Comprendre les exigences de l'UE en matière de facturation est essentiel pour les entreprises opérant dans ses États membres. Une facture est un document commercial émis par un vendeur à un acheteur ; elle détaille les produits ou services fournis et établit une obligation de paiement. Au sein de l'UE, les factures sont importantes pour la comptabilité et la conformité en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Le principal cadre juridique définissant le contenu et l'émission des factures est la directive 2006/112/CE du Conseil de l'Union européenne, communément appelée directive sur la TVA. Cette directive énonce les règles de facturation harmonisées applicables dans tous les États membres. Cependant, les exigences détaillées peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre. Par conséquent, il est important d'examiner les réglementations spécifiques de chaque pays. Les factures doivent être conformes aux règles du pays où la vente de biens ou de services est considérée comme ayant lieu. Ce guide fournit une vue d'ensemble des exigences en matière de contenu des factures, des options de facturation simplifiée, des considérations relatives aux devises et des formats acceptables d'après la directive européenne sur la TVA.

Dans quelles circonstances une facture est-elle nécessaire ?

En vertu de la réglementation de l'UE en matière de TVA, l'émission d'une facture est obligatoire pour la plupart des transactions interentreprises (B2B). Les entreprises établies dans l'UE sont tenues d'émettre des factures pour la fourniture de biens ou de services à une autre entreprise. Toutefois, selon l'État membre, il peut ne pas être obligatoire d'émettre des factures pour la fourniture de certains services exonérés (par exemple, les transactions financières et d'assurance ou les services éducatifs).

Bien qu'il n'existe pas d'obligation générale d'émettre des factures à des clients non professionnels, les entreprises de l'UE doivent émettre des factures pour la vente de biens à des particuliers dans d'autres pays de l'UE si elles n'utilisent pas le régime du guichet unique de l'UE. Le guichet unique de l'UE permet aux entreprises de s'enregistrer dans un seul État membre pour toutes les ventes de biens et de services à des particuliers situés dans d'autres pays de l'UE.

Ce qu'une facture doit contenir

Champs d'information

La législation européenne sur la TVA fixe les exigences minimales en matière de contenu pour les factures. Toutefois, les États membres de l'UE peuvent spécifier des détails supplémentaires qui doivent être inclus. Selon la législation européenne sur la TVA, une facture doit contenir les informations suivantes pour être conforme :

• Date d'émission : date d'émission de la facture.
  
• Numéro de facture séquentiel : identificateur unique et séquentiel de la facture.
  
• Numéro de TVA du fournisseur : numéro de TVA sous lequel le fournisseur a effectué la livraison.
  
• Numéro de TVA du client : obligatoire pour les livraisons intracommunautaires ou lorsque le client est redevable de la TVA.
  
• Noms complets et adresses : noms complets et adresses du fournisseur et du client.
  
• Description des biens ou services : description claire de la quantité et de la nature des biens ou services fournis.
  
• Date de fourniture : date à laquelle les biens ou services ont été fournis ou date de réception de l'acompte, si elle est différente de la date de facturation.
  
• Montant taxable par taux ou exonération : base taxable pour chaque taux ou exonération de TVA applicable.
  
• Prix unitaire et remises : prix unitaire hors TVA et éventuelles remises ou ristournes applicables.
  
• Taux de TVA appliqué : taux de TVA applicable aux biens ou services fournis.
  
• Montant de la TVA à payer : montant total de la TVA due.
  
• Référence à l'autofacturation : si le client émet la facture pour le compte du vendeur, celle-ci doit comporter la mention « autofacturation ».
  
• Référence aux exonérations ou à l'autoliquidation de la TVA : le cas échéant, une mention indiquant que la fourniture est exonérée de TVA ou soumise au mécanisme d'autoliquidation de la TVA.
  
• Référence aux régimes spéciaux : indications de tout régime spécial, tel que les régimes de marge ou la comptabilité de trésorerie, le cas échéant.
  
• Informations sur le représentant fiscal : si un représentant fiscal est responsable du paiement de la TVA, son numéro d'identification TVA, son nom complet et son adresse doivent être renseignés.
  

À compter du 1er juillet 2030, les factures devront inclure des détails supplémentaires pour garantir la conformité. Pour les factures correctives, un numéro séquentiel identifiant la facture originale à corriger doit être inclus. De plus, le(s) numéro(s) de compte bancaire du fournisseur désigné(s) pour le paiement doivent également être clairement indiqué(s) sur la facture.

Factures simplifiées

En vertu de la directive européenne sur la TVA, les factures simplifiées sont autorisées dans des situations spécifiques, par exemple lorsque le montant de la facture ne dépasse pas 100 €. Ces factures simplifiées nécessitent moins de détails que les factures complètes, mais les exigences exactes peuvent varier d'un État membre à l'autre. En règle générale, une facture simplifiée comprend :

• Date d'émission : date d'émission de la facture.
  
• Identification du fournisseur : le nom et l'adresse de la personne assujettie qui fournit les biens ou services.
  
• Description des biens ou services : identification du type et de la quantité de biens ou services fournis.
  
• Montant de la TVA à payer : le montant de la TVA à payer ou les informations nécessaires à son calcul.
  
• Référence à la facture initiale : pour les avoirs, une référence spécifique et dénuée d'ambiguïté à la facture initiale et aux données modifiées.
  

Langue

La réglementation de l'UE en matière de TVA ne prévoit pas d'exigence spécifique concernant la langue dans laquelle une facture doit être émise. Toutefois, les États membres de l'UE peuvent avoir leurs propres réglementations exigeant que les factures soient émises dans leur langue officielle.

Devise

Les factures peuvent être émises dans n'importe quelle devise. Toutefois, le montant de la TVA doit être exprimé dans la monnaie nationale de l'État membre où la prestation est réputée avoir eu lieu.

Date d'échéance du paiement

La réglementation de l'UE en matière de TVA n'impose pas d'obligation de mentionner la date d'échéance de paiement aux fins de la TVA. Toutefois, l'inclusion d'une date d'échéance de paiement est considérée comme une bonne pratique, car une telle mention clarifie les conditions de paiement et peut limiter les retards.

Format de la facture

En vertu de la législation européenne sur la TVA, les factures peuvent être émises au format papier ou électronique. Les factures électroniques sont considérées comme équivalentes aux factures papier, à condition que leur authenticité, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garanties. L'utilisation de factures électroniques est soumise à l'acceptation du destinataire.

Toutefois, cela va changer avec la mise en œuvre attendue de la directive sur la TVA à l'ère numérique. En vertu des nouvelles règles, le consentement des clients ne sera plus requis pour l'émission de factures électroniques, ce qui signifie que les entreprises seront obligées d'accepter les factures électroniques si un régime national de facturation électronique est introduit. À partir du 1er juillet 2030, le terme « facture électronique » désignera exclusivement les factures émises, transmises et traitées dans un format électronique structuré permettant un traitement automatisé. La facturation électronique deviendra le système par défaut pour l'émission de factures dans l'UE. Toutes les entreprises de l'UE seront tenues d'émettre des factures électroniques pour les ventes B2B de biens ou de services à des clients situés dans d'autres États membres de l'UE.

Dans l'UE, la facturation électronique est déjà obligatoire pour les transactions entre entreprises et administrations publiques (B2G), les administrations publiques étant tenues d'accepter des factures électroniques structurées. Certains États membres, comme l'Italie et la Roumanie, ont étendu cette obligation aux ventes B2B nationales. De nombreux autres États membres envisagent de sauter le pas dans un avenir proche.

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