Para a maioria das empresas, aceitar pagamentos com cartão de crédito é uma necessidade. Aceitar cartões de crédito abre uma vasta base de clientes: 4,3 bilhões de cartões Visa circularam no mundo todo em 2023. As empresas que aceitam cartões de crédito também podem usar análises de dados avançadas que podem ajudar a informar decisões de negócios enquanto aproveitam as ferramentas avançadas de detecção e prevenção de fraudes fornecidas pelos processadores de cartão de crédito.

Abaixo, falaremos dos principais detalhes sobre como aceitar pagamentos com cartão de crédito como uma pequena empresa, incluindo os tipos de pagamentos com cartão e as práticas recomendadas para configurar e manter sistemas de processamento de pagamentos.

Neste artigo:

• Tipos de pagamentos com cartão de crédito
  
• Como funciona o processamento de cartões de crédito
  
• Como aceitar cartões de crédito como uma pequena empresa
  
• Melhores práticas de pagamento com cartão de crédito para pequenas empresas
  

Tipos de pagamentos com cartão de crédito

Nem todos os pagamentos com cartão de crédito usam o mesmo mecanismo de pagamento. Com o avanço da tecnologia, os clientes passam a ter mais opções de uso de cartões de crédito.

Transações passadas (tarja magnética)

Este método envolve passar um cartão através de uma máquina de cartão que lê a tarja magnética no verso do cartão. Esse tipo de transação, usado em sistemas de ponto de venda (POS), tornou-se menos popular devido a preocupações de segurança.

• Transmissão de dados: A tarja magnética contém dados que incluem o nome do titular do cartão, o número da conta, a data de validade do cartão e um código de segurança. Quando um cliente passa o cartão, a máquina captura esses dados para iniciar o processo de transação.

• Aspectos de segurança: As transações que usam a tarja magnética do cartão são consideradas menos seguras devido à natureza estática dos dados na tarja, o que a torna suscetível a clonagem e fraude.

Transações reduzidas (cartões com chip EMV)

Cartões com chip EMV (Europay, Mastercard e Visa) são inseridos em uma máquina. O chip se comunica com o terminal para autenticar a transação. Esse tipo de transação é padrão em muitas regiões, especialmente onde há medidas de segurança rigorosas para transações com presença de cartão.

• Transmissão de dados: O chip gera um código de transação único para cada pagamento.

• Aspectos de segurança: A criptografia dinâmica dificulta a replicação dos dados do cartão por fraudadores, reduzindo consideravelmente as fraudes com cartões falsificados.

Transações por aproximação

As transações por aproximação usam comunicação de campo próximo (NFC) ou tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID), que permite que o cartão seja aproximado em uma máquina sem contato direto. Esse tipo de transação é popular em ambientes que priorizam velocidade e conveniência, como varejo e transporte público.

• Transmissão de dados: Assim como nas transações EMV, os pagamentos por aproximação transmitem dados por meio de sinais criptografados, fornecendo um código único para cada transação.

• Aspectos de segurança: As transações por aproximação proporcionam um alto nível de segurança por meio de criptografia e da geração de um código único para cada transação.

Transações de carteira digital

Carteiras digitais (por exemplo, Apple Pay, Google Wallet) armazenam dados de cartão de crédito em um dispositivo móvel, permitindo que os clientes façam pagamentos usando a tecnologia NFC. Esse tipo de transação está cada vez mais popular em transações online e presenciais por sua conveniência.

• Transmissão de dados: Quando um pagamento é iniciado, a carteira digital cria uma transação tokenizada, substituindo detalhes sigilosos do cartão por um identificador digital exclusivo.

• Aspectos de segurança: As transações com carteira digital alcançam um alto nível de segurança com tokenização e verificação biométrica (impressão digital, reconhecimento facial, por exemplo) no dispositivo do usuário.

Transações online e sem cartão presente (CNP)

Transações sem cartão presente referem-se a compras online ou por telefone em que o cartão não é apresentado fisicamente à empresa. Esse tipo de transação é usado para todos os cenários de e-commerce, pedidos por telefone e qualquer pagamento remoto quando a empresa não pode validar fisicamente o cartão ou titular do cartão.

• Transmissão de dados: O cliente insere manualmente os dados do cartão, que são transmitidos à empresa para processamento.

• Aspectos de segurança: Transações CNP têm um risco maior de fraude porque o cartão e o titular do cartão não estão fisicamente presentes. Medidas de segurança avançadas, como autenticação de dois fatores e criptografia SSL (Secure Sockets Layer), são recomendadas.

Como funciona o processamento de cartões de crédito

O processamento de cartão de crédito é facilitado por uma rede de entidades financeiras e tecnologias que trabalham juntas para autorizar e liquidar pagamentos. O processo é descrito abaixo.

• Iniciação: Quando um cliente faz uma compra com cartão de crédito, a transação é iniciada com um cartão físico, que pode ser passado, inserido ou aproximado, ou por meios digitais (por exemplo, inserção online dos dados do cartão). O sistema de POS da empresa ou o gateway de pagamentos online captura os detalhes da transação, incluindo os dados do cartão e o valor da compra.

• Autorização: Os detalhes da transação são enviados para o processador de pagamentos da empresa, que encaminha as informações para o banco emissor pela bandeira de cartão (por exemplo, Visa, Mastercard). O banco emissor recebe a solicitação da transação e faz diversas verificações, verificando a validade do cartão, os fundos disponíveis e eventuais riscos de fraude. Se a transação for aprovada, o banco emissor enviará um código de autorização de volta pela rede para a empresa, indicando que os fundos estão disponíveis e foram destinados a essa transação.

• Separação em lotes: Ao final do dia útil, a empresa envia todas as transações aprovadas em um lote para o processador de pagamentos. Separar em lotes é o processo de compilar todas as transações do dia para processamento simultâneo.

• Compensação e liquidação: O processador de pagamentos encaminha as transações em lote para as bandeiras de cartão, que as encaminham para os respectivos bancos emissores para liquidação. Durante a liquidação, o banco emissor transfere os fundos apropriados para cada transação para o banco adquirente da empresa. O banco adquirente credita os fundos na conta da empresa, menos as tarifas aplicáveis. Esse processo normalmente leva de 1 a 3 dias úteis. Depois disso, a empresa pode acessar os fundos.

• Taxas e encargos: Ao longo desse processo, diversas tarifas são cobradas por diferentes entidades envolvidas na transação. Essas tarifas incluem tarifas interbancárias (pagas ao banco emissor), tarifas de avaliação (pagas à bandeira do cartão) e tarifas de processamento (pagas ao processador de pagamentos). A estrutura de tarifas específica varia em função do acordo da empresa com o processador de pagamentos, do tipo de cartão usado (por exemplo, cartão de crédito, débito, recompensas) e da natureza da transação (como presencial, online).

• Segurança e conformidade: Protocolos de segurança como criptografia e tokenização são usados durante todo o processo para proteger informações sigilosas do titular do cartão. Conformidade com o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS) é obrigatório para todas as entidades envolvidas no processamento de cartões de crédito.

• Contestações e estornos: Nos casos em que o titular do cartão contesta uma transação ou há possibilidade de fraude, um estorno pode ser iniciado. Isso envolve reverter a transação e debitar os fundos da conta da empresa enquanto a contestação é investigada. As empresas precisam responder aos estornos com comprovantes da legitimidade da transação, sob pena de perderem os fundos e incorrerem em tarifas adicionais.

Como aceitar cartões de crédito como uma pequena empresa

Escolha um provedor de serviços de pagamento (PSP)

Um PSP conecta empresas, clientes, instituições financeiras e bandeiras de cartão para processar pagamentos online. Ao selecionar um PSP, as empresas devem considerar estes fatores:

• Tendências de mercado: Investigue tendências no processamento de pagamentos, incluindo tecnologias emergentes e preferências de pagamento do cliente.

• Suporte técnico: Examinar o nível de suporte técnico da PSP. Suporte 24 horas por dia, atendimento ágil ao cliente e acesso a conhecimento técnico podem resolver problemas rapidamente e manter a continuidade dos negócios.

• Customização e escalabilidade: Avalie se o PSP permite a personalização de acordo com as necessidades da sua empresa e se pode expandir com a sua empresa, gerenciando o aumento do volume de transações e a expansão para novos mercados.

• Opiniões de clientes e especialistas: Participe de fóruns, contate outras empresas que utilizam os PSPs e procure aconselhamento especializado.

• Recursos disponíveis: Analise as características de cada PSP. Eles têm suporte a várias moedas ou ferramentas de relatórios? A interface é fácil de usar? Ele pode ser integrado ao seu software de contabilidade ou sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)?

Depois de se estabelecer em um PSP, negocie os termos. Informe-se sobre a redução de tarifas, especialmente se sua empresa processa um volume elevado de transações, e pergunte sobre custos ocultos ou possíveis reduções de tarifas ao longo do tempo.

Configurar uma conta de comerciante

Uma conta de comerciante é uma conta bancária especializada que permite que uma empresa aceite pagamentos com cartões de crédito e débito. Ela atua como intermediária, retendo fundos de transações com cartão antes de transferi-los para a conta bancária da empresa. Alguns PSPs, como Stripe, agrupam a conta do comerciante com seus serviços, eliminando a necessidade de as empresas estabelecerem sua própria conta de comerciante. Isso pode simplificar o processo e reduzir os encargos administrativos. Se você precisar de uma conta de comerciante, considere alguns pontos:

• Alinhamento do modelo de negócio: Busque um provedor que entenda o seu modelo de negócio. Encontrar um bom ajuste pode levar a condições mais favoráveis e operações simplificadas.

• Preparação da aplicação: Ao solicitar uma conta de comerciante, prepare um caso de negócios abrangente, incluindo seu plano de negócios, integridade financeira, volumes de vendas projetados e estratégias de mitigação de fraudes. Isso mostra aos provedores de conta de comerciante que você é um parceiro responsável e pode ajudar você a obter condições mais favoráveis.

• Fatores de aprovação: Saiba quais fatores influenciam a aprovação do seu pedido, como histórico de crédito, tipo de setor e volume de vendas. Resolva possíveis sinais de alerta antes que eles se tornem problemas.

• Necessidades futuras: Considere como as mudanças no tamanho ou modelo da sua empresa podem afetar as necessidades da sua conta de comerciante e confirme se há flexibilidade para se adaptar a essas mudanças.

Integração a um gateway de pagamentos

Um gateway de pagamentos é uma tecnologia que as empresas usam para aceitar compras com cartão de débito ou crédito dos clientes. Ele facilita o processo de comunicação entre o site da empresa e o banco adquirente e transmite com segurança informações de pagamento confidenciais. Ao escolher um gateway de pagamentos, as empresas devem considerar os seguintes fatores:

• Recursos de segurança: Avalie os recursos de segurança do gateway de pagamentos, incluindo criptografia e tokenização.

• Facilidade de integração: Considere a complexidade da integração do gateway de pagamentos com seus sistemas. Uma integração mais simples pode reduzir custos e minimizar interrupções nas operações. Trabalhe em estreita colaboração com sua equipe de desenvolvimento web ou um especialista externo para avaliar a integração técnica, concentrando-se em aspectos como conectividade da interface de programação de aplicativos (API), criptografia de dados e mecanismos de tratamento de erros.

• Benefícios do unified commerce: Procure PSPs com soluções de unified commerce que possam conectar seus canais de vendas na loja, móveis e online. Isso cria uma visão holística das interações com o cliente e permite um melhor serviço e marketing direcionado.

• Experiência do usuário: Procure um processo de pagamento intuitivo e simples que minimize o número de etapas necessárias para concluir uma transação e que funcione em plataformas móveis e web.

• Desempenho: Realize testes completos que incluam cenários como falhas nas transações, reembolsos e estornos para confirmar que o sistema pode funcionar em diversas condições.

Adquirir hardware e software para transações presenciais

Ao selecionar hardware e software para transações presenciais, considere estes fatores:

• Considerações de hardware: Ao selecionar hardware para transações presenciais com cartão de crédito, considere a durabilidade, a facilidade de uso, a compatibilidade com diferentes tipos de cartão (por exemplo, chip, tarja magnética, NFC) e a duração da bateria para dispositivos móveis.

• Integração de sistemas online: Os sistemas de transações presenciais devem poder se integrar totalmente aos seus sistemas on-line, oferecendo sincronização de dados em tempo real e uma visão unificada da atividade do cliente.

• Suporte contínuo: Procure provedores de serviços que tenham suporte e treinamento contínuos para hardware e software para um tempo de inatividade mínimo e resolução rápida de problemas.

• Avaliação abrangente da solução: Considere o ambiente de hardware e software. Isso inclui o quão bem os componentes se integram uns aos outros, como é fácil atualizar o software e a disponibilidade de recursos como gerenciamento de inventário ou programas de fidelidade de clientes.

• Sincronização de dados: Procure uma solução que forneça sincronização de dados em tempo real em todos os canais, incluindo dados de vendas, níveis de estoque e informações de clientes.

• Preparação para o futuro: Escolha hardware e software preparados para o futuro, que facilitem a adaptação a novas formas de pagamento, cumpram as regulamentações futuras e se integrem à evolução da tecnologia.

Considerações de segurança e conformidade

Adote as seguintes práticas de segurança e conformidade para se manter em dia com os requisitos regulatórios e as normas do setor.

• Atualizações regulares de conformidade: Crie um cronograma para revisar e atualizar regularmente suas práticas de conformidade. Isso inclui ficar por dentro das mudanças nos padrões PCI DSS e implementar as alterações necessárias em tempo hábil.

• Plano de resposta a incidentes: Desenvolva um plano abrangente de resposta a incidentes para possíveis violações de segurança. Esse plano deve incluir etapas de contenção, investigação, notificação e recuperação, além de funções e responsabilidades da equipe.

• Educação contínua dos funcionários: Estabeleça um programa de educação contínua para funcionários, com foco nas práticas recomendadas de segurança, novas ameaças e atualizações de conformidade. O treinamento regular pode reduzir o risco representado por erro humano e ajudar a manter uma cultura de conscientização de segurança.

Práticas recomendadas de pagamento com cartão de crédito para pequenas empresas

Medidas avançadas de segurança

• Criptografia de ponta a ponta (E2EE) e tokenização: Além da conformidade básica com PCI DSS, a E2EE e a tokenização mantêm os dados do titular do cartão criptografados em todos os pontos do processo de transação, reduzindo o risco de violações de dados.

• Autenticação multifator (MFA) para transações: Implemente MFA para transações online, especialmente para compras de alto valor ou alterações nos dados da conta. Isso adiciona uma camada de segurança e reduz o risco de acesso não autorizado.

• Auditorias de segurança regulares e testes de penetração: A realização de auditorias de segurança completas e a realização de testes de penetração regulares ajudam a identificar vulnerabilidades no seu sistema de processamento de pagamentos e a corrigi-las antes que os fraudadores tenham a oportunidade de explorá-las.

Processamento de pagamentos

• Conversão dinâmica de moeda (DCC): Ofereça DCC a clientes internacionais para que vejam os preços e façam pagamentos na moeda local. Isso pode melhorar a experiência do cliente e, potencialmente, aumentar as vendas dos mercados internacionais.

• Roteamento inteligente: Use o direcionamento inteligente para selecionar o melhor gateway de pagamento de acordo com fatores como taxas de sucesso das transações, tarifas de processamento e o banco emissor do cartão. Isso pode aumentar as taxas de aprovação e reduzir custos.

• Mecanismos de failover: Implemente mecanismos de failover que redirecionam automaticamente as transações por meio de um processador secundário se o principal falhar, garantindo a continuidade do serviço e minimizando a perda de vendas.

Experiência do cliente

• Checkout: Aprimore o processo de checkout, minimizando etapas e reduzindo atritos, principalmente em dispositivos móveis. Considere opções para compra com um clique e armazenamento de informações de pagamento do cliente para transações futuras.

• Personalização: Use os dados coletados dos processos de pagamento para personalizar a experiência de compra. Podem ser ofertas personalizadas ou recomendações personalizadas de acordo com o histórico de compras.

• Comunicação: Mantenha os clientes informados sobre o processo de pagamento, fornecendo instruções claras e feedback imediato sobre o status da transação. Uma comunicação transparente pode reduzir estornos e fortalecer a confiança do cliente.

Gerenciamento financeiro

• Taxas interbancárias: Conheça os fatores que influenciam as tarifas de intercâmbio e implemente práticas recomendadas para se qualificar para as menores taxas possíveis.

• Estornos: Desenvolva uma estratégia abrangente para gerenciar e contestar estornos. Isso deve incluir a manutenção de registros detalhados das transações, a prestação de um excelente atendimento ao cliente e o uso de ferramentas como serviço de verificação de endereço (AVS) e verificações do CVV.

• Fluxo de caixa: Use os insights do seu processamento de pagamentos para gerenciar melhor o fluxo de caixa. Analisar o momento das liquidações e reconciliá-las prontamente pode ajudá-lo a prever e gerenciar suas finanças de forma mais eficaz.

Melhoria contínua e adaptação

• Tendências do setor: O setor de pagamentos está em constante evolução. Fique por dentro das últimas tecnologias, mudanças regulatórias e preferências de pagamento dos clientes para adaptar suas estratégias de acordo com essas mudanças.

• Loops de feedback: Estabeleça mecanismos para coletar feedback dos clientes e partes interessadas internas sobre o processo de pagamento. Use esse feedback para refinar e melhorar continuamente suas estratégias de pagamento.

• Treinamento de pessoal: Treine sua equipe sobre os protocolos de segurança de processamento de pagamentos mais atualizados e as melhores práticas. Uma equipe informada pode prestar um melhor serviço aos clientes e ajudar a reduzir os riscos.