La vida de los emprendedores está llena de oportunidades y retos. Para constituir una empresa, es necesario seguir un método bien estructurado y comprender bien todo el proceso. Según la Agencia Federal de Pequeños Negocios de EE. UU., en 2022 había 33,2 millones de pequeñas empresas en el país, una cifra que demuestra el gran potencial que ofrece esta vía.
Si bien constituir una empresa puede parecer abrumador, el proceso es viable si se desglosa en varios pasos prácticos bien definidos. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. ha indicado que en 2022 se constituyeron casi 1,4 millones de nuevas empresas, lo que resalta lo accesible que puede ser este proceso si se cuenta con las directrices y la preparación adecuadas. Los emprendedores en potencia deben comprender los componentes implicados en la constitución de una empresa para tener una buena base con la que transformar un concepto de negocio en una empresa totalmente operativa.
Esta guía se centra en los pasos prácticos para constituir una empresa, desde la identificación de la oportunidad de negocio adecuada hasta la planificación de las contrataciones y las finanzas. Tanto si estás empezando a darle forma a tu idea de negocio como si ya tienes todo listo para hacer realidad tus sueños, esta guía te ofrece consejos y datos prácticos que te ayudarán a poner tu negocio en marcha.
¿De qué trata este artículo?
- Identifica la oportunidad adecuada
- Escribe un plan de negocio detallado
- Decide la forma jurídica de tu empresa
- Elabora documentos internos fundamentales
- Registra tu empresa
- Obtén un número de identificación del empleador (EIN)
- Solicita todas las licencias y permisos necesarios
- Abre una cuenta bancaria empresarial
- Explora opciones de financiación para startups
- Solicita una tarjeta de crédito de empresa
- Elige un software de contabilidad adecuado
- Comprende los impuestos y planifícalos
- Protege tu empresa con seguros
- Establece una presencia en Internet
- Configura un sistema de procesamiento de pagos
- Planifica las contrataciones
- Evalúa préstamos empresariales
1. Identifica la oportunidad adecuada
Para constituir una empresa, lo primero que tienes que hacer es identificar la oportunidad de negocio adecuada. Busca una que no solo llene un vacío que haya en el mercado, sino que también vaya acorde a tus destrezas, intereses, tiempo disponible y posibilidades de inversión.
Destrezas e intereses
Tus destrezas e intereses son un reflejo de tus talentos y pasiones naturales, tu formación académica y tus experiencias profesionales. Si los aprovechas bien para poner en marcha tu negocio (ya sea crear una empresa relacionada con la banca o con la programación informática, o trabajar con animales), podrás logar el éxito.Tiempo disponible
Todas las empresas necesitan un compromiso de tiempo, pero la cantidad puede variar mucho. Evalúa cuánto tiempo puedes dedicarle a tu nueva empresa y sé realista: si tienes un trabajo a tiempo completo, podría tener más sentido que pusieras en marcha un negocio secundario en el que solo tuvieras que invertir unas pocas horas a la semana. Muchas veces, las empresas demandan más tiempo y atención durante las primeras etapas, por lo que es importante que consideres tus compromisos personales y profesionales antes de meterte de lleno.Posibilidades de inversión
La cantidad de dinero que puedas invertir en tu empresa desempeña un papel importante a la hora de determinar cuál es la oportunidad adecuada. Algunas empresas exigen una inversión inicial considerable para conseguir equipo, propiedades o inventario, pero otras requieren una inversión más pequeña (como es el caso de muchas empresas de servicios o negocios en línea). Comprende bien cuáles son los recursos financieros con los que cuentas para acotar las oportunidades a aquellas que sean factibles de verdad.
Para identificar la adecuada, tendrás que reflexionar y hacer análisis. En última instancia, las mejores oportunidades de negocio serán aquellas que se adapten a tus destrezas, intereses, disponibilidad y recursos financieros.
2. Escribe un plan de negocio detallado
Contar con un plan de negocio detallado es fundamental para constituir una nueva empresa. Este plan te ayuda a organizar las ideas y establecer objetivos claros, y también sirve como guía a medida que vaya creciendo tu empresa. Además, es una herramienta importante para presentar tu idea a los posibles inversores y prestamistas.
Modelo de negocio
Tu modelo de negocio es el pilar de tu plan empresarial, ya que explica cómo crea, entrega y captura valor tu empresa. ¿Qué productos o servicios ofrecerás? ¿Quiénes son tus clientes objetivo? ¿Qué canales utilizarás para ofrecer estos productos o servicios? ¿Cómo generarás ingresos? Responder estas preguntas te ayudará a definir el modelo de negocio. Por ejemplo, podrías vender productos por Internet, ofrecer servicios de suscripción o proporcionar una plataforma para otros vendedores. Cada modelo de negocio tiene diferentes aspectos operativos y financieros.Estrategias
Tu plan de negocio debe definir tus estrategias de marketing, ventas, operaciones y crecimiento. ¿Qué métodos usarás para atraer a clientes y retenerlos? ¿Cómo será el funcionamiento cotidiano de tu empresa? ¿Cómo gestionarás el inventario, los envíos y el servicio de atención al cliente? ¿Cómo será tu empresa dentro de un año? ¿Y de cinco? ¿Y de diez? Es fundamental que tengas una perspectiva y una estrategia claras sobre tu empresa a medida que vaya creciendo.Previsiones financieras
Una parte importante de tu plan de negocio consiste en detallar tus previsiones financieras. En esta sección deberías incluir tu inversión inicial, los ingresos previstos, los costes y la rentabilidad. Debes elaborar una previsión de las cuentas de resultados, los estados de flujo de caja y los balances generales de los primeros tres años como mínimo. Sé realista cuando hagas estas previsiones financieras y ten en cuenta la mejor de las hipótesis, una intermedia y la peor posible.
Elaborar un plan de negocio puede parecer abrumador al principio, pero este documento no tiene que ser estático: debe ser una herramienta que evolucione con tu empresa a medida que vayas haciendo un seguimiento de tu progreso y ajustando las estrategias según sea necesario. En Internet hay muchos recursos y herramientas que te pueden guiar a la hora de crear el plan de negocio (por ejemplo, plantillas, guías y soluciones de software).
Tu plan de negocio debe ser un documento exhaustivo en el que describas claramente tu empresa, sus objetivos y cómo los lograrás. Al definir el modelo de negocio, las estrategias y las previsiones financieras, tendrás una base sólida sobre la que crear tu empresa y hacerla crecer.
3. Decide la forma jurídica de tu empresa
La elección de la forma jurídica de tu empresa repercute directamente en los impuestos que pagarás, la responsabilidad que tendrás y la posibilidad que tendrás de recaudar dinero de inversores. Estas son algunas de las formas jurídicas habituales entre las que puedes elegir:
Sociedad unipersonal
Es la forma jurídica más simple y es ideal para particulares que posean y gestionen su empresa por su cuenta. Es fácil de configurar y te ofrece un control total sobre tu negocio. Sin embargo, en este caso, tus bienes personales pueden estar en peligro si la empresa incurre en deudas o problemas legales.Sociedad colectiva
Si vas a constituir una empresa con una o varias personas, optar por una sociedad colectiva puede ser lo más adecuado. Hay diferentes tipos de sociedades colectivas, pero, en general, cada socio contribuye a la empresa y participa en las ganancias y pérdidas.Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
Una LLC proporciona la flexibilidad de una sociedad unipersonal o colectiva, pero con la protección de responsabilidad de una sociedad anónima. Por lo tanto, tus bienes personales están protegidos (normalmente) si la empresa incurre en deudas o fallos judiciales.Sociedad anónima
Hay varios tipos de sociedades anónimas, como las sociedades de tipo C y las de tipo S. Estas formas jurídicas son más complejas y suelen ser adecuadas para empresas más grandes o aquellas que busquen inversores. Las sociedades anónimas proporcionan a los propietarios la mayor protección posible en cuanto a la responsabilidad personal, pero también cuesta más configurarlas y exigen unos registros más exhaustivos.
Comprender estas formas y lo que implican puede ayudarte a tomar la decisión más fundamentada para tu empresa. Considera la posibilidad de buscar asesoramiento jurídico antes de tomarla.
4. Elabora documentos internos fundamentales
Además de registrar tu empresa, quizá tengas que elaborar documentos internos en los que expliques cómo dirigirás tu negocio (por ejemplo, un contrato de sociedad colectiva o un acuerdo de explotación). La elaboración de documentos internos es una parte fundamental de la constitución de tu empresa, ya que son una guía en la que detallarás la estructura de gestión, los procesos para tomar decisiones y los procedimientos operativos. Estos son algunos tipos de documentos internos:
Contrato de sociedad colectiva
Si vas a constituir una sociedad colectiva, es importante que tengas este contrato, ya que en él se detalla cómo distribuirás las ganancias y las pérdidas, cómo se toman las decisiones, qué ocurre si un socio quiere abandonar la empresa o si un nuevo socio quiere entrar, y cómo se resolverán las disputas. En él también deberían incluirse disposiciones sobre lo que ocurrirá con la empresa si fallece un socio. Este contrato puede ayudar a evitar malentendidos y disputas en el futuro.Acuerdo de explotación
En lo que respecta a una LLC, el equivalente del contrato de sociedad colectiva es lo que se conoce como «acuerdo de explotación». En este documento se establecen las obligaciones de los propietarios y miembros de la LLC, la división de ganancias y pérdidas, y otros detalles operativos. Incluso las LLC unipersonales pueden beneficiarse de contar con un acuerdo de explotación, ya que este documento ayuda a consolidar la separación entre la empresa y los bienes personales del propietario.Estatutos
Si vas a constituir una sociedad anónima, es obligatorio que tengas unos estatutos. En ellos describirás cómo se dirigirá la sociedad anónima, las funciones y responsabilidades de los directores y cargos directivos, los procesos para celebrar reuniones y votar decisiones de la empresa, y otros asuntos de administración de la empresa.Manual para el personal
Sea cual sea la forma jurídica que elijas, si tienes pensado contratar empleados, contar con un manual para el personal puede ser muy útil. En él establecerás expectativas claras para tus empleados y garantizarás un trato uniforme entre tu personal. En este documento puedes incluir información sobre el calendario laboral; la remuneración y las promociones; las vacaciones y las bajas por enfermedad; y otras políticas de la empresa sobre temas como el acoso y el uso de redes sociales.Manuales de políticas y procedimientos
Estos documentos cuentan con directrices relativas a diferentes aspectos de tu empresa, como el servicio de atención al cliente, la devolución de productos, la facturación y los cobros. Estos manuales ayudan a garantizar que las operaciones sean uniformes y eficientes.
Adapta estos documentos según lo necesite tu empresa y revísalos con frecuencia a medida que vaya evolucionando tu negocio. Te recomendamos que consultes a un abogado mercantil cuando empieces a redactarlos para garantizar que sean exhaustivos y que cumplan todas las leyes y normativas pertinentes. Si preparas estos documentos internos en las primeras etapas el proceso, podrás evitar confusiones y conflictos más adelante.
5. Registra tu empresa
Cuando hayas decidido cuál es la forma jurídica más adecuada, tendrás que registrar tu empresa ante los organismos públicos pertinentes. Normalmente, tendrás que presentar documentos ante la oficina de la Secretaría de Estado correspondiente y pagar una tasa.
Registrar tu empresa es un paso fundamental para legitimarla y convertirla en una entidad jurídica diferenciada. Para ello, tendrás que seguir varios pasos, como decidir el nombre de la empresa, determinar su ubicación y registrarla ante las entidades reguladoras del gobierno que corresponda.
Nombre de la empresa
El nombre de tu empresa es el que usarás en todos los formularios y solicitudes oficiales, y también será tu identidad de marca. Asegúrate de que el nombre que quieras usar sea único, no lo esté usando ninguna otra empresa ni esté registrado. Para ello, debes buscar ese nombre en la base de datos de empresas de tu estado. Si tienes pensado hacer negocios con un nombre que no sea la razón o denominación social de tu empresa (un nombre comercial o DBA, por sus siglas en inglés), tendrás que registrarlo también.Ubicación de la empresa
Para registrar tu empresa, también debes proporcionar una ubicación física, que puede ser tu domicilio particular si vas a hacer negocios desde casa o un domicilio social si vas a hacerlos desde una oficina, un comercio minorista o un espacio industrial. La ubicación en la que registres tu empresa afectará a los requisitos fiscales y legales que tendrás que satisfacer.Registro federal
En la mayoría de los casos, tendrás que solicitar un ID fiscal federal, también conocido como «número de identificación del empleador» (EIN, por sus siglas en inglés). El EIN es como el número de Seguro Social de EE. UU. de tu empresa y es obligatorio para las sociedades anónimas y las LLC. Necesitarás un EIN para contratar empleados, abrir una cuenta bancaria empresarial y presentar las declaraciones fiscales de la empresa. Trataremos el EIN con mayor detalle más adelante.Registro estatal
Los requisitos de registro de empresas pueden variar considerablemente en función del estado. Normalmente, si vas a constituir una LLC o una sociedad anónima, tendrás que registrarte ante la entidad estatal responsable de las presentaciones de empresas, que suele ser la Secretaría de Estado. Para ello, lo habitual es que debas presentar la escritura de constitución («articles of organization» si se trata de una LLC o «articles of incorporation» en el caso de una sociedad anónima) y pagar una tasa de presentación.Registro local
En función de dónde esté establecida tu empresa, es posible que también tengas que registrarla en el ámbito municipal o de condado; para ello, muchas veces tendrás que obtener una licencia o un permiso comerciales.
Registrar la empresa puede parecer un proceso complejo, pero es fundamental para poner en marcha tu negocio, ya que proporciona reconocimiento jurídico a tu empresa, garantiza que pagues los impuestos correctos y ayuda a proteger tus bienes personales. Considera la posibilidad de contactar con un asesor comercial o un abogado mercantil para asegurarte de que has tomado todas las precauciones necesarias.
6. Obtén un número de identificación del empleador (EIN)
La obtención del EIN (también conocido como «número de identificación fiscal federal») es un paso importante a la hora de constituir tu nueva empresa. El EIN es un número de identificación único de nueve dígitos que la agencia tributaria estadounidense (IRS) asigna a las empresas que operan en Estados Unidos.
La obtención el EIN es un paso sencillo pero necesario para muchos aspectos de tus operaciones comerciales, como las actividades bancarias, la presentación de impuestos y la gestión del personal. Este proceso es sencillo y gratuito, por lo que debe ser uno de los primeros pasos que sigas como empresa. A continuación, te explicamos los motivos por los que tu empresa necesita un EIN y cómo obtenerlo:
Por qué necesitas un EIN
Las sociedades anónimas, las colectivas y las de responsabilidad limitada (LLC) necesitan un EIN. Si tienes una sociedad unipersonal, es posible que no lo necesites, a no ser que tengas empleados o cumplas otros criterios de la IRS. Debes tener un EIN para abrir una cuenta bancaria de la empresa, solicitar licencias o permisos comerciales, presentar declaraciones de impuestos y contratar personal, entre otras tareas importantes. Utilizar un EIN en vez de tu número de Seguro Social personal de EE. UU. puede aportarte más seguridad, ya que reduce el riesgo de que suplanten tu identidad.
Cómo obtener un EIN
Puedes solicitar un EIN directamente a la IRS. La forma más rápida de hacerlo es por Internet, en el sitio web de la IRS, pero también puedes hacerlo por fax, correo postal o teléfono (si estás en el extranjero). Para ello, deberás presentar el formulario SS-4, en el que se pide información como el nombre de tu empresa, su domicilio social y su tipo.
Si envías la solicitud por Internet, recibirás el EIN de inmediato una vez que se haya validado la información. Si lo haces por fax, lo normal es que tu EIN tarde unos cuatro días hábiles y, si lo haces por correo postal, hasta cuatro semanas.
Una vez que la IRS le asigne un EIN a tu empresa, ese número nunca se volverá a emitir ni se reutilizará. Sin embargo, si tu empresa cambia de forma jurídica (por ejemplo, de sociedad unipersonal a LLC) o titularidad, es posible que tengas que obtener un nuevo EIN. El proceso de solicitud y obtención del EIN es gratuito.
7. Solicita todas las licencias y permisos necesarios
Solicitar todas las licencias y permisos necesarios es un aspecto fundamental a la hora de poner en marcha un negocio. Con estas licencias y permisos, tu empresa podrá operar en el marco jurídico de tu región e infundir credibilidad y confianza en tus clientes. Las licencias y permisos concretos que vayas a necesitar dependerán de la naturaleza de tu negocio, la ubicación de tu empresa y las normativas de tus autoridades locales, estatales y federales. Este es el proceso general que debes seguir:
Identifica las licencias y permisos necesarios: en primer lugar, deberás determinar qué licencias y permisos tienes que solicitar para tu empresa. Entre algunos de los tipos habituales se incluyen la licencia de actividad comercial, licencias profesionales (en el caso de determinadas profesiones, como la cosmética o la arquitectura), permisos del departamento de salud para empresas que manipulan alimentos y permisos para colocar carteles o rótulos en el caso de tiendas físicas. Las empresas que vendan determinados productos (como alcohol o armas de fuego) quizá necesiten licencias especiales.
Estudia las normativas: conoce bien las normativas locales, estatales y federales. El sitio web del Gobierno de tu ciudad o condado es un buen lugar en el que empezar a buscar requisitos locales. En lo que respecta a los permisos y licencias estatales y federales, puedes consultar recursos como la guía de licencias y permisos federales de la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA) y el sitio web oficial del Gobierno de tu estado.
Solicita licencias y permisos: una vez que hayas determinado las licencias y los permisos que necesitas, tienes que solicitarlos. Para ello, debes rellenar los documentos correspondientes, pagar las tasas pertinentes y, a veces, someterte a inspecciones o pruebas para garantizar que tu empresa cumple con las normativas. Ten en cuenta que el tiempo de procesamiento de estas solicitudes puede variar, por lo que debes presentarlas mucho antes de empezar a operar.
Cumple las normativas en todo momento: cuando hayas obtenido las licencias y los permisos, debes mantenerlos actualizados y renovarlos cuando corresponda. Algunos de ellos caducan tras un período determinado y es necesario que los renueves. Si no lo haces, puedes incurrir en sanciones o incluso podría cerrarse tu empresa.
Considera la posibilidad de contar con ayuda profesional: si no tienes claro el proceso para obtener las licencias o quieres asegurarte de que no te estás olvidando de nada, puedes contratar a un abogado mercantil o a un contador público certificado (CPA, por sus siglas en inglés), que podrán garantizar que tu empresa cumpla todos los requisitos legales.
El proceso de solicitud de licencias y permisos exige un trabajo de investigación minucioso, tiempo y recursos, pero es un paso fundamental que legitima tu empresa y garantiza que cumpla con las normativas locales, estatales y federales.
8. Abre una cuenta bancaria empresarial
Abrir una cuenta bancaria exclusiva para tu empresa te ayudará a gestionar las finanzas con eficiencia y a mantener una línea clara entre las finanzas personales y las de la empresa. A continuación te explicamos más detalladamente por qué es importante tener una cuenta bancaria de la empresa y cómo puedes abrir una:
¿Por qué necesitas una cuenta bancaria de la empresa?
Estos son algunos de los motivos por los que tener una cuenta bancaria empresarial ayudará a tu negocio:
Separación de las finanzas personales y las de la empresa
Separar las finanzas personales y las de la empresa ayudará a simplificar la contabilidad, la preparación de los impuestos y la gestión financiera. La cuenta bancaria de la empresa ofrece registros claros y precisos de los ingresos y gastos de la empresa, lo que puede ser muy útil durante las campañas de impuestos y al analizar los resultados financieros.Profesionalidad
Usar una cuenta de empresa puede mejorar tu credibilidad ante los clientes y proveedores, sobre todo si emites y recibes pagos, ya que envía el mensaje de que tu empresa es legítima y está constituida.Protección de activos
En lo que respecta a las LLC o sociedades anónimas, separar las finanzas de la empresa de las personales es necesario para conservar esa protección de la responsabilidad personal que ofrecen estas formas jurídicas.Mayor facilidad para conseguir préstamos o créditos empresariales
Contar con una cuenta bancaria de la empresa ayuda a establecer un historial bancario para tu negocio, lo que puede beneficiarte cuando vayas a solicitar préstamos o créditos empresariales.
Cómo abrir una cuenta bancaria empresarial
El proceso varía en función del banco, pero estos son los pasos generales que debes seguir:
Elige el banco adecuado a las necesidades que tengas: piensa en factores como la reputación del banco, la comodidad de la ubicación de sus sucursales, su servicio de atención al cliente, los tipos de cuentas que ofrece, las comisiones asociadas con las cuentas y cualquier servicio adicional que preste y que tu empresa pueda necesitar.
Recopila la documentación necesaria: los documentos exactos que vas a necesitar dependerán de la forma jurídica de tu empresa. Normalmente, los bancos exigen el EIN de la empresa, los documentos legales de registro de esta y un documento de identidad personal, entre otros.
Elige el tipo de cuenta bancaria empresarial adecuado: según las necesidades que tengas, puedes elegir entre diferentes tipos de cuentas de empresa (por ejemplo, cuentas corrientes o de ahorro para empresas, o cuentas de servicios para comerciantes).
Abre la cuenta en persona o por Internet: algunos bancos te permiten abrir una cuenta bancaria de empresa por Internet, pero otros pueden exigirte que vayas a una sucursal en persona.
Abrir la cuenta bancaria de tu empresa es un paso importante que aporta muchas ventajas, como simplificar la contabilidad y legitimar tu empresa, entre otras. Compara diferentes cuentas y elige el tipo que mejor se adecúe a las necesidades únicas de tu empresa.
9. Explora opciones de financiación para startups
En función de la naturaleza de tu empresa, es posible que necesites una financiación considerable para empezar. Los costes de una startup pueden aumentar rápido, ya que tendrás que comprar inventario, contratar personal, alquilar oficinas y comprar equipos esenciales, por ejemplo. Por eso, identificar posibles fuentes de financiación es una parte importante del proceso de planificación. A continuación te explicamos con más detalle por qué debes explorar diferentes opciones y te damos algunas posibles fuentes de financiación:
Por qué es necesario explorar opciones de financiación
Independientemente de si vas a comprar materias primas, alquilar un local, pagar por marketing o cubrir los gastos diarios de la actividad, poner en marcha una empresa suele implicar unos costes iniciales considerables. Si comprendes las diferentes opciones de financiación que tienes a tu disposición, puedes encontrar la forma más rentable de obtener el capital necesario, gestionar el flujo de caja con eficacia y reducir los riesgos financieros.
Posibles opciones de financiación
Financiación propia
Muchos emprendedores empiezan buscando fondos en sus ahorros personales. La financiación propia te ofrece todo el control sobre la empresa, pero puede suponer un riesgo importante a tus finanzas personales.Amigos y familiares
Quizá tengas amigos o familiares que puedan hacerte algún préstamo (por lo general, con un tipo de interés inferior al que suelen ofrecer las instituciones financieras) para ayudarte a financiar tu empresa. No obstante, este método podría crear tensión en algunas relaciones personales.Micromecenazgo
Plataformas como Kickstarter e Indiegogo permiten a emprendedores recaudar pequeñas cantidades de fondos de muchas personas (normalmente, a cambio de recompensas o acciones).Inversores providenciales y de capital de riesgo
Se trata de particulares o empresas que invierten en empresas a cambio de acciones. Normalmente, los inversores providenciales apoyan a empresas que están empezando, mientras que los de capital de riesgo invierten grandes cantidades en empresas con un crecimiento potencial demostrado.Préstamos y líneas de crédito
Los bancos y otras instituciones financieras ofrecen diferentes tipos de préstamos y líneas de crédito para empresas (por ejemplo, préstamos a medio o largo plazo, líneas de crédito para empresas o financiación de equipos).Subvenciones
En función de cómo sea tu empresa, quizá puedas recibir subvenciones de entes públicos, organizaciones sin ánimo de lucro y sociedades. Muchas veces, estas oportunidades están a disposición de empresas de sectores concretos o de aquellas dirigidas por particulares de determinados entornos desfavorecidos o que atienden a comunidades específicas.Crédito comercial
Los proveedores pueden ofrecerte un crédito comercial, que te permite atrasar el pago de bienes o servicios y, por lo tanto, tener dinero para otros gastos inmediatos.
Explorar diferentes opciones de financiación de startups es un paso fundamental a la hora de poner en marcha un nuevo negocio. La opción que mejor se adapte a tu caso dependerá de tu modelo de negocio, tu situación financiera y tus objetivos empresariales a largo plazo. Considera la posibilidad de buscar asesoramiento financiero para tomar una decisión.
10. Solicita una tarjeta de crédito de empresa
Las tarjetas de crédito de empresa pueden ayudarte a gestionar las finanzas del negocio, a separar los gastos de la empresa de los personales, a crear el historial de crédito de tu empresa e, incluso, a obtener recompensas valiosas. Veamos este paso de forma más detallada.
Ventajas de tener una tarjeta de crédito de empresa
Separación de los gastos empresariales de los personales
Una tarjeta de crédito de empresa te ayuda a diferenciar los gastos empresariales de los personales, lo que es importante para tener una contabilidad precisa y preparar los impuestos.Creación del historial de crédito de la empresa
Si usas una tarjeta de crédito de empresa con frecuencia (y haces los pagos a tiempo), puedes crear un buen historial de crédito para tu empresa. Este factor podría ser una ventaja a la hora de solicitar préstamos o más crédito en el futuro.Gestión del flujo de caja
Tal y como ocurre con las tarjetas de crédito normales, las de empresa suelen ofrecer un período de gracia entre el momento de hacer la compra y el de vencimiento del pago. Este tiempo puede ayudarte a gestionar el flujo de caja, sobre todo si estás esperando pagos de clientes o si tienes ingresos irregulares.Recompensas y beneficios
Muchas tarjetas de crédito de empresa ofrecen recompensas (como cashback, puntos de viaje o descuentos) en compras empresariales.
Aspectos clave a la hora de solicitar una tarjeta de crédito de empresa
Tipo de interés
Como ocurre con cualquier otra tarjeta de crédito, las de empresa también tienen tipos de interés. Busca una tarjeta que tenga una tasa anual equivalente (TAE) baja si crees que vas a dejar saldo por pagar para el siguiente ciclo.Comisiones
Algunas tarjetas tienen comisiones anuales, comisiones por demora y otros costes. Debes conocer todos los posibles cargos antes de elegir una tarjeta.Límite de crédito
En función del tamaño y los gastos de tu empresa, es posible que quieras considerar la posibilidad de usar tarjetas que tengan límites de crédito adecuados.Estructura de recompensas
Si te interesa obtener recompensas con tus gastos empresariales, compara las estructuras que ofrecen diferentes tarjetas. Es posible que algunas proporcionen mayores recompensas en categorías que vayan acorde a tus gastos empresariales.Condiciones de reembolso
Debes comprender las condiciones de reembolso de la tarjeta, incluidos el período de gracia y los requisitos de pago mínimos.
Para solicitar una tarjeta de crédito de empresa, lo normal es que tengas que proporcionar información de la empresa, como tu EIN, tus datos personales y, posiblemente, tu historial de crédito personal. Como de costumbre, es importante usar el crédito de forma responsable: haz compras que tu empresa se pueda permitir y amortiza el saldo pendiente sin demora para no incurrir en cargos derivados de la deuda ni intereses innecesarios.
11. Elige un software de contabilidad adecuado
El software de contabilidad adecuado te ayudará a hacer un seguimiento de los ingresos y gastos, preparar estados financieros, hacer previsiones, elaborar presupuestos, emitir facturas y presentar impuestos. A continuación te explicamos este paso al detalle.
Ventajas de trabajar con un buen software de contabilidad
Eficiencia
Un software de contabilidad automatizada puede ahorrarte horas de trabajo. Además de hacer un seguimiento de las ventas y controlar los gastos, este software puede conectarse directamente a la cuenta bancaria y a la tarjeta de crédito de tu empresa para descargar transacciones.Precisión
El software de contabilidad reduce el riesgo de cometer errores humanos. Gracias a los cálculos automatizados que se basan en las normativas fiscales más recientes, sabrás con certeza que todos los datos son precisos y que estás cumpliendo las normativas pertinentes.Control financiero
El software de contabilidad organiza tus datos financieros en un único lugar y te ayuda a controlar la situación financiera de tu empresa en tiempo real. Puedes generar fácilmente distintos tipos de informes, como cuentas de pérdidas y ganancias, balances generales y previsiones del flujo de caja.Escalabilidad
A medida que tu empresa vaya creciendo, también irán aumentando tus necesidades de gestión de las finanzas. Muchos tipos de software de contabilidad ofrecen diferentes niveles o planes que te permiten ampliarlo según sea necesario.
Aspectos importantes que debes tener en cuenta al elegir un software de contabilidad
Facilidad de uso
El software que elijas debe ser intuitivo y fácil de usar. Tu personal y tú deberíais poder llevar a cabo tareas de forma rápida y eficiente sin necesidad de hacer una formación exhaustiva.Funciones
Identifica las funciones más importantes para tu empresa, como el seguimiento de ingresos y gastos, la facturación, la integración de nóminas, la preparación de impuestos, el acceso con varios usuarios, la accesibilidad mediante dispositivos móviles y las funcionalidades de elaboración de informes.Precios
El coste del software de contabilidad puede variar considerablemente. Analiza la estructura de precios del software (cuota mensual, suscripción anual, coste por usuario) y las funciones que ofrece, y compáralo todo con el presupuesto que tienes.Integración
Comprueba si el software se integra bien con otros sistemas que utilices en tu empresa, como tu sistema de puntos de venta, de procesamiento de tarjetas de crédito y de gestión del inventario.Soporte
Asegúrate de que el proveedor del software ofrezca el soporte adecuado mediante tutoriales, una base de conocimiento, chat en directo, correo electrónico o teléfono.Seguridad
Proteger tu información financiera y tus datos es imprescindible, por lo que debes comprobar que el software cuente con medidas de seguridad estrictas.
Hay varias opciones de software de contabilidad excelentes para pequeñas empresas, como QuickBooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books y Wave. Muchas de ellas ofrecen una prueba gratuita que te permitirá probarlas para ver cuál se adapta mejor a lo que necesita tu empresa. Analiza con atención las necesidades que tengas, ya que la solución adecuada para una empresa puede no serlo para otra.
12. Comprende los impuestos y planifícalos
Para poner en marcha un negocio, es indispensable que comprendas y planifiques los impuestos. Si te aseguras de cumplir todas las legislaciones fiscales pertinentes y aprovechas las deducciones y los créditos disponibles, puedes ahorrar bastante dinero (y evitar posibles problemas legales) en el futuro.
Aspectos fundamentales para comprender y planificar los impuestos
Forma jurídica y consecuencias fiscales
La forma jurídica de tu empresa (sociedad unipersonal, sociedad colectiva, LLC o sociedad anónima) determinará el tipo de formulario de declaración fiscal que tendrás que presentar y también repercutirá en la forma en que te pagarás y en los impuestos que deberás pagar. Por ejemplo, una sociedad anónima puede estar sujeta a la doble imposición (los beneficios se gravan a nivel corporativo y otra vez cuando se distribuyen como dividendos), pero una LLC puede beneficiarse de la transferencia impositiva (los beneficios no se gravan a nivel corporativo, sino que se transfieren a las declaraciones fiscales personales de los accionistas).Obligaciones tributarias
En función de cómo sea tu empresa, es posible que debas pagar diferentes impuestos: sobre la renta, sobre el trabajo por cuenta propia, sobre la nómina, sobre ventas o sobre bienes inmuebles, entre otros. Estudia las obligaciones que tienes en virtud de las leyes federales, estatales y locales.Pagos estimados de impuestos
Si trabajas por cuenta propia o posees una empresa, es probable que debas hacer pagos estimados de impuestos cada trimestre. Se trata de pagos anticipados del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia que prevés que deberás por ese año fiscal.Deducciones y créditos fiscales
Hay varios créditos y deducciones fiscales a disposición de las empresas que pueden reducir considerablemente la carga tributaria. Algunas deducciones habituales son los gastos por trabajar en casa, viajes de empresa, costes de publicidad y el coste de los bienes vendidos.
Pasos para planificar los impuestos con eficacia
Ten unos registros detallados: una contabilidad detallada y precisa es la base de una buena planificación fiscal. Registra todos los gastos, ingresos y recibos de la empresa para que te resulte más sencillo solicitar todas las deducciones que se te apliquen y proporcionar documentación en caso de que te auditen.
Comprende los plazos: marca los plazos de todos los impuestos en el calendario para evitar sanciones por atrasarte en los pagos. Cada tipo de impuesto puede tener una fecha límite diferente.
Consulta a un profesional: las leyes tributarias pueden ser complejas y pasar por alto una deducción o cometer un error puede salirte caro. Considera la posibilidad de consultar a un asesor fiscal o a un contador público certificado (sobre todo si estás poniendo en marcha tu negocio) para que te ayuden a gestionar los impuestos y elaborar un plan de reducción de la cuota líquida.
Planifica la cuota líquida: los impuestos son un gasto más, por lo que debes incluirlos en tu presupuesto para evitar sorpresas desagradables durante la campaña de impuestos.
Mantente al día: las leyes tributarias cambian con frecuencia. Usa recursos de la IRS y del departamento tributario de tu estado para estar al tanto de los cambios más recientes que puedan afectar a tu empresa. Si tienes un asesor fiscal, también será una fuente de información importante.
Comprender y planificar los impuestos te permite gestionar los recursos financieros de tu empresa de forma estratégica para favorecer su crecimiento y sostenibilidad.
13. Protege tu empresa con seguros
Constituir una empresa tiene sus riesgos (financieros, operativos, legales y personales), por lo que elegir los seguros adecuados puede ayudar a protegerla frente a ellos.
A primera vista, los seguros pueden parecer otro gasto más en la enorme lista de costes de la startup, pero ofrecen un valor inmenso. Los costes asociados con un único accidente, demanda o desastre natural podrían ser devastadores para muchas empresas, pero contar con la cobertura de seguro adecuada puede darte la tranquilidad que necesitas para centrarte en lo más importante: hacer crecer tu negocio.
Tipos habituales de seguros que puedes tener en cuenta
Seguro de responsabilidad civil general
Este tipo de seguro es fundamental para todas las empresas, ya que cubre los costes legales y los pagos si te demandan por presunta negligencia, daños personales o daños materiales, entre otros. Por ejemplo, si un cliente resbala y se cae en tu tienda, y te demanda, un seguro de responsabilidad civil general cubriría sus gastos médicos y cualquier coste legal.Seguro de daños
Este seguro es importante si tienes o alquilas un local físico para tu negocio, ya que cubre el inmueble y su contenido (como inventario, equipos y muebles) frente a daños que ocurran en caso de incendio, tormenta y robo, por ejemplo.Seguro de indemnización por accidentes de trabajo
Si tienes pensado contratar empleados, necesitarás un seguro de indemnización por accidentes de trabajo, que cubre tratamientos médicos, incapacidades laborales e indemnizaciones por fallecimiento en caso de que un empleado se lesione o fallezca como consecuencia de su trabajo.Seguro de responsabilidad civil profesional
También se conoce como «seguro de errores y omisiones» (E&O, por sus siglas en inglés) y cubre a tu empresa frente a demandas por negligencia que surjan a raíz de daños causados por errores o incumplimientos. Este seguro es especialmente importante para empresas que presten servicios.Seguro de responsabilidad civil de productos
Si tu empresa fabrica o vende productos físicos, considera la posibilidad de tener un seguro de responsabilidad civil de productos, ya que te cubre en caso de que uno de tus productos cause lesiones o daños.Seguro de interrupción de negocios
Este tipo de seguro te indemniza por la pérdida de ingresos que se produzca en caso de que tu empresa no pueda funcionar con normalidad debido a un suceso inesperado, como un incendio o un desastre natural.
Pasos para garantizar el seguro adecuado para tu empresa
Evalúa los riesgos: identifica los riesgos a los que se podría enfrentar tu empresa (dependerán de la naturaleza de tu negocio, su ubicación, el número de empleados que tengas, etc.). Un agente o corredor de seguros puede ayudarte a valorar tu situación.
Compara las opciones: las pólizas de los seguros tienen diferentes costes y coberturas. Solicita presupuestos a diferentes aseguradoras para entender lo que cubre (y excluye) cada póliza antes de tomar ninguna decisión.
Contempla si te conviene una póliza para propietarios de negocios (BOP, por sus siglas en inglés): esta póliza combina el seguro de responsabilidad civil general y el de daños, y suele costar menos que adquirir las dos pólizas por separado.
Revisa tu póliza todos los años: a medida que vaya creciendo y evolucionando tu empresa, tu seguro tendrá que cambiar. Revisa las pólizas cada año o cuando haya cambios importantes en tu negocio.
Consulta a profesionales: los seguros pueden ser complejos y saber cuál es la cobertura adecuada para tu empresa puede depender de muchos factores. Considera la posibilidad de buscar asesoramiento de un corredor de seguros que conozca bien tu sector y pueda guiarte para que elijas la cobertura que mejor te convenga.
Si bien contratar un seguro exige un pago inicial, la protección financiera que te ofrece puede ser incalculable. El seguro adecuado permitirá que tu empresa evite pérdidas importantes (o incluso la bancarrota) ante un acontecimiento o una demanda considerables.
14. Establece una presencia en Internet
Establecer una presencia en Internet es importante si estás poniendo en marcha un nuevo negocio. Tu presencia en línea es el punto de contacto principal entre tu empresa y tus clientes potenciales, y es una forma fundamental de llegar a tu público, mostrar tus productos o servicios, y consolidar tu marca. A continuación te explicamos cómo empezar:
Desarrolla un sitio web profesional: el primer paso para establecer una presencia en Internet consiste en crear un sitio web profesional. Tu sitio web es el reflejo de tu negocio, por lo que debe ser fácil navegar por él, debe cargar rápido, tener un aspecto atractivo e incluir información importante sobre tus productos o servicios. Además, debe adaptarse bien a dispositivos móviles.
Elige un nombre de dominio: cuando vayas a hacerlo, asegúrate de que vaya acorde a tu marca y sea fácil de recordar para tus clientes.
Forja una buena presencia en las redes sociales: las plataformas de redes sociales te ayudan a interactuar con tus clientes y crear una comunidad en torno a tu marca. En función de cuál sea tu público objetivo, quizá quieras estar presente en plataformas como Facebook, Instagram, X (anteriormente Twitter), LinkedIn, Pinterest o TikTok. Publica con frecuencia contenido que tenga repercusión entre tu público y refleje la personalidad de tu marca. Interactúa con tus seguidores respondiendo a comentarios y mensajes.
Incluye a tu empresa en directorios en línea: estos directorios pueden ayudar a mejorar tu visibilidad, sobre todo en búsquedas locales. Plataformas como el Perfil de Empresa en Google, Yelp y Bing Places for Business te permiten incluir el nombre, la dirección, la información de contacto y otros datos sobre tu empresa. No te olvides de tener la información siempre actualizada.
Gestiona tu reputación en Internet: adopta una actitud proactiva a la hora de supervisar y gestionar tu reputación en Internet. Para ello, debes estar pendiente de las opiniones y las menciones en redes sociales, así como responder de forma oportuna y profesional. Si tienes una buena reputación, puedes generar confianza entre tu clientela.
Establecer una presencia en Internet es un proceso continuo. A medida que tu empresa evolucione, tendrás que actualizar y adaptar esta presencia para reflejar los cambios que haya en tu negocio y en tu mercado.
15. Configura un sistema de procesamiento de pagos
Configurar un sistema de procesamiento de pagos es fundamental para las empresas, sobre todo si operan en Internet. Este sistema permite que tu empresa acepte y procese pagos de clientes mediante tarjetas de crédito, de débito, monederos digitales y otras formas de pago electrónico. Aquí tienes una guía detallada para configurar un sistema de procesamiento de pagos:
Determina lo que necesitas: antes de configurar un sistema de pagos, analiza lo que necesitan tu empresa y tus clientes. ¿Necesitas procesar pagos por Internet y en una tienda física? ¿Qué métodos de pago prefieren tus clientes? Responde a estas preguntas para decidir el tipo de solución de procesamiento de pagos que mejor encaje con tu negocio.
Explora las opciones que tienes: hay diferentes tipos de procesadores de pagos entre los que elegir y cada uno de ellos ofrece distintos modelos de precios, funciones y tipos de pagos que se aceptan. Investiga y compara diferentes opciones según sus comisiones, facilidad de uso, soporte al cliente y capacidad de integración con tus sistemas actuales. Obtén más información sobre cómo Stripe optimiza los pagos en empresas de todos los tamaños.
Obtén una cuenta de comerciante o funciones equivalentes: se trata de un tipo de cuenta bancaria que permite a tu empresa aceptar transacciones con tarjeta de crédito y débito. Algunos proveedores de procesamiento de pagos (como Stripe) ofrecen funciones de cuenta de comerciante a las empresas como parte de su servicio, pero hay otros que te exigen que abras una de forma independiente.
Configura tu hardware y software: si tienes una tienda física, tendrás que configurar el hardware, como lectores de tarjetas o sistemas de puntos de venta (POS). Para las transacciones por Internet, deberás integrar el software o la API del procesador de pagos en tu sitio web o aplicación. Asegúrate de que tu sistema sea seguro y cumpla con los requisitos del estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS, por sus siglas en inglés) para proteger la información de tus clientes.
Prueba tu sistema: antes del lanzamiento, prueba tu sistema de pagos a fondo. Haz algunas transacciones para comprobar que el proceso de pago sea fluido y que los fondos se depositen en tu cuenta correctamente.
Forma a tu personal: si tienes empleados, asegúrate de que estén a gusto con el nuevo sistema de pagos. Deben saber cómo procesar transacciones, emitir reembolsos y gestionar cualquier problema que surja.
Dedica el tiempo que necesites a elegir y configurar el sistema que más le convenga a tu negocio. A medida que tu empresa vaya creciendo, es posible que cambien tus necesidades con respecto al procesamiento de pagos, por lo que debes revisar y actualizar el sistema a menudo según sea necesario.
Obtén más información sobre cómo Stripe permite procesar pagos por Internet y en persona.
16. Planifica las contrataciones
Planificar las contrataciones es una fase fundamental para lograr que la empresa crezca. Así puedes abordar este paso importante:
Analiza lo que necesitas: para empezar, identifica las funciones que se deben cubrir en tu empresa. ¿Qué tareas te cuesta completar? ¿Dónde necesitas algo más de ayuda? Tus necesidades pueden cambiar a medida que tu empresa evolucione, por lo que deberías hacer este ejercicio de forma regular y continua.
Elabora descripciones detalladas de las ofertas de empleo: escribe una descripción detallada de cada puesto. En ella deberías incluir los deberes y responsabilidades de esa función, las destrezas y la experiencia necesarias, el horario laboral y cualquier otra información importante. Con una descripción exhaustiva del puesto establecerás unas expectativas claras y podrás atraer a los candidatos adecuados.
Determina la remuneración: investiga el mercado para comprender cuáles serían los rangos salariales competitivos para cada función. Considera todos los componentes de la remuneración, incluidos el sueldo básico, las pagas extras, los beneficios y cualquier opción sobre acciones. Sé transparente a la hora de indicar la remuneración para establecer unas expectativas claras.
Elige los canales de contratación: hay varias formas de encontrar a posibles empleados, ya sea mediante páginas web de empleo, agencias de contratación, redes sociales o eventos de networking. Piensa en tus candidatos objetivo y elige los canales más eficaces para llegar a ellos. También puedes emplear un sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés) para gestionar las solicitudes y simplificar el proceso de contratación.
Entrevista y evalúa a los candidatos: cuando empieces a recibir solicitudes, necesitarás un proceso para evaluar a los candidatos (por ejemplo, quizá quieras hacer varias rondas de entrevistas, evaluar destrezas o incluso hacer proyectos «de prueba»). Sé coherente a la hora de evaluar a los candidatos para garantizar que sea un proceso justo y efectivo.
Haz una oferta y prepara el onboarding: cuando hayas encontrado a la persona perfecta para el puesto, hazle una oferta en firme. Si la acepta, planifica un proceso de onboarding exhaustivo para ayudarle a aclimatarse a su nueva función: prepara formaciones, una presentación de las operaciones y la cultura de tu empresa, así como cualquier tarea administrativa necesaria (como documentos de Recursos Humanos).
Contratar a la persona adecuada implica preparar a tu empresa para lograr el éxito, por lo que vale la pena que inviertas tiempo y recursos en este proceso. A medida que tu empresa crezca, quizá también debas pensar en funciones adicionales del Departamento de Recursos Humanos (por ejemplo, gestión de nóminas, administración de beneficios y formación continua del personal).
17. Evalúa préstamos empresariales
Usar préstamos empresariales como parte de tu estrategia de financiación puede ser una buena forma de agilizar el crecimiento de tu empresa. Así puedes afrontar este paso complejo pero fundamental:
Determina si necesitas un préstamo: antes de meterte de lleno en el proceso para solicitar un préstamo, analiza si lo necesitas de verdad. Es posible que te hagan falta fondos para ampliar tus operaciones, comprar equipos, ampliar el inventario, contratar personal o tener un flujo de caja más fluido. Conocer bien las necesidades financieras de tu empresa puede ayudarte a decidir con fundamentos si de verdad necesitas un préstamo.
Investiga diferentes tipos de préstamos: hay distintos tipos de préstamos a disposición de las empresas, ya sean opciones tradicionales, como los préstamos bancarios o los de la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés), o alternativas, como los préstamos en línea y las líneas de crédito. Cada uno de ellos tiene sus propias condiciones, tipos de interés y requisitos. La opción que mejor se te adecúe dependerá de lo que necesites, de cómo sea tu situación financiera y de la etapa en que se encuentre tu empresa.
Considera los requisitos de idoneidad: los prestamistas siguen diferentes criterios a la hora de aprobar préstamos, entre los que se incluyen factores como tu calificación crediticia, los ingresos y la rentabilidad de tu empresa, así como el tiempo que esta lleva en funcionamiento. Antes de solicitar un crédito, analiza bien estos criterios para ver si los cumples.
Prepara la solicitud del préstamo: cuando hayas elegido un tipo de préstamo y hayas confirmado que cumples los criterios del prestamista, debes preparar la solicitud. Para ello, tienes que reunir documentos financieros como tu plan de negocio, estados financieros, declaraciones de impuestos y los detalles de tu garantía. Quizá también tengas que presentar un plan en el que describas cómo pretendes usar el préstamo y cómo lo reembolsarás.
Compara ofertas de préstamos: si te aprueban la solicitud de préstamo, es posible que recibas ofertas de diferentes prestamistas. Presta mucha atención a las condiciones de cada una de las ofertas, incluidos el tipo de interés, el importe y el plazo del préstamo, así como cualquier comisión adicional que haya. Debes comprender el coste total del préstamo y ver si las condiciones de reembolso encajan con las previsiones financieras de tu empresa.
Asumir una deuda es un compromiso importante que exige una planificación y atención minuciosas. Si necesitas más ayuda a lo largo del proceso, consulta a un asesor o mentor financiero.
No hay ningún atajo sencillo para poner en marcha un negocio. Si saltas pasos en los primeros días de actividad, más adelante podrías encontrarte con situaciones innecesarias, como inconvenientes, confusiones o incluso responsabilidades jurídicas. Si bien muchas de las tareas que debes llevar a cabo para poner en marcha un negocio pueden parecer tediosas, el proceso no es demasiado complicado. Si sigues un enfoque minucioso y metódico, y abordas cada paso en el orden que le corresponda, tendrás una base con la que lograr todos los objetivos y sueños que tengas para tu empresa, que es lo que te había motivado a iniciar este proceso en un principio.