Depuis la publication du décret royal 1619/2012, plusieurs changements sont survenus dans les obligations concernant les informations de facturation en Espagne. Un exemple est la mise en œuvre du système VERI*FACTU – qui, bien qu'étant temporairement optionnel, deviendra obligatoire en 2027 – toutes les factures doivent inclure un code QR ou les détails qu'il contient.

Ces changements juridiques soulèvent souvent des doutes quant aux informations requises sur les factures. Dans ce guide, nous expliquons quels détails doivent figurer lors de l'émission d'une facture en Espagne.

Points clés

• Les renseignements de facturation requis sont les entrées prescrites par les règles applicables pour toute facture afin d'assurer sa validité.
  
• Certains détails sont requis sur toutes les factures, comme la date d'émission et les données d'identification de l'émetteur.
  
• D'autres renseignements, comme une déclaration juridique, sont exigés uniquement lors de l'émission de certains types de factures.
  
• Pour des raisons fiscales ou de fidélisation de la clientèle, il est conseillé d'inclure certaines informations qui ne sont pas obligatoires.
  
• Les informations de facturation doivent être exactes, il est donc recommandé d'améliorer la façon dont elles sont recueillies.
  

Que sont les informations de facturation

Les informations de facturation sont les détails principaux qu'une facture doit inclure pour être valide. En termes généraux, ces informations identifient l'émetteur, le destinataire et la facture. Elles fournissent également des données commerciales et fiscales importantes, telles que la date de la transaction, le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les déclarations juridiques obligatoires.

Ces détails jouent un rôle central dans le contrôle comptable et fiscal. Du point de vue des entreprises, ils sont indispensables pour déduire les dépenses. L'absence d'entrées clés, telles que l'adresse fiscale, ou son inclusion avec des erreurs, peut entraver le processus de déduction. D'un point de vue fiscal, omettre des numéros de facture pourrait éveiller les soupçons de l'Agence fiscale espagnole (AEAT).

Renseignements obligatoires sur une facture en Espagne

En règle générale, chaque facture doit contenir plusieurs mentions obligatoires. Toutefois, n'oubliez pas le type de facture concerné, car la réglementation espagnole prévoit des critères distincts pour chaque type, comme l'ajout ou l'omission de certains détails.

Afin de couvrir toutes les possibilités, nous passerons d'abord en revue les détails obligatoires pour toutes les factures régulières. Dans la section suivante, nous examinerons les informations requises pour chaque type. Ajoutez les détails suivants lors de la création d'une facture en Espagne :

1. Date : La date à laquelle la facture est émise, c'est-à-dire le moment où elle est préparée et envoyée. Si la date d'émission diffère de la date de la transaction, indiquez les deux.
   
2. Numéro et série : Il s'agit de l'identifiant numérique de la facture, qui la place dans un ordre séquentiel et chronologique. La série est un préfixe alphanumérique facultatif utilisé pour regrouper les factures.
   
3. Détails de l'émetteur : Ce champ doit indiquer les détails d'identification de l'émetteur : nom complet (si travailleur autonome) ou nom complet de l'entreprise (s'il s'agit d'une entreprise) ; numéro d'identification fiscale (NIF) ; et adresse fiscale pour l'AEAT.
   
4. Coordonnées du client : le nom complet ou la raison sociale de l’acheteur, son NIF et son adresse fiscale doivent être indiqués.
   
5. Description et montant : Il est obligatoire de détailler sur des lignes distinctes la description de chaque produit ou service, le nombre d'unités vendues, le prix unitaire hors TVA, le rabais (le cas échéant) et le prix final.
   
6. Base d'imposition : Il s'agit du montant brut total de la vente (c'est-à-dire le montant sur lequel la TVA est calculée).
   
7. Taux d'imposition et impôt dû : Indiquez le pourcentage de TVA utilisé. Notez que, quel que soit le taux appliqué, il est obligatoire d'indiquer le montant total de la TVA facturée sur la facture.
   
8. Total : Le montant total que le client doit payer.
   

Renseignements obligatoires par type de facture

Les factures peuvent être classées de plusieurs manières : par émetteur, par champ d'application ou par objectif. Ci-dessous, nous fournirons les informations requises par la réglementation espagnole pour les types les plus courants :

• Facture simplifiée : Une facture simplifiée doit contenir les mêmes détails qu'une facture régulière ou « complète », à l'exception des données d'identification du client, des rabais appliqués et de la ventilation de la TVA.

• Facture VERI FACTU : Les factures émises dans le cadre du système VERI FACTU doivent inclure le mot « VERI*FACTU » ou la mention « Facture vérifiable sur le site Web de l'AEAT », à côté d'un code QR ou des informations qu'il contient.

• Facture de travailleur autonome : Si l'émetteur travaille de manière indépendante et que le destinataire est une entreprise ou un autre travailleur autonome établi en Espagne, la facture doit indiquer la retenue à la source de l'impôt sur le revenu des particuliers (IRPF).

• Facture intracommunautaire : Le numéro de TVA intracommunautaire (numéro d'identification de TVA) des deux entreprises ou travailleurs autonomes doit être inclus. Étant donné que la facture intracommunautaire ne facture pas de TVA, une déclaration désignée doit indiquer si une exemption ou le mécanisme d'autoliquidation a été appliqué, c'est-à-dire si le destinataire commercial déclare l'impôt indirect applicable dans son pays.

• Facture d'exportation : Dans les factures destinées aux clients étrangers, ajoutez une déclaration juridique pour justifier l'exemption de TVA. Le guide des procédures et documents d'exportation recommande également d'ajouter des détails facultatifs, tels que les conditions de paiement et les Incoterms (conditions commerciales internationales).

• Facture rectificative et note de crédit : Dans les factures rectificatives et les notes de crédit, ajoutez une série spécifique avec une numérotation séquentielle, les informations identifiant la facture d'origine, le montant et la TVA due modifiée.

• Facture récapitulative : Lors de l'émission d'une facture récapitulative, incluez les informations des factures ou des bons de livraison pour les transactions regroupées. Chaque transaction résumée doit figurer sur une ligne distincte, accompagnée des détails nécessaires pour l'identifier et calculer l'impôt dû.

• Facture de paiement anticipé : Si la date de réception du paiement anticipé est différente de la date d'émission de la facture, il est obligatoire de l'indiquer. Il est également recommandé d'inclure le mot « avance » pour favoriser la transparence fiscale.

• Factures aux entités gouvernementales (B2G) : Lors de l'émission d'une facture à une entité gouvernementale, vous êtes tenu d'inclure les codes DIR3 pour le bureau de la comptabilité, l'organe de gestion et l'unité de traitement.

• Facture sous le régime de la comptabilité de trésorerie : Si vous optez pour ce régime pour reporter la déclaration trimestrielle de TVA jusqu'à ce que les paiements en souffrance aient été formalisés, toutes les factures doivent comporter la mention « régime spécial de comptabilité de trésorerie ».

• Facture auto-établie : Si l'acheteur émet vos factures, elles doivent contenir la mention « facturation par le destinataire », en plus d'une série indépendante et désignée pour chaque destinataire qui émet des factures auto-établies.

Réglementations régissant les informations de facturation en Espagne

En Espagne, le cadre juridique régissant les informations de facturation se compose de plusieurs réglementations. Ci-dessous, nous résumons les plus importantes :

• Réglementation régissant les obligations de facturation : Le décret royal 1619/2012 établit le contenu requis pour les factures, tel que la numérotation, la date d'émission et la description de toutes les transactions. De plus, le décret royal 1073/2014 le modifie pour exiger l'inclusion de séries spécifiques sur les factures prouvant la vente de téléphones mobiles, de consoles de jeux vidéo, d'ordinateurs portables et de tablettes, à condition que le mécanisme de la taxe au preneur soit utilisé. Il s'applique dans deux scénarios :

  • Le client est une entreprise qui revend ces produits.
    
  • Le client est une entreprise qui n'est pas impliquée dans la revente et effectue un achat dont le montant dépasse 10 000 € hors TVA.
    

• Loi promouvant la facturation électronique : La loi 25/2013 régit le contenu des factures documentant les transactions B2G. Entre autres détails, elle exige de spécifier le bureau comptable, c'est-à-dire l'entité publique qui enregistre la facture.

• Réglementation sur la TVA : Le décret royal 828/2013 a introduit l'obligation d'ajouter une déclaration si l'entreprise émet une facture dans le cadre du régime spécial de comptabilité de trésorerie.

• Réglementation régissant les exigences pour les systèmes de facturation informatisés : Le décret royal 1007/2023 établit les exigences que les entreprises mettant en œuvre le système VERI*FACTU doivent respecter pour soumettre leurs registres de facturation à l'AEAT en temps réel.

Erreurs courantes lors de l'inclusion des informations de facturation en Espagne

Lors de la préparation des factures, les entreprises espagnoles pourraient commettre certaines erreurs particulièrement courantes. Jetons un coup d'œil aux types les plus fréquents :

Confondre les informations de facturation avec les informations d'expédition

Une condition pour qu'une facture soit valide en vertu de la loi est qu'elle indique les résidences fiscales du marchand et du client. Dans certains cas, en particulier dans les transactions interentreprises (interentreprise), le fournisseur saisit l'adresse de livraison sur la facture au lieu de l'adresse fiscale, ce qui rend le document invalide à des fins juridiques et fiscales.

Ne confondez pas les informations de facturation avec les informations d'expédition. Les informations de facturation – y compris l'adresse fiscale – doivent figurer sur la facture, tandis que les détails de livraison appartiennent aux documents utilisés à des fins logistiques, tels que le bon de livraison, la lettre de voiture CMR ou toute autre preuve de transport. Supposons qu'une entreprise de Vigo vende des produits à une entreprise portugaise dont la résidence fiscale est à Lisbonne, mais que la livraison ait lieu dans son entrepôt à Porto. Le document de vente prouvant la transaction doit contenir l'adresse de Lisbonne. En revanche, le bon de livraison ou la CMR doit indiquer l'adresse de Porto.

Oublier la déclaration juridique

Parfois, les entreprises espagnoles n'incluent pas la déclaration juridique sur leurs factures. Dans certains cas, tels que les transactions exonérées de TVA ou les factures auto-établies par le client, cette déclaration est requise pour que le document soit valide.

Ne pas respecter les exigences de formatage

Les entreprises qui n'utilisent pas de logiciels de facturation complets et à jour échouent souvent à respecter les exigences de formatage lors de la saisie manuelle des informations des documents. Par exemple, le numéro ou la série doit être aligné à gauche, ne peut pas contenir deux espaces consécutifs et ne doit contenir aucun caractère spécial autre que les suivants : traits d'union, traits de soulignement, barres obliques et points.

Une autre erreur fréquente consiste à saisir plusieurs taux de TVA sur une seule ligne, bien que les règles applicables exigent des entrées séparées. Pour appliquer automatiquement les taux corrects, vous pouvez utiliser Stripe Tax. Cet outil d'automatisation des taxes est systématiquement mis à jour pour refléter toute modification législative dans l'Union européenne et dans les plus de 100 pays où il est disponible (consultez également les territoires non pris en charge répertoriés).

Modifier l'ordre de la numérotation séquentielle

Bien que les séries doivent toujours suivre une numérotation séquentielle, un oubli courant consiste à modifier l'ordre des numéros de facture (par exemple, passer de FA0019 à FA0021). Les entreprises doivent éviter cette erreur, car elle pourrait entraîner une inspection par l'AEAT. Elle pourrait être considérée comme un signe de bénéfice dissimulé, l'un des axes de la loi antifraude.

Inclure des descriptions vagues

L'émission d'une facture sous format physique et électronique entraîne des coûts administratifs moyens de 4,45 € et 1,64 € respectivement, selon la « XIIe Étude sur la facturation électronique » de SERES, un fournisseur de logiciels de transformation numérique. Pour cette raison, de nombreuses entreprises essaient de simplifier autant que possible la préparation des documents et utilisent des descriptions trop brèves. Cependant, cette approche est une erreur car les règles exigent suffisamment de détails pour calculer le montant taxable avec précision.

Comment recueillir adéquatement les renseignements de facturation

Une autre erreur fréquente consiste à saisir des renseignements de facturation qui ont été recueillis avec des inexactitudes au préalable. Ci-dessous, nous analyserons une série de bonnes pratiques pour éviter que cela ne se produise :

Identifier le client

Les détails à inclure sur la facture varient selon le statut du destinataire. Déterminez d'abord s'il s'agit d'un client final, d'une entreprise ou d'une entité gouvernementale pour recueillir les entrées pertinentes, comme le NIF et l'adresse fiscale.

Plusieurs solutions facilitent l'identification du client sans violer le règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsque les données pertinentes sont récupérées. Stripe Identity, un outil conforme aux réglementations espagnoles en matière de connaissance du client, vérifie l'identité des utilisateurs. Vous pouvez également implémenter l'identifiant numérique Bizum, qui détermine si l'utilisateur utilise Bizum pour les entreprises ou s'il est un acheteur particulier.

Demander les informations par écrit

Si votre entreprise conclut des accords verbaux avec l'acheteur, comme les entreprises qui font des ventes à distance et qui acceptent les paiements par téléphone, demandez à l'acheteur de soumettre les détails par écrit avant d'émettre la facture pour éviter les erreurs de transcription.

Dans les ventes en ligne, où les données sont déjà recueillies par écrit, le client saisit directement ses informations fiscales, qui sont ensuite reflétées sur la facture. Dans ce cas, l'amélioration du formulaire de saisie peut minimiser les erreurs. Par exemple, si vous vendez par l'entremise de votre propre boutique en ligne, configurez chaque champ pour afficher automatiquement le clavier le plus approprié en fonction du format attendu. Un pavé numérique peut s'afficher pour la saisie du numéro de téléphone ou du code postal.

La demande écrite de détails doit être adaptée à l'environnement de vente pour éviter de nuire à l'expérience du client. Dans le commerce mobile, il n'est pas recommandé d'exiger des acheteurs qu'ils saisissent une adresse de courriel deux fois pour confirmer l'exactitude. La pratique demeure utile dans d'autres canaux de vente, comme le commerce électronique traditionnel.

Une autre bonne pratique consiste à permettre aux utilisateurs d'enregistrer leurs informations de facturation afin de ne pas avoir à les saisir de nouveau lors d'un autre achat, ce qui aide à minimiser les erreurs lors de la saisie manuelle des données. Pour ce faire, configurez le formulaire pour que les utilisateurs puissent saisir les détails enregistrés d'un seul clic.

Aider à différencier les adresses de facturation et d'expédition

Pour éviter l'erreur courante de confondre les informations de facturation et d'expédition, rendez la distinction facile à reconnaître. Par exemple, si vous vendez en ligne depuis l'Espagne à des acheteurs particuliers, les adresses seront identiques dans la plupart des cas, il est donc conseillé d'activer, par défaut, l'option d'utiliser la même adresse dans les deux cas. Si vous effectuez également des transactions interentreprises ou des transactions avec des clients dont les adresses de facturation et d'expédition sont généralement différentes, assurez-vous que lorsque vous décochez cette case sur le formulaire de paiement, un bloc individuel s'affiche pour chacun.

Dans les deux cas, il est recommandé d'activer la saisie automatique. Pour les adresses, l'outil utilise des technologies telles que Google Maps pour suggérer l'entrée complète au fur et à mesure que l'utilisateur tape, ce qui aide à dissuader les erreurs et à assurer la conformité aux attentes de formatage des courriers.

Permettre à vos clients de mettre à jour leurs informations de facturation et de paiement

Parfois, les informations de facturation pour les clients particuliers et d'entreprise changent, comme un changement d'adresse ou une conversion d'une société à responsabilité limitée (SL) à une société ouverte (SA). Par conséquent, il est conseillé de fournir au client un outil pour mettre à jour ses détails fiscaux afin que la facture puisse être émise avec exactitude.

Le mode de paiement est l'un des éléments le plus fréquemment modifiés par les acheteurs, par exemple lorsqu'ils contractent avec une banque qui offre une carte de crédit avec de meilleures conditions financières. Il est important de faciliter la mise à jour de ce détail et d'autres détails de paiement par l'entremise du portail client, et de la valider instantanément. Avec Stripe, vous pouvez valider des cartes en temps réel pour vous assurer que les informations saisies par le client sont correctes au fur et à mesure qu'il tape.

Comment Stripe aide à gérer les informations de facturation

De nombreux problèmes courants lors de l'émission de factures découlent de la transcription manuelle des détails. Stripe Payments est une plateforme de paiement complète qui aide à éviter les erreurs de saisie grâce à des fonctionnalités de saisie automatique et à la validation en temps réel.

De plus, Stripe élimine les tâches manuelles des processus de facturation, d'encaissement et de rapprochement des paiements. Elle simplifie la récupération des informations du client et, par l'entremise de la Stripe App Marketplace, les envoie automatiquement à une plateforme de facturation.

Invopop, par exemple, est une solution développée en Espagne qui est intégrée au système VERI*FACTU. Cette intégration permet d'envoyer des dossiers de factures à l'AEAT en temps réel, sans altération.

Une autre application est Billit, une plateforme de facturation électronique pionnière en Europe qui vise à assurer le traitement des diverses exigences de facturation numérique dans toute l'UE. Elle peut également identifier les délais de paiement et envoyer automatiquement des rappels à vos clients pour éviter le non-paiement.

Foire aux questions

Quelles informations de facturation ne sont pas obligatoires sur une facture simplifiée?

Bien que les factures simplifiées soient plus concises que les factures complètes, elles sont toujours tenues d'identifier les produits vendus ou les services fournis. Dans ce tableau, nous fournissons un résumé comparatif des informations de facturation dans les factures simplifiées et complètes :

Les informations de facturation peuvent-elles être saisies manuellement?

Oui, il est légal de saisir manuellement les informations de facturation tant qu'elles sont affichées de manière claire et lisible. En fait, de nombreuses petites entreprises en Espagne émettent encore des factures de cette manière, en particulier dans les commerces très traditionnels et les entreprises du secteur de l'hôtellerie.

Il est important de noter que les documents contenant des informations de facturation saisies manuellement restent valides lorsque l'entreprise n'utilise pas de système de facturation informatisé. Une fois qu'une entreprise a commencé à émettre des factures électroniques, elle ne peut plus émettre de factures manuellement. Malgré les obligations de facturation numérique qui devraient être introduites en 2027, les factures peuvent continuer à être émises manuellement, comme indiqué dans la décision contraignante V0058-25.

Est-il judicieux de saisir des informations de facturation non obligatoires?

Oui, il est de bonne pratique d'ajouter certaines informations non obligatoires, bien que cela varie selon le type de facture.

L'ajout de conditions de paiement, telles que la date d'échéance, peut accélérer les encaissements. D'autre part, il est recommandé d'identifier les factures d'avance avec une déclaration juridique indiquant que la TVA s'est accumulée lorsque le montant a été encaissé. Il vaut également la peine de les personnaliser en ajoutant une note de remerciement au client, car cela aidera à renforcer la relation d'entreprise.