Desde a publicação do Real Decreto 1619/2012, ocorreram várias mudanças nas obrigações referentes às informações de faturamento na Espanha. Um exemplo é a implementação do sistema VERI*FACTU, que, apesar de ser temporariamente opcional, se tornará obrigatório em 2027, e todas as faturas deverão incluir um código QR ou os detalhes que ele contém.

Essas mudanças legais costumam levantar dúvidas sobre as informações exigidas nas faturas. Neste guia, explicamos quais detalhes precisam aparecer ao emitir uma fatura na Espanha.

Principais conclusões

• As informações de faturamento obrigatórias são as entradas prescritas pelas regras aplicáveis para qualquer fatura para garantir sua validade.
  
• Determinados detalhes são obrigatórios em todas as faturas, como a data de emissão e os dados de identificação do emissor.
  
• Outras informações, como uma declaração jurídica, são exigidas apenas ao emitir determinados tipos de faturas.
  
• Por motivos fiscais ou de fidelidade do cliente, é aconselhável incluir algumas informações que não são obrigatórias.
  
• As informações de faturamento precisam ser precisas, portanto, é recomendável melhorar a forma como elas são coletadas.
  

O que são informações de faturamento

As informações de faturamento são os principais detalhes que uma fatura deve incluir para ser válida. Em termos gerais, essas informações identificam o emissor, o destinatário e a fatura. Elas também fornecem dados comerciais e fiscais significativos, como a data da transação, o valor do imposto sobre valor agregado (IVA) e as declarações jurídicas obrigatórias.

Esses detalhes desempenham um papel central na contabilidade e no controle tributário. Do ponto de vista das empresas, eles são indispensáveis para a dedução de despesas. A ausência de entradas importantes, como o endereço fiscal, ou sua inclusão com erros, pode dificultar o processo de dedução. De uma perspectiva fiscal, ignorar os números da fatura pode levantar suspeitas na Agência Tributária Espanhola (AEAT).

Informações obrigatórias em uma fatura na Espanha

Como regra geral, toda fatura deve conter várias entradas obrigatórias. No entanto, lembre-se do tipo de fatura envolvido, pois os regulamentos espanhóis estipulam critérios distintos para cada tipo, como adicionar ou omitir determinados detalhes.

Para cobrir todas as possibilidades, revisaremos primeiro os detalhes obrigatórios para todas as faturas regulares. Na próxima seção, examinaremos as informações necessárias para cada tipo. Adicione os seguintes detalhes ao criar uma fatura na Espanha:

1. Data: a data em que a fatura é emitida, ou seja, quando ela é preparada e enviada. Se a data de emissão for diferente da data da transação, liste ambas.
   
2. Número e série: este é o identificador numérico da fatura, que a coloca em ordem sequencial e cronológica. A série é um prefixo alfanumérico opcional usado para agrupar faturas.
   
3. Detalhes do emissor: este campo deve mostrar os detalhes de identificação do emissor: nome completo (se autônomo) ou nome completo da empresa (se empresa); número de identificação fiscal (NIF); e endereço fiscal para a AEAT.
   
4. Dados do cliente: Devem ser incluídos o nome completo da empresa ou a razão social do comprador, o respectivo NIF e o endereço fiscal.
   
5. Descrição e valor: é obrigatório detalhar em linhas separadas a descrição de cada produto ou serviço, o número de unidades vendidas, o preço unitário sem IVA, o desconto (se aplicável) e o preço final.
   
6. Base de cálculo: este é o valor bruto total da venda (ou seja, o valor sobre o qual o IVA é calculado).
   
7. Alíquota e imposto devido: informe a porcentagem de IVA usada. Observe que, independentemente da alíquota aplicada, é obrigatório mostrar o valor total do IVA cobrado na fatura.
   
8. Total: o valor total que o cliente deve pagar.
   

Informações obrigatórias por tipo de fatura

As faturas podem ser classificadas de várias maneiras: por emissor, por escopo de aplicação ou por finalidade. Abaixo, forneceremos as informações exigidas pelos regulamentos espanhóis para os tipos mais comuns:

• Fatura simplificada: uma fatura simplificada deve conter os mesmos detalhes de uma fatura regular ou "completa", exceto pelos dados de identificação do cliente, os descontos aplicados e o detalhamento do IVA.

• Fatura VERI FACTU: as faturas emitidas sob o sistema VERI FACTU devem incluir a palavra "VERI*FACTU" ou a declaração "Fatura verificável no site da AEAT", ao lado de um código QR ou das informações que ele contém.

• Fatura de autônomo: se o emissor trabalhar de forma independente e o destinatário for uma empresa ou outro indivíduo autônomo estabelecido na Espanha, a fatura deve mostrar a retenção de imposto de renda pessoa física (IRPF).

• Fatura intracomunitária: o número de IVA intracomunitário (ID de IVA) de ambas as empresas ou indivíduos autônomos deve ser incluído. Como a fatura intracomunitária não cobra IVA, uma declaração designada deve indicar se uma isenção ou o mecanismo de autoliquidação foi aplicado, ou seja, se a empresa beneficiária declara o imposto indireto aplicável em seu país.

• Fatura de exportação: em faturas para clientes estrangeiros, adicione uma declaração legal para justificar a isenção de IVA. O guia de procedimentos e documentos de exportação também recomenda adicionar detalhes opcionais, como termos de pagamento e Incoterms (termos comerciais internacionais).

• Fatura corretiva e nota de crédito: em ambas as faturas corretivas e notas de crédito, adicione uma série específica com numeração sequencial, informações que identificam a fatura original, o valor e o IVA devido modificado.

• Fatura de resumo: ao emitir uma fatura de resumo, inclua as informações das faturas ou notas de entrega para as transações que estão sendo agrupadas. Cada transação resumida deve aparecer em uma linha separada, acompanhada dos detalhes necessários para identificá-la e calcular o imposto devido.

• Fatura de pagamento adiantado: se a data em que o adiantamento é recebido for diferente da data de emissão da fatura, é obrigatório inseri-la. Também é recomendável incluir a palavra "adiantamento" para apoiar a transparência fiscal.

• Faturas para entidades governamentais (B2G): ao emitir uma fatura para uma entidade governamental, você deve incluir os códigos DIR3 para o escritório de contabilidade, o órgão de gestão e a unidade de processamento.

• Fatura sob o regime de caixa: se você optar por esse regime para adiar a declaração trimestral de IVA até que os pagamentos pendentes tenham sido formalizados, todas as faturas devem ter a redação "regime especial de caixa".

• Fatura de autofaturamento: se o comprador emitir suas faturas, elas devem conter a declaração "faturamento pelo destinatário", além de uma série designada e independente para cada destinatário que emite faturas de autofaturamento.

Regulamentos que regem as informações de faturamento na Espanha

Na Espanha, a estrutura jurídica que rege as informações de faturamento consiste em vários regulamentos. Abaixo, resumimos os mais importantes:

• Regulamento que rege as obrigações de faturamento: O Real Decreto 1619/2012 estabelece o conteúdo exigido para as faturas, como numeração, data de emissão e descrição de todas as transações. Além disso, o Real Decreto 1073/2014 o altera para exigir a inclusão de séries específicas em faturas que comprovem a venda de telefones celulares, consoles de videogame, laptops e tablets, desde que seja usado o mecanismo de autoliquidação. Ele se aplica a dois cenários:

  • O cliente é uma empresa que revende esses produtos.
    
  • O cliente é uma empresa que não atua na revenda e faz uma compra cujo valor excede 10.000 € sem incluir IVA.
    

• Lei de incentivo ao faturamento eletrônico: A Lei 25/2013 rege o conteúdo das faturas que documentam transações B2G. Entre outros detalhes, exige a especificação do escritório de contabilidade, ou seja, a entidade pública que registra a fatura.

• Regulamento do IVA: O Real Decreto 828/2013 introduziu a obrigação de adicionar uma declaração se a empresa emitir uma fatura sob o esquema especial de regime de caixa.

• Regulamento que rege os requisitos para sistemas de faturamento informatizados: O Real Decreto 1007/2023 estabelece os requisitos que as empresas que implementam o sistema VERI*FACTU devem cumprir para enviar seus registros de faturamento à AEAT em tempo real.

Erros comuns ao incluir informações de faturamento na Espanha

Ao preparar faturas, as empresas espanholas podem cometer alguns erros particularmente comuns. Vamos dar uma olhada nos tipos mais frequentes:

Confundir as informações de faturamento com as informações de envio

Uma condição para que uma fatura seja válida perante a lei é que ela mostre as residências fiscais do vendedor e do comprador. Em alguns casos, especialmente em transações B2B, o fornecedor insere o endereço de entrega na fatura em vez do endereço fiscal, tornando o documento inválido para fins legais e fiscais.

Não confunda as informações de faturamento com as informações de envio. As informações de faturamento, incluindo o endereço fiscal, devem constar na fatura, enquanto os detalhes de entrega pertencem aos documentos usados para fins logísticos, como a nota de entrega, o conhecimento de transporte CMR ou outro comprovante de transporte. Suponha que uma empresa em Vigo venda produtos a uma empresa portuguesa com residência fiscal em Lisboa, mas a entrega ocorra no seu armazém no Porto. O documento de venda que comprova a transação tem que conter o endereço de Lisboa. Em contraste, a nota de entrega ou o CMR deve mostrar o endereço do Porto.

Esquecer a declaração jurídica

Às vezes, empresas espanholas não incluem a declaração jurídica em suas faturas. Em certos casos, como transações isentas de IVA ou faturas de cobrança automática do cliente, essa declaração é exigida para que o documento seja válido.

Não respeitar os requisitos de formatação

As empresas que não usam software de faturamento abrangente e atualizado geralmente não cumprem os requisitos de formatação ao inserir informações do documento manualmente. Por exemplo, o número ou a série deve estar alinhado à esquerda, não pode conter dois espaços consecutivos e não conter caracteres especiais além dos seguintes: hifens, sublinhados, barras e pontos.

Outro erro frequente é inserir várias alíquotas de IVA em uma única linha, embora as regras aplicáveis exijam entradas separadas. Para aplicar automaticamente as alíquotas corretas, você pode usar o Stripe Tax. Essa ferramenta de automação fiscal é sistematicamente atualizada para refletir quaisquer mudanças legislativas na União Europeia e nos mais de 100 países em que está disponível (consulte os territórios não suportados listados também).

Alterar a ordem da numeração sequencial

Embora as séries devam sempre seguir uma numeração sequencial, um descuido comum é alterar a ordem dos números da fatura (por exemplo, passar de FA0019 para FA0021). As empresas precisam evitar esse erro, pois isso pode levar a uma inspeção da AEAT. Pode ser considerado um sinal de renda oculta, um dos focos da lei antifraude.

Incluir descrições vagas

A emissão de uma fatura nos formatos físico e eletrônico acarreta custos administrativos médios de 4,45 € e 1,64 €, respectivamente, de acordo com o "XII Electronic Invoicing Study" do SERES, provedor de software de transformação digital. Por esse motivo, muitas empresas tentam simplificar a preparação de documentos o máximo possível e usam descrições muito breves. No entanto, essa abordagem é um erro porque as regras exigem detalhes suficientes para calcular a base de cálculo com precisão.

Como coletar informações de faturamento corretamente

Outro erro frequente é inserir informações de faturamento que foram coletadas anteriormente com imprecisões. Abaixo, analisaremos uma série de práticas recomendadas para evitar que isso aconteça:

Identifique o cliente

Os detalhes a serem incluídos na fatura variam de acordo com o status do destinatário. Primeiro, determine se é um cliente final, uma empresa ou uma entidade governamental para coletar os dados relevantes, como o NIF e o endereço fiscal.

Várias soluções facilitam a identificação do cliente sem violar o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) quando os dados relevantes são recuperados. O Stripe Identity, uma ferramenta em conformidade com as regulamentações espanholas de Know Your Customer (KYC), verifica a identidade dos usuários. Você também pode implementar o identificador digital do Bizum, que determina se o usuário está usando o Bizum para empresas ou é um comprador pessoa física.

Solicite as informações por escrito

Se a sua empresa chegar a acordos verbais com o comprador, como empresas que fazem vendas remotas e aceitam pagamentos por telefone, peça ao comprador para enviar os detalhes por escrito antes de emitir a fatura para evitar erros de transcrição.

Nas vendas online, nas quais os dados já são coletados por escrito, o cliente insere diretamente suas informações fiscais, que são então refletidas na fatura. Nesse caso, refinar o formulário de entrada pode minimizar os erros. Para ilustrar, se você vende por meio da sua própria loja online, configure cada campo para exibir automaticamente o teclado mais apropriado com base no formato esperado. Um teclado numérico pode aparecer para a inserção do número de telefone ou CEP.

A solicitação de detalhes por escrito precisa ser adaptada ao ambiente de vendas para evitar impactos negativos na experiência do cliente. No mobile commerce, não é recomendável exigir que os compradores insiram um endereço de e-mail duas vezes para confirmar a precisão. A prática continua útil em outros canais de vendas, como o comércio eletrônico tradicional.

Outra prática recomendada é permitir que os usuários salvem suas informações de faturamento para que não precisem inseri-las novamente ao fazer outra compra, o que ajuda a minimizar erros na entrada manual de dados. Para fazer isso, configure o formulário para que os usuários possam inserir os detalhes salvos com um único toque.

Ajude a diferenciar os endereços de faturamento e de entrega

Para evitar o erro comum de confundir as informações de faturamento e de entrega, torne a distinção simples de reconhecer. Por exemplo, se você vende online da Espanha para compradores pessoa física, na maioria dos casos os endereços serão idênticos, por isso é aconselhável ativar, por padrão, a opção de usar o mesmo endereço em ambos os casos. Se você também faz transações B2B ou transações com clientes cujos endereços de faturamento e de entrega geralmente são diferentes, certifique-se de que, ao desmarcar essa caixa no formulário de checkout, um bloco individual seja exibido para cada um.

Em ambos os casos, a habilitação do preenchimento automático é recomendada. Para endereços, a ferramenta usa tecnologias como o Google Maps para sugerir a entrada completa conforme o usuário digita, o que ajuda a evitar erros e garante a conformidade com as expectativas de formatação da transportadora.

Permita que seus clientes atualizem suas informações de faturamento e pagamento

Às vezes, as informações de faturamento para clientes pessoa física e empresas mudam, como uma mudança de endereço ou uma conversão de uma sociedade de responsabilidade limitada (SL) para uma empresa de capital aberto (SA). Portanto, é aconselhável fornecer ao cliente uma ferramenta para atualizar seus detalhes fiscais para que a fatura possa ser emitida com precisão.

A forma de pagamento é um dos itens alterados com mais frequência pelos compradores, como quando eles contratam um banco que oferece um cartão de crédito com condições financeiras melhores. É importante facilitar a atualização desse e de outros detalhes de pagamento por meio do portal do cliente e validá-los instantaneamente. Com a Stripe, você pode validar cartões em tempo real para garantir que as informações inseridas pelo cliente estejam corretas enquanto ele digita.

Como a Stripe ajuda a gerenciar informações de faturamento

Muitos problemas comuns na emissão de faturas surgem da transcrição manual de detalhes. O Stripe Payments é uma plataforma de pagamento completa que ajuda a evitar erros de entrada por meio de recursos de preenchimento automático e validação em tempo real.

Além disso, a Stripe elimina as tarefas manuais dos processos de faturamento, cobrança e reconciliação de pagamentos. Ela simplifica a recuperação de informações do cliente e, por meio do Stripe App Marketplace, as envia automaticamente para uma plataforma de faturamento.

O Invopop, por exemplo, é uma solução desenvolvida na Espanha que é integrada ao sistema VERI*FACTU. Essa integração permite que os registros de faturas sejam enviados à AEAT em tempo real, sem alterações.

Outro aplicativo é o Billit, uma plataforma pioneira de faturamento eletrônico na Europa que se concentra em garantir o cumprimento dos vários requisitos de faturamento digital em toda a UE. Ele também pode identificar prazos de pagamento e enviar lembretes automaticamente aos seus clientes para evitar o não pagamento.

Perguntas frequentes

Quais informações de faturamento não são obrigatórias em uma fatura simplificada?

Embora faturas simplificadas sejam mais concisas do que as completas, elas ainda são obrigadas a identificar os produtos vendidos ou serviços prestados. Nesta tabela, fornecemos um resumo comparativo das informações de faturamento em faturas simplificadas e completas:

As informações de faturamento podem ser inseridas manualmente?

Sim, é legal inserir informações de faturamento manualmente desde que sejam exibidas de forma clara e legível. Na verdade, muitas pequenas empresas na Espanha ainda emitem faturas dessa forma, especialmente em lojas muito tradicionais e empresas de hospitalidade.

É importante observar que documentos com informações de faturamento inseridas manualmente permanecem válidos quando a empresa não usa um sistema de faturamento informatizado. Uma vez que uma empresa tenha começado a emitir faturas eletrônicas, ela não pode emitir faturas manualmente. Apesar das obrigações de faturamento digital que devem ser introduzidas em 2027, as faturas podem continuar a ser emitidas manualmente, conforme declarado na decisão vinculativa V0058-25.

É uma boa ideia inserir informações de faturamento não obrigatórias?

Sim, é uma prática recomendada adicionar certas informações não obrigatórias, embora isso varie por tipo de fatura.

Adicionar os termos de pagamento, como a data de vencimento, pode acelerar as cobranças. Por outro lado, a identificação de faturas de adiantamento com uma declaração jurídica indicando que o IVA foi acumulado quando o valor foi cobrado é recomendada. Também vale a pena personalizá-las adicionando uma nota de agradecimento ao cliente, pois isso ajudará a fortalecer o relacionamento comercial.