Aceptar pagos por teléfono puede ser una iniciativa estratégica para las empresas, pues les permite llegar a nuevos mercados, captar ventas que de otro modo habrían perdido y crear una experiencia más adaptada al cliente. Sin embargo, también presenta dificultades. Desde las cuestiones de seguridad de los datos hasta las mayores comisiones de procesamiento, las empresas deben gestionar con atención los posibles escollos. Vamos a abordar lo que pueden hacer las empresas para aceptar pagos por teléfono de manera eficaz y segura.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Es posible aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono?
  
• ¿Qué tipos de empresas precisan aceptar pagos por teléfono?
  
• ¿Cuánto cuesta aceptar pagos por teléfono?
  
• Ventajas y riesgos de aceptar los pagos por teléfono
  
• Cómo aceptar pagos de los clientes por teléfono
  

¿Es posible aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono?

Sí, este proceso se suele denominar «pagos de pedido telefónico/por correo» (MOTO). Es un tipo de transacción con tarjeta no presente (CNP), lo que significa que la empresa introduce manualmente la información de la tarjeta de crédito del cliente en el sistema de pagos, sin que este la facilite en persona.

¿Qué tipos de empresas precisan aceptar pagos por teléfono?

Hay varios tipos de empresas que pueden beneficiarse de la aceptación de pagos por teléfono, ya sea por sus modelos operativos específicos o por sus estrategias de atención al cliente:

• Proveedores de servicios
  A las empresas que prestan servicios como reparaciones domésticas, consultoría o catering, pueden resultarles útiles los pagos por teléfono para recibir el importe de las reservas o aceptar depósitos.

• Empresas de ventas remotas
  Las empresas que venden productos por teléfono, como las de televentas o venta por catálogo, pueden procesar pagos por teléfono durante una llamada.

• Restaurantes y establecimientos de comida para llevar
  Los establecimientos que ofrecen servicios de entrega o recogida de alimentos suelen aceptar pagos con tarjeta por teléfono.

• Agencias de viajes y hoteles
  Estas empresas pueden aceptar pagos por teléfono para realizar reservas, sobre todo en el caso de planes de viaje personalizados o reservas para grupos.

• Consultas médicas y farmacias
  Los servicios de salud pueden aceptar pagos por teléfono para abonar las citas de consulta telefónica o los pedidos de medicamentos recetados.

• Servicios profesionales
  Los abogados, los contables o los trabajadores autónomos pueden aceptar pagos por teléfono por sus servicios, sobre todo en relación con las cuotas mensuales o con las facturas.

¿Cuánto cuesta aceptar pagos por teléfono?

El coste de aceptar pagos por teléfono dependerá de tu procesador de pagos y de las condiciones de tu contrato de comerciante. En general, dado que estos pagos se consideran transacciones CNP, las tarifas pueden ser más altas que en el caso de las transacciones en persona con tarjeta presente. Esto se debe al elevado riesgo de fraude y de contracargos que conllevan las transacciones sin tarjeta presente. Estas tarifas están sujetas a cambios y pueden variar en función del contrato concreto que suscribas con el procesador. Además, puede haber tarifas adicionales asociadas con los contracargos, los reembolsos, las transacciones internacionales o el uso de terminales virtuales. Stripe cobra un 2,9 % + 30 ¢ por cada cobro con tarjeta completado correctamente en el caso de las transacciones en línea y un 2,7 % + 5 ¢ por transacción en el caso de los pagos en persona realizados mediante Stripe Terminal.

Ventajas y riesgos de aceptar los pagos por teléfono

Aceptar pagos por teléfono ofrece a las empresas un modo cómodo y flexible de procesar los pagos de sus clientes. Para muchas empresas, puede suponer un aumento de las oportunidades de ventas. Sin embargo, al igual que todos los métodos de pago, conlleva su propio conjunto de ventajas y posibles inconvenientes.

Ventajas de aceptar los pagos por teléfono

• Comodidad y accesibilidad
  Los pagos por teléfono se pueden realizar desde cualquier lugar en que el cliente disponga de servicio telefónico. Por ello, constituyen una opción cómoda para aquellos que no pueden visitar tu ubicación física ni navegar por tu sistema de pagos por Internet.

• Mejora del flujo de caja y optimización del potencial de ingresos
  Al permitir el pago inmediato, las transacciones por teléfono pueden fomentar la captación de ventas que de otro modo no habrían podido llevarse a cabo. Las empresas pueden obtener rápidamente el importe de las reservas, los pedidos o los servicios, lo que reduce el riesgo de impago de facturas.

• Atención al cliente personalizada
  Las transacciones por teléfono permiten a las empresas interactuar directamente con los clientes, responder a sus dudas y conseguir ventas al alza o cruzadas de sus productos o servicios.

• Ampliación de la base de clientes
  La capacidad de aceptar pagos por teléfono permite a las empresas llegar potencialmente a una base de clientes más extensa; esto incluye no solo a aquellos que prefieren este tipo de transacciones, sino también a los que es improbable que lleven a cabo pagos por Internet.

Riesgos y consideraciones de la aceptación de pagos por teléfono

• Comisiones de procesamiento más elevadas
  Los pagos por teléfono suelen estar sujetos a comisiones de procesamiento más elevadas, pues se consideran transacciones CNP y presentan un mayor riesgo de fraude y de contracargos.

• Mayor riesgo de fraude
  Puesto que en los pagos por teléfono no hay una tarjeta física que la empresa pueda verificar, estas transacciones pueden ser más vulnerables al fraude. Las empresas deben adoptar las precauciones necesarias para comprobar la identidad de su interlocutor y la autenticidad de la información de la tarjeta proporcionada.

• Seguridad de los datos
  Al gestionar la información confidencial de las tarjetas facilitada por teléfono, es imprescindible cumplir las reglas de los estándares de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI-DSS) a fin de proteger los datos de los clientes. Estos estándares son más difíciles de garantizar en el caso de los pagos por teléfono, pero su incumplimiento puede dar lugar a multas.

• Errores en la introducción manual
  La introducción manual de la información de la tarjeta aumenta la posibilidad de errores humanos, lo que puede generar problemas con la transacción e insatisfacción del cliente.

Si bien aceptar pagos por teléfono puede ofrecer claras ventajas a las empresas, es fundamental implementar protocolos de seguridad rigurosos y formar debidamente al personal para gestionar los riesgos que este método lleva aparejados.

Cómo aceptar pagos de los clientes por teléfono

Aceptar pagos por teléfono puede hacerse de distintas formas, en función del método de pago utilizado y del conjunto del sistema de pagos de la empresa. A continuación, explicamos el proceso general de aceptación de pagos por teléfono mediante un servicio como Stripe. Ten en cuenta que algunos detalles pueden variar en función de tu procesador de pagos concreto.

• Configura tu cuenta
  En primer lugar, debes configurar una cuenta de comerciante en un servicio de procesamiento de pagos. Durante este proceso de configuración, deberás proporcionar la información precisa de tu empresa y de tu banco.

• Utiliza un terminal virtual
  La mayoría de los procesadores de pagos proporciona lo que se denomina un “terminal virtual”, que es una versión en línea del terminal de tarjetas de crédito físico o del sistema de punto de venta (POS). Con Stripe, puedes aceptar un terminal virtual que está directamente integrado en el Dashboard.

• Obtén los datos del pago por teléfono
  Cuando un cliente desee realizar un pago, tendrás que pedirle la información de su tarjeta de crédito. Esto incluye el número, la fecha de caducidad y el código CVV de la tarjeta. Puede que también necesites su código postal u otros datos de identificación, en función del nivel de verificación de seguridad que tu proceso requiera. Asegúrate siempre de hacer todo esto de forma segura y confidencial, así como cumpliendo las mejores prácticas de protección de datos.

• Introduce la información del pago
  En el terminal virtual, introduce manualmente la información de la tarjeta de crédito del cliente y el importe que hay que cargar. En Stripe, esto se lleva a cabo en la sección Pagos del Dashboard, haciendo clic en “+Crear” y, a continuación, en “Pago”.

• Procesa el pago
  Una vez que hayas introducido la información requerida, puedes enviar el pago para que se procese. El procesador de pagos gestiona la transacción con el banco del titular de la tarjeta y te informa de si se ha aprobado o rechazado.

• Proporciona un recibo
  Después de la transacción, debes proporcionar un recibo al cliente. Muchos procesadores de pagos permiten enviar automáticamente un recibo digital al cliente por correo electrónico. Con Stripe, puedes hacerlo activando la opción correspondiente al crear un pago.

• Mantén registros correctos
  Llevar la cuenta de las transacciones es vital para tu contabilidad y para resolver posibles disputas. El procesador de pagos debe proporcionarte registros detallados de cada transacción, que deberían estar accesibles en el dashboard de tu cuenta de comerciante.

• Protege la gestión de datos
  Puesto que estás gestionando datos personales confidenciales, es importante que te asegures de que todas las conversaciones y la gestión de los datos cumplan la normativa de PCI-DSS. Nunca apuntes la información de las tarjetas de crédito ni la guardes sin las medidas de seguridad apropiadas.

Puedes obtener más información sobre la aceptación de pagos por teléfono con Stripe aquí.