Das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon ist für Unternehmen ein strategischer Schritt, der es ihnen ermöglicht, neue Märkte zu erschließen, Aufträge zu bekommen, die sie andernfalls vielleicht verlieren würden, und eine bessere Kundenerfahrung zu schaffen. Zahlungen per Telefon zu akzeptieren birgt jedoch auch gewisse Risiken. Von der Datensicherheit bis hin zu höheren Bearbeitungsgebühren müssen Unternehmen mögliche Klippen sorgfältig umschiffen. Wir erläutern, wie Unternehmen Zahlungen per Telefon effektiv und sicher akzeptieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Ist es möglich, Zahlungen mit Kreditkarte per Telefon zu akzeptieren?
  
• Welche Arten von Unternehmen müssen Zahlungen per Telefon akzeptieren?
  
• Wie hoch sind die Kosten für Zahlungen per Telefon?
  
• Vorteile und Risiken beim Akzeptieren von Zahlungen per Telefon
  
• So akzeptieren Sie Zahlungen von Ihrer Kundschaft per Telefon
  

Ist es möglich, Zahlungen mit Kreditkarte per Telefon zu akzeptieren?

Ja – dieses Verfahren wird oft als MOTO-Bezahlung bezeichnet (Bezahlung für Mailorder, telefonische Bestellung). Es handelt sich um eine Art von Card-Not-Present(CNP)-Transaktion. Das bedeutet, dass das Unternehmen die Kreditkartendaten der Kundinnen und Kunden manuell ins Zahlungssystem eingibt und die Kundin bzw. der Kunde die Karte nicht persönlich vorlegen muss.

Welche Arten von Unternehmen müssen Zahlungen per Telefon akzeptieren?

Verschiedene Unternehmensarten können aufgrund ihrer jeweiligen Betriebsmodelle oder Kundenservicestrategien von Zahlungen per Telefon profitieren:

• Dienstleister
  Für Unternehmen, die Dienstleistungen wie Hausreparaturen, Beratung oder Catering anbieten, können Zahlungen per Telefon nützlich sein, um sich Aufträge zu sichern oder Anzahlungen anzunehmen.

• Fernverkaufsunternehmen
  Unternehmen, die Produkte über das Telefon verkaufen, z. B. Telemarketing-Unternehmen oder Kataloganbieter, können Zahlungen während eines Telefonats abwickeln.

• Restaurants und Schnellimbisse
  Unternehmen, die Essen liefern oder zum Abholen anbieten, nehmen häufig Kartenzahlungen am Telefon entgegen.

• Reisebüros und Hotels
  Diese Unternehmen akzeptieren möglicherweise Zahlungen für Buchungen per Telefon, insbesondere für individuelle Reiseangebote oder Gruppenbuchungen.

• Arztpraxen und Apotheken
  Dienste im Gesundheitswesen akzeptieren telefonische Zahlungen für Telemedizin-Termine oder Arzneimittelbestellungen.

• Fachdienstleistungen
  Anwältinnen/Anwälte, Buchhalter/innen oder Freiberufler/innen nehmen für ihre Dienstleistungen mitunter Zahlungen per Telefon entgegen, insbesondere für Honorare oder Rechnungen.

Wie hoch sind die Kosten für Zahlungen per Telefon?

Die Kosten für das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon hängen von Ihrem Zahlungsdienstleister und den Bedingungen Ihres Händlervertrags ab. Da solche Zahlungen als Distanz-Transaktionen (CNP, Card Not Present) gelten, sind die Gebühren in der Regel höher als bei persönlichen Transaktionen. Dies liegt an dem erhöhten Risiko für Betrug und Rückbuchungen, das mit Card-Not-Present-Transaktionen verbunden ist. Diese Gebühren variieren potenziell und hängen von Ihrer spezifischen Vereinbarung mit dem Zahlungsabwickler ab. Es können zusätzliche Gebühren für Rückbuchungen, Rückerstattungen, internationale Transaktionen oder die Verwendung eines virtuellen Terminals anfallen. Stripe berechnet beispielsweise 2,9 % + 30 Cent pro erfolgreicher Kartenabbuchung für Online-Transaktionen und 2,7 % + 5 Cent pro Transaktion für persönliche Zahlungen mit dem Stripe Terminal.

Vorteile und Risiken beim Akzeptieren von Zahlungen per Telefon

Das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon bietet Unternehmen eine bequeme und flexible Möglichkeit, Kundenzahlungen abzuwickeln. Für viele Unternehmen können sich dadurch auch neue Verkaufschancen eröffnen. Wie alle Zahlungsmethoden jedoch birgt auch diese eine Reihe von Vorteilen und potenziellen Nachteilen.

Vorteile beim Akzeptieren von Zahlungen per Telefon

• Nutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit
  Telefonische Zahlungen können von überall aus getätigt werden, wenn ein Telefonanschluss vorhanden ist. Dies stellt eine bequeme Option für Kundinnen und Kunden dar, die nicht vor Ort sein oder kein Online-Zahlungssystem nutzen können.

• Verbesserte Liquidität und optimiertes Umsatzpotenzial
  Durch die Möglichkeit der sofortigen Zahlung können telefonische Transaktionen dazu beitragen, Aufträge zu erhalten, die sonst nicht zustande kämen. Buchungen, Bestellungen oder Dienstleistungen können sofort abgeschlossen werden, wodurch das Risiko unbezahlter Rechnungen reduziert wird.

• Persönlicher Kundenservice
  Telefonische Transaktionen ermöglichen es den Unternehmen, direkt mit der Kundschaft in Kontakt zu treten, Fragen zu beantworten und Produkte oder Dienstleistungen durch „Upselling“ oder „Cross-Selling“ zu verkaufen.

• Erweiterter Kundenstamm
  Dank der Möglichkeit, Zahlungen per Telefon zu akzeptieren, können Unternehmen einen breiteren Kundenstamm erreichen, beispielsweise Personen, die telefonische Transaktionen bevorzugen oder ungerne Online-Zahlungen vornehmen.

Risiken und spezielle Überlegungen in Bezug auf das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon

• Höhere Bearbeitungsgebühren
  Bei Zahlungen per Telefon fallen in der Regel höhere Bearbeitungsgebühren an, da sie als sogenannte CNP-Transaktionen („Card Not Present“) gelten und ein höheres Betrugs- und Rückbuchungsrisiko aufweisen.

• Erhöhtes Betrugsrisiko
  Weil bei Zahlungen per Telefon keine physische Karte verwendet wird, die Unternehmen überprüfen können, sind diese Transaktionen anfälliger für Betrug. Die Unternehmen müssen die notwendigen Vorkehrungen treffen, um die Identität der Anrufer/innen und die Echtheit der angegebenen Kartendaten zu überprüfen.

• Datensicherheit
  Der Umgang mit vertraulichen Kartendaten über das Telefon erfordert die Berücksichtigung der PCI-DSS-Anforderungen („Payment Card Industry Data Security Standard“) zum Schutz der Kundendaten. Die Einhaltung solcher Regelwerke ist bei Zahlungen per Telefon schwieriger zu gewährleisten. und ihre Nichteinhaltung kann zu Geldbußen führen.

• Fehler bei der manuellen Eingabe
  Die manuelle Eingabe von Kartendaten erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu Problemen bei der Transaktion und zu Unzufriedenheit bei der Kundschaft führen kann.

Das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon kann also deutliche Vorteile für Unternehmen bieten. Es ist jedoch wichtig, strenge Sicherheitsprotokolle zu implementieren und die Mitarbeitenden entsprechend zu schulen, um die damit verbundenen Risiken zu beherrschen.

So akzeptieren Sie Zahlungen von Ihrer Kundschaft per Telefon

Telefonische Zahlungen können auf unterschiedliche Weise akzeptiert werden, je nach verwendeter Zahlungsmethode und dem allgemeinen Zahlungssystem des Unternehmens. Im Folgenden gehen wir den allgemeinen Prozess zum Akzeptieren von Zahlungen per Telefon mit einem Dienst wie Stripe durch. Bitte beachten Sie, dass manche Details je nach Zahlungsabwickler variieren können.

• Richten Sie Ihr Konto ein
  Zunächst müssen Sie ein Händlerkonto bei einem Zahlungsabwicklungsdienst einrichten. Im Rahmen der Einrichtung geben Sie die erforderlichen Geschäfts- und Bankdaten ein.

• Nutzen Sie ein virtuelles Terminal
  Die meisten Zahlungsabwickler bieten ein sogenanntes „virtuelles Terminal“ an, also eine Online-Version eines physischen Kreditkartenterminals oder POS-Systems (Point-of-Sale). Mit Stripe können Sie ein eingebautes virtuelles Terminal direkt im Dashboard akzeptieren.

• Nehmen Sie Zahlungsdetails am Telefon entgegen
  Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Zahlung vornehmen möchte, müssen Sie sie oder ihn nach den Kreditkartendaten fragen. Dazu gehören die Kartennummer, das Gültigkeitsdatum und die CVV-Prüfziffer. Möglicherweise benötigen Sie auch die Postleitzahl oder andere Informationen zur Kundenidentifizierung, je nach dem Grad der Sicherheitsüberprüfung, den Ihr Zahlungsabwickler verlangt. Achten Sie stets darauf, dass Sie dies auf sichere und vertrauliche Weise tun und sich an die Best Practices des Datenschutzes halten.

• Geben Sie die Zahlungsinformationen ein
  Geben Sie in Ihrem virtuellen Terminal die Kreditkartendaten und den zu belastenden Betrag manuell ein. Bei Stripe geschieht dies im Abschnitt „Zahlungen“ im Dashboard. Klicken Sie auf „+Erstellen“ und dann auf „Zahlung“.

• Wickeln Sie die Zahlung ab
  Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie die Zahlung zur Abwicklung übermitteln. Der Zahlungsabwickler bearbeitet die Transaktion mit der Bank der Karteninhaberin oder des Karteninhabers und benachrichtigt Sie, wenn die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wurde.

• Stellen Sie einen Zahlungsbeleg aus
  Nach der Transaktion sollten Sie der Kundin oder dem Kunden einen Zahlungsbeleg zukommen lassen. Viele Zahlungsabwickler können automatisch einen digitalen Zahlungsbeleg per E-Mail versenden. Bei Stripe aktivieren Sie dazu die Option „Zahlungsbeleg per E-Mail senden“, wenn Sie eine Zahlung erstellen.

• Führen Sie ordnungsgemäß Buch
  Das Nachverfolgen von Transaktionen ist für die Buchhaltung und die Beilegung möglicher Zahlungsanfechtungen unerlässlich. Ihr Zahlungsabwickler sollte detaillierte Aufzeichnungen zu jeder Transaktion bereitstellen, die über das Dashboard Ihres Händlerkontos zugänglich sind.

• Gewährleisten Sie einen sicheren Umgang mit Daten
  Da Sie es mit vertraulichen persönlichen Daten zu tun haben, müssen Sie sicherstellen, dass alle Konversationen und die Datenverarbeitung den PCI-DSS-Anforderungen entsprechen. Vermeiden Sie es, Kreditkarteninformationen aufzuschreiben, und speichern Sie die Kartendaten nie ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen.

Mehr über das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon mit Stripe erfahren Sie hier.