Het accepteren van betalingen via de telefoon kan een strategische zet zijn voor bedrijven, omdat ze hierdoor nieuwe markten kunnen bereiken, omzet kunnen genereren die anders misschien verloren zou gaan en een meer gebruiksvriendelijke klantervaring kunnen bieden. Het accepteren van betalingen via de telefoon gaat echter gepaard met uitdagingen. Bedrijven moeten zorgvuldig omgaan met potentiële valkuilen en rekening houden met allerlei factoren, van de beveiliging van gegevens tot de kosten voor verwerking. We bespreken hoe bedrijven op een effectieve en veilige manier betalingen via de telefoon kunnen accepteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Is het mogelijk om creditcardbetalingen via de telefoon te accepteren?
  
• Welke soorten bedrijven moeten betalingen via de telefoon accepteren?
  
• Hoeveel kost het om betalingen via de telefoon te accepteren?
  
• Voordelen en risico's van het accepteren van betalingen via de telefoon
  
• Betalingen van klanten via de telefoon accepteren
  

Is het mogelijk om creditcardbetalingen via de telefoon te accepteren?

Ja, meestal worden dit soort betalingen MOTO-betalingen genoemd (bestelling per of telefoon). Het gaat om een soort CNP-transactie (waarbij de betaalkaart niet aanwezig is), wat betekent dat het bedrijf de creditcardgegevens in het betalingssysteem invoert, in plaats van dat de klant de betaalkaart fysiek moet overhandigen.

Welke soorten bedrijven moeten betalingen via de telefoon accepteren?

Verschillende soorten bedrijven kunnen profiteren van het accepteren van betalingen via de telefoon vanwege hun specifieke operationele modellen of klantenservicestrategieën:

• Dienstverleners
  Bedrijven die diensten aanbieden zoals huisreparaties, advies of catering, kunnen betalingen via de telefoon handig vinden om boekingen te krijgen of aanbetalingen te ontvangen.

• Bedrijven die op afstand verkopen
  Bedrijven die producten via de telefoon verkopen, zoals telemarketeers of catalogusbedrijven, kunnen telefoonbetalingen tijdens een gesprek verwerken.

• Restaurants en afhaalrestaurants
  Horecabedrijven waar klanten eten kunnen bestellen of afhalen, accepteren vaak kaartbetalingen via de telefoon.

• Reisbureaus en hotels
  Deze bedrijven kunnen betalingen via de telefoon accepteren voor boekingen, vooral als het gaat om reizen of groepsboekingen op maat.

• Medische praktijken en apotheken
  Gezondheidsdiensten kunnen betalingen via de telefoon aannemen voor telezorgafspraken of medicatievoorschriften.

• Professionele dienstverleners
  Advocaten, accountants of freelancers kunnen betalingen via de telefoon accepteren voor hun diensten, met name voor voorschotten of facturen.

Hoeveel kost het om betalingen via de telefoon te accepteren?

De kosten voor het accepteren van betalingen via de telefoon zijn afhankelijk van je betalingsverwerker en de voorwaarden van je verkopersovereenkomst. Omdat dergelijke betalingen als CNP-transacties worden beschouwd, kunnen de kosten in het algemeen hoger zijn dan bij fysieke transacties waarbij wel een kaart aanwezig is. Dit komt door het verhoogde risico op fraude en chargebacks bij transacties waarbij de kaart niet aanwezig is. Deze tarieven zijn aan verandering onderhevig en kunnen verschillen op basis van je specifieke overeenkomst met de verwerker. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht voor chargebacks, terugbetalingen, internationale transacties en het gebruik van een virtuele betaalterminal. Stripe brengt 2,9% + 30 ¢ per geslaagde kaartbetaling in rekening voor online transacties en 2,7% + 5 ¢ per transactie voor fysieke betalingen via Stripe Terminal.

Voordelen en risico's van het accepteren van betalingen via de telefoon

Het accepteren van betalingen via de telefoon biedt bedrijven een handige en flexibele manier om betalingen van klanten te verwerken. Voor veel bedrijven kan het ook nieuwe verkoopkansen bieden. Zoals alle betaalmethoden heeft ook het accepteren van betalingen via de telefoon voor- en nadelen.

Voordelen van het accepteren van betalingen via de telefoon

• Gemak en toegankelijkheid
  Zolang klanten bereik met hun telefoon hebben, kunnen ze via de telefoon betalen. Dit is vooral handig als klanten niet naar je fysieke locatie kunnen komen of niet door je online betalingssysteem kunnen navigeren.

• Betere cashflow en maximale omzet
  Door betalingen via de telefoon toe te staan, kunnen bedrijven omzet genereren die anders misschien verloren zou gaan. Bedrijven kunnen snel boekingen, bestellingen of diensten veiligstellen, waardoor het risico op onbetaalde facturen afneemt.

• Gepersonaliseerde klantenservice
  Met transacties via de telefoon kunnen bedrijven rechtstreeks met klanten in contact komen, eventuele vragen beantwoorden en producten of diensten upsellen of cross-sellen.

• Groter klantenbestand
  Door betalingen via de telefoon te accepteren, kunnen bedrijven een groter klantenbestand bereiken, waaronder mensen die de voorkeur geven aan telefonische transacties of die zich waarschijnlijk niet bezighouden met online betalingen.

Risico's en overwegingen bij het accepteren van betalingen via de telefoon

• Hogere verwerkingskosten
  Betalingen via de telefoon hebben doorgaans hogere verwerkingskosten omdat ze als CNP-transacties worden beschouwd en een groter risico op fraude en chargebacks met zich meebrengen.

• Verhoogd risico op fraude
  Omdat er bij betalingen via de telefoon geen fysieke betaalkaart wordt gebruikt die bedrijven kunnen verifiëren, kunnen deze transacties gevoeliger zijn voor fraude. Bedrijven moeten noodzakelijke voorzorgsmaatregelen om de identiteit van de beller en de authenticiteit van de verstrekte kaartinformatie te verifiëren.

• Beveiliging van gegevens
  Als je gevoelige betaalkaartgegevens via de telefoon wilt verwerken, moet je je houden aan de PCI-DSS-regels (Payment Card Industry Data Security Standard) om klantgegevens te beschermen. Deze normen zijn moeilijker te waarborgen bij betalingen via de telefoon. Niet-naleving van deze normen kan leiden tot boetes.

• Fouten bij handmatige invoer
  Het handmatig invoeren van kaartgegevens vergroot de kans op menselijke fouten, wat kan leiden tot transactieproblemen en ontevredenheid bij de klant.

Hoewel het accepteren van betalingen via de telefoon duidelijke voordelen kan opleveren voor bedrijven, is het belangrijk om strenge beveiligingsprotocollen te implementeren en personeel goed te trainen om de bijbehorende risico's te beheersen.

Betalingen van klanten via de telefoon accepteren

Bedrijven kunnen op verschillende manieren betalingen via de telefoon accepteren, afhankelijk van de gebruikte betaalmethode en het algehele betaalsysteem van het bedrijf. Hieronder bespreken we het algemene proces van het accepteren van betalingen via de telefoon met behulp van een service zoals Stripe. Let op: sommige details kunnen afwijken afhankelijk van de specifieke betalingsverwerker.

• Maak een account
  Eerst moet je een verkopersrekening instellen bij een betalingsverwerkingsdienstverlener. Tijdens dit configuratieproces moet je de benodigde bedrijfs- en bankrekeninggegevens opgeven.

• Gebruik een virtuele betaalterminal
  De meeste betalingsverwerkers bieden een zogenaamde "virtuele betaalterminal", een online versie van een fysieke creditcardterminal of POS-systeem. Met Stripe kun je een ingebouwde virtuele betaalterminal rechtstreeks in het dashboard accepteren.

• Vraag om betalingsgegevens via de telefoon
  Wanneer klanten een betaling willen doen, moet je om hun creditcardgegevens vragen. Dit omvat het kaartnummer, de vervaldatum en de CVV-code. Mogelijk heb je ook de postcode of andere identiteitsgegevens nodig, afhankelijk van het verificatieniveau dat je verwerker vereist. Zorg er altijd voor dat je dit op een veilige en vertrouwelijke manier doet en volg de best practices voor gegevensbescherming.

• Voer de betalingsgegevens in
  In je virtuele betaalterminal voer je handmatig de creditcardgegevens van de klant en het transactiebedrag in. Bij Stripe doe je dit in het gedeelte Betalingen op het dashboard. Hiervoor klik je op '+Maken' en vervolgens op 'Betaling'.

• Verwerk de betaling
  Nadat je de benodigde informatie hebt ingevoerd, kun je de betaling indienen voor verwerking. De betalingsverwerker handelt de transactie bij de bank van de kaarthouder af en laat het je weten als de transactie is goedgekeurd of geweigerd.

• Verstuur een ontvangstbewijs
  Na de transactie moet je de klant een ontvangstbewijs geven. Veel betalingsverwerkers kunnen automatisch een digitaal ontvangstbewijs via e-mail versturen. Met Stripe kun je dit doen door bij het maken van een betaling de optie 'Stuur een ontvangstmail' in te schakelen.

• Houd een nauwkeurige administratie bij
  Het bijhouden van transacties is van essentieel belang voor de boekhouding en mogelijke geschillenbeslechting. Je betalingsverwerker moet gedetailleerde gegevens over elke transactie verstrekken, die toegankelijk zijn via het dashboard van je verkopersrekening.

• Beveilig de gegevensverwerking
  Aangezien je te maken hebt met gevoelige persoonlijke gegevens, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle gesprekken en gegevensverwerking voldoen aan de PCI-DSS-regelgeving. Schrijf geen creditcardgegevens op en sla nooit betaalkaartgegevens op zonder de juiste beveiligingsmaatregelen.

Voor meer informatie over het accepteren van betalingen via de telefoon met Stripe, lees je deze pagina.