Att ta emot betalningar via telefon kan vara ett strategiskt drag för företag, eftersom det gör att de kan nå nya marknader, vinna försäljning som de annars kanske skulle gått miste om och skapa en mer inbjudande kundupplevelse. Att ta emot betalningar via telefon sker dock inte utan utmaningar. Från överväganden om datasäkerheten till högre behandlingsavgifter, det finns potentiella fallgropar som företag behöver navigera noggrant i. Vi tar upp hur företag kan ta betalt via telefon på ett effektivt och säkert sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Kan man ta emot kreditkortsbetalningar via telefon?
  
• Vilka typer av företag behöver ta emot betalningar via telefon?
  
• Vad kostar det att ta emot betalningar via telefon?
  
• Fördelar och risker med att ta emot betalningar via telefon
  
• Så här tar man emot betalningar från kunder via telefon
  

Kan man ta emot kreditkortsbetalningar via telefon?

Ja, denna process kallas ofta för MOTO-betalningar (postorder/telefonbeställning). Det är en typ av transaktion utan kort närvarande (CNP), vilket innebär att företaget manuellt anger kundens kreditkortsinformation i betalningssystemet, snarare än att kunden visar upp sitt kort personligen.

Vilka typer av företag behöver ta emot betalningar via telefon?

Flera typer av företag kan dra nytta av att ta emot betalningar via telefon tack vare deras specifika verksamhetsform eller kundservicestrategier:

• Tjänsteleverantörer
  Företag som tillhandahåller tjänster som reparationer i hemmet, konsulttjänster eller catering kan ha nytta av betalningar via telefon för att säkra bokningar eller ta emot depositioner.

• Företag som säljer på distans
  Företag som säljer produkter via telefon, t.ex. telefonförsäljare eller företag som säljer via en katalog, kan behandla betalningar via telefon under ett samtal.

• Restauranger och takeaways
  Restauranger som erbjuder matleverans eller avhämtning tar ofta emot kortbetalningar via telefon.

• Resebyråer och hotell
  Dessa företag kan ta emot betalningar via telefon för bokningar, särskilt för skräddarsydda resplaner eller gruppbokningar.

• Läkarmottagningar och apotek
  Företag som erbjuder hälso- och sjukvårdstjänster kan ta emot betalningar via telefon för telefonkonsultationer eller receptbeställningar.

• Professionella tjänster
  Advokater, revisorer och frilansare kan ta emot betalningar via telefon för sina tjänster, särskilt för arvoden eller fakturor.

Vad kostar det att ta emot betalningar via telefon?

Kostnaden för att ta emot betalningar via telefon beror på din betalleverantör och villkoren i ditt avtal för handlare. Eftersom sådana betalningar betraktas som CNP-transaktioner kan avgifterna i allmänhet vara högre än för fysiska, transaktioner med kort närvarande. Detta beror på den förhöjda risken för bedrägeri och återkreditering (chargeback) som följer med transaktioner utan kort närvarande. Dessa priser kan komma att ändras och kan variera beroende på ditt specifika avtal med betalleverantören. Ytterligare avgifter kan tillkomma i samband med återkrediteringar, återbetalningar, internationella transaktioner eller användning av en virtuell terminal. Till exempel debiterar Stripe 2,9 % + 0,30 USD per genomförd kortdebitering för onlinetransaktioner och 2,7 % + 0,05 USD per transaktion för betalningar i fysisk miljö med Stripe Terminal.

Fördelar och risker med att ta emot betalningar via telefon

Att ta emot betalningar via telefon ger företag ett bekvämt och flexibelt sätt att hantera betalningar från kunder. För många företag kan det också öppna upp för nya försäljningsmöjligheter. Men som med alla betalningsmetoder har metoden sin egna olika fördelar och potentiella nackdelar.

Fördelar med att ta emot betalningar via telefon

• Bekvämlighet och tillgänglighet
  Betalningar via telefon kan göras från alla platser där kunderna har telefontäckning, vilket är ett bekvämt alternativ för kunder som kanske inte har möjlighet att besöka din fysiska plats eller navigera i ditt onlinebetalningssystem.

• Förbättrat kassaflöde och optimerad intäktspotential
  Genom att omedelbar betalning sker kan transaktioner via telefon hjälpa till att fånga upp försäljningar som annars kanske inte skulle äga rum. Företag kan snabbt säkra bokningar, beställningar eller tjänster, vilket minskar risken för obetalda fakturor.

• Personlig kundservice
  Telefontransaktioner gör det möjligt för företag att interagera direkt med kunder, svara på frågor och upp- eller korssälja produkter eller tjänster.

• Utökad kundbas
  Tack vare möjligheten att ta emot betalningar via telefon har företag möjlighet att nå en bredare kundbas, inklusive personer som föredrar telefontransaktioner eller som sannolikt inte kommer att använda digitala betalningar.

Risker och saker att tänka på när man tar emot betalningar via telefon

• Högre behandlingsavgifter
  Betalningar via telefon har vanligtvis högre behandlingsavgifter eftersom de betraktas som CNP-transaktioner där risken för bedrägerier och återkrediteringar är större.

• Ökad risk för bedrägerier
  Eftersom betalningar via telefon inte involverar ett fysiskt kort som företag kan verifiera kan dessa transaktioner vara mer utsatta för bedrägerier. Företag måste vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder för att verifiera uppringarens identitet och äktheten i den kortinformation som tillhandahålls.

• Datasäkerhet
  Hantering av känslig kortinformation via telefon kräver efterlevnad av PCI-DSS-regler (Payment Card Industry Data Security Standard) för att skydda kundernas data. Efterlevnad av dessa standarder är svårare att säkerställa när man hanterar betalningar via telefon. Underlåtenhet att följa dessa standarder kan leda till böter.

• Manuella inmatningsfel
  Manuell inmatning av kortinformation ökar risken för mänskliga fel, vilket kan leda till transaktionsproblem och missnöje hos kunderna.

Att ta emot betalningar via telefon kan ge företag klara fördelar, men det är viktigt att implementera rigorösa säkerhetsprotokoll och utbilda personalen på lämpligt sätt för att hantera de risker som är förknippade med dem.

Så här tar man emot betalningar från kunder via telefon

Att ta emot betalningar via telefon kan fungera på flera olika sätt beroende på vilken betalningsmetod som används och företagets övergripande betalningssystem. Nedan går vi igenom den vanliga processen för att ta emot betalningar via telefon med en tjänst som Stripe. Observera att vissa saker kan variera beroende på den specifika betalleverantören.

• Skapa ditt konto
  Först måste du skapa ett handlarkonto med en betalningshanteringstjänst. Under den här processen kommer du att lämna nödvändig företags- och bankinformation.

• Använd en virtuell terminal
  De flesta betalleverantörer tillhandahåller vad som kallas en "virtuell terminal", som är en onlineversion av en fysisk kreditkortsterminal eller ett POS-system. Med Stripe kan du acceptera en inbyggd virtuell terminal direkt i Dashboard.

• Ta emot betalningsuppgifter via telefon
  När en kund vill göra en betalning måste du be om deras kreditkortsinformation. Detta inkluderar kortnummer, utgångsdatum och CVV-kod. Du kan också behöva deras postnummer eller annan information som identifierar dem, beroende på vilken nivå på säkerhetsverifiering som din leverantör kräver. Se alltid till att du gör detta på ett säkert och konfidentiellt sätt och följer bästa praxis för dataskydd.

• Ange betalningsinformationen
  I din virtuella terminal anger du manuellt kundens kreditkortsinformation och det belopp som ska debiteras. Med Stripe görs detta i avsnittet Betalningar i Dashboard, genom att klicka på "+Skapa" och sedan "Betalning".

• Behandla betalningen
  När du har angett nödvändig information kan du skicka betalningen för behandling. Betalleverantören hanterar transaktionen med kortinnehavarens bank och ger dig en uppdatering när transaktionen godkänns eller avvisas.

• Lämna ett kvitto
  Efter transaktionen ska du ge kunden ett kvitto. Många betalleverantörer kan skicka ett digitalt kvitto automatiskt via e-post. Med Stripe kan du göra detta genom att gå till "Skicka ett kvitto via e-post" när du skapar en betalning.

• Upprätthåll korrekta register
  Att hålla reda på transaktioner är avgörande för redovisning och eventuell tvistlösning. Din betalleverantör bör tillhandahålla detaljerade register över varje transaktion, tillgängliga via ditt handelskontos dashboard.

• Säker datahantering
  Eftersom du hanterar känsliga personuppgifter är det viktigt att säkerställa att alla konversationer och all datahantering följer PCI-DSS-reglerna. Undvik att skriva ner kreditkortsinformation och lagra aldrig kortuppgifter utan lämpliga säkerhetsåtgärder på plats.

Läs mer om att ta emot betalningar via telefon med Stripe här.