se pueden emitir en cualquier moneda; no obstante, el importe del IVA deberá expresarse en la moneda nacional del Estado miembro en el que se considere que se ha efectuado la entrega.

Fecha de vencimiento del pago

Según las normas del IVA de la UE, especificar una fecha de vencimiento de pago no es un requisito obligatorio a efectos del IVA. Sin embargo, incluir una fecha de vencimiento del pago se considera una buena práctica, ya que aclara las condiciones de pago y puede facilitar el pago a tiempo de la transacción.

Formato de la factura

Según la legislación del IVA de la UE, las facturas se pueden emitir en papel o en formato electrónico. Las facturas electrónicas (e-facturas) se tratan como equivalentes a las facturas en papel, siempre que se garantice su autenticidad, integridad de contenido y legibilidad. El uso de facturas electrónicas está sujeto a la aceptación del destinatario.

Sin embargo, esto cambiará con la aplicación prevista de la Directiva sobre el IVA en la era digital. Según las nuevas normas, ya no se requerirá el consentimiento del cliente para emitir facturas electrónicas, lo que significa que las empresas estarán obligadas a aceptar facturas electrónicas si se introduce un régimen nacional de facturación electrónica. A partir del 1 de julio de 2030, el término "factura electrónica" se referirá exclusivamente a las facturas que se emitan, transmitan y procesen en un formato electrónico estructurado que permita el procesamiento automatizado. La facturación electrónica se convertirá en el sistema predeterminado para la emisión de facturas en la UE. Todas las empresas de la UE deberán emitir facturas electrónicas para las ventas B2B de bienes y servicios a clientes de otros Estados miembros de la UE.

En la UE, la facturación electrónica ya es obligatoria para las transacciones B2G, y las administraciones públicas están obligadas a aceptar facturas electrónicas estructuradas. Algunos Estados miembros, como Italia y Rumanía, han ampliado esta obligación para incluir las ventas nacionales B2B. Muchos otros Estados miembros tienen previsto seguir su ejemplo en un futuro próximo.

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