Comment accepter des paiements par téléphone : guide pratique à destination des entreprises

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Acceptez des paiements en ligne, en personne et dans le monde entier, grâce à une solution de paiement adaptée à toutes les entreprises, des start-up aux multinationales.

En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Est-il possible d’accepter des paiements par carte bancaire par téléphone ?
  3. Quels types d’entreprises ont besoin d’accepter des paiements par téléphone ?
  4. Quels frais sont occasionnés par l’acceptation de paiements par téléphone ?
  5. Avantages et risques liés à l’acceptation de paiements par téléphone
    1. Avantages liés à l’acceptation de paiements par téléphone
    2. Risques et considérations liés à l’acceptation de paiements par téléphone
  6. Comment accepter les paiements de clients par téléphone

Accepter les paiements par téléphone peut s’avérer stratégique pour les entreprises, car cela leur permet d’atteindre de nouveaux marchés, d’enregistrer des ventes qu’elles auraient pu manquer et d’offrir à leurs clients une expérience plus pratique. Cependant, l’acceptation des paiements par téléphone peut présenter certaines difficultés. Des considérations relatives à la sécurité des données aux frais de traitement plus élevés, les entreprises doivent faire preuve de prudence pour éviter les pièges potentiels. Nous verrons dans cet article comment les entreprises peuvent accepter les paiements par téléphone de manière efficace et sécurisée.

Sommaire

  • Est-il possible d’accepter des paiements par carte bancaire par téléphone ?
  • Quels types d’entreprises ont besoin d’accepter des paiements par téléphone ?
  • Quels frais sont occasionnés par l’acceptation de paiements par téléphone ?
  • Avantages et risques liés à l’acceptation de paiements par téléphone
  • Comment accepter les paiements de clients par téléphone

Est-il possible d’accepter des paiements par carte bancaire par téléphone ?

Oui, ce processus est souvent désigné sous le nom de commande par courrier/par téléphone (en anglais, MOTO pour mail order/telephone order). Il s’agit d’un type de transaction sans présentation de la carte, c’est-à-dire que l’entreprise saisit manuellement les informations relatives à la carte bancaire du client dans son système de paiement, plutôt que de demander au client de présenter sa carte en personne.

Quels types d’entreprises ont besoin d’accepter des paiements par téléphone ?

Plusieurs types d’entreprises peuvent tirer profit de l’acceptation de paiements par téléphone en fonction de leurs modèles opérationnels spécifiques ou de leurs stratégies de service à la clientèle :

  • Fournisseurs de services
    Les entreprises qui proposent des services allant de la rénovation de maisons à la restauration, en passant par le conseil, peuvent tirer profit des paiements par téléphone afin de garantir des réservations ou d’encaisser des acomptes.

  • Entreprises de vente à distance
    Les entreprises qui vendent des produits par téléphone, par exemple les entreprises de télévente ou de vente par catalogue, peuvent traiter des paiements par téléphone au cours d’un appel.

  • Restaurants : services de livraison/plats à emporter
    Les établissements qui proposent des services de livraison ou de retrait de repas/produits alimentaires acceptent couramment les paiements par carte au téléphone.

  • Agences de voyages et hôtels
    Ces entreprises peuvent accepter des paiements par téléphone pour des réservations, en particulier pour des forfaits de voyage personnalisés ou des réservations de groupe.

  • Cabinets médicaux et pharmacies
    Les services de santé peuvent accepter les paiements par téléphone pour les téléconsultations ou les prescriptions d’ordonnances.

  • __Services aux entreprises
    Les avocats, les comptables ou les travailleurs indépendants peuvent accepter des paiements par téléphone pour leurs services, en particulier pour le versement d’honoraires ou le règlement de factures.

Quels frais sont occasionnés par l’acceptation de paiements par téléphone ?

L’acceptation de paiements par téléphone coûte plus ou moins cher selon le prestataire de services de paiement et les conditions de l’accord conclu avec le commerçant. En règle générale, comme ces paiements sont effectués sans présentation de carte bancaire, les frais peuvent être plus élevés que pour les paiements en personne et les transactions avec présentation de la carte. Cela s’explique par le risque élevé de fraude et de contestations de paiement qui est associé aux transactions sans présentation de la carte. Ces frais peuvent être revus et peuvent varier en fonction de l’accord spécifique que vous avez conclu avec votre prestataire de services de traitement. Il peut y avoir des frais supplémentaires liés aux contestations de paiement, aux remboursements, aux transactions internationales ou à l’utilisation d’un terminal virtuel. Par exemple, Stripe facture 2,9 % + 0,30 $ par transaction réussie pour les transactions en ligne et 2,7 % + 0,05 $ par transaction pour les paiements en personne effectués à l’aide de Stripe Terminal.

Avantages et risques liés à l’acceptation de paiements par téléphone

L’acceptation des paiements par téléphone constitue pour les entreprises un moyen pratique et flexible afin de traiter les paiements de leurs clients. Pour de nombreuses entreprises, cela peut également déboucher sur de nouvelles opportunités de vente. Cependant, comme tous les moyens de paiement, celui-ci présente des avantages et des inconvénients potentiels.

Avantages liés à l’acceptation de paiements par téléphone

  • Praticité et accessibilité
    Les paiements par téléphone peuvent être effectués à partir de n’importe quel emplacement où les clients bénéficient d’un service téléphonique, ce qui est bien pratique pour ceux qui ne sont pas en mesure de se rendre dans votre établissement ni de se servir de votre système de paiement en ligne.

  • Augmentation du flux de trésorerie et optimisation du potentiel de revenus
    Grâce au paiement immédiat, les transactions par téléphone peuvent permettre de réaliser des ventes qui n’auraient pas eu lieu autrement. Les entreprises peuvent rapidement sécuriser des réservations, des commandes ou des services, en réduisant ainsi le risque de factures impayées.

  • Service client personnalisé
    Les paiements par téléphone permettent aux entreprises d’entrer directement en contact avec les clients, de répondre à leurs questions et d’effectuer des ventes incitatives ou croisées de produits ou de services.

  • Élargissement de la clientèle
    En acceptant les paiements par téléphone, les entreprises ont la possibilité de toucher une clientèle plus large, notamment les personnes qui privilégient les paiements par téléphone ou qui sont peu susceptibles d’effectuer des paiements en ligne.

Risques et considérations liés à l’acceptation de paiements par téléphone

  • Frais de traitement plus élevés
    Les paiements par téléphone sont généralement assortis de frais de traitement plus élevés, car ils sont considérés comme des transactions CNP et présentent un risque plus élevé de fraude et de contestation de paiement.

  • Augmentation du risque de fraude
    Comme les paiements par téléphone ne font pas intervenir de carte physique vérifiable par les entreprises, ces transactions sont plus susceptibles de faire l’objet de fraudes. Les entreprises doivent prendre les précautions nécessaires afin de vérifier l’identité de l’appelant et l’authenticité des informations fournies sur la carte.

  • Sécurité des données
    Le traitement d’informations sensibles relatives aux cartes bancaires par téléphone aux règles de la norme PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) afin de protéger les données des clients. Il est plus difficile de se conformer à ces normes lorsque les paiements sont effectués par téléphone. Tout manquement à ces normes est passible d’amendes.

  • Erreurs de saisie manuelle
    La saisie manuelle des informations relatives aux cartes augmente le risque d’erreur humaine, ce qui peut entraîner des problèmes au niveau des transactions, mais aussi une insatisfaction des clients.

Si l’acceptation des paiements par téléphone peut présenter des avantages certains pour les entreprises, il est important de mettre en œuvre des protocoles de sécurité stricts et de former le personnel de manière appropriée afin de gérer les risques qui y sont associés.

Comment accepter les paiements de clients par téléphone

L’acceptation des paiements par téléphone peut se faire de différentes manières, en fonction du moyen de paiement utilisé et du système de paiement global de l’entreprise. Nous vous présentons ci-dessous le processus général d’acceptation des paiements par téléphone à l’aide d’un service comme Stripe. Notez que certains éléments peuvent varier en fonction du prestataire de services de paiement utilisé.

  • Configurez votre compte
    Tout d’abord, vous devez ouvrir un compte marchand auprès d’un service de traitement des paiements. Au cours de ce processus, vous devrez fournir les informations commerciales et bancaires nécessaires.

  • Utilisez un terminal virtuel
    La plupart des prestataires de services de paiement fournissent ce que l’on appelle un « terminal virtuel », qui est une version en ligne d’un terminal de paiement électronique physique ou d’un système de point de vente (POS). Avec Stripe, vous pouvez accéder à un terminal virtuel intégré directement dans le Dashboard.

  • Prenez des informations de paiement par téléphone
    Lorsqu’un client souhaite effectuer un paiement, vous devez lui demander des informations relatives à sa carte bancaire. Cela inclut le numéro de la carte, la date d’expiration et le code CVV. Vous pouvez également avoir besoin de leur code postal ou d’autres informations d’identification, en fonction du niveau de vérification de sécurité exigé par votre prestataire. Veillez toujours à le faire de manière sécurisée et confidentielle, en respectant les meilleures pratiques en matière de protection des données.

  • Saisissez les informations de paiement
    Dans votre terminal virtuel, saisissez manuellement les informations relatives à la carte bancaire du client ainsi que le montant à débiter. Avec Stripe, cela se fait dans la section Paiements du Dashboard, en sélectionnant « +Créer » et ensuite « Paiement ».

  • Soumettez le paiement pour traitement
    Une fois que vous avez saisi les informations nécessaires, vous pouvez soumettre le paiement pour traitement. Le prestataire de services de paiement traite la transaction avec la banque du titulaire de la carte et vous informe lorsque la transaction est approuvée ou refusée.

  • Fournissez un reçu
    Après la transaction, vous devez remettre un reçu au client. De nombreux prestataires de services de paiement sont en mesure d’envoyer automatiquement un reçu numérique par e-mail. C’est possible avec Stripe en activant l’option « Envoyer un reçu par e-mail » lors de la création d’un paiement.

  • Tenez des registres complets
    Il est essentiel de garder une trace des transactions pour la comptabilité et la résolution d’éventuels litiges. Votre prestataire de services de paiement doit fournir des relevés détaillés de chaque transaction, accessibles via le tableau de bord de votre compte marchand.

  • Sécurisez le traitement des données
    Étant donné que vous traitez des informations personnelles sensibles, il est important de veiller à ce que toutes les conversations et le traitement des données soient conformes à la norme PCI-DSS. Évitez de noter les informations de cartes bancaires par écrit et ne conservez jamais ces données sans avoir mis en place des mesures de sécurité appropriées.

Apprenez-en davantage sur l’acceptation des paiements par téléphone avec Stripe en consultant ce lien.

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