A jornada de um empreendedor é repleta de oportunidades e desafios. Exige uma abordagem bem estruturada e uma compreensão clara dos processos envolvidos na abertura de um novo negócio. De acordo com a Administração de Pequenas Empresas dos EUA, existiam 33,2 milhões de pequenas empresas operando em todo o país em 2022, um número que demonstra o potencial empolgante que esse caminho oferece.

Embora abrir uma empresa possa parecer assustador, o processo é gerenciável quando é dividido em etapas bem definidas e acionáveis. O Bureau of Labor Statistics dos EUA informa que quase 1,4 milhão de novas empresas foram criadas em 2022, o que ressalta o quão acessível esse processo pode ser, com a orientação e a preparação certas. Para os aspirantes a empreendedores, entender os componentes envolvidos na abertura de uma empresa fornece uma base confiável para transformar um conceito de negócio em uma empresa em pleno funcionamento.

Este guia se concentra nas etapas práticas de se iniciar uma empresa, desde a identificação da oportunidade de negócio certa até o planejamento para contratação e financiamento. Se você está apenas começando a moldar sua ideia de negócio ou quer levar seus sonhos para o próximo nível, este guia oferece conselhos práticos e insights para ajudar você a lançar seu negócio.

Neste artigo:

1. Identifique a oportunidade certa
   
2. Escreva um plano de negócios detalhado
   
3. Decida sobre a estrutura jurídica da sua empresa
   
4. Crie os principais documentos internos
   
5. Cadastre sua empresa
   
6. Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN)
   
7. Solicite todas as licenças e permissões necessárias
   
8. Abra uma conta bancária empresarial
   
9. Explore as opções de financiamento de startups
   
10. Solicite um cartão de crédito empresarial
    
11. Escolha um software de contabilidade adequado
    
12. Entenda e planeje os impostos
    
13. Proteja sua empresa com seguros
    
14. Estabeleça uma presença online
    
15. Configure um sistema de processamento de pagamentos
    
16. Planeje a contratação
    
17. Considere empréstimos para empresas
    

1. Identifique a oportunidade certa

Abrir uma empresa começa com a oportunidade de negócio certa. Procure uma oportunidade que não apenas preencha uma lacuna no mercado, mas também esteja alinhada com suas habilidades, interesses, tempo disponível e capacidade de investimento.

• Competências e interesses
  Suas habilidades e interesses são um reflexo de seus talentos e paixões naturais, formação educacional e experiências profissionais. Quando você aproveita suas habilidades e interesses para abrir sua empresa, seja criando um empreendimento em torno da panificação, programação de computadores ou trabalhando com animais, você se prepara para o sucesso.

• Tempo disponível
  Toda empresa exige um compromisso de tempo, mas a quantidade de tempo pode variar muito. Avalie o que você pode dedicar ao seu novo empreendimento e seja realista. Se você estiver trabalhando em tempo integral, um negócio paralelo que requer algumas horas por semana pode fazer mais sentido para você. Como as empresas costumam demandar mais tempo e atenção nos estágios iniciais, é importante considerar seus compromissos pessoais e profissionais antes de entrar.

• Capacidades de investimento
  A quantidade de dinheiro que você pode investir em sua empresa desempenha um papel significativo na determinação da oportunidade certa. Algumas empresas exigem investimentos iniciais substanciais em equipamentos, bens ou estoque. Enquanto isso, outras, como muitas empresas baseadas em serviços ou online, exigem um investimento menor. Uma compreensão clara de seus recursos financeiros ajudará você a restringir as oportunidades àquelas que são viáveis para você.

Identificar a oportunidade certa envolve introspecção e análise. No final das contas, as melhores oportunidades de negócios estão na interseção de suas habilidades, interesses, disponibilidade e recursos financeiros.

2. Escreva um plano de negócios detalhado

Escrever um plano de negócios detalhado é um passo fundamental para abrir uma empresa. Um plano de negócios ajuda você a organizar seus pensamentos e definir objetivos claros, além de servir como um roteiro para sua empresa à medida que ela cresce. É uma ferramenta importante para apresentar sua ideia a potenciais investidores e credores.

• Modelo de negócio
  Seu modelo de negócio é a espinha dorsal do seu plano de negócios. Ele descreve como sua empresa cria, entrega e captura valor. Quais produtos ou serviços você oferecerá? Quem são seus clientes-alvo? Quais canais você usará para fornecer esses produtos ou serviços? Como você gera receita? Responder a essas perguntas ajudará a definir seu modelo de negócios. Por exemplo, você pode vender produtos online, oferecer serviços de assinatura, ou fornecer uma plataforma para outros vendedores. Cada modelo de negócio tem diferentes considerações operacionais e financeiras.

• Estratégias
  Seu plano de negócios deve definir suas estratégias de marketing, vendas, operações e crescimento. Que métodos você usará para atrair e reter clientes? Como sua empresa vai operar no dia a dia? Como você gerenciará estoque, entregas e atendimento ao cliente? Como estará sua empresa daqui a um ano? Em 5 anos? Em 10? À medida que você abre e expande sua empresa, ter uma visão e estratégia claras é fundamental.

• Projeções financeiras
  Uma parte importante do seu plano de negócios é detalhar suas projeções financeiras. Esta seção deve incluir seu investimento inicial, receita, custos e lucratividade. Você deve criar demonstrativos de receita projetados, demonstrativos de fluxo de caixa e balanços patrimoniais para os primeiros três anos, pelo menos. Mantenha-se realista ao fazer essas projeções financeiras e considere os melhores cenários, os moderados e os piores cenários.

Criar um plano de negócios pode parecer desgastante no início. Porém, este documento não deve ser estático: ele deve evoluir com a sua empresa como uma ferramenta para acompanhar seu progresso e ajustar suas estratégias conforme necessário. Há muitos recursos e ferramentas disponíveis online que podem orientar na criação do seu plano de negócios, incluindo modelos, guias e soluções de software.

Seu plano de negócios deve ser um documento abrangente que pinte uma imagem clara da sua empresa, suas metas e como você as alcançará. Ao definir seu modelo de negócios, estratégias e projeções financeiras, você terá uma base sólida sobre a qual construir e expandir seu negócio.

3. Decida sobre a estrutura jurídica da sua empresa

Escolher a estrutura jurídica da sua empresa tem um impacto direto sobre o que você pagará em impostos, o nível de responsabilidade pessoal que incorrerá e sua capacidade de levantar dinheiro de investidores. Existem várias estruturas jurídicas comuns para escolher:

• Empresário individual
  Esta é a estrutura de negócios mais simples e é ideal para indivíduos que possuem e gerenciam seus negócios por conta própria. É fácil de configurar e oferece controle total sobre sua empresa. No entanto, nessa configuração, seus bens pessoais podem estar em risco se o negócio incorrer em dívidas ou problemas legais.

• Sociedade
  Se você pretende abrir uma empresa com outra pessoa ou várias pessoas, uma parceria pode ser a escolha certa. Existem diferentes tipos de sociedades, mas, em geral, cada sócio contribui para o negócio e participa dos lucros e prejuízos.

• Empresa de responsabilidade limitada (LLC)
  Uma LLC fornece a flexibilidade de uma sociedade ou empresário individual, mas com a proteção de responsabilidade de uma corporação. Isso significa que seus bens pessoais estão protegidos (geralmente) se a empresa incorrer em dívidas ou sentenças judiciais.

• Corporação
  Existem vários tipos de corporações, incluindo empresas tipo C e empresas tipo S. Essas estruturas são mais complexas e, muitas vezes, são adequadas para empresas maiores ou para quem busca investidores. As corporações fornecem aos proprietários a proteção mais forte contra responsabilidade pessoal, mas também custam mais para configurar e exigem registros mais extensos.

Entender essas estruturas e suas implicações pode ajudar a fazer a escolha mais informada para o seu negócio. Considere procurar aconselhamento jurídico antes de tomar essa decisão.

4. Crie os principais documentos internos

Além de registrar sua empresa, você pode precisar criar documentos internos que descrevem como você administrará sua empresa, como um contrato de sociedade ou acordo operacional. Criar documentos internos é parte integrante do estabelecimento da sua empresa. Esses documentos servem como um guia para detalhar a estrutura de gestão, os processos de tomada de decisão e os procedimentos operacionais. Estes são alguns tipos de documentos internos:

• Contrato de sociedade
  Se você está formando uma parceria, é importante ter um contrato de sociedade. Este documento descreve como você distribuirá lucros e perdas, como as decisões são tomadas, o que acontece se um sócio quiser deixar a empresa ou se um novo sócio quiser entrar e como as disputas serão resolvidas. Também deve incluir disposições sobre o que acontecerá com a empresa se um sócio morrer. Este contrato pode ajudar a evitar mal-entendidos e contestações no futuro.

• Contrato operacional
  Para uma LLC, o equivalente a um contrato de sociedade é um contrato operacional. Este documento estabelece a propriedade e os deveres dos membros da LLC, a divisão de lucros e perdas e outros detalhes operacionais. Mesmo LLCs de um único dono podem se beneficiar de ter um acordo operacional, porque esse documento ajuda a solidificar a separação entre o negócio e o patrimônio pessoal do proprietário.

• Estatuto social
  Se você está formando uma corporação, o estatuto social é obrigatório. O estatuto social descreve como a empresa será administrada; as funções e responsabilidades dos conselheiros e diretores; os processos de realização de reuniões e votação de decisões da empresa; e outros assuntos de governança corporativa.

• Manual do funcionário
  Não importa qual estrutura de negócios você escolher, se planeja contratar funcionários, um manual de funcionários pode ser uma ferramenta valiosa. Ele define expectativas claras para seus funcionários e ajuda a garantir um tratamento consistente em toda a sua força de trabalho. Pode incluir detalhes sobre horários de trabalho; remuneração e promoções; férias e licenças médicas; e outras políticas da empresa sobre temas como assédio e uso de redes sociais.

• Manuais de políticas e procedimentos
  Esses documentos fornecem diretrizes para diferentes aspectos da sua empresa, como atendimento ao cliente, devoluções de produtos, faturamento e cobranças. Esses manuais podem ajudar a garantir que as operações sejam consistentes e eficientes.

Adapte esses documentos à sua empresa e revise-os regularmente à medida que sua empresa evolui. É uma boa ideia consultar um advogado corporativo enquanto os elabora para garantir que sejam abrangentes e cumpram todas as leis e regulamentos relevantes. Estabelecer esses documentos internos no início do processo pode ajudar a evitar confusões e conflitos no futuro.

5. Cadastre sua empresa

Após decidir sobre a estrutura mais adequada, você precisará cadastrar sua empresa junto aos órgãos governamentais competentes. Normalmente, o processo de registro envolve a apresentação da documentação na secretaria de estado do seu estado e o pagamento de uma taxa.

Registrar sua empresa é fundamental para legitimar seu empreendimento e tornando-a uma pessoa jurídica distinta. Esse processo envolve vários elementos, incluindo a decisão sobre o nome de uma empresa, determinar a localização da empresa e o cadastro em diferentes agências governamentais.

• Nome da empresa
  Seu nome comercial é o que você usará em todos os formulários e aplicativos do governo. É também a identidade da sua marca. Verifique se o nome comercial desejado é exclusivo e não está em uso ou não é marca registrada de outra empresa. Geralmente, isso envolve a realização de uma pesquisa de nome no banco de dados de empresas do seu estado. Se você planeja operar sua empresa com um nome diferente da sua razão social (um nome "fantasia" ou DBA), também precisará registrá-lo.

• Localização da empresa
  Para cadastrar sua empresa, também é necessário informar uma localização física. Pode ser seu endereço residencial se você estiver operando em uma empresa localizada em casa ou um endereço comercial se estiver operando em um escritório, varejo ou espaço industrial. O local que você cadastrar afetará seus requisitos fiscais e legais.

• Cadastro federal
  Na maioria dos casos, você precisará solicitar um ID fiscal federal, também conhecido como Número de Identificação do Empregador (EIN). O EIN é como um número de seguridade social para sua empresa e é obrigatório para corporações e LLCs. Você precisará de um EIN para contratar funcionários, abrir uma conta bancária empresarial e declarar impostos da empresa. Analisaremos os EINs com mais detalhes abaixo.

• Cadastro estadual
  Os requisitos de cadastro da empresa podem variar bastante de um estado para outro. Normalmente, se você estiver formando uma LLC ou corporação, precisará se cadastrar na agência estatal responsável pelos registros de empresas, geralmente o secretário de estado. O cadastro geralmente envolve o registro de estatuto social (para uma LLC) ou contrato social (para uma corporação) e o pagamento de uma taxa de cadastro.

• Cadastro local
  Dependendo de onde sua empresa está localizada, você também pode precisar cadastrar sua empresa no nível do condado ou da cidade, muitas vezes obtendo uma licença ou permissão comercial.

Cadastrar seu negócio pode parecer um processo complexo, mas é um passo fundamental para iniciar seu empreendimento. Ele fornece à sua empresa reconhecimento jurídico, garante que você está pagando os impostos corretos e ajuda a proteger seu patrimônio pessoal. Considere contratar um consultor de negócios ou advogado para garantir que você tenha cumprido todas as suas obrigações.

6. Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN)

Obter um Número de Identificação do Empregador (EIN), às vezes chamado de Número de Identificação Fiscal Federal, é uma etapa importante na criação da sua nova empresa. Um EIN é um número de identificação único de nove dígitos que o Internal Revenue Service (IRS) atribui a empresas que operam nos Estados Unidos.

Obter um EIN é uma etapa simples, mas necessária, que apoia vários aspectos das suas operações comerciais, incluindo serviços bancários, declaração de impostos e gestão de funcionários. Esse processo é simples (e gratuito), por isso deve ser um dos primeiros passos que você empreende em sua jornada de negócios. Veja por que sua empresa precisa de um EIN e como você pode obtê-lo:

Por que você precisa de um EIN

Corporações, parcerias e sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) precisam de um EIN. Se você é empresário individual, pode não precisar do um, a menos que tenha funcionários ou cumpra outros critérios do IRS. Você precisa de um EIN para abrir uma conta bancária comercial, solicitar licenças e permissões comerciais, declarar impostos e contratar funcionários, entre outras tarefas importantes. Usar um EIN em vez do seu SSN pessoal pode oferecer mais segurança, reduzindo o risco de roubo de identidade.

Como obter um EIN

Você pode solicitar um EIN diretamente no IRS. A maneira mais rápida é se cadastrar on-line no site do IRS, mas você também pode se inscrever por fax, correio ou telefone (para candidatos internacionais). O cadastro envolve o preenchimento do formulário SS-4, que solicita informações como nome, endereço e tipo de negócio da sua empresa.

Se você fizer o pedido online, receberá seu EIN imediatamente após a validação das informações. Para solicitações por fax, geralmente leva cerca de quatro dias úteis para receber seu EIN, e as solicitações por correio podem levar até quatro semanas.

Depois que o IRS atribui um EIN à sua empresa, esse número nunca é reemitido ou reutilizado. No entanto, se a sua empresa alterar sua estrutura (p. ex., de empresário individual para uma LLC) ou propriedade, pode ser necessário obter um novo EIN. A solicitação e a obtenção do EIN são gratuitas.

7. Solicite todas as licenças e permissões necessárias

Solicitar as licenças e permissões necessárias é um aspecto fundamental para lançar seu negócio. Essas licenças e permissões permitirão que sua empresa opere dentro da estrutura legal de sua região, ajudando-o a construir credibilidade e confiança com seus clientes. As licenças e permissões específicas que você precisa dependerão da natureza do seu negócio; localização do seu negócio; e as regulamentações de suas autoridades locais, estaduais e federais. Veja o processo como um todo:

• Identifique as licenças e permissões necessárias: Primeiro, você precisará determinar quais licenças e permissões se aplicam à sua empresa. Alguns tipos comuns incluem uma licença geral de operação comercial, licenças profissionais (para certas profissões, como cosmetologia ou arquitetura), autorizações do departamento de saúde para empresas que manipulam alimentos e assinam autorizações para lojas físicas. Empresas que vendem produtos específicos, como álcool ou armas de fogo, podem precisar de licenças especiais.

• Pesquise os regulamentos: Conheça as regulamentações municipais, estaduais e federais. O site do governo da sua cidade ou condado é um bom lugar para começar a conhecer os requisitos locais. Para permissões e licenças estaduais e federais, consulte recursos como o guia de licenças e permissões federais da Small Business Administration (SBA) e o site oficial do governo do seu estado.

• Solicite as licenças e permissões: Depois de determinar de quais licenças e permissões você precisa, o próximo passo é fazer o pedido. Isso envolve o preenchimento da documentação de solicitação, o pagamento de taxas e, ocasionalmente, a realização de inspeções ou testes para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as normas regulatórias. Observe que o tempo de processamento desses aplicativos pode variar, portanto, faça a solicitação bem antes de planejar o início das operações.

• Mantenha a conformidade: Depois de obter suas licenças e permissões, mantenha-as atualizadas e renove-as conforme necessário. Algumas licenças e permissões expiram após um certo período e exigem renovação. Deixar de renová-las pode resultar em penalidades ou até mesmo no fechamento do seu negócio.

• Considere a assistência profissional: Se você está confuso sobre o processo de licenciamento ou quer ter certeza de que está cumprindo todos os requisitos, considere a possibilidade de contratar um advogado comercial ou um contador público certificado (CPA) que possa garantir que sua empresa atenda a todas as exigências legais.

Solicitar licenças e permissões requer pesquisa, tempo e recursos cuidadosos. Essa etapa é fundamental para legitimar sua empresa e garantir que ela cumpra as regulamentações municipais, estaduais e federais.

8. Abra uma conta bancária empresarial

Abrir uma conta bancária dedicada para o seu negócio ajuda a gerir as suas finanças de forma eficaz, mantendo uma linha clara entre as finanças pessoais e empresariais. Saiba mais sobre por que uma conta bancária empresarial é importante e como abrir uma:

Por que você precisa de uma conta bancária empresarial

Existem várias razões pelas quais ter uma conta bancária empresarial irá ajudar o seu negócio:

• Separação das finanças pessoais e empresariais
  Separar as finanças pessoais e empresariais ajuda a simplificar a contabilidade, a preparação dos impostos e a gestão financeira. Uma conta bancária empresarial fornece registros claros e precisos de receitas e despesas para o seu negócio, o que pode ser inestimável durante a temporada de impostos e ao analisar o desempenho financeiro.

• Profissionalismo
  O uso de uma conta empresarial pode aumentar sua credibilidade junto a clientes e fornecedores, principalmente quando você emite e recebe pagamentos. Ela envia uma mensagem de que seu empreendimento é legítimo e estabelecido.

• Proteção patrimonial
  Para LLCs ou corporações, manter as finanças comerciais e pessoais separadas é necessário para manter a proteção de responsabilidade pessoal oferecida por essas estruturas.

• Maior facilidade para garantir empréstimos ou créditos para empresas
  Uma conta bancária empresarial ajuda a estabelecer um histórico bancário para a sua empresa, o que pode ser benéfico quando você solicitar empréstimos ou crédito empresarial.

Como abrir uma conta bancária empresarial

O processo varia dependendo do banco, mas aqui estão as etapas gerais a seguir:

• Escolha o banco certo para suas necessidades: Considere fatores como a reputação do banco, a conveniência da localização das agências, o atendimento ao cliente, os tipos de contas oferecidas, as tarifas associadas às contas e os serviços adicionais que ele fornece e que sua empresa possa precisar.

• Reúna a documentação necessária: Os documentos exatos que você precisará dependem da estrutura jurídica da sua empresa. Normalmente, os bancos exigem o EIN da empresa, os documentos legais de cadastro da empresa e a identificação pessoal, entre outros documentos.

• Escolha o tipo certo de conta bancária empresarial: Dependendo das suas necessidades, você pode escolher entre diferentes tipos de contas empresariais, como contas corrente empresariais, contas poupança empresariais e contas de serviços comerciais.

• Abra a conta presencialmente ou online: Alguns bancos permitem que você abra uma conta bancária empresarial online, enquanto outros podem exigir que você vá pessoalmente à agência.

Abrir uma conta bancária empresarial é um passo importante que proporciona muitos benefícios, desde a simplificação contábil até a legitimação do seu negócio. Compare e escolha o tipo de banco e conta adequados às necessidades específicas da empresa.

9. Explore as opções de financiamento de startups

Dependendo da natureza da sua empresa, você pode precisar de um financiamento significativo para começar. Da compra de estoque à contratação de funcionários, aluguel de espaço de escritório e compra de equipamentos essenciais, os custos de iniciais podem se acumular rapidamente. Portanto, identificar possíveis fontes de financiamento é uma parte importante do seu processo de planejamento. Saiba mais sobre por que você precisa explorar diferentes opções e algumas possíveis fontes de financiamento:

Por que é necessário explorar opções de financiamento

Se você pretende comprar matérias-primas, alugar um local físico, pagar por marketing ou cobrir despesas operacionais diárias, abrir uma empresa geralmente envolve custos iniciais substanciais. Entender as diferentes opções de financiamento pode ajudar a encontrar a maneira mais econômica de levantar o capital necessário, gerenciar o fluxo de caixa com eficiência e minimizar os riscos financeiros.

Opções de financiamento potenciais

• Autofinanciamento
  Para muitos empreendedores, o primeiro lugar para buscar recursos é a poupança pessoal. O autofinanciamento oferece controle total sobre o negócio, mas pode representar um risco financeiro pessoal substancial.

• Amigos e familiares
  Amigos e familiares podem fornecer financiamento na forma de empréstimos, muitas vezes com taxas de juros mais baixas do que as que as instituições financeiras tradicionais oferecem. No entanto, esse método tem o potencial de comprometer as relações pessoais.

• Crowdfunding
  Plataformas como Kickstarter e Indiegogo permitem que os empreendedores levantem pequenas quantias de financiamento de muitas pessoas, muitas vezes em troca de recompensas ou ações.

• Investidores-anjo e venture capitalists
  São pessoas físicas ou jurídicas que investem em empresas em troca de patrimônio. Normalmente, os investidores-anjo apoiam negócios em estágio inicial, enquanto os venture capitalists investem quantias maiores em empresas com potencial de crescimento comprovado.

• Empréstimos e linhas de crédito
  Bancos e outras instituições financeiras oferecem diferentes tipos de produtos de empréstimo e linhas de crédito para as empresas. Isso pode incluir empréstimos a prazo, linhas de crédito comerciais ou financiamento de equipamentos.

• Subvenções
  Dependendo da sua empresa, você pode se qualificar para subvenções de entidades governamentais, organizações sem fins lucrativos e corporações. Muitas vezes, essas oportunidades estão disponíveis para empresas em setores específicos, ou aqueles que são liderados por indivíduos de certas origens desfavorecidas ou que servem comunidades específicas.

• Crédito comercial
  Os fornecedores podem oferecer crédito comercial, o que permite atrasar o pagamento de bens ou serviços, liberando caixa para outras despesas imediatas.

Explorar opções de financiamento para startups é um passo fundamental para lançar uma nova empresa. A opção de financiamento que funciona melhor dependerá do seu modelo de negócios, da sua situação financeira e dos seus objetivos comerciais de longo prazo. Considere procurar aconselhamento de um consultor financeiro para ajudar a decidir.

10. Solicite um cartão de crédito empresarial

Os cartões de crédito empresariais podem ajudar a gerir as finanças da sua empresa, separar as suas despesas comerciais e pessoais, construir o histórico de crédito da sua empresa e até fornecer recompensas valiosas. Veja a seguir esta etapa.

Benefícios de ter um cartão de crédito empresarial

• Separação de despesas comerciais e pessoais
  Um cartão de crédito empresarial ajuda a diferenciar despesas comerciais de despesas pessoais. Essa separação é importante para uma contabilidade e preparação fiscal precisas.

• Construção do histórico de crédito da empresa
  Usar um cartão de crédito empresarial regularmente e fazer pagamentos em tempo hábil pode ajudar você a criar um histórico de crédito sólido para sua empresa. Isso pode ser benéfico ao solicitar empréstimos comerciais ou crédito adicional no futuro.

• Gestão de fluxo de caixa
  Como os cartões de crédito comuns, os cartões de crédito empresariais geralmente oferecem um período de carência entre quando você faz uma compra e quando o pagamento é devido. Esse atraso pode ajudar a gerenciar o fluxo de caixa, especialmente se você estiver esperando por pagamentos dos clientes ou lidando com receitas desiguais.

• Recompensas e vantagens
  Muitos cartões de crédito empresariais oferecem recompensas como cashback, pontos de viagem ou descontos em compras relacionadas à empresa.

Principais considerações ao solicitar um cartão de crédito empresarial

• Taxa de juros
  Como qualquer cartão de crédito, os cartões de crédito empresariais vêm com taxas de juros. Procure um cartão com uma taxa anual percentual (TAEG) baixa se você acha que terá saldo.

• Tarifas
  Alguns cartões têm tarifas anuais, taxas por atraso e outros custos. Certifique-se de estar ciente de todas as possíveis cobranças antes de selecionar um cartão.

• Limite de crédito
  Dependendo do tamanho e das necessidades de gastos da empresa, considere cartões com limites de crédito adequados.

• Estrutura de recompensa
  Se tiver interesse em ganhar recompensas pelos gastos da sua empresa, compare as estruturas de recompensa de diferentes cartões. Alguns podem oferecer recompensas mais altas para categorias alinhadas com suas despesas comerciais.

• Condições de pagamento
  É preciso que você entenda as condições de pagamento do cartão, incluindo o período de carência e os requisitos de pagamento mínimo.

Normalmente, o pedido de cartão de crédito empresarial exige o fornecimento de dados comerciais, como EIN, dados pessoais e, possivelmente, histórico de crédito pessoal. Como sempre, é importante usar o crédito com responsabilidade, fazendo compras que sua empresa pode pagar e quitando seu saldo prontamente para evitar dívidas e cobranças desnecessárias de juros.

11. Escolha um software de contabilidade adequado

Escolher o software de contabilidade certo ajuda você a controlar receitas e despesas, preparar demonstrações financeiras, previsão, orçamento, faturamento e declaração de impostos. Aqui está uma visão detalhada desta etapa.

Benefícios de trabalhar com um software de contabilidade sólido

• Eficiência
  Um software de contabilidade automatizado pode economizar horas de contabilidade manual. Além de acompanhar as vendas e cuidar das despesas, esse software pode se conectar diretamente à conta bancária e cartão de crédito da sua empresa para baixar transações.

• Precisão
  Um software de contabilidade reduz o risco de erro humano. Cálculos automatizados com base nas regulamentações fiscais mais recentes garantem precisão e conformidade.

• Acompanhamento financeiro
  Ao manter seus dados financeiros organizados e em um só lugar, um software de contabilidade ajuda a monitorar a saúde financeira da sua empresa em tempo real. Você pode gerar facilmente diferentes tipos de relatórios, como demonstrações de lucros e perdas, balanços patrimoniais e previsões de fluxo de caixa.

• Escalabilidade
  À medida que sua empresa cresce, suas necessidades de gestão financeira também aumentam. Muitos tipos de software de contabilidade oferecem diferentes níveis ou planos, permitindo que você expanda seu plano conforme necessário.

Considerações importantes ao escolher um software de contabilidade

• Facilidade de uso
  O software que você escolher deve ser intuitivo e fácil de navegar. Você e sua equipe devem ser capazes de executar tarefas de forma rápida e eficiente, sem precisar de treinamento extensivo.

• Recursos
  Identifique os recursos mais importantes para a sua empresa. Isso pode incluir controle de receitas e despesas, faturamento, integração de folha de pagamento, preparação de impostos, acesso multiusuário, acessibilidade móvel e recursos de relatórios.

• Preços
  O custo dos softwares de contabilidade pode variar muito. Considere a estrutura de preços do software (mensalidade, assinatura anual, custo por usuário) e os recursos que ele oferece e compare tudo isso com seu orçamento.

• Integração
  Verifique se o software se integra bem com outros sistemas que você usa em seu negócio, como o sistema de ponto de venda, processamento de cartão de crédito e gerenciamento de inventário.

• Suporte
  Verifique se o provedor de software oferece suporte suficiente por meio de tutoriais, base de conhecimento, chat ao vivo, e-mail ou suporte por telefone.

• Segurança
  Como proteger suas informações e dados financeiros é imprescindível, verifique se o software possui fortes medidas de segurança.

Existem várias opções excelentes de software de contabilidade para pequenas empresas, incluindo QuickBooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books e Wave. Muitos oferecem uma avaliação gratuita, para que você possa testá-los e ver qual se encaixa melhor em suas necessidades de negócios. O que funciona para uma empresa pode não funcionar para outra, portanto, avalie cuidadosamente as suas necessidades.

12. Entenda e planeje os impostos

Entender e planejar os impostos é parte indispensável para abrir uma empresa. Garantir o cumprimento de todas as leis fiscais relevantes e aproveitar as deduções e créditos disponíveis pode economizar uma quantia significativa de dinheiro (e possíveis dores de cabeça jurídicas) no futuro.

Aqui estão os principais aspectos de compreensão e planejamento fiscal

• Estrutura de negócio e implicações tributárias
  A estrutura da sua empresa (empresário individual, sociedade, LLC, corporação) determinará o tipo de formulário de declaração de imposto que você declara. Isso também afetará como você paga a si mesmo e quais impostos paga. Por exemplo, uma corporação pode estar sujeita à "dupla tributação" (os lucros são tributados no nível corporativo e novamente quando distribuídos como dividendos), enquanto uma LLC pode fornecer a vantagem da tributação de repasse (os lucros não são tributados no nível corporativo, mas passam para as declarações de impostos pessoais dos acionistas).

• Obrigações fiscais
  Dependendo do seu negócio, pode ser necessário pagar uma variedade de impostos: imposto de renda, imposto de autônomo, imposto sobre folha de pagamento, imposto sobre vendas, imposto sobre propriedade e, possivelmente, outros. Pesquise suas obrigações sob as leis federais, estaduais e locais.

• Pagamentos de impostos estimados
  Se você for autônomo ou proprietário de uma empresa, provavelmente precisará fazer pagamentos de impostos estimados trimestralmente. São pagamentos antecipados do imposto de renda e do imposto de autônomo que você deve no ano.

• Deduções e créditos fiscais
  Várias deduções e créditos fiscais estão disponíveis para as empresas, e aproveitá-los pode reduzir significativamente sua carga tributária. As deduções comuns incluem despesas de home office, viagens a negócios, custos de publicidade e o custo dos produtos vendidos.

Etapas para planejar impostos com eficácia

• Mantenha registros detalhados: Um registro detalhado e preciso é a base de um bom planejamento tributário. Acompanhe todas as despesas, receitas e recibos comerciais. Isso facilitará a reivindicação de todas as deduções elegíveis e o fornecimento de documentação em caso de auditoria.

• Entenda os prazos: Marque todos os prazos fiscais relevantes no seu calendário para evitar penalidades por atraso no pagamento. Diferentes tipos de impostos podem ter datas de vencimento diferentes.

• Consulte um profissional: A legislação tributária pode ser complexa, e deixar de fazer uma dedução ou cometer um erro pode custar caro. Considere consultar um assessor fiscal ou CPA, especialmente quando estiver abrindo uma empresa Eles podem ajudar a navegar no cenário fiscal e desenvolver um plano para minimizar sua responsabilidade fiscal.

• Planeje sua fatura fiscal: Os impostos são uma despesa como qualquer outra, por isso considere-os no seu orçamento. Isso pode ajudar a evitar surpresas desagradáveis durante a temporada fiscal.

• Mantenha-se informado: A legislação tributária muda regularmente. Use os recursos do IRS e do departamento fiscal do seu estado para se manter atualizado sobre as mudanças que podem afetar sua empresa. Se você usar um consultor fiscal, ele também será uma importante fonte de informação.

Entender e planejar os impostos permite gerenciar os recursos financeiros do seu negócio de forma estratégica, promovendo o crescimento e a sustentabilidade.

13. Proteja sua empresa com seguros

Estabelecer uma empresa vem com sua parcela de riscos — financeiros, operacionais, legais e pessoais. Escolher o seguro certo pode ajudar a proteger sua empresa contra esses riscos.

À primeira vista, o seguro pode parecer apenas mais uma despesa em sua longa lista de custos iniciais, mas o valor que ele oferece é imenso. Para muitas empresas, os custos associados a um único acidente, ação judicial ou desastre natural podem ser devastadores. A cobertura de seguro certa pode oferecer tranquilidade e permitir que você se concentre no que mais importa: expandir seus negócios.

Aqui estão alguns tipos comuns de seguro que você pode considerar

• Seguro de responsabilidade civil geral
  Esse tipo de seguro é fundamental para toda empresa. Ele cobre custos legais e pagamentos se você for processado por coisas como suposta negligência, danos pessoais ou danos à propriedade. Por exemplo, se um cliente escorregar e cair em sua loja e processar, o seguro de responsabilidade civil geral cobrirá seus custos médicos e quaisquer custos legais.

• Seguro patrimonial
  O seguro patrimonial é importante caso você possua ou alugue um espaço físico para o seu negócio. Este seguro cobre o edifício e seu conteúdo, como inventário, equipamentos e móveis, contra danos causados por eventos como incêndios, tempestades e roubos.

• Seguro de indenização para empregados
  Se você planeja contratar funcionários, precisará do seguro de indenização para empregados. Abrange tratamento médico, invalidez e pensão por morte se um empregado for ferido ou morrer em decorrência de seu trabalho.

• Seguro de responsabilidade civil profissional
  Também conhecido como seguro de erros e omissões (E&O), ele cobre sua empresa contra reclamações por negligência devido a danos resultantes de erros ou falha de execução. Ele é particularmente relevante para empresas que prestam serviços.

• Seguro de responsabilidade civil do produto
  Se a sua empresa fabrica ou vende produtos físicos, considere o seguro de responsabilidade civil do produto. Isso cobre você se um de seus produtos causar ferimentos ou danos.

• Seguro de interrupção de negócios
  Este tipo de seguro compensa você por perda de renda se sua empresa não puder operar normalmente devido a um evento inesperado, como um incêndio ou desastre natural.

Etapas para garantir um seguro empresarial adequado

• Avalie seu risco: Identifique os riscos que sua empresa pode enfrentar. Isso depende da natureza do seu negócio, sua localização, o número de funcionários, etc. Um agente ou corretor de seguros local pode ajudar nessa avaliação.

• Compare os preços: As apólices de seguro variam em custo e cobertura. Garanta cotações de diferentes seguradoras para entender o que cada apólice cobre (e exclui) antes de tomar uma decisão.

• Considere uma política de proprietário de empresa (BOP): Uma BOP combina seguro de responsabilidade civil geral e seguro patrimonial em uma apólice e muitas vezes custa menos do que comprar as duas apólices separadamente.

• Revise sua política anualmente: À medida que sua empresa cresce e evolui, suas necessidades de seguro podem mudar. Revise suas políticas anualmente ou sempre que mudanças significativas ocorrerem em sua empresa.

• Consulte profissionais: O seguro pode ser complexo, e a cobertura certa para sua empresa pode depender de muitos fatores. Considere procurar aconselhamento de um profissional de seguros que esteja familiarizado com o seu setor e possa sugerir uma cobertura adequada.

Embora o seguro exija um custo inicial, a proteção financeira que ele fornece pode ser inestimável. O seguro certo permite que sua empresa enfrente perdas severas – e até mesmo falência – diante de um evento significativo ou ação judicial.

14. Estabeleça uma presença online

Estabelecer uma presença online é uma parte importante da abertura de um nova empresa. Sua presença online é a principal interface entre sua empresa e potenciais clientes. Essa é uma maneira fundamental de alcançar seu público, mostrar seus produtos ou serviços e estabelecer sua marca. Veja como começar:

• Desenvolva um site profissional: O primeiro passo para estabelecer uma presença online é criar um site profissional. Seu site funciona como a cara do seu negócio, por isso deve ser fácil de navegar e rápido de carregar, esteticamente agradável e conter informações relevantes sobre seus produtos ou serviços. Seu site também deve ser compatível com dispositivos móveis.

• Escolha um nome de domínio: Ao escolher um nome de domínio, certifique-se de que ele esteja alinhado com sua marca e seja fácil para seus clientes lembrarem.

• Conquiste uma forte presença nas redes sociais: As plataformas de mídia social ajudam você a interagir com seus clientes e criar uma comunidade em torno da sua marca. Dependendo do seu público-alvo, você pode querer estabelecer uma presença em plataformas como Facebook, Instagram, X (anteriormente Twitter), LinkedIn, Pinterest ou TikTok. Publique regularmente conteúdos que ressoem com seu público e reflitam a personalidade da sua marca. Interaja com seus seguidores respondendo a comentários e mensagens.

• Liste sua empresa em diretórios online: Os diretórios online podem ajudar a melhorar sua visibilidade, especialmente em pesquisas locais. Plataformas como o Google’s Business Profile, Yelp e Bing's Places for Business permitem que você liste o nome, endereço, informações de contato e muito mais da sua empresa. Certifique-se de manter esses dados atualizados.

• Gerencie sua reputação online: Seja proativo no monitoramento e gerenciamento da sua reputação online. Isso significa ficar de olho nas avaliações e menções nas redes sociais e respondê-las de maneira oportuna e profissional. Uma boa gestão de reputação pode ajudar a construir confiança com seus clientes.

Estabelecer uma presença online é um processo contínuo. À medida que seus negócios evoluem, você precisará atualizar e adaptar sua presença online para refletir as mudanças em seus negócios e mercado.

15. Configure um sistema de processamento de pagamentos

Configurar um sistema de processamento de pagamentos é um passo fundamental para as empresas, especialmente para aquelas que operam online. Este sistema permite que sua empresa aceite e processe pagamentos de clientes usando cartões de crédito, cartões de débito, carteiras digitais e outras formas de pagamento eletrônico. Este é um guia detalhado para configurar um sistema de processamento de pagamentos:

• Determine suas necessidades: Antes de configurar um sistema de pagamento, avalie as necessidades da sua empresa e dos seus clientes. Você precisa processar pagamentos online e em loja física? Quais formas de pagamento são preferidas pelos clientes? Responder a essas perguntas pode ajudar a decidir qual tipo de solução de processamento de pagamentos é a melhor escolha para sua empresa.

• Explore suas opções: Existem diferentes tipos de processadores de pagamentos, cada um oferecendo diferentes modelos de preços, recursos e tipos de pagamentos aceitos. Pesquise e compare diferentes opções com base em suas tarifas, facilidade de uso, suporte ao cliente e integração com sistemas existentes. Saiba mais sobre como a Stripe possibilita pagamentos para empresas de todos os portes.

• Obtenha uma conta de comerciante ou funcionalidade de conta de comerciante: Uma conta de comerciante é um tipo de conta bancária que permite que sua empresa aceite transações com cartão de crédito e débito. Alguns provedores de processamento de pagamentos, como a Stripe, oferecem as funções de conta de comerciante às empresas como parte do serviço, enquanto outros exigem que você abra uma de forma independente.

• Configure seu hardware e software: Se você tiver uma loja física, precisará configurar hardware como máquinas de cartão ou sistemas de ponto de venda (POS). Para transações online, é preciso integrar o software ou API do processador de pagamentos ao seu site ou aplicativo. Certifique-se de que o seu sistema está seguro e cumpre os requisitos da Norma de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS) para proteger os dados dos clientes.

• Teste seu sistema: Antes do lançamento, teste bem o sistema de pagamentos. Faça algumas transações para verificar se o processo de pagamento está tranquilo e se os fundos são depositados na sua conta corretamente.

• Treine sua equipe: Se você tiver funcionários, certifique-se de que eles estejam confortáveis com o novo sistema de pagamento. Eles devem saber como processar transações, emitir reembolsos e gerenciar possíveis problemas.

Dedique o tempo necessário para escolher e configurar o sistema certo para o seu negócio. Conforme sua empresa cresce, suas necessidades de processamento de pagamentos podem mudar, então revise e atualize regularmente seu sistema conforme necessário.

Saiba mais sobre como a Stripe aceita o processamento de pagamentos online e presenciais.

16. Planeje as contratações

O planejamento de contratações é uma fase fundamental na missão de crescimento de uma empresa. Veja como abordar essa etapa importante:

• Avalie suas necessidades: Comece identificando as funções que precisam ser preenchidas na sua empresa. Quais tarefas você está tendo dificuldades para realizar? Em que áreas precisa de ajuda extra? Como suas necessidades podem mudar conforme sua empresa evolui, esse é um exercício regular e contínuo.

• Crie descrições detalhadas dos cargos: Para cada função, escreva uma descrição clara e detalhada do cargo. Ela deve incluir os deveres e responsabilidades da função, as habilidades e a experiência exigidas, as horas de trabalho e qualquer outra informação relevante. Uma descrição abrangente do cargo define expectativas claras e ajuda a atrair os candidatos certos.

• Determine a compensação: Pesquise o mercado para entender faixas salariais competitivas para cada função. Considere todos os componentes da remuneração, incluindo salário base, bônus, benefícios e quaisquer opções de ações. Seja transparente sobre a remuneração para definir expectativas claras.

• Escolha seus canais de recrutamento: Há muitas maneiras de encontrar funcionários em potencial, desde quadros de empregos e agências de recrutamento até mídias sociais e eventos de networking. Considere seus candidatos-alvo e escolha os canais mais eficazes para alcançá-los. Você também pode considerar um sistema de controle de candidatos (ATS) para gerenciar as candidaturas e agilizar o processo de contratação.

• Entreviste e avalie os candidatos: Assim que começar a receber candidaturas, será necessário um processo de avaliação dos candidatos. Isso pode envolver várias rodadas de entrevistas, avaliações de habilidades ou até mesmo projetos de "teste". Seja consistente na forma como avalia os candidatos para garantir justiça e eficácia.

• Faça uma oferta e onboarding: Depois de encontrar o candidato certo, faça uma oferta formal de emprego. Se ele ou ela aceitar a oferta, planeje um processo de onboarding abrangente para ajudar a se adaptar à nova função. Esse processo deve envolver treinamentos, uma introdução às operações e à cultura da sua empresa e quaisquer tarefas administrativas necessárias, como a documentação de RH.

Contratar as pessoas certas significa preparar sua empresa para o sucesso, por isso vale a pena investir tempo e recursos nesse processo. À medida que sua empresa cresce, você também pode precisar considerar funções adicionais de recursos humanos, como gerenciamento de folha de pagamento, administração de benefícios e desenvolvimento e treinamento contínuos da equipe.

17. Considere empréstimos para empresas

Usar empréstimos comerciais como parte da sua estratégia financeira pode ser um passo poderoso para acelerar o crescimento do seu negócio. Veja como abordar essa etapa complexa e essencial:

• Determine sua necessidade de um empréstimo: Antes de entrar no processo de solicitação de empréstimo, avalie se você tem uma necessidade real de um empréstimo. Talvez você precise de fundos para expandir suas operações, comprar equipamentos, aumentar o estoque, contratar pessoal ou suavizar o fluxo de caixa. Ter clareza sobre as necessidades financeiras da sua empresa pode ajudar a tomar uma decisão mais informada sobre a solicitação de um empréstimo.

• Pesquise diferentes tipos de empréstimos: Há diferentes tipos de empréstimos disponíveis para as empresas, desde empréstimos bancários tradicionais e empréstimos da Small Business Administration (SBA) até empréstimos online e linhas de crédito alternativos. Cada tipo vem com seus próprios termos, taxas de juros e requisitos. A escolha certa para você dependerá de suas necessidades específicas, situação financeira e o estágio do seu negócio.

• Considere os requisitos de qualificação: Os credores têm critérios variados para aprovar empréstimos. Isso pode incluir fatores como sua pontuação de crédito, a receita do negócio, a lucratividade da sua empresa e há quanto tempo você está em operação. Antes de solicitar um empréstimo, verifique cuidadosamente esses critérios para ver se você se qualifica.

• Prepare seu pedido de empréstimo: Depois de escolher um tipo de empréstimo e confirmar que atende aos critérios do credor, a próxima etapa é preparar seu pedido de empréstimo. Isso envolve a compilação de documentos financeiros, como seu plano de negócios, demonstrações financeiras, declarações fiscais e detalhes de suas garantias. Também pode ser necessário apresentar um plano descrevendo como pretende usar o empréstimo e como irá pagá-lo.

• Compare as ofertas de empréstimo: Se seu pedido de empréstimo for aprovado, você poderá receber ofertas de diferentes credores. Considere cuidadosamente os termos de cada oferta, incluindo a taxa de juros, o valor do empréstimo, o prazo do empréstimo e quaisquer tarifas adicionais. Entenda o custo total do empréstimo e como os termos de pagamento se alinham às projeções financeiras do seu negócio.

Contrair dívidas é um compromisso sério que exige planejamento e consideração cuidadosos. Para obter orientações adicionais durante todo o processo, consulte um consultor ou mentor financeiro.

Não existe um atalho fácil para abrir uma empresa. Cortar caminho ou pular etapas nos primeiros dias pode criar atrito desnecessário, confusão ou até mesmo responsabilidade legal no futuro. Porém, embora grande parte do trabalho envolvido na abertura de uma nova empresa possa parecer tedioso, não é muito complicado. Adotar uma abordagem cuidadosa e metódica para esse processo, e abordar cada etapa na ordem correta, dará a você uma base que pode apoiar todos os objetivos e sonhos que você tem para o seu negócio – exatamente o que motivou a começar essa jornada em primeiro lugar.