Für die meisten Unternehmen ist die Akzeptanz von Kreditkartenzahlungen ein Muss. Die Akzeptanz von Kreditkarten erschließt eine enorme Kundenbasis: Im Jahr 2024 waren weltweit 4,8 Mrd. Visa-Karten im Umlauf. Wenn Unternehmen Kreditkarten akzeptieren, können sie außerdem auf erweiterte Datenanalysen zurückgreifen, die bei Geschäftsentscheidungen hilfreich sind. Gleichzeitig profitieren sie von den modernen Tools zur Erkennung und Verhinderung von Betrug, die Kreditkartenverarbeiter anbieten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie als kleines Unternehmen Kreditkartenzahlungen akzeptieren können. Außerdem lernen Sie die verschiedenen Arten von Kartenzahlungen und Best Practices für die Einrichtung und Wartung von Zahlungsabwicklungssystemen kennen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So akzeptieren Sie Kreditkarten als kleines Unternehmen
  
• Best Practices für Kreditkartenzahlungen für kleine Unternehmen
  
• Arten von Kreditkartenzahlungen
  
• Funktionsweise der Kreditkartenverarbeitung
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

So akzeptieren Sie Kreditkarten als kleines Unternehmen

1. Auswahl eines Zahlungsdienstleisters

Ein Zahlungsdienstleister stellt die Verbindung zwischen Unternehmen, Kundinnen und Kunden, Finanzinstituten und Kartennetzwerken her, damit Online-Zahlungen abgewickelt werden können. Bei der Auswahl eines Zahlungsdienstleisters sollten Unternehmen folgende Faktoren berücksichtigen:

• Markttrends: Informieren Sie sich über Trends in der Zahlungsabwicklung, einschließlich neuer Technologien und Zahlungspräferenzen der Kundinnen und Kunden.

• Technische Unterstützung: Prüfen Sie das Ausmaß des technischen Supports des Zahlungsdienstleisters: Funktionen wie 24/7-Support, ein reaktionsschneller Kundenservice und der Zugang zu technischem Fachwissen können dazu beitragen, dass Probleme schnell gelöst werden und die Geschäftskontinuität gewahrt bleibt.

• Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit: Prüfen Sie, ob der Zahlungsdienstleister eine Anpassung an Ihre geschäftlichen Anforderungen ermöglicht und ob er in der Lage ist, mit Ihrem Unternehmen zu skalieren.

• Kunden- und Expertenmeinungen: Lesen Sie Forenbeiträge, wenden Sie sich an andere Unternehmen, die mit Zahlungsdienstleistern zusammenarbeiten, und holen Sie sich Rat von Fachleuten.

• Verfügbare Funktionen: Schauen Sie sich die Funktionen der einzelnen Zahlungsdienstleister im Detail an. Gibt es Unterstützung für mehrere Währungen oder Tools zur Berichterstellung? Ist die Oberfläche nutzerfreundlich? Lässt sich das System in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr CRM-System (Customer Relationship Management) integrieren?

2. Händlerkonto einrichten

Ein Händlerkonto ist ein spezialisiertes Bankkonto, das ein Unternehmen zum Akzeptieren von Kredit- und Debitkartenzahlungen verwendet. Das Konto fungiert als Vermittler: Dort werden die Gelder aus Kartentransaktionen aufbewahrt, bevor sie auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen werden.

Einige Zahlungsdienstleister, darunter auch Stripe, bieten das Händlerkonto im Paket mit ihren Dienstleistungen an, sodass Unternehmen kein eigenes Händlerkonto einrichten müssen. Das kann den Prozess vereinfachen und den Verwaltungsaufwand verringern.

Wenn Sie ein Händlerkonto benötigen, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Anpassung an das Geschäftsmodell: Suchen Sie nach einem Anbieter, der Ihr Geschäftsmodell versteht. Wenn er gut zu Ihnen passt, profitieren Sie ggf. von günstigeren Konditionen und schlankeren Abläufen.

• Antragsvorbereitung: Erstellen Sie beim Beantragen eines Händlerkontos einen umfassenden Business Case, der Ihren Geschäftsplan, Ihre finanzielle Gesundheit, Ihr prognostiziertes Umsatzvolumen und Strategien zur Betrugsbekämpfung enthält. Damit zeigen Sie Anbietern von Händlerkonten Ihr Verantwortungsbewusstsein und können so günstigere Konditionen erhalten.

• Genehmigungsfaktoren: Informieren Sie sich, welche Faktoren die Genehmigung Ihres Antrags beeinflussen, z. B. Kreditwürdigkeit, Branchenzugehörigkeit und Umsatzvolumen. Beseitigen Sie potenzielle Schwachstellen, bevor sie zu Problemen werden.

• Künftiger Bedarf: Berücksichtigen Sie, wie sich Änderungen der Größe Ihres Unternehmens oder Ihres Geschäftsmodells auf Ihren Bedarf an einem Händlerkonto auswirken könnten. Vergewissern Sie sich, dass Sie ausreichend Flexibilität haben, um sich an diese Änderungen anzupassen.

3. Payment Gateway integrieren

Ein Payment Gateway ist eine Technologie, mit der Unternehmen Debit- oder Kreditkartenkäufe von Kundinnen und Kunden akzeptieren. Es erleichtert die Kommunikation zwischen der Website des Unternehmens und dem Acquirer (Händlerbank) und überträgt sensible Zahlungsinformationen sicher.

Beim Auswählen eines Payment Gateways sollten Unternehmen die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Sicherheitsmerkmale: Bewerten Sie die Sicherheitsfunktionen des Payment Gateways, einschließlich Verschlüsselung und Tokenisierung.

• Einfachheit der Integration: Recherchieren Sie, was für die Integration des Payment Gateways in Ihre Systeme erforderlich ist. Eine einfachere Integration kann die Kosten senken und die Unterbrechungen Ihres Betriebs minimieren. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Web-Entwicklungsteam oder externen Fachleuten zusammen, um die technische Integration zu bewerten. Konzentrieren Sie sich dabei auf Aspekte wie die Konnektivität der Anwendungsprogrammierschnittstelle (Application Programming Interface, API), die Datenverschlüsselung und Mechanismen zur Fehlerbehandlung.

• Vorteile von Unified Commerce: Halten Sie Ausschau nach Zahlungsdienstleistern mit Unified-Commerce-Lösungen, die Ihre Verkaufskanäle im stationären, mobilen und Online-Handel miteinander verbinden können. Dadurch erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Interaktionen mit Ihren Kundinnen und Kunden und können besseren Service bieten und gezieltes Marketing betreiben.

• Nutzererfahrung: Achten Sie auf einen intuitiven und unkomplizierten Zahlungsprozess, der die Anzahl der für den Abschluss einer Transaktion erforderlichen Schritte minimiert und sowohl über mobile als auch über Web-Plattformen funktioniert.

• Leistung: Führen Sie gründliche Tests durch, um Szenarien wie fehlgeschlagene Transaktionen, Erstattungen und Rückbuchungen zu prüfen. Dadurch stellen Sie sicher, dass das System unter unterschiedlichen Bedingungen funktionsfähig ist.

4. Hardware und Software für persönliche Transaktionen beschaffen

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Hard- und Software für persönliche Transaktionen folgende Faktoren:

• Erwägungen zur Hardware für persönliche Transaktionen: Achten Sie bei der Auswahl der Hardware für persönliche Kreditkartentransaktionen auf Langlebigkeit, Nutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit verschiedenen Kartentypen (z. B. Chip, Magnetstreifen, NFC) und die Akkulaufzeit für Mobilgeräte.

• Integration von Online-Systemen: Die Systeme für persönliche Transaktionen sollten vollständig in Ihre Online-Systeme integriert werden können, um eine Synchronisierung der Daten in Echtzeit und eine einheitliche Sicht auf die Aktivitäten der Kundinnen und Kunden zu ermöglichen.

• Kontinuierlicher Support: Suchen Sie nach Dienstleistern, die kontinuierlichen Support und Schulungen für die Hardware und Software anbieten. Dadurch lassen sich Ausfallzeiten minimieren und Probleme schnell beheben.

• Umfassende Bewertung der Lösung: Berücksichtigen Sie die Hardware- und Softwareumgebung. Dazu gehört die Qualität der Integration der Komponenten untereinander, die Einfachheit der Softwareaktualisierung und die Verfügbarkeit von Funktionen wie Bestandsverwaltung oder Kundenbindungsprogrammen.

• Datensynchronisation: Wählen Sie eine Lösung, die Datensynchronisation in Echtzeit über alle Kanäle hinweg bietet, einschließlich Verkaufsdaten, Lagerbestände und Kundendaten.

• Zukunftssicherheit: Entscheiden Sie sich für Hardware und Software, die sich problemlos an neue Zahlungsmethoden anpassen, kommende Vorschriften einhalten und sich in die sich entwickelnde Technologie einfügen lassen.

5. Berücksichtigen Sie Compliance- und Sicherheitsaspekte

Verwenden Sie die folgenden Sicherheits- und Compliance-Praktiken, um auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards zu bleiben.

• Regelmäßige Aktualisierungen der Compliance: Erstellen Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Compliance-Praktiken. Dazu gehört auch, dass Sie über Änderungen der PCI DSS-Standards informiert bleiben und die notwendigen Änderungen rechtzeitig umsetzen.

• Vorfallsreaktionsplan: Entwickeln Sie einen umfassenden Reaktionsplan für potenzielle Sicherheitsverletzungen. In diesem Plan sollten Schritte zur Eindämmung, Untersuchung, Benachrichtigung und Wiederherstellung sowie Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihr Team festgelegt werden.

• Kontinuierliche Fortbildung der Mitarbeitenden: Richten Sie ein fortlaufendes Schulungsprogramm für Ihre Beschäftigten ein, insbesondere in Bezug auf Best Practices für die Sicherheit, neue Bedrohungen und Aktualisierungen der Vorschriften. Regelmäßige Schulungen können das Risiko menschlicher Fehler verringern und dazu beitragen, eine Kultur des Sicherheitsbewusstseins zu pflegen.

Best Practices für Kreditkartenzahlungen für kleine Unternehmen

Kenntnis der Gebühren und Kosten

• Pauschalpreise: Einfache, vorhersehbare Transaktionsgebühren (z. B. 2,6 % und 0,10 USD pro Transaktion). Das Pauschalpreismodell ist ideal für Unternehmen mit geringem Volumen (wie kleine Unternehmen) oder alle Unternehmen, die transparente und leicht vorhersehbare Tarife zu schätzen wissen.

• Interchange-plus: Aufschlüsselung in eine (durch Kartennetzwerke festgelegte) Abwicklungsgebühr und eine Transaktionsgebühr des Abwicklers. Das Interchange-plus-Modell kann niedrigere Kosten für höhervolumige oder variierende Transaktionen bedeuten. Aufgrund sich ändernder Abwicklungstarife kann es aber schwieriger zu prognostizieren sein.

• Auf Abobasis: Auch als mitgliedschaftsbasierte Preisgestaltung bezeichnet. Unternehmen zahlen eine monatliche Gebühr zuzüglich fester Kosten pro Transaktion. Das Preismodell auf Abobasis kann für Unternehmen mit höherem Volumen günstiger sein, da die Abwickler keinen Prozentsatz des Umsatzes erheben.

Alle Gebühren und Preisinformationen von Stripe sind auf unserer Website verfügbar.

Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) und Tokenisierung: Neben der grundlegenden PCI DSS-Konformität sorgen E2EE und Tokenisierung dafür, dass die Daten der Karteninhaber/innen an jedem Punkt des Transaktionsprozesses verschlüsselt bleiben. Auf diese Weise wird das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert.

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Transaktionen: Führen Sie MFA für Online-Transaktionen ein, insbesondere für Einkäufe von hohem Wert oder Änderungen von Kontoinformationen. Dadurch wird eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen und das Risiko eines unbefugten Zugriffs reduziert.

• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests: Mit gründlichen Sicherheitsprüfungen und regelmäßigen Penetrationstests können Sie Sicherheitslücken in Ihrem Zahlungsverarbeitungssystem erkennen und beheben, bevor betrügerische Akteurinnen und Akteure die Gelegenheit haben, sie auszunutzen.

Zahlungsabwicklung

• Dynamische Währungsumrechnung: Bieten Sie internationalen Kundinnen und Kunden die Möglichkeit der dynamischen Währungsumrechnung an, damit sie Preise in ihrer Landeswährung einsehen und Zahlungen in ihrer Landeswährung vornehmen können. Dadurch lässt sich die Einkaufserfahrung für Kundinnen und Kunden verbessern und der Umsatz auf internationalen Märkten potenziell steigern.

• Intelligentes Routing: Nutzen Sie intelligentes Routing, um ausgehend von Faktoren wie Transaktionserfolgsraten, Abwicklungsgebühren und der ausstellenden Bank der Karte das beste Payment Gateway auszuwählen. Auf diese Weise lassen sich die Genehmigungsraten erhöhen und die Kosten senken.

• Failover-Mechanismen: Implementieren Sie Failover-Mechanismen, die Transaktionen bei Ausfall des primären Prozessors automatisch über einen sekundären Prozessor umleiten, um die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten und Umsatzverluste zu minimieren.

Kundenerfahrung

• Bezahlvorgang: Verbessern Sie den Bezahlvorgang, indem Sie die Anzahl der Schritte minimieren und Reibungsverluste verringern, insbesondere auf Mobilgeräten. Prüfen Sie Optionen für One-Click-Zahlungen und die Speicherung von Kundendaten für zukünftige Transaktionen.

• Personalisierung: Nutzen Sie die bei der Zahlungsabwicklung gesammelten Daten, um die Einkaufserfahrung zu personalisieren. Hierzu können maßgeschneiderte Angebote oder individuelle Empfehlungen auf der Grundlage der Kaufhistorie gehören.

• Kommunikation: Halten Sie Ihre Kundinnen und Kunden über den Zahlungsvorgang auf dem Laufenden, indem Sie ihnen klare Anweisungen und sofortiges Feedback über den Transaktionsstatus geben. Eine transparente Kommunikation kann Rückbuchungen reduzieren und das Vertrauen der Kundinnen und Kunden stärken.

Finanzmanagement

• Abwicklungsgebühren: Informieren Sie sich über die Faktoren, die die Abwicklungsgebühren beeinflussen, und setzen Sie Best Practices ein, damit Sie für die niedrigsten Tarife infrage kommen.

• Rückbuchungen: Entwickeln Sie eine umfassende Strategie für die Verwaltung und Anfechtung von Rückbuchungen. Dazu gehören das Führen ausführlicher Transaktionsaufzeichnungen, ein hervorragender Kundenservice und der Einsatz von Tools wie AVS (Address Verification Service) und CVV (Card Verification Value).

• Cashflow: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Zahlungsabwicklung, um Ihren Cashflow besser zu handhaben. Durch die Analyse des Zeitpunkts von Zahlungsabwicklungen und deren zeitnahe Abstimmung können Sie Ihre Finanzen besser prognostizieren und verwalten.

Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung

• Branchentrends: Die Zahlungsverkehrsbranche entwickelt sich ständig weiter. Halten Sie sich auf dem Laufenden über die neuesten Technologien, gesetzliche Änderungen und die Zahlungspräferenzen Ihrer Kundinnen und Kunden und passen Sie Ihre Strategien entsprechend an.

• Feedbackschleifen: Richten Sie Mechanismen ein, um Feedback von Kundinnen und Kunden und internen Stakeholderinnen und Stakeholdern über den Zahlungsprozess zu erhalten. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Zahlungsstrategien zu verfeinern und zu verbessern.

• Fortbildung der Mitarbeitenden: Schulen Sie Ihre Belegschaft in den neuesten Sicherheitsprotokollen und Best Practices für die Zahlungsabwicklung. Ein gut ausgebildetes und informiertes Team kann Kundinnen und Kunden besseren Service bieten und zur Minimierung von Risiken beitragen.

Arten von Kreditkartenzahlungen

Nicht alle Kreditkartenzahlungen verwenden denselben Zahlungsmechanismus. Mit dem technologischen Fortschritt haben Kundinnen und Kunden mehr Möglichkeiten, Kreditkarten einzusetzen.

Zahlungen per Kartendurchzug (Magnetstreifen)

Bei dieser Methode wird eine Karte durch ein Kartenlesegerät gezogen, das den Magnetstreifen auf der Rückseite der Karte liest. Diese Art der Transaktion, die in Point-of-Sale(POS)-Systemen verwendet wird, hat aufgrund von Sicherheitsbedenken an Beliebtheit eingebüßt.

• Datenübertragung: Der Magnetstreifen enthält Daten, darunter den Namen der Kontoinhaberin oder des Karteninhabers, die Kontonummer, das Ablaufdatum der Karte und einen Sicherheitscode. Wenn eine Kundin oder ein Kunde die Karte durchzieht, erfasst das Lesegerät diese Daten, um den Transaktionsvorgang einzuleiten.

• Sicherheitsaspekte: Transaktionen per Kartendurchzug gelten als weniger sicher, da die Daten auf dem Magnetstreifen statisch und somit anfällig für Klonen und Betrug sind.

Transaktion durch Einführen der Karte (EMV-Chipkarten)

EMV-Chipkarten (Europay, Mastercard und Visa) werden in ein Lesegerät gesteckt. Der Chip kommuniziert mit dem Terminal, um die Transaktion zu authentifizieren. Diese Transaktionsart ist in vielen Regionen der Standard, insbesondere dort, wo strenge Sicherheitsmaßnahmen für Vor-Ort-Kartenzahlungen gelten.

• Datenübertragung: Der Chip erzeugt für jede Zahlung einen eindeutigen Transaktionscode.

• Sicherheitsaspekte: Dank der dynamischen Verschlüsselung ist es für betrügerische Akteurinnen und Akteure schwierig, die Kartendaten zu replizieren, was den Betrug mit gefälschten Karten stark reduziert.

Transaktionen durch Auflegen der Karte (kontaktlos)

Bei kontaktlosen Transaktionen, bei denen die Technologie der Nahfeldkommunikation (Near-Field Communication, NFC) oder der Radiofrequenz-Identifikation (RFID) verwendet wird, wird die Karte ohne direkten Kontakt auf ein Lesegerät aufgelegt. Diese Transaktionsart ist in Bereichen beliebt, in denen es auf Schnelligkeit und Bequemlichkeit ankommt, z. B. im Einzelhandel und in öffentlichen Verkehrsmitteln.

• Datenübertragung: Ähnlich wie bei EMV-Transaktionen werden bei kontaktlosen Zahlungen die Daten über verschlüsselte Signale übertragen, die für jede Transaktion einen eindeutigen Code erzeugen.

• Sicherheitsaspekte: Kontaktlose Transaktionen bieten ein hohes Maß an Sicherheit durch Verschlüsselung und durch die Generierung eines eindeutigen Codes für jede Transaktion.

Transaktionen mit Digital Wallets

Digital Wallets (z. B. Apple Pay, Google Wallet) speichern Kreditkarteninformationen auf einem Mobilgerät. Über dieses Gerät können Kundinnen und Kunden Zahlungen mithilfe der NFC-Technologie vornehmen. Diese Art der Transaktion wird aufgrund ihrer Bequemlichkeit für Online- und Vor-Ort-Zahlungen immer beliebter.

• Datenübertragung: Wenn eine Zahlung eingeleitet wird, erstellt die Digital Wallet eine tokenisierte Transaktion, bei der vertrauliche Kartendaten durch eine eindeutige digitale Kennung ersetzt werden.

• Sicherheitsaspekte: Transaktionen mit Digital Wallets erreichen ein hohes Maß an Sicherheit durch Tokenisierung und biometrische Verifizierung (z. B. Fingerabdruck, Gesichtserkennung) auf dem Gerät der Nutzerin oder des Nutzers.

Online- und Distanzzahlungen (Card-Not-Present, CNP)

Als Distanzzahlungen werden Online- oder Telefonkäufe bezeichnet, bei denen die Karte nicht physisch vorgelegt wird. Diese Art von Transaktion wird für alle E-Commerce-Transaktionen, Telefonbestellungen und alle Fernzahlungsszenarien verwendet, bei denen das Unternehmen die Karte oder die Karteninhaberin bzw. den Karteninhaber nicht physisch verifizieren kann.

• Datenübertragung: Die Kundin oder der Kunde gibt die Kartendaten manuell ein. Daraufhin werden die Daten zur Verarbeitung an das Unternehmen übermittelt.

• Sicherheitsaspekte: Distanzzahlungen bergen ein höheres Betrugsrisiko, da die Karte und die Karteninhaberin oder der Karteninhaber nicht physisch anwesend sind. Aus diesem Grund werden erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer) für CNP-Transaktionen empfohlen.

Funktionsweise der Kreditkartenverarbeitung

Die Kreditkartenverarbeitung wird durch ein Netzwerk von Finanzunternehmen und Technologien ermöglicht, die gemeinsam Zahlungen autorisieren und abwickeln. So läuft der Prozess ab.

• Initiierung: Wenn eine Kundin oder ein Kunde einen Kreditkartenkauf tätigt, erfasst das POS-System oder das Online-Payment Gateway des Unternehmens die Transaktionsdaten einschließlich der Kartendaten und des Kaufbetrags.

• Autorisierung: Die Transaktionsdetails werden an den Zahlungsabwickler des Unternehmens gesendet und die ausstellende Bank überprüft die Gültigkeit der Karte, die verfügbaren Gelder und etwaige Betrugsrisiken.

• Stapelverarbeitung: Am Ende des Werktages sendet das Unternehmen alle genehmigten Transaktionen in einem Stapel an seinen Zahlungsabwickler.

• Clearing und Zahlungsabwicklung: Der Zahlungsabwickler leitet die gebündelten Transaktionen an die Kartennetzwerke weiter, die sie zur Abrechnung an die jeweiligen ausstellenden Banken weiterleiten.

• Gebühren und Kosten: Im Laufe dieses Prozesses werden von den verschiedenen an der Transaktion beteiligten Unternehmen unterschiedliche Gebühren erhoben, wie z. B. Abwicklungsgebühren (an die ausstellende Bank gezahlt), Bewertungsgebühren (an das Kartennetzwerk gezahlt) und Bearbeitungsgebühren (an den Zahlungsabwickler gezahlt).

• Sicherheit und Compliance: Die Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist für alle an der Kreditkartenverarbeitung beteiligten Unternehmen obligatorisch.

• Angefochtene Zahlungen und Rückbuchungen: In Fällen, in denen die Karteninhaberin oder der Karteninhaber eine Transaktion anficht oder die Möglichkeit eines Betrugs besteht, kann ein Rückbuchungsverfahren eingeleitet werden. Unternehmen müssen auf Rückbuchungen mit Beweisen für die Legitimität der Transaktion reagieren, sonst riskieren sie den Verlust der Gelder und zusätzliche Gebühren.

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