Voor de meeste bedrijven is het accepteren van creditcardbetalingen een noodzaak. Het accepteren van creditcards opent een enorm klantenbestand: in 2023 waren er wereldwijd 4,3 miljard Visa-kaarten in omloop. Bedrijven die creditcards accepteren, kunnen ook gebruikmaken van geavanceerde gegevensanalyses die kunnen helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen. Daarnaast profiteren ze van de geavanceerde fraudedetectie- en preventietools die creditcardverwerkers bieden.

Hieronder bespreken we de belangrijkste details voor het accepteren van creditcardbetalingen als een klein bedrijf, inclusief de soorten kaartbetalingen en aanbevolen werkwijzen voor het opzetten en onderhouden van systemen voor betalingsverwerking.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten creditcardbetalingen
  
• Hoe creditcardverwerking werkt
  
• Creditcards accepteren als klein bedrijf
  
• Best practices voor creditcardbetalingen voor kleine bedrijven
  

Soorten creditcardbetalingen

Niet alle creditcardbetalingen gebruiken hetzelfde betaalmechanisme. Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, krijgen klanten meer mogelijkheden om creditcards te gebruiken.

Swipe-transacties (magneetstrip)

Bij deze methode haal je een kaart door een kaartlezer die de magneetstrip op de achterkant van de kaart leest. Dit type transactie, dat wordt gebruikt in POS-systemen (point-of-sale), is minder populair geworden vanwege beveiligingsproblemen.

• Gegevensoverdracht. De magneetstrip bevat gegevens zoals de naam van de kaarthouder, het rekeningnummer, de vervaldatum van de kaart en een beveiligingscode. Wanneer een klant de betaalkaart door de lezer haalt, worden deze gegevens door de lezer opgeslagen om het transactieproces te starten.

• Veiligheidsaspecten. Swipe-transacties worden als minder veilig beschouwd vanwege de statische aard van de gegevens op de magneetstrip, waardoor deze vatbaar is voor klonen en fraude.

Insteektransacties (EMV-chipkaarten)

EMV-chipkaarten (Europay, Mastercard en Visa) worden in een lezer gestoken. De chip communiceert met de terminal om de transactie te authenticeren. Dit transactietype is standaard in veel regio's, vooral waar strenge beveiligingsmaatregelen gelden voor transacties waarbij een kaart wordt gebruikt.

• Gegevensoverdracht. De chip genereert voor elke betaling een unieke transactiecode.

• Veiligheidsaspecten. De dynamische versleuteling maakt het voor fraudeurs moeilijk om de kaartgegevens te repliceren, waardoor fraude met vervalste kaarten aanzienlijk wordt verminderd.

Contactloze transacties

Bij contactloze transacties wordt gebruikgemaakt van Near Field Communication (NFC) of RFID-technologie (Radio Frequency Identification), waarmee de kaart zonder direct contact op een lezer kan worden gehouden. Dit transactietype is populair in omgevingen waar snelheid en gemak hoog in het vaandel staan, zoals in winkels en het openbaar vervoer.

• Gegevensoverdracht. Net als bij EMV-transacties verzenden contactloze betalingen gegevens via versleutelde signalen, waarbij voor elke transactie een unieke code wordt verstrekt.

• Veiligheidsaspecten. Contactloze transacties bieden een hoog niveau van veiligheid door encryptie en door voor elke transactie een unieke code te genereren.

Transacties met een digitale wallet

Digitale wallets (bijvoorbeeld Apple Pay of Google Wallet) slaan creditcardgegevens op een mobiel apparaat op, zodat klanten met behulp van NFC-technologie via het apparaat betalingen kunnen doen. Dit type transactie wordt vanwege het gemak steeds populairder bij online en in-store-transacties.

• Gegevensoverdracht. Wanneer een betaling wordt geïnitieerd, maakt de digitale wallet een transactie die wordt omgezet naar tokens, waarbij gevoelige kaartgegevens worden vervangen door een unieke digitale identificatie.

• Veiligheidsaspecten. Transacties met digitale wallets bieden een hoog niveau van veiligheid door tokenisatie en een biometrische verificatie (bijv. vingerafdruk, gezichtsherkenning) op het apparaat van de gebruiker.

Online transacties en transacties waarbij geen fysieke kaart wordt gebruikt

Transacties waarbij geen kaart wordt gebruikt verwijst naar online of telefonische aankopen waarbij de betaalkaart niet fysiek aan het bedrijf wordt getoond. Dit transactietype wordt gebruikt voor e-commerce, telefonische bestellingen en in alle scenario's met betalingen op afstand waarbij het bedrijf de betaalkaart of kaarthouder niet fysiek kan verifiëren.

• Gegevensoverdracht. De klant voert de kaartgegevens handmatig in en deze worden voor verwerking doorgestuurd naar het bedrijf.

• Veiligheidsaspecten. Bij CNP-transacties bestaat een hoger risico op fraude, omdat de kaart en kaarthouder niet fysiek aanwezig zijn. Geavanceerde beveiligingsmaatregelen, zoals tweefactorauthenticatie en Secure Sockets Layer (SSL)-codering, worden aanbevolen.

Hoe creditcardverwerking werkt

Creditcardverwerking wordt gefaciliteerd door een netwerk van financiële entiteiten en technologieën die samenwerken om betalingen te autoriseren en te vereffenen. Het proces wordt hieronder beschreven.

• Initiatie. Wanneer een klant een aankoop doet met een creditcard, wordt de transactie geïnitieerd door het swipen, insteken of contactloos betalen meteen fysieke kaart of via digitale middelen (bijv. online kaartgegevens invoeren). Het POS-systeem of de online betaalgateway legt de transactiegegevens vast, waaronder de kaartgegevens en het aankoopbedrag.

• Autorisatie. De transactiegegevens worden naar de betalingsverwerker van het bedrijf gestuurd, die de informatie doorstuurt naar de uitgevende bank via het relevante kaartnetwerk (bijv. Visa, Mastercard). De uitgevende bank ontvangt het transactieverzoek en voert verschillende controles uit om de geldigheid van de kaart, het beschikbare saldo en eventuele frauderisico's te verifiëren. Als de transactie wordt goedgekeurd, stuurt de uitgevende bank via het netwerk een autorisatiecode terug naar het bedrijf om aan te geven dat het saldo beschikbaar is en is geoormerkt voor deze transactie.

• Batchen. Aan het einde van de werkdag stuurt het bedrijf alle goedgekeurde transacties in één batch naar de betalingsverwerker. Batchen is een proces waarbij alle transacties van de dag worden gecompileerd voor gelijktijdige verwerking.

• Clearing en afwikkeling. De betalingsverwerker stuurt de batchtransacties door naar de kaartnetwerken, die ze voor afwikkeling doorsturen naar de respectieve uitgevende banken. Tijdens de afwikkeling maakt de uitgevende bank het juiste geld voor elke transactie over naar de wervende bank van het bedrijf. De wervende bank schrijft het geld bij op de rekening van het bedrijf, na aftrek van eventuele kosten. Dit proces duurt meestal 1-3 werkdagen, waarna het bedrijf toegang heeft tot het geld.

• Vergoedingen en kosten. Tijdens dit proces worden verschillende vergoedingen berekend door verschillende entiteiten die bij de transactie betrokken zijn. Deze vergoedingen zijn onder meer interbancaire kosten (betaald aan de uitgevende bank), beoordelingskosten (betaald aan het kaartnetwerk) en verwerkingskosten (betaald aan de betalingsverwerker). De specifieke kostenstructuur varieert op basis van de overeenkomst die het bedrijf met de betalingsverwerker heeft gesloten, het type betaalkaart dat wordt gebruikt (bijvoorbeeld creditcard, debitcard, betaalkaart) en de aard van de transactie (bijvoorbeeld fysiek, online).

• Beveiliging en compliance. Beveiligingsprotocollen zoals encryptie en tokenisatie worden tijdens het hele proces gebruikt om gevoelige kaarthoudergegevens te beschermen. Compliance met de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) is verplicht voor alle entiteiten die betrokken zijn bij creditcardverwerking.

• Betwiste betalingen en chargebacks. In gevallen waarin de kaarthouder een transactie betwist of wanneer er een mogelijkheid van fraude bestaat, kan een chargebackproces worden gestart. Dit houdt in dat de transactie wordt teruggedraaid en dat het geld van de rekening van het bedrijf wordt afgeschreven terwijl de betwiste betaling wordt onderzocht. Bedrijven moeten op chargebacks reageren met bewijsmateriaal dat de legitimiteit van de transactie ondersteunt. Doen ze dat niet, dan lopen ze het risico het geld te verliezen en extra kosten te moeten betalen.

Creditcards accepteren als klein bedrijf

Een betaaldienstverlener (PSP) kiezen

Een betaaldienstverlener verbindt bedrijven, klanten, financiële instellingen en kaartnetwerken om online betalingen te verwerken. Bij het kiezen van een PSP moeten bedrijven rekening houden met de volgende factoren:

• Trends in de markt. Onderzoek de trends in betalingsverwerking, zoals opkomende technologieën en betalingsvoorkeuren van klanten.

• Technische ondersteuning. Onderzoek het niveau van technische ondersteuning van het PSP. 24/7-ondersteuning, een responsieve klantenservice en toegang tot technische expertise kunnen problemen snel oplossen en de bedrijfscontinuïteit handhaven.

• Maatwerk en schaalbaarheid. Evalueer of de PSP maatwerk biedt dat aansluit op de behoeften van je bedrijf en of deze met je bedrijf kan meegroeien en toegenomen transactievolumes en uitbreiding naar nieuwe markten kan afhandelen.

• Meningen van klanten en experts. Doe mee op forums, neem contact op met andere bedrijven die de PSP's gebruiken en vraag deskundig advies.

• Beschikbare functies. Bekijk de functies van elke PSP in detail. Zijn er rapportagetools of ondersteuning voor meerdere valuta's? Is de interface gebruiksvriendelijk? Kun je ze integreren in je boekhoudsoftware of CRM-systeem (Customer Relationship Management)?

Als je eenmaal een PSP hebt gekozen, onderhandel dan over de voorwaarden. Vraag naar mogelijke verlaging van de kosten, vooral als je bedrijf een groot volume aan transacties verwerkt, en informeer naar eventuele verborgen kosten of mogelijke kostenverlagingen in de loop van de tijd.

Een verkopersaccount instellen

Een verkopersaccount is een gespecialiseerde bankrekening waarmee een bedrijf betalingen met credit- en debitcards kan accepteren. Het treedt op als tussenpersoon en houdt geld van kaarttransacties vast voordat het wordt overgemaakt naar de bankrekening van het bedrijf. Sommige betaaldienstverleners, zoals Stripe, bundelen de verkopersrekening met hun diensten, waardoor bedrijven niet meer zelf een verkopersaccount hoeven aan te maken. Dit kan het proces vereenvoudigen en de administratieve lasten verminderen. Als je een verkopersaccount nodig hebt, zijn hier enkele punten om rekening mee te houden:

• Afstemming van het bedrijfsmodel. Zoek een aanbieder die je bedrijfsmodel begrijpt. Een goede match kan leiden tot gunstigere voorwaarden en gestroomlijnde activiteiten.

• Voorbereiding van de aanvraag: Bij het aanvragen van een verkopersaccount, stel je een uitgebreide businesscase op, inclusief je businessplan, financiële gezondheid, verwachte verkoopvolumes en strategieën om fraude tegen te gaan. Zo laat je aanbieders van verkopersaccounts zien dat je een verantwoordelijke partner bent en kun je gunstigere voorwaarden krijgen.

• Goedkeuringsfactoren. Weet welke factoren van invloed zijn op de goedkeuring van je aanvraag, zoals je kredietgeschiedenis, branchetype en verkoopvolume. Pak potentiële rode vlaggen aan voordat ze problemen worden.

• Toekomstige behoeften. Bedenk hoe veranderingen in de grootte of het model van je bedrijf van invloed kunnen zijn op de behoeften van je verkopersaccounts en geef aan dat je flexibel bent om je aan deze veranderingen aan te passen.

Een betaalgateway integreren

Een betaalgateway is een technologie die bedrijven gebruiken om aankopen van klanten met een debet- of creditcard tte accepteren. Het vergemakkelijkt het communicatieproces tussen de website van het bedrijf en de wervende bank en verzendt gevoelige betaalgegevens op veilige wijze. Bij het kiezen van een betaalgateway, moeten bedrijven rekening houden met de volgende factoren:

• Beveiligingsfuncties. Beoordeel de beveiligingsfuncties van de betaalgateway, waaronder versleuteling en tokenisatie.

• Eenvoudige integratie. Denk aan de complexiteit van de integratie van de betaalgateway met je systemen. Met een eenvoudigere integratie kunnen we de kosten verlagen en je bedrijfsactiviteiten tot een minimum beperken. Werk nauw samen met je webontwikkelingsteam of een externe expert om de technische integratie te beoordelen en leg hierbij de nadruk op aspecten zoals API-connectiviteit (Application Programming Interface), gegevensversleuteling en mechanismen voor foutafhandeling.

• Voordelen van Unified Commerce. Ga op zoek naar PSP's met unified commerce-oplossingen die je in-store, mobiele en online verkoopkanalen met elkaar kunnen verbinden. Zo krijg je een holistisch beeld van klantinteracties en kun je een betere service en gerichte marketing mogelijk maken.

• Gebruikerservaring. Zoek naar een intuïtief en ongecompliceerd betalingsproces dat het aantal stappen om een transactie te voltooien tot een minimum beperkt en dat werkt op mobiele en online platforms.

• Prestaties. Voer grondige tests uit met scenario's zoals mislukte transacties, terugbetalingen en chargebacks om te bevestigen dat het systeem onder verschillende omstandigheden kan presteren.

Hardware en software aanschaffen voor fysieke transacties

Houd bij het selecteren van hardware en software voor fysieke transacties rekening met de volgende factoren:

• Overwegingen bij hardware. Houd bij het kiezen van hardware voor fysieke creditcardtransacties rekening met duurzaamheid, gebruiksgemak, compatibiliteit met verschillende soorten betaalkaarten (bijv. chip, magneetstrip, NFC) en batterijduur voor mobiele apparaten.

• Online systeemintegratie. Persoonlijke transactiesystemen volledig kunnen integreren in je online systemen en realtime gegevenssynchronisatie en een uniform beeld van klantactiviteit bieden.

• Doorlopende ondersteuning. Zoek naar dienstverleners die doorlopende ondersteuning en training bieden voor de hardware en software voor minimale downtime en een snelle oplossing van eventuele problemen.

• Uitgebreide evaluatie van de oplossing. Controleer de hardware- en softwareomgeving. Dit omvat hoe goed de componenten met elkaar integreren, hoe eenvoudig het is om software bij te werken en de beschikbaarheid van functies zoals voorraadbeheer of klantloyaliteitsprogramma's.

• Gegevenssynchronisatie. Zoek een oplossing die realtime gegevenssynchronisatie biedt via alle kanalen, inclusief verkoopgegevens, voorraadniveaus en klantinformatie.

• Toekomstbestendigheid. Kies hardware en software die toekomstbestendig zijn, zodat ze zich eenvoudig kunnen aanpassen aan nieuwe betaalmethoden, kunnen voldoen aan nieuwe regelgeving en kunnen worden geïntegreerd met veranderende technologie.

Compliance en beveiligingsoverwegingen

Neem de volgende beveiligings- en compliancepraktijken in acht om te blijven voldoen aan wettelijke vereisten en branchenormen.

• Regelmatige compliance-updates. Maak een planning voor het regelmatig contoleren en bijwerken van je compliancepraktijken. Dit houdt onder meer in dat je op de hoogte blijft van wijzigingen in PCI DSS-standaarden en dat noodzakelijke wijzigingen tijdig worden doorgevoerd.

• Incidentenbestrijdingsplan. Ontwikkel een uitgebreid incidentenbestrijdingsplan voor mogelijke inbreuken op de beveiliging. Dit plan moet stappen bevatten voor insluiting, onderzoek, melding en herstel, samen met rollen en verantwoordelijkheden voor je team.

• Voortdurende opleiding van werknemers. Stel een doorlopend opleidingsprogramma op voor werknemers, gericht op best practices op het gebied van beveiliging, nieuwe bedreigingen en nalevingsupdates. Regelmatige training kan het risico op menselijke fouten verminderen en helpen een cultuur van beveiligingsbewustzijn te behouden.

Best practices voor creditcardbetalingen voor kleine bedrijven

Geavanceerde beveiligingsmaatregelen

• End-to-end encryptie (E2EE) en tokenisatie. Naast de basisnaleving van PCI DSS zorgen E2EE en tokenisatie ervoor dat kaarthoudergegevens op elk moment in het transactieproces versleuteld blijven, waardoor het risico op gegevenslekken wordt verkleind.

• Multifactorauthenticatie (MFA) voor transacties. Implementeer MFA voor online transacties, vooral voor grote aankopen of wijzigingen in accountgegevens. Zo voeg je een extra beveiligingslaag toe en wordt het risico op ongeoorloofde toegang kleiner.

• Regelmatige veiligheidsaudits en penetratietests. Door grondige beveiligingsaudits uit te voeren en regelmatig penetratietests uit te voeren, kun je kwetsbaarheden in je betalingsverwerkingssysteem identificeren en oplossen voordat fraudeurs de kans krijgen om ze uit te buiten.

Betalingsverwerking

• Dynamische valutaconversie (DCC). Bied internationale klanten DCC aan, zodat ze de prijzen kunnen zien en kunnen betalen in hun lokale valuta. Dit kan de klantervaring verbeteren en mogelijk de verkoop in internationale markten verhogen.

• Intelligente routering. Gebruik intelligente routing om de beste betaalgateway te selecteren op basis van factoren zoals slagingspercentages van transacties, verwerkingskosten en de uitgevende bank van de kaart. Dit kan de goedkeuringspercentages verhogen en de kosten verlagen.

• Failover-mechanismen. Implementeer failover-mechanismen die transacties automatisch omleiden via een secundaire verwerker als de primaire uitvalt, zodat de continuïteit van de dienstverlening wordt gewaarborgd en omzetverlies tot een minimum wordt beperkt.

Klantervaring

• Afrekenen: Verbeter het afrekenproces door stappen te minimaliseren en frictie te verminderen, met name op mobiele apparaten. Overweeg opties voor aankopen met één klik en opslag van betaalgegevens van klanten voor toekomstige transacties.

• Personalisatie. Gebruik de gegevens die zijn verzameld tijdens betaalprocessen om de winkelervaring te personaliseren. Dit kunnen aanbiedingen op maat zijn of aanbevelingen op maat op basis van de aankoopgeschiedenis.

• Communicatie. Houd klanten op de hoogte van het betaalproces met duidelijke instructies en directe feedback over de status van de transactie. Transparante communicatie kan chargebacks verminderen en het vertrouwen van de klant vergroten.

Financieel beheer

• Interbancaire vergoedingen. Ontdek de factoren die van invloed zijn op interbancaire vergoedingen en implementeer best practices om in aanmerking te komen voor de laagst mogelijke tarieven.

• Chargebacks. Ontwikkel een uitgebreide strategie voor het beheren en betwisten van chargebacks. Hierbij gaat het onder meer om het bijhouden van gedetailleerde transactiegegevens, het bieden van uitstekende klantenservice en het gebruik van tools zoals adresverificatieservice (AVS) en controles van de kaartverificatiewaarde (CVV).

• Cashflow. Gebruik de inzichten uit je betalingsverwerking om je cashflow beter te beheren. Door de timing van afwikkelingen analyseren en ze snel af te stemmen, kun je je financiën effectiever voorspellen en beheren.

Voortdurende verbetering en aanpassing

• Trends in de branche. De betaalsector is continu in ontwikkeling. Blijf op de hoogte van de nieuwste technologieën, wijzigingen in de regelgeving en betaalvoorkeuren van klanten om je strategieën hierop te kunnen aanpassen.

• Feedbacklussen. Stel mechanismen in om feedback van klanten en interne belanghebbenden over het betalingsproces te verzamelen. Gebruik deze feedback om je betaalstrategieën constant te verfijnen en te verbeteren.

• Opleiding van het personeel. Train je personeel in de meest up-to-date betalingsverwerking, beveiligingsprotocollen en best practices. Een goed geïnformeerd team kan klanten beter van dienst zijn en risico's helpen beperken.