Unternehmen können Zahlungen per Telefon in erster Linie über ein virtuelles Terminal akzeptieren, bei dem es sich um eine sichere, webbasierte Schnittstelle handelt, die von einem Zahlungsabwickler bereitgestellt wird. Die Mitarbeiter/innen geben die Kartendaten der Kundinnen und Kunden während des Telefonats manuell in das System ein. Durch das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon kann ein Unternehmen neue Märkte erschließen, Umsätze sichern, die ihm andernfalls entgehen würden, und ein kundenfreundlicheres Erlebnis schaffen. Zahlungen per Telefon zu akzeptieren ist jedoch mit Herausforderungen verbunden, die von Fragen der Datensicherheit bis hin zu höheren Bearbeitungsgebühren reichen.

Im Folgenden behandeln wir, wie Unternehmen Zahlungen per Telefon effektiv und sicher akzeptieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Ist es möglich, Zahlungen mit Kreditkarte per Telefon zu akzeptieren?
  
• So akzeptieren Sie Zahlungen von Ihrer Kundschaft per Telefon
  
• Welche Arten von Unternehmen müssen Zahlungen per Telefon akzeptieren?
  
• Wie hoch sind die Kosten für Zahlungen per Telefon?
  
• Vorteile und Risiken beim Akzeptieren von Zahlungen per Telefon
  
• Risiken und spezielle Überlegungen in Bezug auf das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Ist es möglich, Zahlungen mit Kreditkarte per Telefon zu akzeptieren?

Ja – dieser Prozess wird oft als „MOTO“-Zahlungen (Mail Order/Telephone Order) bezeichnet. Es handelt sich um eine Art von Card-Not-Present-Transaktion (CNP), was bedeutet, dass das Unternehmen die Kreditkarteninformationen der Kundin bzw. des Kunden manuell in das Zahlungssystem eingibt, anstatt dass diese/r die Karte vor Ort vorlegt.

So akzeptieren Sie Zahlungen von Kundinnen und Kunden per Telefon

Die Annahme von Zahlungen per Telefon kann je nach verwendeter Zahlungsmethode und dem allgemeinen Zahlungssystem des Unternehmens auf verschiedene Arten erfolgen. Wir werden den allgemeinen Ablauf der Zahlungsannahme per Telefon unter Verwendung eines Dienstes wie Stripe erläutern. Bitte beachten Sie, dass einige Details je nach dem jeweiligen Zahlungsabwickler variieren können.

1. Richten Sie Ihr Konto ein
   Zunächst müssen Sie ein Händlerkonto bei einem Zahlungsabwicklungsdienst einrichten. Während dieses Einrichtungsprozesses geben Sie die erforderlichen Unternehmensinformationen und Bankdaten an.

2. Verwenden Sie ein virtuelles Terminal
   Die meisten Zahlungsabwickler bieten ein sogenanntes „virtuelles Terminal“ an, bei dem es sich um eine Online-Version eines physischen Kreditkartenterminals oder eines Point of Sale (POS)-System handelt. Mit Stripe können Sie ein integriertes virtuelles Terminal direkt im Dashboard nutzen.

3. Erfassen Sie Zahlungsdaten telefonisch
   Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Zahlung vornehmen möchte, müssen Sie sie/ihn nach seinen Kreditkartendaten fragen. Dazu gehören die Kartennummer, das Ablaufdatum und der CVV-Code. Je nach dem von Ihrem Zahlungsabwickler geforderten Sicherheitsniveau benötigen Sie möglicherweise auch die Postleitzahl oder andere Identifizierungsdaten. Stellen Sie sicher, dass Sie Zahlungsdaten auf sichere Weise erfassen und die bewährten Verfahren zum Datenschutz einhalten.

4. Geben Sie die Zahlungsinformationen ein
   Geben Sie in Ihrem virtuellen Terminal die Kreditkartendaten der Kundin bzw. des Kunden und den zu belastenden Betrag manuell ein. Bei Stripe erfolgt dies im Bereich „Zahlungen“ des Dashboards, indem Sie auf „+Erstellen“ und anschließend auf „Zahlung“ klicken.

5. Abwicklung der Zahlung
   Sobald Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie die Zahlung zur Abwicklung übermitteln. Der Zahlungsabwickler wickelt die Transaktion mit der Bank der Karteninhaberin bzw. des Karteninhabers ab und informiert Sie, sobald die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wurde.

6. Stellen Sie einen Zahlungsbeleg aus
   Nach der Transaktion sollten Sie den Kundinnen und Kunden einen Zahlungsbeleg ausstellen. Viele Zahlungsabwickler können automatisch eine digitale Quittung per E-Mail versenden. In Stripe können Sie dies tun, indem Sie bei der Erstellung einer Zahlung die Option „Zahlungsbeleg-E-Mail senden“ aktivieren.

7. Führen Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen
   Den Überblick über Transaktionen zu behalten, ist für die Buchhaltung und mögliche Beilegung angefochtener Zahlungen von entscheidender Bedeutung. Ihr Zahlungsabwickler sollte detaillierte Aufzeichnungen über jede Transaktion bereitstellen, auf die Sie über das Dashboard Ihres Händlerkontos zugreifen können.

8. Halten Sie die Datenschutzbestimmungen ein
   Da Sie mit sensiblen personenbezogenen Daten umgehen, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Gespräche und der Umgang mit Daten den PCI-DSS-Vorschriften entsprechen. Verwenden Sie Verschlüsselung, vermeiden Sie das Aufschreiben von Kreditkartendaten, beschränken Sie den Zugriff für Mitarbeiter/innen und speichern Sie Kartendaten niemals ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen.

Welche Arten von Unternehmen müssen Zahlungen per Telefon akzeptieren?

Verschiedene Unternehmensarten können aufgrund ihrer jeweiligen Betriebsmodelle oder Kundenservicestrategien von Zahlungen per Telefon profitieren:

• Dienstleister
  Für Unternehmen, die Dienstleistungen wie Hausreparaturen, Beratung oder Catering anbieten, können Zahlungen per Telefon nützlich sein, um sich Aufträge zu sichern oder Anzahlungen anzunehmen.

• Fernabsatzunternehmen
  Unternehmen, die Produkte per Telefon verkaufen, wie beispielsweise Telemarketing-Unternehmen oder Versandhändler, können telefonische Zahlungsabwicklungen nutzen, um Zahlungen während eines Gesprächs zu verarbeiten.

• Restaurants und Imbisse
  Unternehmen, die Essen liefern oder zum Abholen anbieten, nehmen häufig Kartenzahlungen am Telefon entgegen.

• Reisebüros und Hotels
  Diese Unternehmen akzeptieren möglicherweise Zahlungen für Buchungen per Telefon, insbesondere für individuelle Reiseangebote oder Gruppenbuchungen.

• Arztpraxen und Apotheken
  Dienste im Gesundheitswesen akzeptieren telefonische Zahlungen für Telemedizin-Termine oder Arzneimittelbestellungen.

• Fachdienstleistungen
  Anwältinnen/Anwälte, Buchhalter/innen oder Freiberufler/innen nehmen für ihre Dienstleistungen mitunter Zahlungen per Telefon entgegen, insbesondere für Honorare oder Rechnungen.

Wie hoch sind die Kosten für Zahlungen per Telefon?

Die Kosten, um Zahlungen per Telefon zu akzeptieren, hängen von Ihrem Zahlungsabwickler und den Bedingungen Ihres Händlervertrags ab.

Da solche Zahlungen im Allgemeinen als CNP-Transaktionen gelten, können die Gebühren höher sein als bei Transaktionen vor Ort, bei denen die Karte physisch vorliegt. Dies ist auf das erhöhte Risiko von Betrug und Rückbuchungen zurückzuführen, das mit Transaktionen ohne physische Kartenpräsenz einhergeht.

Die Kosten für diese CNP-Transaktionen lassen sich im Allgemeinen in zwei Preismodelle einteilen: Pauschalgebühren und Interchange-Plus. Pauschalgebühren, die oft einen Prozentsatz des Transaktionswerts sowie eine geringe Gebühr beinhalten, sind einfacher zu verstehen, werden jedoch häufig aufgestockt, um die Verrechnungskosten zu decken. Interchange-Plus-Transaktionen können komplexer sein, bieten jedoch langfristig mehr Transparenz und geringere Kosten für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.

Diese Gebühren können sich ändern und je nach Ihrer individuellen Vereinbarung mit dem Zahlungsdienstleister abweichen. Es können zusätzliche Gebühren im Zusammenhang mit Rückbuchungen, Rückerstattungen, internationalen Transaktionen oder der Nutzung eines virtuellen Datenterminals anfallen.

Vorteile und Risiken beim Akzeptieren von Zahlungen per Telefon

Das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon bietet Unternehmen eine bequeme und flexible Möglichkeit, Kundenzahlungen abzuwickeln. Für viele Unternehmen können sich dadurch auch neue Verkaufschancen eröffnen. Wie alle Zahlungsmethoden birgt auch diese eine Reihe von Vorteilen und potenziellen Nachteilen.

Vorteile beim Akzeptieren von Zahlungen per Telefon

• Bequemlichkeit und Zugänglichkeit
  Telefonische Zahlungen können von überall aus getätigt werden, wenn ein Telefonanschluss vorhanden ist. Dies stellt eine bequeme Option für Kundinnen und Kunden dar, die nicht vor Ort sein oder kein Online-Zahlungssystem nutzen können.

• Verbesserte Liquidität und optimiertes Umsatzpotenzial
  Durch die Möglichkeit der sofortigen Zahlung können telefonische Transaktionen dazu beitragen, Aufträge zu erhalten, die sonst nicht zustande kämen. Buchungen, Bestellungen oder Dienstleistungen können sofort abgeschlossen werden, wodurch das Risiko unbezahlter Rechnungen reduziert wird.

• Persönlicher Kundenservice
  Telefonische Transaktionen ermöglichen es den Unternehmen, direkt mit der Kundschaft in Kontakt zu treten, Fragen zu beantworten und Produkte oder Dienstleistungen durch „Upselling“ oder „Cross-Selling“ zu verkaufen.

• Erweiterter Kundenstamm
  Dank der Möglichkeit, Zahlungen per Telefon zu akzeptieren, können Unternehmen einen breiteren Kundenstamm erreichen, beispielsweise Personen, die telefonische Transaktionen bevorzugen oder ungerne Online-Zahlungen vornehmen.

Risiken und spezielle Überlegungen in Bezug auf das Akzeptieren von Zahlungen per Telefon

• Höhere Bearbeitungsgebühren
  Zahlungen per Telefon sind in der Regel mit höheren Abwicklungsgebühren verbunden, da sie als CNP-Transaktionen gelten und ein höheres Risiko für Betrug und Rückbuchungen aufweisen.

• Erhöhtes Betrugsrisiko
  Da bei Zahlungen per Telefon keine physische Karte vorliegt, die Unternehmen überprüfen können, sind diese Transaktionen anfälliger für Betrug. Unternehmen müssen die erforderlichen Vorkehrungen treffen, um die Identität der anrufenden Person und die Echtheit der angegebenen Kartendaten zu überprüfen sowie sichere Zahlungssysteme verwenden.

• Datensicherheit
  Der Umgang mit sensiblen Karteninformationen per Telefon erfordert die Einhaltung der PCI-DSS-Regeln (Payment Card Industry Data Security Standard), um die Daten von Kundinnen und Kunden zu schützen. Diese Standards sind bei Zahlungen per Telefon schwerer sicherzustellen. Die Nichterfüllung dieser Standards kann zu Geldstrafen führen.

• Fehler bei der manuellen Eingabe
  Die manuelle Eingabe von Kartendaten erhöht das Risiko menschlicher Fehler, was zu Problemen bei der Transaktion und zu Unzufriedenheit bei den Kundinnen und Kunden führen kann. Wenn Sie eine abgelehnte Kreditkartenzahlung telefonisch bearbeiten, sollten Sie den Fokus von finanziellen auf technische Aspekte verlagern – beispielsweise indem Sie die Ablehnung als Systemproblem oder Sicherheitswarnung erklären.

Zwar kann das Akzeptieren von Zahlungen am Telefon für Unternehmen wichtige Vorteile bieten, doch ist es entscheidend, strenge Sicherheitsprotokolle einzuführen und das Personal entsprechend zu schulen, um die damit verbundenen Risiken angemessen zu handhaben.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.
  
• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.
  
• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.
  
• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.
  
• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer historischen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.
  

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