Seit der Veröffentlichung des Königlichen Dekrets 1619/2012 haben sich die Verpflichtungen bezüglich der Rechnungsdaten in Spanien mehrfach geändert. Ein Beispiel ist die Implementierung des Systems VERI*FACTU – das zwar vorübergehend optional ist, aber 2027 verpflichtend wird – alle Rechnungen müssen einen QR-Code oder die darin enthaltenen Details aufweisen.

Diese gesetzlichen Änderungen werfen oft Zweifel an den erforderlichen Informationen auf Rechnungen auf. In diesem Leitfaden erklären wir, welche Details bei der Ausstellung einer Rechnung in Spanien angegeben werden müssen.

Haupterkenntnisse

• Erforderliche Rechnungsdaten sind die durch geltende Vorschriften für jede Rechnung vorgeschriebenen Einträge, um deren Gültigkeit zu gewährleisten.
  
• Bestimmte Details sind auf allen Rechnungen erforderlich, wie das Ausstellungsdatum und die Identifikationsdaten des Ausstellers.
  
• Andere Informationen, wie eine rechtliche Erklärung, sind nur bei der Ausstellung bestimmter Arten von Rechnungen erforderlich.
  
• Aus steuerlichen oder Kundenbindungsgründen ist es ratsam, einige Informationen anzugeben, die nicht verpflichtend sind.
  
• Rechnungsdaten müssen genau sein, daher wird eine Verbesserung ihrer Erfassung empfohlen.
  

Was sind Abrechnungsinformationen

Abrechnungsinformationen sind die wichtigsten Details, die eine Rechnung enthalten muss, um gültig zu sein. Im Allgemeinen identifizieren diese Informationen den Aussteller, den Empfänger/in und die Rechnung. Sie liefern außerdem wichtige geschäftliche und steuerliche Daten, wie z. B. das Transaktionsdatum, den Betrag der Mehrwertsteuer und die obligatorischen rechtlichen Erklärungen.

Diese Details spielen eine zentrale Rolle bei der Buchhaltung und Steuerkontrolle. Aus Sicht von Unternehmen sind sie für den Abzug von Ausgaben unabdingbar. Das Fehlen wichtiger Einträge, wie der Steueradresse, oder deren fehlerhafte Aufnahme kann den Abzugsprozess behindern. Aus steuerlicher Sicht könnte das Weglassen von Rechnungsnummern bei der spanischen Steuerbehörde (AEAT) Verdacht erregen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung in Spanien

Generell muss jede Rechnung verschiedene erforderliche Angaben enthalten. Denken Sie jedoch daran, um welche Art von Rechnung es sich handelt, da die spanischen Vorschriften für jede Art unterschiedliche Kriterien festlegen, z. B. ob bestimmte Details hinzugefügt oder weggelassen werden müssen.

Um alle Möglichkeiten abzudecken, gehen wir zunächst die obligatorischen Angaben für alle regulären Rechnungen durch. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Informationen ein, die für die einzelnen Typen erforderlich sind. Fügen Sie die folgenden Angaben hinzu, wenn Sie eine Rechnung in Spanien erstellen:

1. Datum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird, d. h. wann sie erstellt und versendet wird. Wenn das Ausstellungsdatum vom Transaktionsdatum abweicht, geben Sie beides an.
   
2. Nummer und Serie: Dies ist die numerische Kennung der Rechnung, die sie in eine fortlaufende, chronologische Reihenfolge bringt. Die Serie ist ein optionales alphanumerisches Präfix, das zur Gruppierung von Rechnungen verwendet wird.
   
3. Angaben zum Aussteller: In diesem Feld müssen die Identifikationsdaten des Ausstellers angegeben werden: vollständiger Name (bei Selbstständigen) oder vollständiger Firmenname (bei einem Unternehmen); Steueridentifikationsnummer (NIF); und Steueradresse für die AEAT.
   
4. Kundendaten: Es müssen der vollständige Name des Käufers oder der Käuferin bzw. des kaufenden Unternehmens, seine/ihre NIF sowie seine/ihre Steueradresse angegeben werden.
   
5. Beschreibung und Betrag: Es ist zwingend erforderlich, auf separaten Zeilen die Beschreibung jedes Produkts oder jeder Dienstleistung, die Anzahl der verkauften Einheiten, den Stückpreis ohne Mehrwertsteuer, den Rabatt (falls zutreffend) und den Endpreis aufzuschlüsseln.
   
6. Steuergrundlage: Dies ist der gesamte Bruttobetrag des Verkaufs (d. h. der Betrag, auf den die Mehrwertsteuer berechnet wird).
   
7. Steuersatz und fällige Steuer: Geben Sie den verwendeten Mehrwertsteuersatz an. Beachten Sie, dass unabhängig vom angewandten Steuersatz der auf der Rechnung berechnete Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer zwingend ausgewiesen werden muss.
   
8. Gesamtsumme: Der Gesamtbetrag, den der Kunde/die Kundin zahlen muss.
   

Pflichtangaben nach Rechnungsart

Rechnungen können auf verschiedene Arten klassifiziert werden: nach Aussteller, nach Anwendungsbereich oder nach Zweck. Im Folgenden stellen wir Ihnen die nach spanischen Vorschriften erforderlichen Informationen für die gängigsten Arten zur Verfügung:

• Vereinfachte Rechnung: Eine vereinfachte Rechnung muss die gleichen Angaben wie eine reguläre oder „vollständige“ Rechnung enthalten, mit Ausnahme der Identifikationsdaten des Kunden/der Kundin, der angewandten Rabatte und der Mehrwertsteueraufschlüsselung.

• VERI FACTU-Rechnung: Rechnungen, die im Rahmen des VERI FACTU-Systems ausgestellt werden, müssen das Wort „VERI*FACTU“ oder die Angabe „Rechnung überprüfbar auf der AEAT-Website“ zusammen mit einem QR-Code oder den darin enthaltenen Informationen enthalten.

• Rechnung für Selbstständige: Arbeitet der Aussteller unabhängig und ist der Empfänger ein Unternehmen oder ein anderer Selbstständiger mit Sitz in Spanien, muss die Rechnung den Einbehalt der Einkommensteuer (IRPF) ausweisen.

• Innergemeinschaftliche Rechnung: Die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) (VAT ID) beider Unternehmen oder Selbstständigen muss angegeben werden. Da auf der innergemeinschaftlichen Rechnung keine Mehrwertsteuer berechnet wird, muss in einer entsprechenden Erklärung angegeben werden, ob eine Ausnahme oder das Reverse Charge-Verfahren angewendet wurde, d. h., ob der geschäftliche Empfänger die geltende indirekte Steuer in seinem Land deklariert.

• Exportrechnung: Bei Rechnungen an ausländische Kundinnen und Kunden fügen Sie eine rechtliche Erklärung hinzu, um die Mehrwertsteuerbefreiung zu rechtfertigen. Der Leitfaden für Exportverfahren und -dokumente empfiehlt außerdem, optionale Details wie Zahlungsbedingungen und Incoterms (internationale Handelsklauseln) hinzuzufügen.

• Korrekturrechnung und Stornorechnung: Fügen Sie sowohl bei Korrekturrechnungen als auch bei Stornorechnungen eine spezifische Serie mit fortlaufender Nummerierung, Informationen zur Identifizierung der ursprünglichen Rechnung, dem Betrag und der geänderten fälligen Mehrwertsteuer hinzu.

• Sammelrechnung: Wenn Sie eine Sammelrechnung ausstellen, geben Sie die Informationen aus den Rechnungen oder Lieferscheinen für die zu gruppierenden Transaktionen an. Jede zusammengefasste Transaktion muss in einer separaten Zeile erscheinen, begleitet von den Details, die zur Identifizierung und Berechnung der fälligen Steuer erforderlich sind.

• Vorschussrechnung: Weicht das Datum des Eingangs des Vorschusses vom Rechnungsdatum ab, ist die Angabe zwingend erforderlich. Es wird außerdem empfohlen, das Wort „Vorschuss“ aufzunehmen, um die steuerliche Transparenz zu unterstützen.

• Rechnungen an Regierungsstellen (B2G): Wenn Sie eine Rechnung an eine Regierungsstelle ausstellen, müssen Sie die DIR3-Codes für die Buchhaltung, das Verwaltungsorgan und die Verarbeitungseinheit angeben.

• Rechnung nach der Kassenbuchhaltung: Wenn Sie sich für dieses System entscheiden, um die vierteljährliche Mehrwertsteuererklärung bis zur Formalisierung ausstehender Zahlungen zu verschieben, müssen alle Rechnungen den Vermerk „spezielle Kassenbuchhaltung“ tragen.

• Gutschriftsrechnung: Wenn der Käufer/die Käuferin Ihre Rechnungen ausstellt, müssen diese den Hinweis „Abrechnung durch den Empfänger/die Empfängerin“ enthalten, zusätzlich zu einer bestimmten, unabhängigen Serie für jeden Empfänger/jede Empfängerin, der/die Gutschriftsrechnungen ausstellt.

Vorschriften zur Abrechnungsinformation in Spanien

In Spanien besteht der rechtliche Rahmen zur Regelung der Abrechnungsinformation aus mehreren Vorschriften. Nachfolgend fassen wir die wichtigsten davon zusammen:

• Verordnung zur Regelung der Rechnungspflichten: Der Königliche Erlass 1619/2012 legt den erforderlichen Inhalt für Rechnungen fest, wie z. B. die Nummerierung, das Ausstellungsdatum und die Beschreibung aller Transaktionen. Darüber hinaus ändert ihn Königlicher Erlass 1073/2014, um die Aufnahme bestimmter Serien auf Rechnungen vorzuschreiben, die den Verkauf von Mobiltelefonen, Videospielkonsolen, Laptops und Tablets nachweisen, vorausgesetzt, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird. Dies gilt in zwei Szenarien:

  • Der Endkunde/die Endkundin ist ein Unternehmen, das diese Produkte weiterverkauft.
    
  • Der Endkunde/die Endkundin ist ein Unternehmen, das nicht am Wiederverkauf beteiligt ist und einen Kauf tätigt, dessen Betrag 10.000 € ohne Mehrwertsteuer überschreitet.
    

• Gesetz zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung: Gesetz 25/2013 regelt den Inhalt von Rechnungen, die B2G-Transaktionen dokumentieren. Es verlangt unter anderem die Angabe der Buchhaltungsstelle, also der öffentlichen Einrichtung, die die Rechnung erfasst.

• Mehrwertsteuerverordnung: Mit Königlichem Erlass 828/2013 wurde die Verpflichtung zur Hinzufügung einer Erklärung eingeführt, wenn das Unternehmen eine Rechnung im Rahmen der Sonderregelung für Kassenbuchhaltung ausstellt.

• Verordnung zur Regelung der Anforderungen an computergestützte Abrechnungssysteme: Königlicher Erlass 1007/2023 legt die Anforderungen fest, die Unternehmen, die das VERI*FACTU-System implementieren, erfüllen müssen, um ihre Abrechnungsdatensätze in Echtzeit an die AEAT zu übermitteln.

Häufige Fehler bei der Aufnahme von Abrechnungsinformationen in Spanien

Bei der Erstellung von Rechnungen können spanische Unternehmen einige besonders häufige Fehler machen. Sehen wir uns die häufigsten Arten an:

Verwechslung von Abrechnungsinformationen mit Versandinformationen

Eine Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung gesetzlich gültig ist, besteht darin, dass sie den steuerlichen Wohnsitz des Verkäufers/der Verkäuferin und des Käufers/der Käuferin ausweist. In einigen Fällen, insbesondere bei Business-to-Business/B2B-Transaktionen, gibt der Anbieter die Lieferadresse auf der Rechnung statt der Steueradresse ein, wodurch das Dokument für rechtliche und steuerliche Zwecke ungültig wird.

Verwechseln Sie Abrechnungsinformationen nicht mit Versandinformationen. Abrechnungsinformationen – einschließlich der Steueradresse – müssen auf der Rechnung erscheinen, während Lieferdetails in Dokumente gehören, die für logistische Zwecke verwendet werden, wie z. B. dem Lieferschein, dem CMR-Frachtbrief oder einem anderen Transportnachweis. Angenommen, ein Unternehmen in Vigo verkauft Produkte an ein portugiesisches Unternehmen mit steuerlichem Wohnsitz in Lissabon, aber die Lieferung erfolgt in seinem Lager in Porto. Das Verkaufsdokument, das die Transaktion beweist, muss die Adresse in Lissabon enthalten. Im Gegensatz dazu muss auf dem Lieferschein oder dem CMR die Adresse in Porto stehen.

Vergessen der rechtlichen Erklärung

Manchmal nehmen spanische Unternehmen die rechtliche Erklärung nicht in ihre Rechnungen auf. In bestimmten Fällen, wie etwa bei mehrwertsteuerfreien Transaktionen oder Self-Billing-Rechnungen von Endkundinnen und Endkunden, ist diese Erklärung erforderlich, damit das Dokument gültig ist.

Formatierungsanforderungen werden nicht beachtet

Unternehmen, die keine umfassende, aktuelle Abrechnungssoftware verwenden, erfüllen häufig die Formatierungsanforderungen nicht, wenn sie Dokumenteninformationen manuell eingeben. Die Nummer oder Serie muss beispielsweise linksbündig sein, darf nicht zwei aufeinanderfolgende Leerzeichen enthalten und darf keine anderen Sonderzeichen als die folgenden enthalten: Bindestriche, Unterstriche, Schrägstriche und Punkte.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Eingabe mehrerer Mehrwertsteuersätze in einer einzigen Zeile, obwohl die geltenden Vorschriften separate Einträge erfordern. Um automatisch die richtigen Sätze anzuwenden, können Sie Stripe Tax verwenden. Dieses Tool zur Steuerautomatisierung wird systematisch aktualisiert, um jegliche Gesetzesänderungen in der Europäischen Union und den mehr als 100 Ländern, in denen es verfügbar ist, widerzuspiegeln (prüfen Sie auch die Liste der nicht unterstützten Gebiete).

Ändern der Reihenfolge der sequenziellen Nummerierung

Obwohl die Serie immer einer sequenziellen Nummerierung folgen muss, wird häufig übersehen, die Reihenfolge der Rechnungsnummern zu ändern (z. B. von FA0019 zu FA0021). Unternehmen müssen diesen Fehler vermeiden, da er zu einer Prüfung durch die AEAT führen könnte. Er könnte als Zeichen für verschleiertes Einkommen gewertet werden, einem Schwerpunkt des Gesetzes zur Betrugsbekämpfung.

Einbeziehung vager Beschreibungen

Die Ausstellung einer Rechnung in physischen und elektronischen Formaten zieht durchschnittliche Verwaltungskosten von 4,45 € bzw. 1,64 € nach sich, so die „XII Electronic Invoicing Study“ von SERES, einem Anbieter von Software für die digitale Transformation. Aus diesem Grund versuchen viele Unternehmen, die Dokumentenerstellung so weit wie möglich zu vereinfachen und allzu kurze Beschreibungen zu verwenden. Dieser Ansatz ist jedoch ein Fehler, da die Vorschriften ausreichend Details erfordern, um die Bemessungsgrundlage zur Steuer genau zu berechnen.

Wie Sie Rechnungsdaten richtig erfassen

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Eingabe von Rechnungsdaten, die zuvor mit Ungenauigkeiten erfasst wurden. Im Folgenden werden wir eine Reihe von Best Practices analysieren, um dies zu verhindern:

Identifizieren Sie die Kundinnen und Kunden

Die auf der Rechnung aufzuführenden Details variieren je nach Status des Empfängers/der Empfängerin. Stellen Sie zunächst fest, ob es sich um einen Endkunden/eine Endkundin, ein Unternehmen oder eine Regierungsstelle handelt, um die relevanten Einträge wie die Steueridentifikationsnummer (NIF) und die Steueradresse zu erfassen.

Mehrere Lösungen erleichtern die Kundenidentifizierung, ohne gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verstoßen, wenn die relevanten Daten abgerufen werden. Stripe Identity, ein Tool, das den spanischen KYC-Vorschriften (Know Your Customer) entspricht, verifiziert Nutzeridentitäten. Sie können auch den digitalen Identifikator Bizum implementieren, der feststellt, ob der Nutzer/die Nutzerin Bizum für Unternehmen oder als Einzelperson nutzt.

Fordern Sie die Informationen schriftlich an

Wenn Ihr Unternehmen mündliche Vereinbarungen mit dem Käufer/der Käuferin trifft, z. B. bei Unternehmen, die Fernabsatz betreiben und Zahlungen per Telefon akzeptieren, bitten Sie den Käufer/die Käuferin, die Details vor der Ausstellung der Rechnung schriftlich einzureichen, um Übertragungsfehler zu vermeiden.

Beim Online-Verkauf, bei dem die Daten bereits schriftlich erfasst werden, gibt der Kunde/die Kundin direkt seine/ihre Steuerinformationen ein, die dann auf der Rechnung erscheinen. In diesem Fall kann die Verfeinerung des Eingabeformulars Fehler minimieren. Wenn Sie beispielsweise über Ihren eigenen Online-Shop verkaufen, konfigurieren Sie jedes Feld so, dass je nach erwartetem Format automatisch die am besten geeignete Tastatur angezeigt wird. Für die Eingabe der Telefonnummer oder Postleitzahl kann ein numerischer Ziffernblock angezeigt werden.

Die schriftliche Anforderung von Details muss an die Verkaufsumgebung angepasst werden, um negative Auswirkungen auf das Kundenerlebnis zu vermeiden. Beim Mobile Commerce ist es nicht empfehlenswert, dass Käufer/innen eine E-Mail-Adresse zweimal eingeben müssen, um die Richtigkeit zu bestätigen. Diese Praxis bleibt jedoch in anderen Vertriebskanälen nützlich, wie z. B. beim traditionellen E-Commerce.

Eine weitere Best Practice besteht darin, Nutzern/Nutzerinnen das Speichern ihrer Rechnungsdaten zu ermöglichen, damit sie diese bei einem weiteren Kauf nicht erneut eingeben müssen, was Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert. Konfigurieren Sie dazu das Formular so, dass Nutzer/innen gespeicherte Details mit einem einzigen Tippen eingeben können.

Helfen Sie bei der Unterscheidung zwischen Rechnungs- und Lieferadressen

Um den häufigen Fehler der Verwechslung von Rechnungs- und Lieferinformationen zu vermeiden, machen Sie die Unterscheidung leicht erkennbar. Wenn Sie beispielsweise online aus Spanien an Einzelkunden verkaufen, sind die Adressen in den meisten Fällen identisch. Daher ist es ratsam, standardmäßig die Option zur Verwendung derselben Adresse in beiden Fällen zu aktivieren. Wenn Sie auch B2B-Transaktionen oder Transaktionen mit Kundinnen und Kunden durchführen, deren Rechnungs- und Lieferadressen in der Regel unterschiedlich sind, stellen Sie sicher, dass beim Deaktivieren dieses Kontrollkästchens auf dem Formular für den Bezahlvorgang für jede Adresse ein eigener Block angezeigt wird.

In beiden Fällen wird die Aktivierung der automatischen Ausfüllfunktion empfohlen. Bei Adressen verwendet das Tool Technologien wie Google Maps, um während der Eingabe den vollständigen Eintrag vorzuschlagen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und die Einhaltung der Formaterwartungen von Kurierdiensten sicherzustellen.

Ermöglichen Sie Ihren Kundinnen und Kunden, ihre Rechnungs- und Zahlungsinformationen zu aktualisieren

Manchmal ändern sich die Rechnungsdaten von Einzelpersonen und Geschäftskunden, z. B. durch eine Adressänderung oder die Umwandlung von einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (SL) in ein börsennotiertes Unternehmen (SA). Daher ist es ratsam, dem Kunden/der Kundin ein Tool zur Aktualisierung seiner/ihrer steuerlichen Details zur Verfügung zu stellen, damit die Rechnung korrekt ausgestellt werden kann.

Die Zahlungsmethode ist eines der Elemente, die von Käufern und Käuferinnen am häufigsten geändert werden, z. B. wenn sie einen Vertrag mit einer Bank abschließen, die eine Kreditkarte mit besseren finanziellen Konditionen anbietet. Es ist wichtig, die Aktualisierung dieser und anderer Zahlungsdetails über das Kundenportal zu erleichtern und sie sofort zu validieren. Mit Stripe können Sie Karten in Echtzeit validieren, um sicherzustellen, dass die vom Kunden/von der Kundin eingegebenen Informationen während der Eingabe korrekt sind.

Wie Stripe bei der Verwaltung von Rechnungsdaten hilft

Viele häufige Probleme bei der Rechnungsausstellung entstehen durch die manuelle Übertragung von Details. Stripe Payments ist eine vollständige Zahlungsplattform, die durch automatische Ausfüllfunktionen und Echtzeitvalidierung hilft, Eingabefehler zu vermeiden.

Darüber hinaus eliminiert Stripe manuelle Aufgaben aus den Prozessen der Rechnungsstellung, des Einzugs und des Abgleichs von Zahlungen. Es vereinfacht den Abruf von Kundeninformationen und sendet diese über den Stripe App Marketplace automatisch an eine Abrechnungsplattform.

Invopop ist beispielsweise eine in Spanien entwickelte Lösung, die in das VERI*FACTU-System integriert ist. Diese Integration ermöglicht es, Rechnungsdatensätze in Echtzeit und unverändert an die AEAT zu senden.

Eine weitere Anwendung ist Billit, eine bahnbrechende Plattform für elektronische Rechnungsstellung in Europa, die sich auf die Sicherstellung der Erfüllung der verschiedenen digitalen Rechnungsanforderungen in der gesamten EU konzentriert. Sie kann auch Zahlungsfristen identifizieren und Ihren Kundinnen und Kunden automatisch Erinnerungen senden, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

FAQ

Welche Abrechnungsinformationen sind auf einer vereinfachten Rechnung nicht obligatorisch?

Obwohl vereinfachte Rechnungen prägnanter sind als vollständige Rechnungen, müssen sie dennoch die verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen ausweisen. In dieser Tabelle geben wir eine vergleichende Zusammenfassung der Abrechnungsinformationen in vereinfachten und vollständigen Rechnungen an:

Können Abrechnungsinformationen manuell eingegeben werden?

Ja, es ist legal, Abrechnungsinformationen manuell einzugeben, solange sie klar und leserlich angezeigt werden. Tatsächlich stellen viele Kleinunternehmen in Spanien auf diese Weise immer noch Rechnungen aus, insbesondere in sehr traditionellen Geschäften und im Gastgewerbe.

Es ist wichtig zu beachten, dass Dokumente mit manuell eingegebenen Abrechnungsinformationen gültig bleiben, wenn das Unternehmen kein computergestütztes Rechnungsstellungssystem verwendet. Sobald ein Unternehmen mit der Ausstellung von E-Rechnungen begonnen hat, kann es keine Rechnungen mehr manuell ausstellen. Trotz der voraussichtlich im Jahr 2027 eingeführten digitalen Rechnungsstellungspflichten können Rechnungen weiterhin manuell ausgestellt werden, wie in der verbindlichen Entscheidung V0058-25 dargelegt.

Ist es eine gute Idee, nicht obligatorische Abrechnungsinformationen einzugeben?

Ja, es ist die beste Vorgehensweise, bestimmte nicht obligatorische Informationen hinzuzufügen, auch wenn dies je nach Rechnungsart variiert.

Das Hinzufügen von Zahlungsbedingungen, wie z. B. dem Fälligkeitsdatum, kann den Einzug beschleunigen. Andererseits wird empfohlen, Vorauszahlungsrechnungen mit einer rechtlichen Erklärung zu kennzeichnen, die besagt, dass die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt des Einzugs des Betrags angefallen ist. Es lohnt sich auch, diese durch Hinzufügen einer Danksagung an den Endkunden/die Endkundin zu personalisieren, da dies zur Stärkung der Geschäftsbeziehung beiträgt.