Desde la publicación del Real Decreto 1619/2012, se han producido varios cambios en las obligaciones relativas a la información de facturación en España. Un ejemplo es la implementación del sistema VERI*FACTU —que, a pesar de ser temporalmente opcional, será obligatorio en 2027— todas las facturas deben incluir un código QR o los detalles que contiene.

Estos cambios legales a menudo plantean dudas sobre la información legal requerida en las facturas. En esta guía, explicamos qué detalles deben aparecer al emitir una factura en España.

Puntos clave

• La información de facturación requerida son los datos prescritos por las normas aplicables para cualquier factura a fin de garantizar su validez.
  
• Ciertos detalles son obligatorios en todas las facturas, como la fecha de emisión y los datos de identificación del emisor.
  
• Otra información, como una declaración legal, se requiere únicamente al emitir ciertos tipos de facturas.
  
• Por razones de impuestos o de lealtad del cliente, es aconsejable incluir cierta información que no es obligatoria.
  
• La información de facturación debe ser precisa, por lo que se recomienda mejorar la forma en que se recopila.
  

¿Qué es la información de facturación?

La información de facturación son los datos principales que debe incluir una factura para ser válida. En términos generales, esta información identifica al emisor, al destinatario y a la factura. También proporciona datos comerciales y fiscales importantes, como la fecha de la transacción, el importe del impuesto al valor agregado (IVA) y las declaraciones legales obligatorias.

Estos detalles desempeñan un papel central en el control contable y fiscal. Desde el punto de vista de las empresas, son indispensables para deducir los gastos. La ausencia de datos clave, como la dirección fiscal, o su inclusión con errores, puede entorpecer el proceso de deducción. Desde una perspectiva fiscal, omitir los números de factura podría despertar sospechas en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Información obligatoria en una factura en España

Por regla general, toda factura debe incluir varias entradas obligatorias. No obstante, ten en cuenta el tipo de factura que corresponda, dado que las normativas de España establecen distintos criterios para cada tipo, por ejemplo, si se deben agregar u omitir determinados detalles.

Para contemplar todas las posibilidades, revisaremos primero los datos obligatorios para todas las facturas ordinarias. En la próxima sección, revisaremos la información requerida para cada tipo. Agrega la siguiente información al crear una factura en España:

1. Fecha: la fecha en la que se expide la factura; es decir, en la que se prepara y se envía. Si la fecha de expedición difiere de la fecha de la transacción, incluye ambas.
   
2. Número y serie: este es el identificador numérico de la factura, el cual la ubica en un orden cronológico y secuencial. La serie es un prefijo alfanumérico opcional utilizado para agrupar las facturas.
   
3. Datos del emisor: este campo debe mostrar los datos de identificación del emisor: nombre completo (si trabaja en forma independiente) o nombre completo de la empresa (si es una empresa); número de identificación fiscal (NIF); y domicilio fiscal para la AEAT.
   
4. Datos del cliente: deben incluirse el nombre completo o la razón social del comprador, su NIF y su dirección fiscal.
   
5. Descripción e importe: es obligatorio detallar en líneas independientes la descripción de cada producto o servicio, la cantidad de unidades que se vendieron, el precio por unidad sin IVA, el descuento (si corresponde) y el precio final.
   
6. Base imponible: este es el importe bruto total de la venta (es decir, el importe a partir del cual se calcula el IVA).
   
7. Tasa impositiva y cuota tributaria: indica el porcentaje de IVA utilizado. Ten en cuenta que, con independencia de la tasa aplicada, es obligatorio mostrar el importe total del IVA que se cobró en la factura.
   
8. Total: el importe total que el cliente debe pagar.
   

Información obligatoria por tipo de factura

Las facturas pueden clasificarse de distintas formas: por emisor, por ámbito de aplicación o por fin. A continuación, indicaremos la información obligatoria en virtud de las normativas de España para los tipos más comunes:

• Factura simplificada: una factura simplificada debe tener la misma información que una factura ordinaria o «completa», con la excepción de los datos de identificación del cliente, los descuentos aplicados y el desglose del IVA.

• Factura de VERI FACTU: las facturas expedidas en el marco del sistema de VERI FACTU deben incluir la palabra «VERI*FACTU» o la declaración «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT», además de un código QR o de la información que este contenga.

• Factura de trabajadores independientes: si el emisor trabaja en forma independiente y el destinatario es una empresa o algún otro trabajador independiente establecido en España, la factura debe mostrar la retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).

• Factura intracomunitaria: debe incluirse el número de IVA intracomunitario (ID de IVA) de ambas empresas o de ambos trabajadores independientes. Puesto que la factura intracomunitaria no cobra IVA, una declaración designada debe indicar si se aplicó la exención o el mecanismo de inversión del sujeto pasivo; es decir, si el beneficiario de la empresa declara el impuesto indirecto aplicable en su país.

• Factura de exportación: en las facturas para clientes extranjeros, agrega una declaración legal para justificar la exención del IVA. La guía sobre los procedimientos y los documentos de exportación también recomienda agregar detalles optativos, como las Condiciones de pago y los incoterms (términos de comercio internacional).

• Factura rectificativa y nota de crédito: tanto en las facturas rectificativas como en las notas de crédito, agrega una serie específica con numeración secuencial, información que identifique a la factura original, el importe y el IVA modificado.

• Factura recapitulativa: al expedir una factura recapitulativa, incluye la información correspondiente de las facturas o de los albaranes de entrega en relación con las transacciones que se están agrupando. Cada transacción recapitulada debe figurar en una línea independiente junto con los datos necesarios para su identificación y para el cálculo de la cuota tributaria.

• Factura por pago anticipado: si la fecha en la que se recibe el pago del adelanto difiere de la fecha de expedición de la factura, es obligatorio introducirla. También es recomendable incluir la palabra «adelanto» para contribuir a la transparencia fiscal.

• Facturas a entidades públicas (B2G): al expedir una factura a una entidad pública, es un requisito que incluyas los códigos DIR3 correspondientes a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.

• Factura contemplada en el régimen de contabilidad de caja: si eliges este régimen a fin de aplazar la declaración de IVA trimestral hasta que se hayan formalizado los pagos pendientes, todas las facturas deben incluir el texto «régimen especial del criterio de caja».

• Factura de autofacturación: si el comprador expide tus facturas, estas deben incluir la declaración «facturación por el destinatario», además de una serie designada e independiente por cada destinatario que expide facturas de autofacturación.

Normativa que rige la información de facturación en España

En España, el marco legal que regula la información de facturación está compuesto por varias normas. A continuación, resumimos las más importantes:

• Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación: El Real Decreto 1619/2012 establece el contenido obligatorio de las facturas, como la numeración, la fecha de expedición y la descripción de todas las operaciones. Además, el Real Decreto 1073/2014 lo modifica para exigir la inclusión de series específicas en las facturas que justifiquen la venta de teléfonos móviles, consolas de videojuegos, computadoras portátiles y tabletas, siempre que se utilice el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Se aplica en dos situaciones:

  • El cliente es una empresa que revende estos productos.
    
  • El cliente es una empresa que no se dedica a la reventa y realiza una compra cuyo importe supera los EUR 10,000 sin IVA.
    

• Ley de impulso de la factura electrónica: La Ley 25/2013 regula el contenido de las facturas que documentan las operaciones Business to business (B2B). Entre otros detalles, exige especificar la oficina contable, es decir, el organismo público que registra la factura.

• Reglamento del IVA: El Real Decreto 828/2013 introdujo la obligación de añadir una declaración si la empresa emite una factura bajo el régimen especial de contabilidad de caja.

• Reglamento que rige los requisitos de los sistemas informáticos de facturación: El Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos que deben cumplir las empresas que implementen el sistema VERI*FACTU para remitir sus registros de facturación a la AEAT en tiempo real.

Errores habituales a la hora de incluir información de facturación en España

A la hora de elaborar las facturas, las empresas españolas podrían cometer algunos errores especialmente comunes. Echemos un vistazo a los tipos más frecuentes:

Confundir la información de facturación con la de envío

Una condición para que una factura sea válida según la ley es que muestre el domicilio fiscal del vendedor y del comprador. En algunos casos, especialmente en las transacciones Business to business (B2B), el proveedor introduce la dirección de envío en la factura en lugar de la dirección fiscal, lo que invalida el documento a efectos legales y fiscales.

No confundas la información de facturación con la información de envío. La información de facturación, incluida la dirección fiscal, debe aparecer en la factura, mientras que los datos de envío corresponden a los documentos utilizados con fines logísticos, como el albarán de entrega, la carta de porte CMR u otro comprobante de transporte. Supongamos que una empresa de Vigo vende productos a una empresa portuguesa con domicilio fiscal en Lisboa, pero la entrega se realiza en su almacén de Oporto. El documento de venta que justifica la transacción debe contener la dirección de Lisboa. Por el contrario, el albarán de entrega o la CMR deben mostrar la dirección de Oporto.

Olvidar la declaración legal

En ocasiones, las empresas españolas no incluyen la declaración legal en sus facturas. En determinados casos, como las transacciones exentas de IVA o las facturas de autofacturación de los clientes, esta declaración es obligatoria para que el documento sea válido.

No respetar los requisitos de formato

Las empresas que no utilizan un software de facturación completo y actualizado a menudo no cumplen con los requisitos de formato al introducir manualmente la información de los documentos. Por ejemplo, el número o la serie deben estar alineados a la izquierda, no pueden contener dos espacios consecutivos y no pueden contener caracteres especiales que no sean los siguientes: guiones, guiones bajos, barras y puntos.

Otro error frecuente es introducir varios tipos de IVA en una sola línea, aunque las normas aplicables exigen entradas independientes. Para aplicar automáticamente las tarifas correctas, puedes usar Stripe Tax. Esta herramienta de automatización de impuestos se actualiza sistemáticamente para reflejar cualquier cambio legislativo en la Unión Europea y en los más de 100 países donde está disponible (consulta también los territorios no admitidos).

Alterar el orden de la numeración secuencial

Aunque las series siempre deben seguir una numeración secuencial, un error común es cambiar el orden de los números de factura (p. ej., pasar de FA0019 a FA0021). Las empresas deben evitar este error, ya que podría dar lugar a una inspección por parte de la AEAT. Podría considerarse un indicio de ocultación de ingresos, uno de los objetivos de la ley contra el fraude.

Incluir descripciones imprecisas

La emisión de una factura en formato físico y electrónico conlleva unos costes administrativos medios de EUR 4.45 y EUR 1.64, respectivamente, según el «XII Estudio de Facturación Electrónica» elaborado por SERES, proveedor de software de transformación digital. Por este motivo, muchas empresas intentan simplificar al máximo la preparación de documentos y utilizan descripciones demasiado breves. Sin embargo, este planteamiento es un error, ya que las normas exigen un nivel de detalle suficiente para calcular con precisión la base imponible.

Cómo recopilar correctamente la información de facturación

Otro error frecuente es ingresar información de facturación que se recopiló previamente con inexactitudes. A continuación, analizaremos una serie de prácticas recomendadas para evitar que esto suceda:

Identificar al cliente

Los detalles que se deben incluir en la factura varían según el estado del destinatario. Primero determina si se trata de un cliente final, una empresa o una Entidad pública para recopilar los datos relevantes, como el NIF y la dirección fiscal.

Varias soluciones facilitan la identificación del cliente sin infringir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cuando se recuperan los datos relevantes. Stripe Identity, una herramienta que cumple con las regulaciones de KYC en España, verifica las identidades de los usuarios. También puedes implementar el identificador digital de Bizum, que determina si el usuario utiliza Bizum para empresas o si es un comprador particular.

Solicitar la información por escrito

Si tu empresa llega a acuerdos verbales con el comprador, como las empresas que realizan ventas a distancia y aceptan pagos por teléfono, pídele al comprador que envíe los detalles por escrito antes de emitir la factura para evitar errores de transcripción.

En las ventas en línea, donde los datos ya se recopilan por escrito, el cliente ingresa directamente su información fiscal, que luego se refleja en la factura. En este caso, refinar el formulario de ingreso puede minimizar los errores. A modo de ejemplo, si vendes a través de tu propia tienda en línea, configura cada campo para que muestre automáticamente el teclado más adecuado según el formato esperado. Puede aparecer un teclado numérico para ingresar el número de teléfono o el código postal.

La solicitud de detalles por escrito debe adaptarse al entorno de ventas para evitar afectar negativamente la experiencia del cliente. En el comercio móvil, no se recomienda exigir a los compradores que ingresen una dirección de correo electrónico dos veces para confirmar su exactitud. Esta práctica sigue siendo útil en otros canales de ventas, como el comercio electrónico tradicional.

Otra de las prácticas recomendadas es permitir a los usuarios guardar su información de facturación para que no tengan que volver a ingresarla al realizar otra compra, lo que ayuda a minimizar los errores en el ingreso manual de datos. Para ello, configura el formulario para que los usuarios puedan ingresar los detalles guardados con un solo toque.

Ayudar a diferenciar entre las direcciones de facturación y de envío

Para evitar el error común de confundir la información de facturación y de envío, haz que la distinción sea fácil de reconocer. Por ejemplo, si vendes en línea desde España a compradores particulares, en la mayoría de los casos las direcciones serán idénticas, por lo que es aconsejable activar, de forma predeterminada, la opción de usar la misma dirección en ambos casos. Si también realizas transacciones B2B o transacciones con clientes cuyas direcciones de facturación y envío suelen ser diferentes, asegúrate de que, al desmarcar esa casilla en el formulario de confirmación de compra, se muestre un bloque individual para cada una.

En ambos casos, se recomienda habilitar la opción de autocompletado. Para las direcciones, la herramienta utiliza tecnologías como Google Maps para sugerir la entrada completa a medida que el usuario escribe, lo que ayuda a evitar errores y garantiza el cumplimiento de la normativa con las expectativas de formato de la empresa de mensajería.

Permitir a tus clientes actualizar su información de facturación y de pago

A veces, la información de facturación de los clientes particulares y de las empresas cambia, como un cambio de dirección o una conversión de una sociedad de responsabilidad limitada (SL) a una empresa que cotiza en bolsa (SA). Por lo tanto, es aconsejable proporcionarle al cliente una herramienta para actualizar sus detalles fiscales para que la factura se pueda emitir con precisión.

El método de pago es uno de los elementos que los compradores cambian con mayor frecuencia, como cuando contratan con un banco que ofrece una tarjeta de crédito con mejores condiciones financieras. Es importante facilitar la actualización de este y otros detalles de pago a través del portal de clientes y validarlo al instante. Con Stripe, puedes validar tarjetas en tiempo real para asegurarte de que la información que ingresa el cliente sea correcta a medida que escribe.

Cómo ayuda Stripe a gestionar la información de facturación

Muchos problemas comunes en la emisión de facturas surgen de la transcripción manual de los detalles. Stripe Payments es una plataforma de pagos completa que ayuda a evitar errores de ingreso a través de funciones de autocompletado y validación en tiempo real.

Además, Stripe elimina las tareas manuales de los procesos de facturación, cobro y conciliación de pagos. Simplifica la recuperación de la información del cliente y, a través de Stripe App Marketplace, la envía automáticamente a una plataforma de facturación.

Invopop, por ejemplo, es una solución desarrollada en España que está integrada con el sistema VERI*FACTU. Esta integración permite que los registros de facturas se envíen a la AEAT en tiempo real, sin alteraciones.

Otra opción es Billit, una plataforma de facturación electrónica pionera en Europa que se enfoca en garantizar el cumplimiento de la normativa de los diversos requisitos de facturación digital en toda la UE. También puede identificar los plazos de pago y enviar recordatorios automáticamente a tus clientes para evitar la falta de pago.

Preguntas frecuentes

¿Qué información de facturación no es obligatoria en una factura simplificada?

Aunque las facturas simplificadas son más concisas que las completas, siguen estando obligadas a identificar los productos vendidos o los servicios prestados. En esta tabla ofrecemos un resumen comparativo de la información de facturación en las facturas simplificadas y completas:

¿Se puede introducir manualmente la información de facturación?

Sí, es legal introducir la información de facturación de forma manual, siempre que se muestre de forma clara y legible. De hecho, muchas pequeñas empresas en España todavía emiten facturas de esta manera, especialmente en comercios y negocios de hostelería muy tradicionales.

Es importante tener en cuenta que los documentos con información de facturación introducida manualmente siguen siendo válidos cuando la empresa no utiliza un sistema de facturación informatizado. Una vez que una empresa ha empezado a emitir facturas electrónicas, no puede emitir facturas de forma manual. A pesar de las obligaciones de facturación digital que se espera que se introduzcan en 2027, las facturas se pueden seguir emitiendo de forma manual, tal y como se recoge en la consulta vinculante V0058-25.

¿Es buena idea introducir información de facturación no obligatoria?

Sí, se recomienda añadir cierta información no obligatoria, aunque esto varía en función del tipo de factura.

Añadir plazos de pago, como la fecha de vencimiento, puede agilizar los cobros. Por otra parte, se recomienda identificar las facturas de anticipos con una declaración legal que indique que el IVA se devengó cuando se cobró el importe. También conviene personalizarlas añadiendo una nota de agradecimiento al cliente, ya que esto ayudará a fortalecer la relación comercial.