Compreender os requisitos de faturamento da UE é essencial para as empresas que operam nos seus estados-membros. Uma fatura é um documento comercial emitido por um vendedor para um comprador. Ele detalha os produtos ou serviços fornecidos e estabelece uma obrigação de pagamento. Na UE, as faturas são importantes para a contabilidade e conformidade do Imposto sobre Valor Agregado (IVA).

O principal quadro jurídico que descreve o conteúdo e a emissão de faturas é a Diretiva 2006/112/EC do Conselho, conhecida como Diretiva IVA. Esta diretiva estabelece as regras harmonizadas de faturamento aplicáveis em todos os estados-membros. No entanto, os requisitos detalhados de faturamento podem variar significativamente de um país para outro. Por isso, é importante rever as regulamentações específicas de cada país. As faturas devem estar em conformidade com as regras do país onde a venda de bens ou serviços ocorrerá. Este guia oferece uma visão geral dos requisitos de conteúdo da fatura, opções simplificadas de faturamento, considerações de moeda e formatos aceitáveis com base na Diretiva IVA da UE.

Em quais circunstâncias a fatura é necessária?

De acordo com as regras da UE sobre o IVA, a emissão de uma fatura é obrigatória para a maioria das transações entre empresas (B2B). Empresas estabelecidas na UE são obrigadas a emitir faturas para o fornecimento de bens ou serviços a outra empresa. No entanto, dependendo do estado-membro, pode não ser obrigatório emitir faturas para a prestação de determinados serviços isentos (por exemplo, transações financeiras e de seguros ou serviços educacionais).

Embora não exista uma obrigação geral de emitir faturas a clientes não corporativos, as empresas da União Europeia terão que emitir faturas relativas a vendas de bens a pessoas físicas de diferentes países da UE se não estiverem usando o esquema de Balcão Único da União(OSS). O esquema OSS da União permite que empresas se registrem em um estado-membro da UE para todas as vendas intra-UE de bens e serviços para pessoas físicas em outros países da UE.

O que uma fatura precisa ter

Campos de informação

A legislação da UE sobre IVA estabelece os requisitos mínimos de conteúdo para as faturas. No entanto, cada estado-membro da UE pode especificar detalhes adicionais que precisam de ser incluídos. Com base na legislação de IVA da UE, uma fatura deve conter as seguintes informações para estar em conformidade:

• Data de emissão: A data de emissão da fatura.
  
• Número da fatura sequencial: Um identificador único e sequencial para a fatura.
  
• Número de identificação de IVA do fornecedor: O número de IVA no qual o fornecedor efetuou a entrega.
  
• Número de identificação de IVA do cliente: Exigido para entregas intracomunitárias ou quando o cliente é responsável pelo IVA.
  
• Nomes completos e endereços: Os nomes e endereços completos do fornecedor e do cliente.
  
• Descrição dos produtos ou serviços: Uma descrição clara da quantidade e da natureza dos bens ou serviços fornecidos.
  
• Data de fornecimento: A data em que o fornecimento foi feito ou quando o pagamento por conta foi recebido, se diferente da data da fatura.
  
• Valor tributável por alíquota ou isenção: O valor tributável para cada alíquota ou isenção de IVA aplicável.
  
• Preço unitário e descontos: O preço unitário exclusivo do IVA, juntamente com quaisquer descontos ou abatimentos aplicáveis.
  
• Alíquota de IVA aplicada: A alíquota de IVA aplicável aos bens ou serviços fornecidos.
  
• Valor do IVA a pagar: O valor total do IVA devido.
  
• Referência ao autofaturamento: Se o cliente emitir a fatura em nome do vendedor, ela deverá incluir "autofaturamento".
  
• Referência a isenções ou cobrança reversa: Se for caso disso, uma nota indicando que a entrega está isenta de IVA ou sujeita ao mecanismo de cobrança reversa.
  
• Referência aos esquemas especiais: Indicações de quaisquer esquemas especiais, como regimes de margens ou contabilidade de caixa, se aplicável.
  
• Informações do representante fiscal: Se um representante fiscal for responsável pelo pagamento do IVA, o número de identificação do IVA, o nome completo e o endereço deverão ser incluídos.
  

A partir de 1º de julho de 2030, as faturas precisarão incluir outros detalhes para garantir a conformidade. Para faturas corretivas, é necessário incluir um número sequencial que identifique a fatura original que está sendo corrigida. Além disso, os números de conta bancária do fornecedor designados para pagamento também devem estar claramente indicados na fatura.

Faturas simplificadas

Nos termos da Diretiva de IVA da UE, as faturas simplificadas são permitidas em situações específicas, como quando o valor da fatura não excede € 100. Essas faturas exigem menos detalhes do que as faturas completas, mas os requisitos exatos podem variar de acordo com o estado-membro. Normalmente, uma fatura simplificada inclui:

• Data de emissão: a data de emissão da fatura.
  
• Identificação do fornecedor: Nome e endereço do sujeito passivo que fornece os bens ou os serviços.
  
• Descrição dos produtos ou serviços: Identificação do tipo e quantidade de bens fornecidos ou serviços prestados.
  
• Valor do IVA a pagar: O montante do IVA a pagar ou as informações necessárias para o calcular.
  
• Referência à fatura inicial: Para as notas de crédito, uma referência específica e clara à fatura inicial e aos dados que serão alterados.
  

Idioma

Nos termos das regras da UE em matéria de IVA, não existe qualquer requisito específico relativo ao idioma em que a fatura deve ser emitida. No entanto, cada estado-membro da UE pode ter os seus próprios regulamentos que obriguem a que as faturas sejam emitidas em seus idiomas oficiais.

Moeda

As faturas podem ser emitidas em qualquer moeda. Porém, o montante do IVA deve ser expresso na moeda nacional do estado-membro onde o negócio acontece.

Prazo para pagamento

De acordo com as regras da UE sobre o IVA, especificar uma data de vencimento do pagamento não é um requisito obrigatório para efeitos de IVA. No entanto, é recomendado inclusão de uma data de vencimento de pagamento, pois esclarece os termos de pagamento e pode facilitar transações em tempo hábil.

Formato da fatura

Nos termos da legislação da UE sobre o IVA, as faturas podem ser emitidas em papel ou em formato eletrônico. As faturas eletrônicas são equiparadas às faturas em papel, desde que sua autenticidade, integridade do conteúdo e legibilidade sejam garantidas. O uso de faturas eletrônicas está sujeito à aceitação do destinatário.

No entanto, isso mudará com a esperada aplicação da Diretiva IVA na Era Digital. De acordo com as novas regras, o consentimento do cliente deixará de ser exigido para a emissão de faturas eletrônicas, o que significa que as empresas serão obrigadas a aceitar faturas eletrônicas se for introduzido um esquema nacional de faturação eletrônica. A partir de 1º de julho de 2030, o termo “nota fiscal eletrônica” se referirá exclusivamente às faturas emitidas, transmitidas e processadas em um formato eletrônico estruturado que permita o processamento automatizado. O faturamento eletrônico passará a ser o sistema padrão para a emissão de faturas na UE. Todas as empresas da UE serão obrigadas a emitir faturas eletrônicas para vendas B2B de bens ou serviços a clientes em outros estados-membros da UE.

Na UE, o faturamento eletrônico já é obrigatório para transações entre empresas e governos (B2G), e as administrações públicas são obrigadas a aceitar faturas eletrônicas estruturadas. Alguns estados-membros, como a Itália e a Romênia, estenderam essa obrigação para incluir as vendas B2B no mercado interno. Muitos outros estados-membros estão planejando seguir o exemplo num futuro próximo.

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